無駄を削減して会議を効率化させよう！ 普段から取り組むべき会議効率化へのアクションと考え方とは？

「議題が曖昧で、話がすぐに脱線する」「結論が出ず、会議が長引く」など、惰性的に行いがちな会議。

コロナ禍でテレワークが進み、業務効率化の改善に余念のない昨今、このような非効率な会議を疑問視する人が増えているのではないでしょうか。

生産性を向上させるためには、会議の在り方自体を見直し、企業の意思決定の速度を上げる必要があります。
そこで今一度、会議の効率化を図るために、どのようなポイントがあるのか考えていきましょう。

 

会議を効率化するためのポイント

会議効率化のためには、会議を開くに当たり、ムダが起こり得る原因を排除することが大切です。

会議の目的とゴールを全員が認識する

「なぜ会議を行うのか？」「何を目的とした会議なのか？」という、「会議の目的・ゴールの事前共有」を、参加者全員が把握した上で会議を行うことが肝要です。

また議題やタイムテーブルなどを記載したアジェンダや、会議資料の事前共有も大切です。
事前配布することで、参加者にどのような提案をしたいかなどアイディアや考えをまとめる時間を持たせておく必要があります。
議論の活発化は、会議が生きたものになる大前提と言えるからです。

紙媒体の資料をなくす

資料を印刷し、配布することは、一定の労力が掛かります。

参加者に会議に必要なデータをメールなどで事前に渡しておけば、その場で書類を配布する手間も掛からず、データによる資料共有は、資料の紛失リスクや管理コストも削減できるメリットがあります。

会議に対する意識改革

会議効率化のためには、参加者の「会議に対する意識」を変えることです。

会議中や、会議資料作成時は、必要な業務ではあるものの、通常業務を進めることができないため、一時的に業務がストップし、企業の利益には直結しません。

つまり会議の事前準備・会議の参加にかかる時間は、人件費というコストがかかる時間であり、 「会議＝コスト」という認識を社内共有することで、会議の効率化が期待できるでしょう。

開催頻度・開催要否を見直す

会議の効率化のためには、「開催頻度」や「開催要否」を見直す必要もあります。
会議の頻度を減らすことや、取りやめることで支障が出そうか、或いは主体性を持って参加できる最小メンバーで行うなどを踏まえ、会議の開催頻度は適切か、開催に値する会議なのか、改めて考え直すことも重要です。

適切な会議時間を設定する

 

 

人間の集中力の持続は90分が限界であると言われています。
したがって、会議時間は90分以内に収めるのが望ましいでしょう。

90分に収めるのが難しいならば、適切な小休憩を取るなど、工夫すると良いでしょう。
会議開始・終了時刻を厳守する
開始時間になっても参加者が集まらない、終了時間になっても会議が終わらないという状況は避けましょう。
これが常態化すると会議に臨むモチベーションが低下し、会議の効率化は図ろうとする社内の意識が薄れてしまいます。
主催者・参加者の双方が「時間厳守」を徹底ことが重要です。

予め会議の役割を決めておく

会議においては、議論が進まず、横道に逸れることや、意見は出ても結論に結び付かないこともあります。

そのため会議効率を上げるためには、「会議中の役割」を先に決めておくことです。

上記のような場合は、ファシリテーターの導入が効果的と言えます。
ファシリテーターは、会議がアジェンダ通りに進むよう議論の方向性を決め、参加者の意見を引き出し、予定通りに会議が終えられるよう時間管理をする役割を担います。

ファシリテーター他、会議で必要となるのは、以下の２つが主にあります。

・タイムキーパー
「発表時間」や「グループワークの時間」などを管理する役割を担う

・議事録担当者
会議内容について、議事録に記録を残す役割を担う

 

普段から取り組むべき会議効率化のためのアクション

 

 

「報告・連絡・相談」が活発に行なわれていない、社内のコミュニケーションの風通しが良くない場合、プロジェクト進捗の滞りや、ミスやトラブルが会議において初めて報告される場合があります。
そのような場合、肝心の議論は後回しになってしまいます。

普段から「報告・連絡・相談」を心がけて、コミュニケーションの取りやすい環境作りをすることで、問題や課題を早い段階で解決することがスムーズな業務の進行に繋がります。
結果、必要のない会議を減らしたり、会議時間をより有効に使うことができるでしょう。

 

会議を効率化させるツール

 

ビジネスチャットツール

「Slack」や「Chatwork」のような、ビジネスに特化したチャットツールは、メールよりもメッセージやデータの共有がしやすいという特徴があるため、導入する企業が増えています。

ビジネスチャットの活用により、日頃の「報告・連絡・相談」が活発化し、「不必要な会議の削減」や「会議や業務の効率化」が期待できます。

タスク・プロジェクト管理ツール

「報告・連絡・相談」だけでは補えないような、チームメンバーそれぞれが抱えるタスクの詳細・期日・進捗を、ガントチャートで見える化してくれるのが、タスク・プロジェクト管理ツールです。

自分のみならず、メンバー全員のタスクの情報を可視化してくれるため、メンバーにヒアリングすることなく、チームの共通認識として、プロジェクトの進捗や問題点がリアルタイムに漏れなく確認することが可能です。

 

会議効率化を支えるJooto

 

Jootoは、クラウド上で利用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。

プロジェクトに関わる全チームのタスクを視覚的に捉え、プロジェクトの全体像を見える化することができます。
それぞれのタスクは、５W１Hなどの情報の詳細が盛り込まれており、メンバー各々にヒアリングする必要なく、一目で分かる仕様となっています。
リアルタイムでのプロジェクトの進捗状況を、いつでも把握することが可能です。

また実際の会議内でも、新たなタスクが発生した場合、議事録を取るようにJootoにて、タスクを作成しながらお使い頂けます。
つまり会議内で参加者の合意を取りながら、期日を決定し担当者などを割り振ることで、会議の内容が抜け漏れなく、プロジェクトに反映される形で管理することができるのです。
会議内容を即座に、次のアクションとして繋げることが可能になります。

会議の効率化を目指すなら、Jootoを是非ご活用ください！