タスク管理？管理方法のコツを知ってタスク管理の達人になろう！

タスク管理の方法について、悩んでいませんか？
業務を円滑に進めるためには、タスク管理は欠かせません。

しかし、プロジェクトが大きくなり抱えているタスクが増えると、タスク管理が上手く行かなくなってしまうことがあります。
どのようにすればタスク管理を成功させることができるのか、その方法をご提案しますので、参考にしてください。

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タスク管理とは

タスク管理とは、業務で発生するひとつひとつの工程（タスク）を把握し、管理することを指します。

タスク管理方法は、自分のタスクのみを管理する方法から、チーム全体を管理する方法まで、さまざまです。
プロジェクトマネージャーやリーダーなど、マネジメントを行う立場の人は、タスク管理を通じてプロジェクト全体を俯瞰し、進捗を確認しながらメンバーとコミュニケーションを取る必要があります。
昨今は働き方改革などの影響もあり、リモートワークが増えています。
離れた場所で作業をする場合、チーム全体のタスク管理は、全員がオフィスで働いている時よりも難しいものになっています。

自分のタスクを管理するだけなのか、もしくはプロジェクトやチーム全体のタスク管理を行うのか、規模などを考慮して、最適な方法を選んでみてください。

タスク管理のメリット

タスク管理自体はすでに行っているという方が多いと思いますが、現状よりもスムーズにタスク管理ができるようになると、多くのメリットがあります。

適切なタスク管理を行うことによるメリットは下記のとおりです。

業務の効率化
目標達成までに必要なタスクが明確になる
業務全体の進捗が見える

詳しく解説します。

業務の効率化

適切なタスク管理をすることによって、抱えている業務を可視化することができます。
これまで、どの作業に時間が取られていたのかが明確になり、無駄な時間がかかっていたタスクが見えてくることもあります。
その時間を有効活用することで、業務を効率的に進めることが可能になります。

プロジェクト管理においても、適切なタスク管理によって、誰がどの業務をどれほどの時間で行っているのか把握することで、部下の配置をしやすくなり、適切にタスクを割り振ることで、プロジェクトに遅れや漏れが生じにくくなり、確実にプロジェクトを成功に導くことが可能になります。

目標達成に必要なタスク（工数）が明確になる

例えばプロジェクトの完了など、目標を達成するまでにどれだけのタスク（工数）が必要になるのかが明確になります。
全てのタスクを洗い出し、細かいところまでリストアップすることで、チームのメンバーにタスクを振り分ける際にも役立ちます。

業務全体の進捗が見える

タスク管理を適切に行うことで、プロジェクトチーム全体の進捗状況が分かりやすくなります。
タスク管理にガントチャートなどを使うと、ゴール（プロジェクト完遂）まで、あとどれくらいのタスクが残っているのかが可視化され、明確になります。

残りの作業時間もわかるので、期限に間に合わせることができるのかどうかも計算することができ、遅れなどの問題が生じた場合も早めに把握することができるため、早い段階で対処が可能になります。

タスク管理を上手くこなすためのコツ

適切なタスク管理方法を取ることで、大きなメリットがあることがわかりました。
では、どのようにすればタスク管理を成功させることができるのでしょうか。
タスク管理を上手く行うためのコツをご紹介しますので実践してみてください。

優先順位を決める

タスク管理において、優先順位の決定はとても重要な工程です。
タスクを整理し、優先順位を決めることで、行うべきタスクが明確になり、また後回しにしたほうが効率よく進めることができるタスクも分かります。

これはチーム全体のタスクであっても同様で、タスクの優先順位を間違えると、プロジェクトの進行に支障がでてきてしまう可能性があります。
そのためプロジェクトを開始する前に、タスクの洗い出しを行い、全てのタスクを書き出して、優先順位を決定しましょう。

優先順位を決定する際、知っておきたいのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
縦軸をタスクの重要度、横軸をタスクの緊急度として表を書き、タスクを4つに分類し、それぞれの領域のタスクに対するアプローチ方法を決めていきます。
緊急度と重要度が可視化されることで、優先順位が明確になります。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

タスクにかかる時間の把握

仕事をこなす上で、タスク同士が絡み合い連続していることがよくあります。
それぞれのタスクにかかる時間を把握していないと、無理にタスクを詰め込み、時間が足りなくなるリスクに繋がってしまいます。

これはプロジェクトにおいても同様で、ひとつひとつのタスクの所要時間を把握することで、プロジェクト完遂までにかかる時間を逆算でき、余裕を持ったスケジュール設定が可能になります。

まず、プロジェクト開始前のタスクの洗い出しの時点でタスクにかかる時間を割り出しておきましょう。
そうすることで、プロジェクト全体の完遂までに必要な期間を見積もることができるほか、コストの計算にも役立ちます。

クライアントへ納期や予算の説明をするときにも、根拠を提示することができるので、説得力があり、交渉もスムーズに進めることができます。

タスクを具体化・細分化する

タスクを設定する際、抽象的な内容では、作業時間の見積もりも曖昧になりがちです。
具体的な内容を細かく想定することで、スケジュールが組みやすくなります。

例えば、「クライアントへの提案」などの大雑把なタスクではなく、「クライアントへのアポ取り」「資料作成」「場所の確保」と小タスクに分解をすることで、やるべきことが明確になります。
タスクを具体化することで、これは省ける、と感じるタスクが見つかるかもしれません。
無駄だと感じるタスクや、ほかの人がしたほうが効率が良いと感じるタスクが見つかったら、上司や同僚と相談し、社内で調整するようにしましょう。

また、タスクを具体化・細分化したときに、そのタスクに必要な情報を記載したり、必要な資料を添付しておくと、その後の作業を円滑に遂行することができます。

スケジュールにタスクを組み込む

プロジェクトが始動する前に、スタートからゴールまでのスケジュールを設定しますが、その際、タスクをもとにしたスケジュール作成を行いましょう。
そのためには、前述した通り、タスクの洗い出しと作業時間の確認が必要になります。
作業時間は、人によってまちまちになることがあるので、注意が必要です。

タスクの洗い出しが終わったら、スケジュールにタスクを組み入れます。
特に中長期にわたるプロジェクトの場合は、途中で進捗状況に合わせて、スケジュールを見直しつつ、ゴールに向けて余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

マルチタスクは避ける

マルチタスクは、ミスや遅延を引き起こす原因になる可能性もあり、結局時間を無駄にしてしまうという事態に陥りがちです。
どうしてもマルチタスクを行わなくてはならない状況になってしまうこともあるかもしれませんが、しっかりと優先順位を設定し、できるだけひとつずつタスクに取り組んで、完了したら次のタスクに移れるよう、適切なスケジュールを組むことをおすすめします。

タスクが山積みになってしまい、何から着手すれば良いか分からないときは「1×10×1システム」というテクニックを導入すると、マルチタスクに陥らずにすみます。
これは、１つのタスクにかかる時間ごとに、1分、10分、1時間、のグループに分け、まずは1分で終わるタスク（メールの返信や書類への捺印など）から取りかかります。
次に取りかかるのは電話連絡の折り返し対応など、10分ほどで完了するタスクです。
そして最後に1時間かかるタスクに取り掛かります。

タスクが溜まってくると、どうしても焦りが出てしまいますが、どんどん片づけていくことで達成感を得られ、集中して業務に取り組むことができます。

マルチタスクとは？マルチタスクが苦手な人でも、明日から実践できるマルチタスクのやり方を解説します！

「依頼タスク」と「個人タスク」の一元化

タスクには、上司などから指示されて行う「依頼タスク」と個人で設定した「個人タスク」があります。
別のタスクのように感じるかもしれませんが、これらを一元管理することをおすすめします。
結局はどちらも自分が実行しなくてはいけないので、ばらばらに管理すると、ダブルブッキングなどのミスや、タスクの漏れや抜けの原因になり、スケジュール管理もうまくいきません。

複数のプロジェクトを抱えている場合も同様で、自分のやるべきことはすべて一元管理できるようにしておきましょう。

タスク管理方法（ツール）

タスク管理において、一番避けなければいけないのは、自分の頭の中だけで、管理を行うということです。
人間はどうしても忘れたり、勘違いや計算違いをおこしてしまうことがあります。
また、自分の頭の中を他人に見せることはできないため、共有のためにも、何かしらのツールを使う必要があります。

タスク管理を成功させるための代表的な方法は下記のとおりです。

付箋を使ったタスク管理方法
バレットジャーナル（ノート管理）
タスク管理ツール

詳しく解説いたします。

付箋を使ったタスク管理方法

付箋を使ったタスク管理方法をご紹介します。
アナログな方法ですが、だれでもすぐに始めることができ、タスクの進捗状況が可視化されるのが大きなメリットです。

まずは付箋に、抱えているタスクを、すべて書き出します。
そして、ノートや紙、ボードなどに以下の三つの領域を作り、付箋を貼っていきましょう。

ToDo（やること）
Doing（やっていること）
Done（やり終えたこと）

順序を並び変えて優先順位を明確にしたり、進捗状況に応じて付箋を移動させたりすることで、今何をするべきなのか明確になり、頭の中が整理できます。

付箋アプリとしても使えるJootoでシンプルなタスク管理を実現

バレットジャーナル（ノート管理）

バレットジャーナルというノート術が、近年、SNSなどを通して話題になっています。
アメリカで生まれたノート術で、ノートにタスクやスケジュールを書き出し、自分でノートを作り上げていき、バレットと呼ばれる中点（・）を使って箇条書きにしたタスクを管理します。

ノートとペンがあればすぐに始められ、多くのタスクを抱えている場合でも管理できることもあり、注目を集めています。
SNSなどでは、凝ったデザインで書き込まれていることが多く、敷居が高いと感じるかもしれませんが、自分が分かりやすいよう書き込めばOKです。
使いやすいようにアレンジして書き込んでみましょう。

ノートでタスク管理をする方法を紹介！バレットジャーナルの書き方も解説します

しかし、手書きのノートは、他者との共有には向いていません。
チームでの情報の共有には別の方法（ツール）を使用する必要があります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入すると、チーム全体のタスクや進捗状況などを確認できるためおすすめです。
タスク管理が苦手な人でもツールを使用することで、タスクが可視化され、上手く管理ができるようになります。

エクセルやメモアプリなどをつかって管理することもできますが、リアルタイムでチーム全体の進捗の確認などには向いていません。
タスク管理ツールなら、複数人で情報を共有できるため、プロジェクトチームのマネジメントにはぴったりです。

また、タスク管理ツールにはリマインド機能がついているものもあるので、タスクに漏れが生じることを防止できます。

Jootoを使ったタスク管理方法がおすすめ！

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
ドラッグ&ドロップを基本操作としており、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
デジタルツールが苦手という人でもすぐに使いこなせるようになるため、使用方法を覚えるための時間を割くことなく、すぐにタスク管理に集中できます。

メンバーそれぞれが、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されます。
ガントチャートではメンバーそれぞれのタスクの進捗状況が、一目でわかるようになっており、進捗の共有も簡単です。
また、タスクごとにチャットができるほか、ChatworkやSlackといったビジネスチャットツールと連携させて使うことも可能です。

コンサルティングなどのサポート体制も充実していることもJootoの大きな特徴のひとつです。
プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、ご担当者様が煩雑な作業を行う必要がなく、スムーズに導入していただくことができます。
導入後も、社内でJootoを使用したタスク管理が定着するよう、サポートいたします。

タスク管理ツールを導入する際、業務改善を目的とされていることが多いかと思います。
Jootoは「ツール導入のその先」にある、お客様のさまざまなゴールにコミットします。
ぜひ導入をご検討ください。