タスク管理を苦手だと感じていたとしても、タスク管理ができなくては、納期に遅れが生じてしまうこともあり得ます。
ビジネスシーンにおいてタスク管理は重要な役割を担っています。
適切なタスク管理を行うことで、業務を効率的に進められ、優先度の設定や進捗管理にも役立ちます。
タスク管理が自分の仕事の進捗に影響するのはもちろんですが、プロジェクト全体にも影響するため、タスク管理が苦手なままでは、取引先などにも迷惑をかけてしまい、トラブルにつながる可能性も。
この記事では、タスク管理が苦手な人の特徴や、苦手だと感じる原因を紐解き、タスク管理への苦手意識を克服するお手伝いをします。
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目次
タスク管理が必要な理由
タスク管理が苦手で上手くできないと感じている人にとっても、タスク管理は不可欠なものです。
タスク＝特定の期日までにやるべきことです。
似た言葉でよく使われる「ToDo」は、いつかするべきこと、しなければならないことを意味する用語で、期日が決まっていないことを指します。
タスクの管理ができなくては、何から手をつけてよいのかわからず、作業効率も悪くなります。
自分でタスクの優先順位などを判断できず、上司の指示を待つことしかできないのでは、周囲にも迷惑をかけてしまいます。
特に近年は、働き方改革の影響もあり、リモートワークも増えています。
オフィスで仕事をしていたころよりも、自分でタスクの優先度を考え、管理していかなければいけない場面も多くなっています。
タスク管理は、非常にメリットが大きいので、苦手な人も、やり方を改善するようにしましょう。
スムーズにタスク管理を行えるようになります。
タスク管理が苦手な人の特徴と原因
タスク管理が上手な人と苦手な人にはどんな違いがあるのでしょうか？
違いが分かれば、解決に向けて策を講じることができます。
タスク管理が苦手だと感じている人に共通する、主な特徴と原因は下記のとおりです。
- タスクの粒が大きい
- 優先順位がわからない
- タスクにかかる時間がわからない
- ひとりで抱え込みすぎてしまう
- すべて頭の中だけでタスクを整理しようとしている
ひとつでも当てはまったら、要注意です。
一つひとつ詳しく解説いたします。
タスクの粒が大きい
タスクが苦手と感じている原因のひとつとして、設定したタスクの粒（規模）が大きすぎる傾向にあることが考えられます。
タスク管理を適切に行うには、ひとつの業務を小さいタスクに分解することが大切です。
小さなタスクへの洗い出し作業や、分解ができずにいたために、大きなかたまりのままで捉えてしまい、やるべきことが曖昧になり、結果として業務に遅れが生じてしまったという事例もあります。
スケジュールなどの予定を見積もる際にも失敗しやすくなるため、大きなタスクの粒は、小さいタスクに分解することを心がけるようにしてください。
優先順位がわからない
複数のタスクを抱えている場合、タスクの優先順位を把握することはとても大切です。
取り掛かる順番を間違えると、業務が停滞してしまったり、チームメンバーが後工程へ進めなくなってしまったりといったことが起こります。
優先順位が把握できていれば、どのタスクを優先すべきかだけではなく、後回しできるタスクも見えてきます。
優先順位を判断する際に役立つのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
緊急性が低い仕事を優先的に進めてしまったり、重要な仕事を後回しにしてしまったり、といったことを防ぐ効果があります。
まずは、縦軸をタスクの重要度、横軸をタスクの緊急度として、タスクを4つに分類してみましょう。
タスクを緊急度と重要度に分類して書き出すことで可視化され、タスクの優先順位が明確になり、タスク管理がしやすくなります。
タスクにかかる時間・工数がわからない
タスクにかかる所要時間がわからないと、時間が足りなくなってしまったり、引き受けて良い量が分からなくなります。
また、タスク管理を適切に行うには、工数の管理も欠かせません。
工数とは、「作業完了までにかかった時間」×「携わった人数」で表される数値のことを指します。
ひとつのタスクにかかる時間や、プロジェクト全体の工数を把握することで、プロジェクト完了までにどれくらいの時間がかかるのか、割り出すことが可能になります。
無理なスケジュールを組んでも、期限に間に合わなくなったり、品質の低下を招いたりと、プロジェクトは上手くいきません。
しっかりと、タスクの洗い出しを行い、タスクにかかる時間や必要な人員の数を割り出して、納品までにかかる期間を計算しておきましょう。
そのうえで、余裕を持ったスケジュール設定を行うことが、タスク管理成功のポイントになります。
ひとりで抱え込みすぎてしまう
タスクの管理が苦手な人の特徴のひとつとして、なんでもひとりで抱え込んでしまうという点が挙げられます。
仕事に費やせる時間は限られているため、許容範囲を超えるタスクを詰め込むことで、キャパシティオーバーになりがちです。
自身の能力の許容範囲を把握できていないと、無理のあるスケジュール設定をしてしまい、結局、最後までタスクをさばききれず、締め切りに間に合わなくて周囲に迷惑をかけてしまったり、トラブルになってしまったりといった状況になってしまいます。
ひとりですべてを抱えることをせず、自分がこなせるタスクの量を理解して、業務を引き受けることが大切です。
無理だと感じたら、上司や同僚に日程やタスク量を調整できないか相談するようにしましょう。
また、マネジメントをする立場の人は、従業員（部下）が業務を抱えすぎているときに、断れるような環境を作っていくことも大切です。
定期的に打ち合わせ行うなどして業務内容を振り返るようにしましょう。
すべて頭の中だけでタスクを整理しようとしている
タスク管理には、何かしらのツールを使用することをおすすめいたします。
自分の記憶に頼るだけのタスクの整理を行うのは非常に危険で、失敗の元です。
タスク管理が苦手な人の中には、自分の記憶に頼って仕事をしている人もいますが、人の記憶は時間が経つにつれて、どんなに重要なことでも忘れることがありますし、記憶違いをおこすことは珍しくありません。
習慣化しているタスクだけならまだしも、想定外の出来事が起きたり、急にタスクが舞い込んできたりすると、混乱し、タスクの進め方が分からなくなってしまいます。
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タスク管理が苦手な人のリスク
タスク管理ができないと、さまざまな問題が発生します。
プロジェクトを遂行していくうえで、取り返しのつかない事態にもなりかねませんので、注意が必要となります。
タスク管理が苦手な人にとっての主なリスクは下記の3つです。
- 納期に間に合わなくなる
- トラブルになりやすい
- 作業効率、生産性の低下
詳しく解説します。
納期に間に合わなくなる
タスク管理が苦手な人にとって、一番のリスクは、やはり納期に間に合わなくなる可能性が高まることでしょう。
タスク管理とは、タスクごとの重要度や期限から優先度を決め、スケジュールを設定したうえで進捗管理をしていくことです。
タスク管理が苦手だと、スケジュール調整が上手くいかず、どんどんタスクが溜まっていき、期限に間に合わなくなってしまいます。
優先度の高いタスクからこなすことが大切です。
トラブルになりやすい
タスク管理ができないとトラブルにつながる可能性が高まります。
納期に間に合わなければ、当然、顧客とトラブルになりますし、作業を就業時間内に終わらせられず、残業が増えると、社内でトラブルになるかもしれません。
また、適切なタスク管理が行われないことで、タスクの担当者の間で齟齬が生まれ、チーム間でのトラブルの元になります。
タスク同志は相互関係にあることが多いので、自分の進めるタスクが終わらなければ、取り掛かることができないタスクを抱えているメンバーに不満が溜まってしまうような状況になりかねません。
適切なタスク管理を行うことで、早い段階で問題を解決でき、チーム内の雰囲気も良くなり、スムーズに業務を進められるようになります。
作業効率・生産性の低下
タスク管理が上手くできないと、重複が生じたり、時間が足りなくなってしまったりといった不具合がおこります。
どのタスクが終わっていて、未着手のタスクがどれなのか把握できておらず、同じ業務を別のメンバーが行ってしまえば、時間の無駄になり、人件費などのコストも余分にかかってしまいます。
タスクの優先順位や進めるべき順番を間違えれば遅延に繋がります。
上記のような状態になると、作業効率も生産性も低下してしまいます。
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タスク管理の苦手克服のためにするべきこと
タスク管理がビジネスにおいて不可欠なものだということが分かりました。
苦手意識を克服し、リスクを減らすためにはどのように取り組むことが大切なのでしょうか。
タスク管理が上手くいく方法をご紹介しますので、苦手を克服して、円滑に業務を行えるようにしましょう。
特別なスキル・能力が必要になるわけではないので、一つひとつ、確実に実践していきましょう。
タスク管理の苦手を克服するためにするべき手順は以下のとおりです。
- タスクの洗い出しを行い分解する
- チームでコミュニケーションをとる
- 時間に余裕を持つ
- マルチタスクは避ける
- タスク管理ツール・アプリの導入
詳しく見ていきましょう。
タスクの洗い出しを行い分解する
タスクが大きいままだと、具体的なことが曖昧で、いったい何から取り掛かるのが良いのかの判断もできません。
そんなときは、タスクを分解し、細分化することで、やるべきことや順序が明確になります。
「具体的に何をすれば良いのか理解できる」程度まで小さく洗い出すようにしましょう。
また、一つひとつのタスクの所要時間を割り出すことで、スケジュールも組みやすくなります。
タスクを洗い出す作業は、プロジェクトの開始前に行います。
企画を立てる段階で全てのタスクを把握することで、全体の工数が見え、ゴールまでの道筋が明確になります。
クライアントに見積もりを出す際にも、スケジュールやコストの根拠を示すことができるようになるため、提案に説得力を持たせることができます。
チームでコミュニケーションをとる
タスク管理には、チーム内でのコミュニケーションが不可欠です。
チームでプロジェクトを進めている場合、前工程の担当者の仕事が終わらないと進まないということもあるでしょう。
自分の前工程、後工程の担当者としっかりとコミュニケーションを取ることで、全体の進捗が見え、スケジュールが組みやすくなります。
多くのタスクを抱えすぎてしまい、手が回らないときなども、チーム内で助け合うことが大切です。
何かあったらその都度すぐに上司に相談できるよう、または部下の悩みをすぐに聞けるよう、気軽にコミュニケーションが取れる環境を作っておきましょう。
ビジネスチャットツールなどを使用すると、どんなことでも相談しやすく、何かトラブルが発生した際にも、すぐにチーム全体で共有し、対応することができるのでおすすめです。
時間に余裕を持つ
スケジュールを立てる際には、納期ギリギリになることがないよう、余裕をもたせることが大切です。
タスクの洗い出しを行った際に、タスクにかかるおおよその所要時間を把握しておきましょう。
過去の実績などを参考にして、時間を割り出します。
一度、所要時間を測ってみるもの良いでしょう。
そしてプロジェクト開始前に、タスクにかかる所要時間をもとに、スケジューリングを行います。
タスクの所要時間に余裕を持たせたスケジュールを組むことで、何かトラブルが発生したときにも、素早い対応をすることができます。
マルチタスクは避ける
マルチタスクとは同時進行で複数のタスクを処理することを指す言葉です。
効率が良いように見える反面、集中力が削られてしまい、非効率になってしまう恐れがあります。
タスク管理が苦手だとスケジュール管理が上手くいかず、不必要なのにマルチタスクを行わなくてはいけなくなってしまうことも。
タスクを切り替えながらの作業では、ミスや遅延を引き起こす可能性もあり、結局時間を無駄にしてしまうという事態に陥りがちです。
ミスや遅延を防ぐためにも、マルチタスクを避け、できるだけシングルタスクで進められるよう、タスクの優先順位や所要時間などを精査してスケジューリングを行いましょう。
タスク管理ツール・アプリの導入
タスク管理が苦手な人でもタスク管理ツール・アプリを導入することで、タスクの進捗が可視化され、上手く管理ができるようになります。
エクセルやGoogleスプレッドシート、メモアプリ、カレンダーアプリなどをつかって管理することもできますが、リアルタイムでチーム全体の進捗を確認することなどには向いていません。
タスク管理ツール・アプリなら、複数人で情報を共有できるため、プロジェクトチームのマネジメントにはぴったりです。
また、タスク管理ツール・アプリにはリマインドしてくれる機能がついているものもあり、あらかじめ登録することで、ユーザーに通知が送られてきます。
多くのタスクを抱えていると、つい、やらなくてはいけないタスクを忘れてしまうこともありえるので、リマインダーを利用して、漏れや抜け、遅れを防止しましょう。
タスク・プロジェクト管理を
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タスク管理が苦手な人にはJootoがおすすめ！
タスク管理が苦手な人にこそ、Jootoがおすすめです。
Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、一つひとつのタスクが付箋のような形でプロジェクトボード上に表示されます。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
画面に付箋を貼っていくような感覚で誰でも簡単に使いこなせるようになるので、タスク管理が苦手な人や、アナログ派でデジタルツールが苦手な人でもすぐに使えるようになります。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを元に、ワンクリックでカンバンボードからガントチャートが自動作成されるため、リアルタイムで、それぞれのタスクの進捗を確認することもできます。
また、タスクごとにチャットでやりとりができたり、資料などを添付して共有できるところも嬉しいポイントです。
Chartwork、Slack、Googleカレンダーとの連携も可能です。
Jootoは、コンサルティングなどのサポート体制も充実しているのが特徴です。
業務効率を向上させるために、タスク管理ツールを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。
Jootoでは、プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができます。
新たなツールを導入する際、担当者には大きな負担がかかりますが、Jootoなら負担を最小限に抑えることができます。
そして導入後、いざ運用していくときにも、Jootoを使用したタスク管理が、社内で定着するよう、丁寧にサポートいたします。
ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。
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