ノートでタスク管理術！バレットジャーナルや付箋の使い方とは？

タスク管理には様々な手法がありますが、最も手軽な方法は管理ノートを作ることです。
紙に書き込むという、DXに逆行するようなアナログな方法で、不便な面はありますが、誰でも簡単に作業の漏れや抜けを防止することができるでしょう。

ノートに手書きで書き込むタスク管理の方法は、コストをかけることなく、すぐにでもはじめられ、効果も見込めます。

ノートにToDoリストを書き出すときのポイントや、近年注目を集めているバレットジャーナルについて、ノートを使ったタスク管理のメリット・デメリットまで、すぐに実践できる、タスク管理のためのノート術をご紹介します。

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タスク管理が上手い人の実践しているノート活用法

ノートや手帳を使ったスケジュールやタスクの管理は、昔から多くの人がビジネスに取り入れている手法ですが、とりとめなくメモしているだけでは、見にくく、必要な情報がすぐに見つけられません。

では、どのようにすれば、ノートを使って効率よくタスク管理できるのでしょうか。

タスク管理が上手い人が、実践しているノート術の代表的なものは下記のとおりです。

ToDoリスト
付箋を使ったカンバン方式
緊急度と重要度のマトリスク
日報の活用

詳しく解説します。

ToDoリスト

ToDoとはいつかするべきこと、しなければならないことを意味する言葉です。

ToDoをまとめて、リストを作成してから仕事をはじめるという手法は、よく知られており、実践しているという人も多いのではないでしょうか。

複数のプロジェクトを抱えていたり、こなすべきタスクが多かったりすると、何から手を付けていいのかわからなくなりがちです。
ToDoリストに今抱えているタスクを書き出し、その中から優先順位を決めることで、今やるべきことが明確になり、業務の遅れや漏れの防止にも役立ちます。

付箋を使ったカンバン方式

付箋を用いて、ToDoリストをさらに便利に活用する方法が、付箋を使ったカンバン方式です。
付箋の何度でも貼りなおせるという特性を活かしたタスク管理術で、タスクの進捗状況を可視化することができます。

まず付箋に、抱えているタスクを、すべて書き出します。
そして、ノートに以下の三つの領域を作り、付箋を貼っていきましょう。

ToDo（やること）
Doing（やっていること）
Done（やり終えたこと）

順序を並び変えて優先順位を明確にしたり、進捗状況に応じて付箋を移動させたりすることで、今何をするべきなのか明確になり、頭の中が整理できます。

また、タスクの種類に応じて付箋の色を変えてるなど工夫することで、さらに見やすくなります

緊急度と重要度のマトリクスを使う

タスク管理において、優先順位の決定はとても重要な工程です。
優先順位を間違えると、プロジェクトの進行に支障がでてきてしまうかもしれません。

優先順位を決定する際、知っておきたいのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
縦軸をタスクの重要度、横軸をタスクの緊急度として、タスクを4つに分類できるようにして、ノートに記してみましょう。
可視化することでタスクの優先順位が明確になり、タスク管理やスケジュール管理がしやすくなります。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

日報の活用

職種によっては、毎日、業務日報を記している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

日報とは、ノートに1日の業務内容や反省を書き込み、上司や同僚と共有する書類です。
アナログな管理方法ですが、現在も多くの現場で利用されています。
毎日、日報の記入を行う習慣があるのなら、タスク管理にもなる方法を取り入れてみると良いでしょう。

始業前にやるべきことを書き込み、最後に1日のタスクを振り返るという方法で、毎日の記録が残せ、改善点を洗い出せるのが、日報を使ったタスク管理のメリットです。

業務として日報を書く必要のない人は、手帳などを使うこともできます。
タスクをこなすたびに、タスクの結果と原因について詳細まで記入します。
納期や進捗状況の確認ができ、誰が見てもわかるように記すことで、情報の共有もできます。

バレットジャーナル

バレットジャーナルは、アメリカで生まれたノート術です。
デジタル製品デザイナー、ライダー・キャロル（Ryder Carroll）氏が考案しました。
ノートにタスクやスケジュールを書き出し、自分でノートを作り上げていきます。

バレットジャーナルでは、バレットと呼ばれる中点（・）を使って箇条書きにしたタスクを管理します。
ノートとペンがあればすぐに始められ、多くのタスクを抱えている場合でも管理できることもあり、雑誌で特集が組まれるなど、注目を集めています。
文房具ブームも続いており、お気に入りのノートを見つけ、自分でカスタマイズできる点も人気の理由です。

タスク管理ノート術バレットジャーナルを活用しよう

バレットジャーナルを活用して、効率的にタスク管理を行う方法を紹介いたします。

バレットジャーナルはブームになっているだけあって、ネットで検索すると、さまざまな書き方が出てきます。
雑誌の見本になるようなオシャレなものも多く、ハードルが高く感じてしまうかもしれませんが、目的は、タスクの優先順位を明確にし、タスクを管理していくことにあるので、あまり、見た目にこだわる必要はありません。
無駄なことは書き込まず、シンプルな方が整理しやすく、管理も楽です。
自分が記入しやすく、見やすいノートを作りましょう。

バレットジャーナルを作ると決めたら、まずはノートを選びましょう。
わざわざ買わなくても、家にあるノートで作ることも可能ですが、いちから自分で罫線や日付などを書いて作っていくことが多いので、簡単に等分できるよう、方眼が印刷されたノートがおすすめです。
ルーズリーフバインダーを利用すれば、ページの入れ替えや、リフィルを使って継ぎ足しも簡単にできます。

なかには、バレットジャーナル用に、インデックスやフューチャーログページが巻頭に付いているノートや、ページ数が記載されているノートもあります。
カレンダー付きのノートは、日付を書き写す手間がなく便利です。
自分が使いやすいと感じるものを選ぶとよいでしょう。

バレットジャーナルのコンテンツ

どのノートにするか決まったら、次はコンテンツを作成します。
バレットジャーナルを使用するには、以下のようなコンテンツの作成が必要です。

INDEX（インデックス）

目次です。
どのページに何が書かれているのか、すぐにわかるように記載し、目的の情報を探せるようにしておきます。
あらかじめ、ノートにはページ数を記入しておき、目次には該当するページ数を書き込むようにします。

Future Log（フューチャーログ）

将来のログページです。
半年から1年分のスケジュールや目標を記載するページです。
年間カレンダーの役割をします。

Monthly Log（マンスリーログ）

1か月分の予定を書き込む月間ページです。
中期的なプロジェクト管理ができます。
カレンダーページには予定を、タスクページにはその月にするべきタスクを書き込みます。

Daily Log（デイリーログ）

1日の予定やタスクを記載するページです。
Todoリストとしての機能もあります。
タスクのほか、イベントやメモなどを書き込みます。

これらは基本のコンテンツで、自分が使いやすいようにカスタマイズして使うことができます。
例えば、ウィークリーログなどのコンテンツを追加してみるのも良いでしょう。

バレットジャーナルの書き方

コンテンツの作成ができたら、いよいよ、バレットジャーナルを運用していきます。
バレットジャーナルでは、箇条書きでタスクを管理します。
バレットと呼ばれる「・」のほか、ラピッドロギングとよばれる「-、×、＜、＞、＊」などの記号を活用します。
それらの記号はKEYと呼ばれ、タスクの前にそれぞれ該当するKEYを書いて管理していきます。

タスクにKEYをつけることで、後から見返すときにも、すぐに優先度などを理解することができます。

バレットジャーナルでよく使われるKEYの表記とそれぞれの意味は、以下のとおりです。

・：すぐに実行できるタスク（基本のKEY）
－：メモ書き
〇：イベント（商談などの予定）
＊：重要（とくに重要なこと）
！：アイデア（ひらめいたこと）
×：完了したタスク
＞：次の日など特定の日程に移動したタスク
＜：いつかやるべきこと、未来の予定

これらのKEYは一例で、一般的によく使われるものです。
別の記号に変更しても良いため、自分のやりやすい形にカスタマイズして使いましょう。

手書きノートでタスク管理を行うメリット・デメリット

手書きのノートでタスク管理を行う前に、知っておきたいメリットとデメリットを紹介します。

メリット

手書きのノートでタスク管理を行う主なメリットは下記のふたつです。

ノートとペンだけで始められる
スケジュールとタスクを同時に確認できる
使いやすいようにカスタマイズできる

特別な道具やスキルがなくても誰でも、思い立ったらすぐにはじめられるのが一番のメリットです。
書く、ということが習慣になっている人も多いため、メモ用紙に書く感覚ではじめられます。
オフィスでも外出先でも、ネット環境が整っていない場所でも、すぐにノートに書き込むことができるので、外回りの多い人に向いている手法といえます。

また、スケジュールを一緒に書き込むことで、タスクとスケジュールを連携させて管理することができます。
会議で決まったことをそのままメモできたり、取引先に出向くときの持ち物や用意すべき書類などもタスクとして管理できます。

自分にとって一番使いやすい形にカスタマイズできるのもうれしいポイントです。
はじめはネットや本などの情報を頼りにノート作りをしたとしても、使ううちに、自分にとって使いやすい形が見えてきます。
自分が見やすいノートを作れるため、作業効率もアップします。

デメリット

タスク管理をノートで行う場合の、主なデメリットは下記の通りです。

共有ができない
セキュリティ面の不安
必要な情報が見つけにくい
付箋などを使った場合、はがれてしまう

一番のデメリットは共有が難しいという点です。
日報など、記入してから上司や同僚に引き継ぐ方法もありますが、一冊のノートを回し読みするのでは、効率が悪く、素早い情報共有は望めません。
部下が何をしているのか把握しづらく、進捗状況をリアルタイムで知ることはできなくなります。
特にプロジェクトマネジメントを行う際、チームがリモートワーク（テレワーク）で動いている場合は、ノートでの情報共有は一切できないので、ほかの方法を考えなくてはいけなくなります。

そして、セキュリティ面も不安です。
ノートは簡単に第三者の目に触れてしまう可能性がありますので、重要な情報を書き込む場合は、ノートの取り扱いには注意が必要です。
出しっぱなしにせず、すぐに片付けるように心がけましょう。
また、タスク管理ノートをどこかに置き忘れる、などの失敗をおこさないようにしましょう。

ノートには当然、検索機能などはないので、情報が蓄積されていくにつれ、必要な情報が見つけにくくなります。
マーカーをしたり、目次を作成したりするなどの工夫が必要になります。

付箋を使った場合は、使用しているうちに粘着力が弱くなり、はがれてしまうことも。
タスクの漏れなどの重大なミスにもつながりかねないので、重要な情報や、確定したスケジュールなどは、ノートにも直接書き込んでおくようにしましょう。

これらのデメリットを解消するには、タスク管理ツールの導入をおすすめします。

ノートによるタスク管理のデメリットを解消するにはJootoがおすすめ！

タスク管理ノートにはメリットもありますが、多くのデメリットがあることがわかりました。
そこでおすすめしたいのが、Jootoです！

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
まるで付箋を貼るような感覚でタスク管理を行うことができます。
誰でも簡単につかえるようになるため、デジタルツールに抵抗がある人にもおすすめです。

また、プロジェクト管理ツールとしても優秀で、メンバーそれぞれが、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されます。
ガントチャートではメンバーそれぞれが抱えているタスクの進捗状況が、一目でわかるようになっており、ノートでのタスク管理では難しい、進捗の共有も簡単です。

タスクには、メモを残すこともできるので、別にメモアプリなどを使用することもなく、また、タスクごとにチャットのようなやり取りやファイルの共有もできるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。

ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携することもでき、リマインダー設定などの通知機能でタスクの期限を知らせてくれます。

タスク管理ノート術のデメリットを解消することができるJootoの導入を、ぜひご検討ください。