仕事を効率よくこなすためには、日々のタスク管理が欠かせませんが、メモ帳を使って手軽にタスク管理、プロジェクト管理をする人も多いのではないでしょうか。
当社がおこなったアンケート調査では、下図のように「個人のタスク・プロジェクト管理にメモ帳を利用している人」は全体の3割以上を占めることが分かりました。
そこで今回はメモ帳を使って、手軽にタスクを管理する方法を紹介します。
メモ帳を使ったタスク管理では、直感的にアイデアや関連タスクを導き出すことができます。
身近にあるメモ帳やノートを使って、日々のTODOを効率的に管理しましょう。
さらに、メモ帳を使ったタスク管理のメリットとデメリットをまとめ、デメリットを解消する方法も解説します。
タスク管理の精度を向上させたい人は、ぜひ最後までお読みください。
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目次
基本的なタスク管理の方法とポイント
まずは、タスク管理の基本的な方法とポイントを確認しましょう。
タスク管理に必要な手順は以下の通りです。
- タスクの洗い出し
- 緊急度×重要度のマトリクスごとにタスクを分類
- スケジュールに落とし込み、TODOリストを作成
TODOリストの作成は、タスク管理の基本の部分ですので改めてチェックしましょう。
手順１：タスクの洗い出し
全体のタスクを把握するため、自分のタスクと関連タスクをメモ帳に書き出しましょう。
・すべてのタスクを書き出す
まずは「やるべきこと」をリストアップしていきます。
できるだけ具体的に「どんな行動をとればいいか」がわかる書き方で洗い出します。
誰が見てもすぐに着手できる表現にするのがポイントです。
・タスクを分解する
次に、洗い出したタスクの所要時間がわかるまで分解していきます。
タスク一つ一つの所要時間と作業範囲を明確にしましょう。
これにより、期限内にタスクを終わらせるためには何月何日から着手すべきかを考えやすくなります。
・関連タスクの確認、共有や依頼が必要なタスクの洗い出し
自分のタスクに関連して、情報共有や外部への依頼が必要であれば、それもタスクとして書き出します。
メールやチャットで依頼されたタスクも、忘れずにリストインしましょう。
覚えているつもりで忘れてしまっているタスクも、メモ帳に書き出すことで関連タスクから思い出せることがあります。
タスクとタスクの関連性が明確になるため、まずはメモ帳に書き出してみるのがおすすめです。
手順２：緊急度×重要度のマトリクス（時間管理のマトリクス）ごとにタスクを分類
タスクの優先順位を決めるために、緊急度と重要度のマトリクスを利用しましょう。
- ①重要かつ緊急
- ②重要だが緊急ではない
- ③重要ではないが緊急
- ④重要でも緊急でもない
緊急度と重要度のマトリクスごとにタスクを分類することで、優先順位がつけやすくなり、大量のタスクも効率的にこなせます。
例えば、今は①のタスクがなくても期限が近付けば②のタスクが①へ移り、最優先で取り組まなければいけなくなります。
効率的にタスクをこなすためには、なるべく①のタスクが発生しないよう、②の段階で完遂するのが理想です。
緊急度と重要度のマトリクスをうまく活用し、タスクの優先順位を明確にしましょう。
手順３：スケジュールに落とし込み、TODOリストを作成
最後は、タスクを自分のスケジュールに落とし込んでいきます。
手順2で決めたタスクの優先順位や、必要な工数を考慮し、期限までに実現可能なスケジュールを設定しましょう。
スケジュールに落とし込むことで「今月中にすべきこと」「今週中にすべきこと」「今日中にすべきこと」が明確になります。
常に進捗確認を行い、必要に応じて変更やリスケジュールしましょう。
スケジュールに落とし込んだあとは、「今日のTODOリスト」を作成し、完了後チェックしていけば、タスクの抜け漏れを防げるのでおすすめです。
以上がタスクの洗い出しからTODOリスト作成までの手順です。
タスク管理の精度を向上させるためには、タスクに適切な優先順位をつけてスケジューリングしていくことが重要です。
適切な優先順位でタスクに取り組めば、期限までにより多くの作業をこなせるためです。
緊急度と重要度のマトリクスをうまく活用し、タスクに適切な優先順位を与えて管理しましょう。
次章では、メモ帳を使ってタスクを管理する方法を具体的に解説します。
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メモ帳を使ったタスク管理の方法
前章の「タスク管理の流れとポイント」を踏まえ、メモ帳を使ったタスク管理の方法を解説していきます。
メモ帳を使ったタスク管理の方法
１．メモ帳に「タスク一覧」を記載するためのページを用意する
２．日々発生するタスクや思いついたタスクを「タスク一覧」ページに書き足していく
メモ帳でタスク管理をする場合は、毎日業務前に「タスク一覧」が記載されているページを開き、タスクを確認すると同時に、思い付いたタスクを自由に追記していきましょう。
３．タスクの期限や優先順位を決める
４．タスクをスケジュールに落とし込む
期限が決まっているタスクは、具体的な日付も記載します。
日付が分かることで、優先順位が付きやすくなります。
メモ帳の他にスケジュール帳や手帳、デジタルツールを使用している場合は、それぞれに転記するとタスク漏れ防止になります。
５．業務終了時に終わったタスクや、不必要なタスクに横線を引いて消す
６．毎日１～５を繰り返す
７．「タスク一覧」ページは定期的に見直し、タスクの棚卸をする
「タスク一覧」ページは次第にぐちゃぐちゃで見づらくなっていくので、１週間に１回は棚卸しの日を作り、整理したタスクを新しいページに転記しましょう。
この時、不必要になったタスクがないか、優先順位に変更がないかなど確認しながら進めていきましょう。
バインダー型のメモ帳だと、ページの追加が簡単にできるので便利です。
メモ帳を使ったタスク管理のメリット
メモ帳やノートなど、手書きのタスク管理には以下のメリットがあります。
- 直感的に書きだせる
- 好きなレイアウトで書ける
それぞれ解説します。
直感的に書きだせる
重要であれば好きなだけ強調したり、分かりにくい部分を図解したりできるのが手書きのメリットです。
太く大きく書く、色で囲む、矢印を引っ張ってコメントを追加する、といったように直感的に表現することで、ひと目で何が重要か把握できます。
直感的な表現は、アイデアを書き出したり、タスクの洗い出しで役立つでしょう。
好きなレイアウトで書ける
メモ帳を使ってタスクを洗い出すとき、箇条書きだけでなくマインドマップでもマンダラートでも、好きな方法を採用できます。
手書きであれば何をどこに書いても自由なので、自分が1番管理しやすいレイアウトで書くのがよいでしょう。
「3カ月ごとにTODOや目標を管理したい」「タスクから生まれた課題をまとめるリストを作りたい」なども、手書きなら叶えられます。
メモ帳やノート、手帳を自由にカスタマイズしてタスク管理をしたい人は、バレットジャーナルも参考にしてください。
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メモ帳を使ったタスク管理のデメリット
手書きによるタスク管理には、直感的に自由なレイアウトでタスクやアイデアを書き出せるメリットがありました。
一方で、メモ帳のようにアナログで管理する場合、デメリットもあります。
当社がおこなったアンケート調査では、チームでタスク・プロジェクト管理をする際、メモ帳のようなアナログの管理方法では下図のような課題があることが分かりました。
メモ帳でタスク・プロジェクト管理をする場合に、課題と捉えている人が多い項目の順にご説明していきます。
入力・書き込みに手間がかかる
手書きでタスクを入力するには、情報を形にするのにデジタルより時間がかかるため、要点を整理してからまとめる必要があります。
例えば会議中、相手の話をそのまま書き起こしたような文章で構成されたメモではあとから見返した時に内容をすぐに把握できません。
メモを取る際には、5W1Hを整理し、箇条書や番号付きのリストを利用する必要があります。
メンバー間での共有がしにくい
タスクの情報をチーム内で共有したいとき、メモ帳の内容をメールやチャットで打ち直さなければならず、面倒に感じる人もいるでしょう。
自分の書いたメモ帳を直接見せる場合でも、書き方のルールや重要度の説明が必要になります。
共有したタスクを社内だけでなく社外にも連絡する可能性を考慮すれば、情報共有の時点で手書きからデジタル化しておくのが無難でしょう。
全体像がわかりにくい
メモ帳には目次があるわけではなく、どのページに何を書いたか、書いた本人も把握できないことがあります。
そのためせっかくメモをとっても、情報が一カ所にまとまっておらず、全体像がわかりにくいことがあります。
紙のメモ帳では内容ごとに整理し直すことは難しいため、あらかじめメモにタイトルを付け「1ページには1テーマまで」などルールを決めた上、カテゴリー分けすることを想定して記入しましょう。
あとから加筆することも考えてページには余白を残すと良いでしょう。
タスクの見落としが起こりやすい
メモ帳でタスク管理する場合、目につく場所にTODOリストを置いてもだんだんと見慣れてきて、肝心な期限をスルーしてしまう恐れがあります。
メモ帳を意図的に見返し、進捗や期限を確認することが重要ですが、見逃しやミスが発生しやすくなります。
期限付きのタスクを多く管理する必要がある人は、リマインダー機能のあるツールを活用すると安心でしょう。
見たい時にすぐ見る事ができない
基本的にメモ帳は携帯していることが多く、すぐに手に取って見ることができるツールではありますが、手書きのメモ帳やTODOリストでは、何をどのページに書いたのか、検索性が低く、目視で探すことが非常に大変です。
重要な見出しやキーワードは目次を作ったり付箋を貼り付けたりして対策できますが、それも限界があるでしょう。
より多くのタスクや情報を管理していきたい場合は、検索やフィルタ機能のあるタスク管理ツールがおすすめです。
変更があった時の更新がしにくい
メモ帳のようにアナログでタスク管理をする場合、×印や二重線などで情報を変更・修正します。
変更の履歴が残るというメリットもありますが、変更が多いとぐちゃぐちゃで見づらくなってしまいます。
特にスケジュールや進捗管理は、変更や修正が発生して当たり前なので、アナログで管理することは難しいと感じるかもしれません。
タスクの記録漏れが起こりやすい
タスクを受けたときに、細かくメモを取っていないと、タスクの内、一部は完了できても一部は抜けてしまうことがあります。
どのタスクをどの順番でどのような方法で、いつまでに完了するのかの全てが揃っていないとタスク漏れを起こす原因になります。
スケジュールの遅延や品質低下にとどまらず、個人はもちろんのこと組織全体の信用を失う可能性もあるため注意が必要です。
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メモ帳のデメリットを解消するタスク管理手段3選
前の章で解説したように、メモ帳を使いアナログでタスク管理する方法には、いくつかのデメリットがあります。
手書きのデメリットの多くは、情報をデジタル化することで解消できるので、デジタルツールでのタスク管理を検討してみましょう。
アナログによるタスク管理のデメリットを解消するアプリやツールの一例を、以下で紹介します。
| 代表的なツール | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|
| メモアプリ | Evernoteなど | スマホやPCから簡単なTODOリストを作成可能、検索しやすい | タスクの重要度や進捗を把握するのが難しい |
| 多機能ツール | notionなど | 自分が求めるツールを作れ、検索性や変更のしやすさでメモ帳より優れている | ツール作成のための操作に慣れる必要がある |
| タスク管理ツール | Jootoなど | タスク管理に特化しているので、メモ帳を使う場合のデメリットの多くを解消できる | 場合によっては有料プランの検討が必要 |
メモアプリ
メモアプリを使えば、手書きによるタスク管理の「検索性の低さ」を解消できます。
キーワード検索を使い、該当する情報をすべて把握できるので、メモ帳やノートのページをめくって探す負担を大幅に軽減できるでしょう。
ただし、メモアプリの多くはノートを作成し情報をまとめるためのツールなので、タスクの優先度や進捗を把握するのが難しい場合があります。
そのため、メモアプリでタスク管理のすべてを行おうとすれば、不十分と感じるかもしれません。
タスク管理ツールのJootoなら、登録したタスクの優先度がひと目でわかるよう登録したり、ガントチャートを生成したりできるのでおすすめです。
多機能ツール
多機能ツールを使えば、手書きのバレットジャーナルのように自由な方法でタスク管理が可能です。
さらに、手書きによるタスク管理の「検索性の低さ」「変更が大変」などのデメリットを解消できます。
ただし、多機能ツールを使いこなし自由に編集するためには、そのツール独自の操作に慣れる必要があります。
コンテンツ管理システムやITの知識が問われる場面もあり、「複雑なツールは苦手」という人には難しいかもしれません。
タスク管理ツールのJootoなら、付箋を貼ったり、はがしたりするような感覚で使え、初心者でも簡単に利用できるのでおすすめです。
タスク管理ツール
タスク管理ツールを使えば、メモ帳やノートなど手書きによるタスク管理のデメリットの多くを解消できます。
Jootoはタスク管理に特化したツールで、以下の特徴があります。
- チーム内でリアルタイムに進捗を共有
- 変更が簡単なだけでなく、タスクごとにメモを残せるため履歴の確認も可能
- タスクの検索やフィルタ機能があり、見たい情報がすぐに見つかる
- タスク期限前にリマインドしたり、プロジェクトの更新情報を通知で確認できる
タスクの洗い出しから進捗の確認、TODOの確認、リマインダーまで初心者でも直感的に管理することが可能です。
無料で試せるプランもあるので、導入前にぜひ一度お試しください。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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Jootoを使えばタスク管理の精度が向上する
今回は、メモ帳を使ったタスク管理法を紹介しました。
紙に書き出してTODOリストを作成するメリットとデメリットをまとめます。
メリット
- 直感的に書きだせる
- 好きなレイアウトで書ける
デメリット
- チーム内で共有できない
- 変更や修正が大変
- 検索性が低い
- 意図的に見返さないとタスクを忘れてしまう
アナログによるタスク管理のデメリットは、Jootoのようなタスク管理ツールを活用して解消できます。
Jootoはタスク管理に特化したツールです。
- 付箋を貼ったり、はがしたりするような感覚で使え、初心者でもすぐに参加できる
- タスクからガントチャート(工程管理表)を自動生成できる。スケジュールへの落とし込みやリスケジュールも簡単。
- 自由にカスタマイズできる通知設定で､プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握
- スマホアプリを使えば、移動中やパソコンを操作できないシーンでも簡単にタスク管理ができる
メモ帳を使ったTODOリスト作成のデメリットを解消して、タスク管理の精度を向上させたい人は、ぜひJootoの導入を検討してみてください。
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