PIVOT動画の内容(45分)から、タスクマネジメントのコツが5分でわかる資料にまとめました。
こんな人におすすめです
- メンバーのタスクマネジメントに課題を抱えている
- 組織全体でタスクの実行力を上げたい
- DXツール導入を検討している
この資料でわかること
- ビジネスインパクトを上げるタスク管理
- タスク実行力向上のコツ
- ツール導入に必要な3つの概念
日々の業務を効率的に遂行するためには、目の前の業務を手あたり次第にこなすのではなく、適切なマネジメントが必要です。
タスクマネジメントは、ビジネスパーソンに求められる基礎的なスキルの1つといえます。
近年、働き方改革の推進や人手不足により、従来よりもさらに効率的に業務をこなすことが求められています。
タスクマネジメントは、個人単位でおこなう場合と、チームやプロジェクトに対しておこなう場合があり、効率的な手法を知っているか否かで生産性に大きな差が生じます。
当記事では、タスクマネジメントの基礎知識や手順、具体的な手法などを解説します。
管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
目次
タスクマネジメントとは
タスクマネジメントとは、仕事を完遂させるために必要なタスクを洗い出し、優先順位をつけて管理することです。
業務を効率的にこなすためには、正しいタスクの分配やスケジューリングが不可欠です。
効果的なタスクマネジメントが実現できれば、タスクの対応漏れや遅れが発生しなくなり、業務効率化や生産性アップが期待できます。
タスクとToDoの違い
タスクと混同されやすい言葉に「ToDo」があります。
タスクとToDoの違いは、期日があるかどうかです。
タスクには期日があり、期日までに終わらなければほかの業務に影響を及ぼします。
一方のToDoには明確な期日はありません。
そのため、ToDoよりもタスクのほうが優先順位が高いといえます。
タスクとプロジェクトの違い
タスクは「プロジェクト」と混同して使用されることもありますが、両者には違いがあります。
プロジェクトとは、ビジネス上のさまざまな目標を達成するための取り組みのことです。
一方のタスクは、プロジェクトを達成するために必要な作業の一つひとつのことを示します。
つまり、プロジェクトという大きな単位のなかに複数のタスクが存在します。
タスクマネジメントのメリット

タスクマネジメントのメリットは、以下の4つです。
- 作業の優先順位が明確になる
- 業務の全体像を可視化できる
- 作業の対応漏れを防止できる
- リソースを有効活用できる
それぞれの詳細を解説します。
作業の優先順位が明確になる
タスクマネジメントするためには、すべてのタスクを洗い出すプロセスが必要です。
タスクを洗い出すことによって重要度や緊急度の高いタスクが明確になり、優先順位がつけやすくなります。
優先順位が明確にわかると、効率的にタスクをこなすことが可能になります。
業務の全体像を可視化できる
タスクを洗い出すことによって業務の全体像を可視化できるメリットがあります。
全体像が不明確なまま作業に着手してしまうと、必要なタスクを見落とす恐れがあります。時間や人員の適切な配分も困難になるでしょう。
全体像がわかると進捗状況の把握が容易になり、進捗の遅れやトラブルの防止につながります。
万が一突発的なトラブルが発生した際も、スムーズに対処できるでしょう。
作業の対応漏れを防止できる
作業の漏れを防げることもタスクマネジメントのメリットです。
特に、チームで大規模なプロジェクトを遂行する場合、対応すべきタスクが多岐にわたるため、対応漏れが発生しやすくなります。
1つ対応漏れが発生するとスケジュールが遅れてしまい、計画の変更を余儀なくされ、生産性を大きく損なう恐れがあります。
リソースを有効活用できる
タスクマネジメントが不十分だと、タスクの割り振りに重複や漏れが発生し、貴重な人的リソースを有効に活用できません。
適切なマネジメントによって業務効率化や生産性向上が実現できればリソースの無駄づかいがなくなり、人手が足りない部分にリソースを集中させるなどの柔軟な対応が可能になります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
タスクマネジメントの手順
タスクマネジメントの具体的な手順は、以下のとおりです。
- タスクを洗い出す
- マトリクスを活用して優先順位を決める
- スケジュールを決める
- 進捗状況を管理する
それぞれの詳細を解説します。
タスクマネジメントの手順1
タスクを洗い出す
はじめに、タスクを洗い出します。
タスクを洗い出すときは、できるだけ細分化することがポイントです。
タスクの粒度が粗いと、進捗状況の管理がしにくくなるためです。
たとえば、「書類作成」といった大きな括りでタスクを設定してしまうと、具体的な作業内容がわからず、適切にタスクを割り振ることが困難になります。
「アンケート集計」、「日報作成」など、業務を細分化して洗い出すようにしましょう。
また、タスクのリストアップ漏れを防ぐためには、頭のなかで考えるだけでなく、ノートやメモ帳、Word、Excelなどを活用して書き出し、可視化することがポイントです。
タスクが洗い出せたら上司やほかのメンバーにも確認してもらい、わかりにくいタスクがないかどうかチェックするとよいでしょう。
タスクマネジメントの手順2
マトリクスを活用して優先順位を決める
洗い出されたタスクの優先順位を決めていきます。
優先順位は、重要度と緊急度のマトリクスを活用して決めるとスムーズです。
マトリクスを活用すると、タスクは以下の4つに分類できます。
- 重要度と緊急度の両方が高いタスク
- 重要度は高いが、緊急度は低いタスク
- 重要度は低いが、緊急度は高いタスク
- 重要度と緊急度の両方が低いタスク
原則として上記1から着手することになりますが、状況によって柔軟に順番を入れ替えることが大切です。
タスクマネジメントの手順3
スケジュールを組む
タスクに期日を設定し、スケジュールを組んでいきます。
スケジューリングの際は、WBSを活用すると効率的です。
WBSとは、タスクを細分・構造化することによってマネジメントする手法のことです。
WBSのポイントは、タスクをさらに細かな作業に分解していく点です。
たとえば「報告書の作成」であれば、「データの集計」「図表の作成」「テキストの入力」などに細分化し、それぞれの担当者を決めていきます。
同時に作業の開始日と終了日も設定し、進捗状況を把握しやすいように表にまとめておきます。
WBSを作成してタスクを構造化することにより、進捗の遅れが発生するリスクを抑えられます。
タスクマネジメントの手順4
進捗状況を管理する
スケジュールが決まり実際にタスクに取り組む段階に入ったら、定期的に進捗状況を確認し、管理します。
進捗状況の把握は、ガントチャートを作成すると効率的です。
ガントチャートとは、タスクの進捗を視覚的に把握できる表のことです。
WBSとセットで活用されることが多く、WBSによって細分化されたタスクに期限や役割を追記していきます。
ガントチャートを作成することでプロジェクト全体を可視化でき、情報共有がスムーズになります。
タスクマネジメントの注意点

タスクマネジメントで特に注意すべき点は、以下の5つです。
- スケジュールに余裕をもつ
- チーム内でこまめに情報共有する
- タスクの粒度を揃える
- マルチタスクを避ける
- 偏りが生じないようにタスクを割り振る
それぞれの詳細を解説します。
スケジュールに余裕をもつ
綿密にスケジュールを立てても、すべて計画通りに進行するとは限りません。
業務の規模が大きくなると関わる人の数も多くなるため、突発的なトラブルや遅れが発生しやすくなります。
そのため、期日をギリギリに設定することは避け、余裕をもったスケジューリングが大切です。
納期ギリギリに期日を設定してしまうと気持ちに余裕がもてず、ミスが発生しやすくなります。
また、突発的なタスクが発生した際の対応が難しくなり、かえって工数を増やす結果につながりかねません。
チーム内でこまめに情報共有する
チーム単位でプロジェクトを進行する場合は、チーム内のこまめな情報共有が大切です。
1つのタスクの遅れやミスが大きなトラブルにつながる恐れがあるためです。
あらかじめ進捗状況を報告するタイミングを決めておいたり、質問や相談を気軽にできる仕組みをつくったりしておくとよいでしょう。
進捗状況の報告は、口頭だけでなく文書やメール、コミュニケーションツールなどを活用すると記録が残るため便利です。
常にタスクの進捗状況が可視化され、チーム内で情報共有されている状態が理想的です。
タスクの粒度を揃える
タスクを洗い出す際は、タスクの粒度にも気を配りましょう。
タスクによる粒度の差が大き過ぎると、メンバーの業務負荷を正確に把握できなくなります。
たとえば、2時間で終わるタスクを5つ抱えているメンバーと、工数が多く3日間かかるタスクを2つ抱えているメンバーでは、明らかに後者のほうが業務負荷が高い状態ですが、タスクの数だけに着目すると前者のほうが業務負荷が高いと判断されてしまいます。
こうした認識の齟齬を防ぐためにも、あらかじめタスクの粒度を揃えたほうがマネジメントしやすくなります。
マルチタスクを避ける
チームを組んでプロジェクトを遂行する場合に大切なのは、メンバーの能力を最大限に活用することです。
そのためには、マルチタスクではなくシングルタスクで作業を進められる環境を整えることがポイントです。
マルチタスクは効率的に見えるかもしれませんが、シングルタスクと比較すると集中力や生産性が低下するといわれています。
同じメンバーが複数のプロジェクトに同時に関与する場合などは、マルチタスクにならないようにスケジュール調整するとよいでしょう。
偏りが生じないようにタスクを割り振る
上司としてチームのタスクマネジメントにあたる際は、部下によってタスクに偏りが生じないようバランスを取る必要があります。
部下のキャリアや能力によってこなせるタスクの量や質は異なります。
日頃からコミュニケーションを密にとり、部下の特性を把握しておくことが大切です。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
具体的なタスクマネジメントの手法

具体的なタスクマネジメントの手法は、以下の4つです。
- メモ帳やノートなどを活用して手書きで管理する
- Excelやスプレッドシートを活用する
- メールを活用する
- 管理ツールを導入する
それぞれの詳細を解説します。
メモ帳やノートなどを活用して手書きで管理する
メモ帳やノートにタスクを書き出す手法は、主に個人単位でタスクを管理する方法として適切です。
手書きによる管理のメリットは、コストをかけずに誰でも気軽に取り組める点です。
たとえば、付箋にタスクを書き出して優先度や緊急度をもとに準備を並び替え、タスクが終わる度に付箋を剥がしていけば簡単にタスク管理できます。
少人数のチームであれば、ホワイトボードに手書きでタスクを書き出す方法もおすすめです。
Excelやスプレッドシートを活用する
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用してタスクマネジメントする方法もあります。
Excelは普段の業務でも活用されている場合が多く、導入にあたってのハードルが低いことが特徴です。
Googleが提供するスプレッドシートは、アカウントを作成すれば誰でも無料で利用できるため、パソコンにExcelがインストールされていなくても使用できます。
Excelやスプレッドシートを活用すればタスクの一覧を簡単に作成し、チーム内で共有できます。
優先順位をつけて並び替えたり、担当者別に色分けしたりといった加工も簡単です。
特に、スプレッドシートはオンラインで共有できるため、多くの人が関わるプロジェクトの進行時などに活用すると便利です。
メールを活用する
メールをタスクマネジメントに活用する方法もあります。
タスクごとにメールボックスを作成し、メールを振り分ける方法が一般的です。
保護機能やお気に入り機能などを上手く利用すれば、メールを見落とすリスクを下げられるでしょう。
メールソフトによって付帯している機能が異なるため、タスク管理に活用できるかどうかは事前に見極める必要があります。
管理ツールを導入する
本格的にタスクマネジメントするなら、管理ツールの導入がおすすめです。
管理ツールはタスク管理を目的として設計されたシステムのため、タスクマネジメントに必要な機能が網羅されています。
特にマルチタスクをこなす必要がある場合は、管理ツールを導入して運用していくことが効果的です。
手書きやExcel、スプレッドシートでもマルチタスクの処理は可能ですが、複数のファイルを開きながら仕事しなければならないなど、作業が煩雑になります。
管理ツールであれば、マルチタスクを集約して管理できるため、対応漏れが発生しにくくなります。
管理ツールによって機能はさまざまです。
予算やニーズに合わせて適切なツールを選択しましょう。
Jootoでタスクマネジメントを効率化しよう

Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクマネジメントで大切なのは、タスクの期日を正確に管理し、遅延を発生させないことです。
Jootoなら各タスクの開始日と締切日を細かく設定でき、必要に応じて開始日と終了日に通知を受け取れます。
また、タスクの期日を入力するだけで自動的にガントチャートが完成するため、作成の手間もかかりません。
スマホやタブレットなどからも簡単にアクセスできるため、直接コミュニケーションをとることが難しいリモートワーク中や移動先でもリアルタイムに状況を把握でき、情報共有の漏れを防ぐことができます。
より効率的なタスクマネジメントを実現したい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
Comments are closed.