労働人口の減少やデジタル化の急速な進展、働き方改革の推進など、ビジネスをめぐる環境は目まぐるしく変化しています。
企業が競争力を維持していくためには、コスト削減と業務効率化に取り組み、生産性向上を実現していく取り組みが不可欠です。
社内では、定例会議や新しい企画のアイデアを集めるための会議、プロジェクトの打ち合わせなど、日々さまざまな目的で会議が実施されています。
会議のなかには、「形骸化していて目的が不明確である」「話が脱線しがちでいつも長引く」など、問題のある会議も存在するでしょう。
企業は社員が会議を行っている時間に対しても給与を支払わなければならないため、非効率な会議は企業にとって無駄なコストが発生していることになります。
また、業務効率化や働き方改革が求められるなか、会議のために本来必要のない時間を割いている状況は、明らかに非効率です。
生産性向上を実現させるためには、会議の在り方自体を見直し、企業の意思決定の速度を上げる必要があります。
本記事では、よくある会議の問題点や会議を効率化するポイント、効率化を図るためのツールをご紹介します。
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目次
会議の目的
会議を実施する目的は、以下の3つにわけられます。
参加メンバーの時間を有効活用し、成果につなげるためには、参加者全員が目的を正しく認識していることが大切です。
- 意思決定
- アイデアを出し合う
- 情報共有
それぞれについて詳しく解説します。
意思決定
新しい施策を実施する際や予算案の策定など、企業の今後の方向性に関する意思決定のために会議を開催します。
意思決定を目的とする会議は、経営層や管理職など、企業の上層部が参加する場合が多いでしょう。
円滑な意思決定のためには、事前準備が大切です。
参加メンバーが会議の場で適切な判断を下し合意形成できるように、事前に必要な情報を提供したり、選択肢を提示したりといった根回しが必要です。
アジェンダを事前に共有しておくと意思決定の時間短縮になるでしょう。
アイデアを出し合う
新しいサービスや商品の開発をする際に、アイデアを出す目的で会議が開催されます。
アイデア出しを目的とした会議は、合意形成に至らなくても問題はなく、幅広い視点で多くのアイデアを集めることがゴールです。
ブレインストーミング形式で参加者から出たアイデアをどんどん書き出していくと、アイデアの幅が広がっていくでしょう。
ファシリテーターや司会者が主導し、参加者全員が発言しやすい雰囲気をつくることが大切です。
情報共有
情報共有を目的として会議が開催される場合があります。
各種のオリエンテーションや、プロジェクト開始時のキックオフミーティングなどが代表的な例です。
参加者に対して必要な情報を漏れなく分かりやすく伝えることが目的となります。
情報共有のみを目的とする会議のなかには、資料の配布で代替できる会議もあるでしょう。業務効率化の観点から、本当に対面での会議が必要かどうか見直すことも大切です。
よくある会議の問題点
無駄な会議には、共通する特徴があります。
よくある会議の問題点は以下の5つです。
- 発言する人がいつも同じである
- 参加メンバーの人選が適切でない
- ネクストアクションが共有されない
- 話が脱線することが多く会議が長引く
- 結論が曖昧なまま終了する
それぞれについて詳しく解説します。
発言する人がいつも同じである
会議で発言する人がいつも同じ人で、他の参加メンバーが発言しにくい雰囲気がある会議は、非効率なものになりがちです。
会議では全員が平等に発言し、多様な意見を出し合ったうえで合意形成することに意義があります。
意見を聞くだけの参加者が多く、発言者が偏る会議は、「参加人数が多すぎる」「参加者の職位に差がありすぎる」「ファシリテーターや司会の進行が不適切である」など、さまざまな要因によって引き起こされます。
「どうしたら全員が発言し、議論が活性化するか」という観点で会議を見直す必要があります。
参加メンバーの人選が適切でない
会議を円滑に進めるためには、議題に合う参加メンバーの人選が大切です。
議題に対する知見がないメンバーが参加していたり、参加人数が多すぎたりすると、「合意形成に至るまでに時間がかかる」「特定の人しか発言しない」といった問題が生じやすくなります。
参加メンバーを絞って本当に必要なメンバーだけを集めることで、参加者に当事者意識が生まれ、議論の活性化が期待できます。
話が脱線することも少なくなり、円滑な議事進行が可能になるでしょう。
ネクストアクションが共有されない
会議を成果に結びつけるためには、話し合いをするだけでなく、会議中に出た意見をもとにネクストアクションを決めることが大切です。
ネクストアクションを決めるとは、「誰が・いつまでに・何をするか」を具体的に定めることです。
ネクストアクションが定まらないまま会議が終了してしまうと、会議で話し合ったことが実行に移されず、会議の時間が無駄になってしまいます。
会議の最後に時間を設けてネクストアクションを全員で共有するとよいでしょう。
話が脱線することが多く会議が長引く
目的が定まらず不明確で、何となく開催されている定例会議などで多くみられる現象として、「議事の最中に話が議題から脱線しやすく、会議が長引く」という問題があります。
特に話し合うべき議題がないにもかかわらず会議を開催しても、集まること自体が目的化してしまい、議論を深めることはできません。
会議を開催するからには、あらかじめ目的を明確にし、参加者に情報共有しておく必要があります。
また、会議の開催時間の設定にも気を配る必要があります。
本来30分で終了できる会議の開催時間を1時間に設定すると、「終了時刻まで話そう」という心理が働き、会議が冗長になりがちです。
できるだけ短時間で済むように、会議の種類や目的に応じて適切な時間設定をしましょう。
結論が曖昧なまま終了する
会議は、議事の進行が終了した段階で何らかの結論が導き出されていなければなりません。
しかし、結論が曖昧なまま議事が終了し、何のために会議を開催したのか分からない状態に陥ることがあります。
参加メンバー間で共通認識を持つことができないため、認識の齟齬が生じたり、認識を擦り合わせるための会議が必要になったりと、会議自体が無駄になってしまいます。
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会議を効率化するためのポイント
よくある会議の問題点を解決し、会議の効率化を図るためには、以下のポイントを押さえる必要があります。
- 会議の目的とゴールを全員が認識する
- 紙の資料をなくす
- 会議に対する意識を変える
- 定例会議の開催頻度や開催要否を見直す
- 適切な会議時間を設定する
- あらかじめ役割を決めておく
- 議事録を作成して参加者に共有する
- ルールを設ける
- Web会議を導入する
- ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
会議の目的とゴールを全員が認識する
参加メンバー全員が会議の目的やゴールを把握したうえで会議を行うことが大切です。
そのためには、事前に日時や目的、タイムテーブルなどを記載したアジェンダや会議資料を共有しておく必要があります。
事前に情報共有することで、参加者は会議中にどのように議論に参加すべきかイメージでき、アイデアや考えをまとめやすくなります。
目的やゴールが明確になれば、建設的な議論が可能となり、話が脱線して思わぬ方向へ進んでしまうことを防げるでしょう。
紙の資料をなくす
紙の文書や資料を使用する会議は、事務作業に時間と手間がかかります。
紙の資料をできる限り削減し、ペーパーレスを実現すれば、業務効率が大きくアップします。
ペーパーレスの実現は、リスク管理の観点からも有効です。
紙の資料を配布すると、参加者がそれぞれの責任において資料を管理することになります。どこかに置き忘れたり、紛失したりといったリスクは避けられません。
会議資料をデジタルデータとして一括で管理できる仕組みを取り入れることがおすすめです。
会議に対する意識を変える
参加者の会議に対する意識を変えることも、会議効率化につながります。
会議中や、会議のための資料を作成している間は通常業務をストップすることになり、企業の利益には直結しません。
しかし、利益に直結しない時間であっても企業は社員に対して給与を支払っています。
「会議＝コストが発生している」という認識を一人ひとりが持ち、最小限のコストでよりよい結論を導けるよう意識することが大切です。
「通常業務の時間を削ってでも開催する意義があるのか」という観点で会議の必要性を見直してみるとよいでしょう。
定例会議の開催頻度や開催要否を見直す
定例会議の開催頻度や開催要否を根本的に見直すことも大切な取り組みです。
「形骸化している」「会議の内容が報告事項だけである」といった場合は、思い切って開催を取りやめたり資料配布だけに切り替えたりといった判断が必要でしょう。
あるいは、開催回数を最小限に抑え、参加メンバーを厳選して開催するなど、会議の在り方を見直すことが重要です。
適切な会議時間を設定する
人間の集中力の持続は90分が限界と言われています。
したがって、会議時間は90分以内に収めるのが望ましいでしょう。
90分で結論を出すことが難しい場合は、小休憩を取るなど、工夫が必要です。
また、「開始時刻になっても参加者が集まらない」「終了時刻になっても会議が終わらない」という状況は避けるべきです。
時間を守らないことが常態化すると、参加者の会議に臨むモチベーションが低下してしまいます。
会議の効率化を図る社内の意識自体も薄れていくでしょう。
主催者および参加者の双方が「時間厳守」を徹底することが重要です。
あらかじめ役割を決めておく
会議中に効率的に合意形成に至るためには、あらかじめ会議の役割を決めておくことが有効です。
必要な役割は、以下の3つです。
- ファシリテーター（司会）
- タイムキーパー
- 議事録作成者
会議効率化の鍵を握るのが、ファシリテーター（司会者）です。
ファシリテーター（司会）は、会議がアジェンダ通りに進むよう議論の方向性を決め、参加者の意見を引き出し、中立的な立場で意見をまとめ、結論へと導いていく役割を担います。ファシリテーター（司会）が不在だと会議が長引く傾向があり、短時間で結論を導き出すことが難しくなります。
タイムキーパーは、会議が時間通りに進行するように会議中の発言の持ち時間の管理や、グループ討議の時間管理などを行います。
会議の進行状況によっては、会議中に会議のタイムスケジュールを修正しなければならないこともあるでしょう。
タイムキーパーが時間管理に集中できるように、タイムキーパーはファシリテーター（司会）と別の人を指名することがポイントです。
議事録担当者は、会議の発言内容や決定事項を文字に書き起こし、分かりやすくまとめる役割を担います。
議事録は、会議が終わったら速やかに共有することが大切です。
そのため、事前に配布されるレジュメやアジェンダなどを参考にアウトラインを作成しておき、作成に要する時間を短縮することがポイントとなります。
議事録を作成して参加者に共有する
議題によっては、会議が長時間にわたる場合があります。
議事録を作成しないと、参加者は記録を残すために会議中にメモを取らなければならず、議論が深まりにくくなります。
また、議事録の作成は、会議で話し合われた内容や決定事項、ネクストアクションを共有するうえでも重要です。
「言った・言わない」のトラブルを防止することにもつながるため、会議の都度作成するようにしましょう。
議事録は単なる文字起こしにならないように、議事の要点を簡潔に分かりやすくまとめます。
あらかじめ議事録の担当者を決め、会議終了後に速やかに共有できる体制を整えておくことが大切です。
ルールを設ける
短時間で中身の濃い議論をするためには、会議のルールを設けることが有効です。
例えば、「意見を述べる際は3分以内にまとめる」「他の発言者の意見を否定しない」「会議中はスマートフォンを使用しない」などのルールを定めて参加者に周知しておくとよいでしょう。
ただし、細かすぎるルールは参加者の意欲低下につながりかねないため、注意が必要です。
Web会議を導入する
Web会議を導入するのも会議効率化の1つの手段です。
会議を開催するときに、「会議室が確保できない」「遠隔地の参加者のスケジュール調整が難しい」といった問題はしばしば発生します。
「会議＝会議室やミーティングスペースに集まって行う」という認識に縛られず、スタイルを変えることが大切です。
Web会議とは、インターネット回線を使用してビデオ通話や音声通話などで会議を実施する方法です。
特に複数拠点がある企業の場合、Web会議を活用すれば各々の拠点にいながら場所にとらわれずに会議に参加できるため、業務効率化につながります。
テレワーク中の社員が参加できることも大きなメリットでしょう。
Web上で会議を開催する際は、映像や音声が途切れないように環境を整えておくことが大切です。
「発言時以外はマイクを切る」など、参加者に基本的なルールを周知する必要もあるでしょう。
記録のために会議を録画する場合は、事前に参加者の許可を得る必要があります。
ツールを導入する
タスク管理ツールやスケジュール管理ツール、情報共有ツールなどを導入することで、会議の開催準備から議事録の共有までの一連の流れを効率化できます。
ツールを導入する際は、導入目的を明確にし、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。
また、誰でも簡単に使いこなせる操作性もポイントとなります。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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会議を効率化させるツール
会議を効率化させるおすすめのツールは、以下のとおりです。
- ビジネスチャットツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
それぞれについて詳しく解説します。
ビジネスチャットツール
「Slack」や「Chatwork」のような、ビジネスに特化したチャットツールは、メールよりもメッセージやデータの共有がしやすいという特徴があるため、導入する企業が増えています。
ビジネスチャットツールの導入によって日頃の「報告・連絡・相談」が活発化し、会議の時間短縮や効率化につながります。
タスク・プロジェクト管理ツール
会議の内容や決定事項、ネクストアクションは議事録にまとめて共有する方法が一般的ですが、議事録は作成に手間がかかるうえ、読まれないリスクがあります。
タスク・プロジェクト管理ツールを導入すれば、会議の場で議事録を取るようにタスクを作成し、その場で共有することが可能になります。
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Jootoは、クラウド上で利用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけで、誰でも簡単に使いこなせます。
Jootoを会議に導入すれば、会議の決定事項をその場でタスクに落とし込み、担当者や期日などの必要な情報を共有できます。
会議中に参加メンバーの同意を得ながらタスクを割り振れるため、会議の決定事項を行動につなげることが容易になるでしょう。
タスクの進捗状況は自分だけでなくメンバー全員で共有できるため、継続的にタスクを管理していけます。
会議の無駄を省いて効率化を目指すなら、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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