タスクの抜け漏れを防ぐ方法とは？抜け漏れが多い人の特徴や対策を解説！

ビジネスシーンでは、些細なケアレスミスが深刻なトラブルを引き起こすことがあります。

多くのビジネスパーソンは、日々複数のタスクを同時進行でこなしています。
「他のタスクを処理しているうちに、期限が迫ったタスクの存在を見落としてしまい、間に合わなかった」経験のある人は多いでしょう。

期限に1日遅れただけでも、社内外の関係者に大きな影響を与えてしまうことがあるため、注意が必要です。
タスクの抜け漏れによる遅延やミスを繰り返すと、取引先やお客様からの信用を失う事態にもつながりかねません。
そのため、見落とすことなくタスクを実行するための対策を講じる必要があります。

当記事では、タスクの抜け漏れが多い人の特徴や対策、上司として部下のタスクを管理するポイントなどを解説します。
タスク管理を効率化する管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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タスク管理の重要性

タスク管理とは、個人やチームが仕事やプロジェクトを効率的に遂行するためのマネジメント方法のことです。

ビジネスや日常生活では、常に「やるべきこと＝タスク」が発生します。
複数のタスクを見落とすことなく効率的にこなすためには、「どのタスクを、どのような順番で、いつまでに完了させるのか」を明確にし、管理しなければなりません。

タスク管理があまいとミスやトラブルを引き起こす要因となるため、注意が必要です。
対応が抜け落ちることによってスケジュールの遅延や成果物の品質が低下したり、企業としての信頼を損なうことにつながったりする場合があります。

タスク管理は、業務を円滑に進めるためにすべてのビジネスパーソンに必須のスキルです。

タスクの抜け漏れが多い人の特徴

同じ量の仕事を抱えているにもかかわらず、抜け漏れが多い人といつも期日までに仕事を終わらせる人が存在します。

タスクを見落とす頻度が高い人には、次のような特徴があります。

頭の中だけでタスク管理している
タスクの状況を把握できていない
仕事量が多すぎてキャパシティを超えている
タスクの優先順位を整理できていない
作業時間の見積りができていない

それぞれについて詳しく解説します。

頭の中だけでタスク管理している

「今日までにやらなければならない仕事を見落としていた」「気づくと納期を過ぎていた」などの不注意によるミスは、頭の中だけでタスクを管理していることが原因の場合があります。

基本的に人間の脳は、複数の物事を同時に処理することが苦手です。
きちんと記憶したつもりでも、時間が経てば思い出せなくなったり、後から発生したタスクの情報に上書きされてしまったりします。

タスクは頭の中だけで管理するのではなく、メモ帳や付箋に書き出す、todoリストを作成する、アプリや管理ツールに記録するなど、目に見えるようにしておく必要があります。
複雑なタスクを文章や絵や図などを使って目に見える形に落とし込むことで、単純化する効果もあります。

タスクは見える化し、いつでも全体を把握できる状態にしておくことが大切です。

タスクの状況を把握できていない

タスクの状況は変化していくため、最新の状態を把握しておかなければなりません。
たとえば、タスクが発生した時点では優先順位が低かったタスクが、他のタスクとの兼ね合いによって優先度が高まることがあります。

タスクをきちんと書き出して管理しているにもかかわらず抜け落ちる人は、タスクを継続的に管理できていない可能性があります。
タスクの抜け漏れを防ぐためには、こうした状況の変化を記録し、適宜処理する順番を見直す作業が必要です。

仕事量が多すぎてキャパシティを超えている

タスク管理に気を配っているにもかかわらず、タスクが抜ける・漏れる人は、そもそも仕事量が多すぎる場合があります。
自分自身のキャパシティを超える仕事量を抱えていると、誰でも不注意による抜け漏れが発生する確率が高くなります。

日々業務に追われ長時間労働が恒常化すれば、集中力や判断力が低下し、本来のパフォーマンスを発揮できなくなるでしょう。
自分の処理できる仕事量を把握し、キャパシティを超えるタスクを引き受けないようにすることも、タスク管理の大切なポイントです。

一人では処理しきれない場合は、早めに上司や先輩、同僚に相談することも大切です。

タスクの優先順位を整理できていない

タスクの優先順位づけが不適切だと抜け漏れが発生しやすくなるため、注意が必要です。

例えば、「タスクAに着手するためには、タスクBを先に処理して上司に確認してもらわなければならない」など、タスク同士が関連しているケースは多いでしょう。
タスクの依存関係や優先度を整理し、適切な順番で処理する必要があります。

作業時間の見積りができていない

タスクごとの作業時間の見積りができていないと、余裕をもってタスク管理できなくなってしまい、結果として抜けや漏れが発生するリスクが高まります。

1日の労働時間のすべてをタスク処理に充てられるわけではありません。
ミーティングの時間や日々発生する雑務をこなす時間も必要です。
個別のタスクの処理に要する時間を正確に見積もるとともに、1日のなかでタスク処理に割ける時間がどのくらいあるか把握し、スケジュール化することが大切です。

タスクの抜け漏れを防ぐ方法

タスクの抜け漏れが多い人には、共通の特徴があることを解説しました。

抜け漏れを防ぐ具体的な方法は、次の4つです。

タスクを細分化する
付箋を活用してタスクが常に目に入るようにする
あらかじめ作業時間を見積もっておく
懸念点は早めに上司や先輩、同僚に相談する

それぞれについて詳しく解説します。

タスクを細分化する

タスクが発生したら、放置せずにすぐに細分化することが大切です。

例えば、「新製品の企画書の作成」のタスクには、「情報収集、機能の選定、デザインの検討、企画書のアウトラインの作成、文章の執筆」など、複数のタスクが含まれます。
あらかじめ必要な工程をタスクとして細分化することでやるべきことが明確になり、作業時間の見積りがしやすくなるでしょう。

タスクの細分化は、チームでプロジェクトを遂行する際にも役立ちます。
タスクを細分化することでスタッフにタスクを割り振りやすくなり、細かな調整や進捗管理が可能になります。

付箋を活用してタスクが常に目に入るようにする

「タスクが増えるとつい抜け漏れが発生してしまう」という人は、付箋にタスクを書き出す方法が有効です。

期日が近いタスクや重要度の高いタスクを付箋に書き出してデスクなどの目につきやすい場所に貼っておきましょう。
タスクが完了したら付箋を剥がしていくことで、抱えているタスクの量を視覚的に把握できるようになります。

あらかじめ作業時間を見積もっておく

抜け漏れを減らして効率的にタスクを処理するためには、あらかじめタスクの作業時間を決めておくことが大切です。

タスクを記録して整理する際に、作業時間の見積りも書き出しておきましょう。
設定した時間を意識して処理することで、ムダな時間の発生を防止し、効率的に動けるようになります。

突発的なタスクが発生したり、想定よりも時間がかかったりして、スケジュール通りに進まないこともあるでしょう。
ある程度バッファを設けて作業時間を見積もることが大切です。

懸念点は早めに上司や先輩、同僚に相談する

タスクを処理する過程で一人では解決できない問題が発生したり、想定よりも時間がかかることが判明したりした場合は、早めに上司や先輩、同僚に相談しましょう。
自分だけで抱え込むと焦りからケアレスミスが発生しやすくなり、非効率です。

精神的な余裕がなくなるとどうしても不注意になりやすく、重要なタスクの抜け漏れにつながってしまいます。
早めに周囲に相談することでサポート体制を整えたり、タスクの割り振りを変更したりといった対応がとりやすくなります。

タスクの抜け漏れが発生してしまった際の対応方法

注意深くタスク管理していても、タスクの抜け漏れが発生してしまうことがあります。

焦らずに、次のステップで対応しましょう。

上司に報告する
影響を与えた相手に対して謝罪する
チームのメンバーに共有する
再発防止策を考える

抜け漏れに気づいたら、まずは上司へ報告して指示を仰ぎます。
言い訳せずに、事実を正確に伝えるようにしましょう。

その後、タスクの抜け漏れによって影響を与えた相手に対して謝罪します。
速やかに謝罪することがポイントです。
謝罪が済んだら、一緒に仕事をしているメンバーにも経緯を共有しておきます。
最後に、抜け漏れが起きた要因を分析し、再発防止策を考えます。

取引先に対する謝罪文の例文

タスクの抜け漏れによって取引先に迷惑をかけてしまった場合は、できるだけ早く謝罪の気持ちを伝えます。

謝罪文の例文は、次のとおりです。

【例文】

件名：納期の遅延に関するお詫び

〇〇株式会社
〇〇部〇〇課〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは、製品〇〇の納期に遅延が発生し、貴社にご迷惑をおかけすることとなり、大変申し訳ございません。
心からお詫び申し上げます。
遅延の原因を確認したところ、弊社内のスケジュール管理不足によるものであることが分かりました。

今回の出来事を深刻に受け止め、同じことを繰り返さないよう、業務フローの見直しや確認体制の強化に取り組んでまいります。

この度は、貴社に多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも、品質と納期の両面でご満足いただけるよう、努めていく所存です。
変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇
（氏名・連絡先）

上司として部下のタスクを管理する際のポイント

上司として部下のタスクを管理していると、タスクの抜け漏れを繰り返す部下の存在に悩むことがあるでしょう。
タスクを見落とすことが多いのは個人の特性ととらえられがちですが、教育の機会をもったり管理方法を工夫したりすることで、ある程度克服できます。

上司が部下のタスクを管理する際のポイントは、次のとおりです。

社員教育の機会をもつ
余裕をもった期限を設定する
こまめに進捗を報告させる
管理ツールを導入する

それぞれについて詳しく解説します。

社員教育の機会をもつ

部下のなかには、タスク管理の方法を知らなかったり、そもそもタスク管理の重要性を理解していなかったりする人が存在します。
タスク管理の重要性や具体的な方法について教育の機会をもつことは、重要なステップです。

タスク管理の方法について一定のルールを設ける場合は、マニュアルとしてまとめておき、定期的にルールを周知するとよいでしょう。

余裕をもった期限を設定する

部下にタスクを割り振る際は、できるだけ余裕をもった期限を設定しましょう。

例えば、取引先への納品日をそのままタスクの期限にするのではなく、2〜3日の余裕をもたせるようにします。
そうすれば、部下が期限を守らなかったり対応に抜け漏れがあったりした場合でも、取引先の納品日までには間に合わせられるはずです。

こまめに進捗を報告させる

上司がすべての部下のタスクの抜け漏れや進捗をチェックして回ることは困難です。
「期限の直前になってからやるべきことが見つかる」といった事態を防ぐために、こまめに進捗を報告させる仕組みをつくりましょう。

「個別のタスクが完了したタイミングに加えて、毎週水曜日にすべてのタスクの状況をメールで報告する」など、報告のサイクルと方法を決めておくことがポイントです。

管理ツールを導入する

部下の仕事の抜け漏れを防ぐ手段としては、ノートやメモ帳、付箋など、紙に書く方法が一般的でしょう。
あるいは、WordやExcelでTODOリストやチェックリストを作成して管理する方法があります。
これらの管理方法の問題点は、情報の共有や更新に手間がかかることです。

タスクをより効率的に管理したい場合は、管理ツールの導入がおすすめです。
タスク管理機能に特化したツールを導入すれば、部下が抱えているタスクを簡単に見える化でき、進捗状況を一目で把握できます。
「誰がどのくらいの量のタスクを抱えているのか」「予定通りに進捗しているか」「期日が迫ったタスクはあるか」といったことが簡単に把握できるため、抜け漏れが発生しそうなポイントをあらかじめピックアップし、対策を立てることも可能です。

管理ツールにはさまざまな種類がありますが、できるだけ使い方がシンプルでわかりやすいものを選ぶとよいでしょう。

Jootoを活用してタスクの抜け漏れを防止しよう

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
複雑な操作は必要なく、基本的にはドラッグ&ドロップだけで誰でも簡単に使いこなせます。
まるで付箋を貼るような感覚でタスク管理できるため、これまでメモ帳や付箋など、紙に書くことでタスク管理してきた人でも抵抗感なく使えるでしょう。

Jootoを活用すれば、「タスクに期限を設定する・優先順位をつける・カテゴリー別に分類する・リマインダーを設定して管理する」といったことが簡単にできるため、確実にタスクを実行できます。
チーム全体のタスクの進捗を可視化できるガントチャートも自動的に作成できるため、チーム単位のタスクの抜け漏れも防止可能です。

タスクの期限や優先度などが変わった場合はその都度情報を更新し、常に最新の状態を保つことができます。
タスクを細かく管理したい場合は、チェックリスト機能を活用してタスクの一覧を作成しておくと、抜け漏れ防止に役立ちます。

タスク管理を効率化して抜け漏れなく業務を遂行したい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。