さまざまなタスクを効率よくこなさなければならないビジネスシーンにおいて「メモをとる」ことは必須です。
「メモをとる」ということについて考えてみると、紙だけではなくスマートフォンやタブレットなどを使用する方も多いのではないでしょうか。
メモツールは多々ありますが、いざ使ってみると整理整頓が難しかったり多機能すぎてかえって使いこなせなかったりなど煩わしさを感じることもあります。
今回は、シンプルで使いやすく、整理整頓も手軽にできるメモツール「Evernote」をご紹介します。
基本的な使い方から応用編までご紹介するので、自分に合った使い方を見つけてみてください。
目次
Evernoteとは
Evernoteは、メモや情報の保存に特化したツールです。
テキストだけではなく、画像やPDFなどさまざまなデータも保存可能です。
オンライン環境下であれば共有リンクを発行してほかの人へ共有することもできるため、自分で確認するためのメモやチェックリスト用としてはもちろん、チームメンバーとの情報共有にも使えます。
マルチデバイスに対応しているので、デスクトップやスマートフォンアプリ版、ブラウザ版をOSを問わず利用できます。
基本的に無料で利用できますが、容量や共有機能が充実した有料プランも提供されています。
ベーシックプラン
利用料金：無料
月間アップロード容量：60MB
1つのノートの上限容量：25MB
同一アカウントが利用できる端末：最大2つまで
ノートのオフライン利用：デスクトップ版のみ
プレミアムプラン
利用料金：月額600円
月間アップロード容量：10GB
1つのノートの上限容量：200MB
同一アカウントが利用できる端末：無制限
ノートのオフライン利用：デスクトップ、モバイル版に対応
ビジネスプラン(主に法人向け)
利用料金：月額1,100円
月間アップロード容量：20GB＋1ユーザーにつき2GB
1つのノートの上限容量：200MB
同一アカウントが利用できる端末：無制限
共同作業用スペースの利用：無制限
ノートのオフライン利用：デスクトップ、モバイル版に対応
登録方法
step1.
Evernoteへアクセスし、画面右上の「新規登録」をクリックしてください。
step2.
登録画面が表示されますので、Googleアカウントまたはメールアドレスを入力し「続ける」をクリックしてください。
step3.
入力後すぐにホーム画面が表示され、登録は完了です。
アカウント登録から利用までの流れがスムーズで、すぐに利用できる点もEvernoteのメリットです。
基本的な使い方
新規ノートの作成方法
Evernoteで最も基本的となる作業が、ノートの作成です。ノートでは、普段利用している紙のノートのように気軽に情報を書いて保存することができます。
step1.
まず、画面左側の「新規ノート」をクリックします。
step.2
上にタイトル、その下に本文を入力します。
タイトルが入力されていない場合「無題」として保存されますので、できるだけタイトルから先に入力しましょう。
なお、オンライン環境下であれば自動同期されるため、ノート作成時に保存作業は必要ありません。
ただし、電波の不具合で通信が途切れてしまうと最後に同期した箇所以降のデータが失われてしまうこともありますので、通信状況には注意してください。
データの破損が気になる場合は、オフラインで編集できる機能を利用することをオススメします。こちらは無料プランの場合デスクトップ版のみ、有料プランであればデスクトップ、モバイル共に利用できます。
step3.
Evernoteでは、ノートの本文中に画像やPDFなどの挿入も可能です。
挿入は、画面上部のツールバーのクリップアイコンから行います。
あらかじめ挿入したい箇所にカーソルを合わせておき、クリップアイコンをクリックしてください。
別ウィンドウでファイル選択画面が表示されますので、画像を選んで挿入すると表示されます。
もしくは、フォルダから挿入したいファイルをあらかじめ開いておき、それをドラッグアンドドロップしても挿入可能です。
ノートにタグ付けして整理する
Evernoteを継続的に利用していると、ノート数が数百を超えることも多々あります。
大量のノートの中から特定の1つをすぐに探し出すのは困難ですが、ノートごとに「タグ」を設定して整理しておけば素早く見つけられます。チーム内でタグ付けのルールを設定しておけば、情報共有もスムーズに行えます。
step1.
まずはじめに、タグをつけたいノートを開きます。
画面下部に、小さく表示されている「タグを追加」をクリックしてください。
step2.
タグのタイトルを入力してEnterキーを押下すると設定が完了します。続けて2つ目、3つ目と入力することも可能です。
タグを削除する場合は、該当タグをクリックして「削除」を選択してください。
step3.
タグの検索は、画面左側のメニューから可能です。
「タグ」をクリックすると、タグの一覧が表示されますのでそこから検索してください。
TODOリストとしても利用可能
step1.
まずはチェックリストの元となるタスク一覧をノートに記入しましょう。
大きなタスクと、付随する小さなタスクを整理して記入すると見返しやすくなります。
step2.
タスクの記入が終わったら、チェックボックスを挿入します。
行の先頭にカーソルを合わせ、ツールバーのチェックボックスのアイコンをクリックするとチェックボックスが表示されます。
作成したチェックボックスをクリックするとチェックマークがつき、もう一度クリックすると解除されます。
クリック状況も自動保存されますので、オンライン環境下であれば共有している相手もリアルタイムで確認できるなどのメリットもあります。
もっと便利に活用する方法
文書のスキャンと管理、他のユーザーとの共有など、電子メモだからこそ可能な機能がEvernoteには多く備わっています。
場合によっては使えるバージョンが限定されていることもありますので、ご確認の上利用してください。
他者と共有する場合
Evernoteでは、一度URLを発行すればURLを送るだけでほかのメンバーとの共有も簡単です。
共有の際は、メールやLINEはもちろん、FacebookやTwitterなどのダイレクトメッセージなどを利用してください。
ノート右上の「共有」をクリックし、共有用のリンクを有効にします。その後発行されたURLを送信すればノートの共有は完了です。
閲覧できるユーザーは、指定URLからアクセスした人のみに限られます。
名刺管理に使える
[App store](https://itunes.apple.com/jp/app/evernote-scannable/id883338188?mt=8)
Evernoteの関連アプリに「Scannable」があります(iOS限定)。
文書用のスキャナアプリで、名刺や書類などをスキャンしEvernoteに同期できるアプリです。
チームで名刺や会議資料や取引先の情報を共有したい場合などに役立ちますので、iOSを利用している方は利用してみてはいかがでしょうか。
情報のストック場所としても便利
Webページ、画像、動画、PDFなどあらゆる情報をノートに蓄積できるEvernoteは、情報のストック場所としても有効できます。
編集画面の上部、メニューバーに表示されている「リンク(鎖のアイコン)」と「ファイルの添付(クリップアイコン)」を利用しましょう。
「リンク」では、ただURLを貼るだけでなく、タイトルを併記する欄もありわかりやすく記入することができます。
ファイルの添付は画像、動画、PDFなど、多くのファイル形式に対応しています。
まとめ
Evernoteは簡単な操作性とシンプルな機能ゆえに自由度が高く、個人の情報収集やチーム内の情報共有など、多様なシーンで活用できます。
ただ、Evernoteは情報をストックしたり共有したりすることを目的としたツールなので、TODOリスト機能は簡易なものに留まっています。より厳密にタスク管理したい場合は、当社が提供するタスク管理ツール「Jooto」がおすすめです。
タスクごとの担当者や進行状況がひと目で把握できるので、チーム単位でのタスク管理に最適です。基本機能は無料で利用できるので、一度試してみてはいかがでしょうか。
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