本当に使える「やることリスト」を作る5つのポイント＆実際に活用した事例を紹介します

こんにちは！主婦兼フリーライターの江ノ島しらすです。
今年も残すところ3ヶ月。まだ秋口ではあるものの、年末年始の忙しさがチラついてくる時期です。私の仕事の場合、年末進行(新年の分まで前倒しで仕事をする慣例)でいつもより締切が早まり少しだけ忙しいんです。が、それよりも家でやらければならないことの方が多すぎて、何から手をつけたらいいのやら・・・という状態が毎年続いていました。

ところが去年、タスク管理アプリ「Jooto」で年末年始のやることリストを作ってみたら、驚くほどスムーズに作業を消化してゆとりある年末年始を過ごせたんです。

今回は、やることリスト作成時に気を付けたポイントと、実際年末年始のタスクをどう管理したのかを紹介します。

リストを作るにあたり、私が気を付けたポイントは5つ。

1. 頭の中にあるタスクを全て書き出す
2. 重要度を設定する
3. タスクはできる限り分解する
4. 進捗状況を把握できるようにしておく
5. 担当者・期限を明確にする。

それぞれのポイントを解説してみます。

やることリスト作成の5つのポイント

1.頭の中にあるタスクを全て書き出す

まず、頭の中にあるタスクをすべて書き出してしまいましょう。
頭の中にあるごちゃごちゃしたタスクをきれいにアウトプットしたいる時に私が参考にしているのが「GTD方式」です。
「Getting Things Done」の頭文字を取ったもので、TODO管理をシステム化して自分の頭で考えることをなるべく減らすことを目指すタスク管理法です。

GTD方式では「人の頭を信用しない」という前提があります。ふと思いついたタスクを、そのままメモせずにいたら忘れてしまっていたことなんて誰でもありますよね。忘れてしまう前に、思いついたらどんなに小さなタスクでもすぐ書き出しましょう。

また、GTD方式では「2分以内で終わらせられるタスクはできるだけすぐに終わらせる」ことが推奨されています。
簡単なものはすぐに処理することでタスクの量が減り、本当に時間をかけてやるべきことに焦点を合わせやすくなります。

2.重要度を設定する

TODOリストを作成する上で、優先度の順位付けは重要です。
思いついたタスクから取り掛かっていた結果、気づけば締切の早いタスクを後回しにしていたなんてよくありますよね。
優先度を「高」「中」「低」と設定しておくだけでも、タスクを処理する効率は大幅に上がります。

3.タスクはできるだけ分解し、完了までの工程をイメージしやすい状態に

このタスク重いな・・・と感じることってありますよね。例えば、「キッチン全体を掃除する」というタスクだと、すごく面倒だし時間がかかりそうな印象に。
これだけだとどのくらい時間がかかるかイメージしづらいし、取り掛かるにも腰が重くなります。
そんな状態を解消するために、重いと思うタスクはどんどん分解してみましょう。「キッチン全体を掃除する」というタスクであれば、「ガスコンロを磨く」「戸棚の中身を断捨離する」など、1つ1つのタスクがどのくらいの時間で終わるかイメージできるレベルまで細かく分けます。
「この作業なら15分ほどでできるな」とわかれば取り掛かるハードルが低くなりますし、「キッチン全体を掃除する」という大きなタスクを処理できるイメージが湧きますよね。

4.誰がいつまでにやるのかを決める

「数日間に渡って」「複数人で」処理するようなタスクの場合、「誰が」「いつまでに」終わらせるのかは絶対に決めておきましょう。
人は「自分がやらなきゃいけない」と自覚しないと実行できません。
「これやらなきゃね」「そうだね」で話が終わって、後々になって誰もやっていないなんてよくあることです。

5.タスクの進捗状況を把握する

担当者と期限が決まっても、どこまで進んでいるのかを管理しておかないと中途半端な状態で放置・・・ということになりかねませんよね。「あれやってくれた？」「まだやってない」というやり取りを繰り返すのもお互い辛いものです。なので、タスクの進捗状況はできる限り見える化しておきましょう。
でも、最初から細かく管理するのは面倒だし続かないですよね。
まずは「未着手」「進行中」「完了」ぐらいにざっくり分類して、パッと見で今どんな状況なのかがわかる状態にしておくと良いかもしれません。

 

5つのコツを踏まえて、年末年始のやることリストを作ってみた

ここまで紹介したポイントを踏まえて、年末年始の膨大なやることリストを作ってみました。

やることリスト作成前の準備

Jootoを開いて新しいプロジェクトを作成します。
まずは年末のタスクを整理したいので「年末のタスク一覧」というプロジェクト名をつけました。

Jootoにはあらかじめ3つのボードが作成されています。
このまま利用してもよいのですが、自分の用途に合わせてボードの名前変更や追加も可能です。
ボードの新規追加は右端に表示されている「リストを追加」から、ボード名の変更は、各ボードの右上にあるメニューアイコンをクリックすると表示される「リストを編集」からできます。

ボードを整理したら、いよいよタスクを洗い出す作業に入ります。
「タスクを追加」をクリックしてどんどん書き出してみましょう。後からいくらでも順番は入れ替えられますから、まさに思いつくままに。

カードを重要度別に振り分ける

タスクを洗い出したら、優先度の設定を行います。
タスクをクリックすると表示されるボックス内の「カテゴリー」をクリックし、「優先度高」「優先度中」のように優先度設定用のカテゴリを追加しましょう。

タスクごとに優先度カテゴリを追加すると、このようにひと目で優先するべき課題がわかるように。

細分化したタスクもカテゴリで管理すると◎

Jootoではタスクの中に小タスクを書き込めますが、タスクを分解し1つ1つ管理したい場合は独立したタスクとして設定した方が良さそうです。

分解したタスクは、どのタスクが親なのかを判別しやすくするために、カテゴリーでタグ付けするのがオススメ。
例えば、絶対に忘れてはいけない「お歳暮」という優先度高のタスクの場合、まずは「お歳暮購入」のタスクに分解して次に取るべき行動のリストに入れます。優先度を示すタグもつけておくとわかりやすいですよね。

担当と期限も設定すれば完了

優先度設定やタスクの細分化ができれば、後は誰がいつまでにやるかを決めればいいだけ。タスクの詳細画面から「開始日」「締切日」「担当者」を設定しましょう。

タスクは小さくなればなるほど「何をやらなければいけないか」がわかりやすくなって、ほぼ機械的に進められるような状態になるんですよね。
そこまでいけば人に任せやすい。忙しいときほど面倒がらずにタスクを細分化した方がいいなと実感しました。

やることリストを整理すれば、ゆとりある年末年始を過ごせる！

以上です。ユルいながらも「やる事リスト」を作成してみたんですが、何をしたらいいのかがこんなにもクリアになるとは。今までは勝手に慌ただしいと無駄に混乱していただけだったのかと思ってしまいました。

そしてもう一つ。しっかりとするべきことを把握できると、家族にやるべき事を振れることがわかりました。「私はこれをするから、あなたはこれお願い」って明確に提示できたのは良かった。これは思わぬメリットでした。

みなさんも、こんな感じでやることを整理すれば今年は思ったよりも楽できるかもしれないですよ。サクサク予定をこなして、めざせ余裕の年末年始！