議事録の書き方で悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
社内、社外を問わず、会議や打ち合わせに参加する際、上司から議事録の作成を指示された経験はありませんか？
議事録を作成する機会は多いものの、研修などを通じて議事録の書き方を体系的に学べる機会はそう多くなく、議事録を書き残す目的を正しく理解できていない人も少なくないでしょう。
議事録の作成は会議の発言内容をまとめる作業のため、ChatGPTなどの生成AIが代替しても問題ないと考える人がいるかもしれませんが、わかりやすい議事録を作成するためには業務や業界についての深い理解が必要です。
また、会議の場で議論された内容を理解して要約しながらアウトプットすることで業務への理解度を高められるため、新人育成を目的として議事録の作成業務が割り振られることがあります。
今回は、議事録が必要な理由や見やすい議事録の書き方などをご紹介します。
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目次
議事録が必要な理由
プロジェクトや組織の運営などに関する重要な決定事項は、会議（ミーティング）で決まることがほとんどです。
しかし、関わるすべての人が会議に出席できるわけではなく、欠席者がでることもあるでしょう。
会議で決まった内容を口頭で伝えるだけでは、認識の齟齬が生じる恐れがあります。
そのため、話し合いの要点や決定事項を文章にまとめた議事録の存在が必要なのです。
議事録が必要な理由は、以下の3つです。
- 決定事項・経緯の共有
- 備忘録として
- 次回の会議のアジェンダに活かすため
それぞれについて詳しく解説します。
決定事項・経緯の共有
議事録の最も大きな目的は、社外を含む関係者全員に決定事項を情報共有することです。
会議に誰が参加し、どのような議題・議案について議論し、何を決定したのかという情報を、関係者に正しく共有する必要があります。
また、決定事項を受け、今後取るべきアクションも共有しなければなりません。
「誰が・何を・いつまでにおこなうのか」などの具体的な事柄を項目ごとに分け、ToDoリストのように読み手にわかりやすく記載することが、議事録の書き方のポイントです。
備忘録として
議事録は、備忘録としての役割を果たします。
会議に参加したものの、記憶が曖昧になってしまったり、正しく理解できているか不安になったりすることはよく起こります。
参加者間で認識の齟齬が発生する場合もあるでしょう。
議事録を作成することで、参加者の記憶違いや理解不足を防ぎ、共通認識をもつことが可能になります。
次回の会議のアジェンダに活かすため
議事録を作成しておくと、会議のなかで議事がどこまで進行したか記録として残るため、次回の会議でどこから議論すべきかが明確になります。
その結果、次回の会議に向けたアジェンダ作りがスムーズになるでしょう。
会議の目的や趣旨に合致した適切なアジェンダが作成できれば、議事の進行も円滑になります。
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議事録の2つの形式
議事録は、出席者の発言内容を一言一句記録する文字起こしとは異なり、議事の要点や結論に絞って文章を構成する点に特徴があります。
議事録には、以下の2つの形式が存在します。
- 要約形式
- 時系列形式
会議の種類や情報共有の目的に応じて使い分けが必要です。
どちらの形式を使用したらよいか判断に迷うときは、上司の指示を仰ぐとよいでしょう。
それぞれの形式について詳しく解説します。
要約形式
要約形式は、議論の要点や結論のみを簡潔に箇条書きでまとめる形式です。
重要な事項がひと目でわかるため、多くの議事録で採用されています。
要約形式の議事録は多くても2ページ程度にまとまっていることが多いため、読み手の負担にならずに会議の結論や今後の検討事項などが把握できます。
スピード感をもって情報共有したい場合に適した形式です。
一方で、作成者の議事に対する理解度によって議事録の完成度に差がでやすいデメリットがあります。
作成者が議事の内容を理解できていないと、重要な発言内容が議事録から漏れてしまったり、発言者の趣旨と異なる内容でまとめられてしまったりすることがあるため、注意が必要です。
時系列形式
時系列形式は、会議における会話を時系列に沿って記録する形式です。
結論に至る背景を会話形式で知ることができるため、会議に参加していない人にも議論の詳細を伝えることができ、情報共有の精度が高い点が特徴です。
責任の所在を明確に記録しておきたい場合や、結論に至るまでのプロセスが重視される重要な会議の議事録として、適しています。
一方で、要約形式と異なり結論を把握するために時間がかかる点は、デメリットといえるでしょう。
また、全ての会話を記載するため議事録のボリュームが大きく、自ずと作成者の負担も大きくなります。
見づらい、わかりづらい議事録の書き方になっている原因
時間をかけて議事録を作成したにもかかわらず、上司から「わかりにくい」と指摘された経験のある人もいるのではないでしょうか。
見づらい、わかりづらい議事録には、以下のような原因があります。
- 議事録が文字起こしになっている
- 発言者・責任者が誰かわからない
それぞれの詳しい内容を解説します。
議事録が文字起こしになっている
議事録には、会議での発言内容を一言一句書く必要はありません。
挨拶などの不要な情報を入れることで、本当に必要な情報が埋もれてしまう恐れがあるためです。
会議での会話の内容を議事録にする際は、会議で話し合われた項目や内容を、簡潔かつわかりやすくまとめることを心掛けましょう。
また、議事録は会議における事実確認の資料でもあるので、事実のみを記載しなければなりません。
主観的な意見や提案を書く場合は、区別して記載する必要があります。
事実のみを簡潔にまとめるためには、会議の目的を理解しておく必要があるでしょう。
「何を決めるための会議なのか」「議題は何なのか」をしっかりと認識し、会議に参加しなかった人が読んでも、わかりやすい文章にする必要があります。
「重要なポイントを箇条書きにする」「議題と決定事項を冒頭に記載する」などの工夫をすると、後で見返す際にわかりやすくなります。
発言者・責任者が誰かわからない
議事録は、誰がどのような発言をしたのか正確に記録されていなければなりません。
主語（発言者）や述語が抜けていると、後で振り返った際に「言った・言わない」のトラブルになりやすく、責任の所在が不明確になる恐れがあります。
話し言葉では、主語や述語、目的語が抜けることは珍しいことではありません。
しかし、議事録を作成する際は、会話の中で省略された主語や述語、目的語を補う必要があります。
そのため、議事録の作成者には、議事の進行にじっくり耳を傾け、会話の意図を把握することが求められます。
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会議の前から議事録の準備をしよう
正確な議事録に仕上げるために、作成者は会議の前にできる限りの準備をしておきましょう。
慣れるまでは準備に時間がかかるかもしれませんが、慣れてしまえば議事録の作成に要する時間を削減できるはずです。
事前に準備しておくべきことは、以下の2つです。
- 会議の議題や概要を確認しておく
- 議事録の構成を決める
それぞれについて詳しく解説します。
会議の議題や概要を確認しておく
会議の議題や目的、出席者などの情報をあらかじめ把握しておきましょう。
情報収集が議事録作成のカギです。
会議の目的に応じて、議事録に記載すべき内容は変わってきます。
懸案事項など、事前にわかっていることや確認できる情報があれば、必ず収集しておきましょう。
レジュメやアジェンダなどが事前に配布されるケースも多いため、しっかり目を通しておくことが大切です。
議事録の構成を決める
議事録を作成するためには、会議中に議論の内容を把握しながら参加者の発言内容を素早く記録しなければなりません。
白紙の状態でメモを取っていく方法では、会話に追いつけない場合があるでしょう。
事前におおまかな構成を決めておくことで、項目ごとにまとまったメモを取ることが可能となります。
アジェンダやレジュメなどを確認し、会議で話し合われる内容を事前にシミュレーションし、会議の前に大まかな議事録の構成を決めておきましょう。
会議中は事前に作った議事録の構成をもとに、結論や追記事項、注意事項、今後の方針、補足などを書き込んでいきます。
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見やすい議事録の書き方のポイント
議事録は、会議の参加者や関係者だけでなく、社外を含むさまざまな立場の人が読むため、見やすさが重要です。
以下のようなポイントを押さえると、見やすい議事録が書けるようになります。
- 議事録のフォーマットを統一する
- 具体的なテンプレート（見本）を作っておく
- 読み手が知りたい情報を簡潔に書く
- 5W1H／5W2Hを意識する
- 数字や重要な単語を聞き逃さないようにする
- 発信する前に他者に確認してもらう
- 24時間以内に共有する
それぞれについて詳しく解説します。
議事録のフォーマットを統一する
議事録のフォーマットは毎回異なるものを使用するのではなく、統一することが大切です。毎回異なる作り方で作成された議事録は、読み手にストレスを与えます。
フォーマットを統一して運用することで、誰にとっても読みやすい議事録となります。
また、フォーマットを定めることで、会議中に押さえるべきポイントがはっきりするため、作成者の負担が軽減されます。
必要な情報の抜け漏れを防げる点もメリットです。
具体的なテンプレート（見本）を作っておく
フォーマットがあっても議事録の作成が難しいと感じる場合は、テンプレート（見本）を作成するのがおすすめです。
テンプレートを使用することで、表現の統一がはかれます。
テンプレートを使用すれば、初めて議事録を作成する新人でも、一定以上のクオリティの議事録が完成するように作り込むことがポイントです。
会議の内容や議題に応じて、複数のテンプレートを作成し、その都度カスタマイズしながら使用すると良いでしょう。
ベースを作っておくことで、素早い議事録作成が可能となります。
読み手が知りたい情報を簡潔に書く
議事録の主な読み手は、会議に参加しなかった関係者です。
そのため、会議の場にいなかった人が読んでも容易に理解できるよう、議事の内容を正確かつ簡潔にまとめることが大切です。
また、文章の読みやすさは一文の長さに左右されます。
一文の長さは50文字程度とし、長くなりすぎる場合は箇条書きにするなど、工夫しましょう。
5W1H／5W2Hを意識する
誰が見てもわかりやすい議事録を作成するためには、ビジネス文書として情報が整理されていることが大切です。
一言一句漏らさないように書くことよりも、5W1Hまたは5W2Hに基づいた記載を心がけましょう。
この点を意識して情報を書き出すだけで、誤解を与えにくいわかりやすい文章が書けるようになります。
5W1Hまたは5W2Hで書くべきことは、以下の表のとおりです。
| What | 会議のテーマ・議題・議案 |
| Why | 会議を開く背景、課題感 |
| When | 会議の日時（西暦と24時間表記で書く）、時間情報に関する決定事項 |
| Who | 会議の参加者・発言者、特定の対象者に関する決定事項 |
| Where | 会議の場所、または場所に関する決定事項 |
| How | 課題解決など方法に関する決定事項 |
| How much | 予算やコストに関する決定事項 |
数字や重要な単語を聞き逃さないようにする
会議中、議事録のためにメモを取る際は、数字や重要な単語を聞き逃さないようにしましょう。
会議の欠席者は、議事録の内容で会議の内容を把握します。
予算や実績などの数字を誤って記載するとトラブルに発展する恐れがあるため、正確さが大切です。
万が一、メモの最中に聞き逃した場合は、会議が終わるタイミングで上司や周囲の参加者に確認するなどして、正確な内容を記載するようにしましょう。
発信する前に他者に確認してもらう
会議中にすべての情報を聞き取れない場合もあるでしょう。
議事録に不確実な情報を記載してしまうと、読み手に誤解を与えてしまう恐れがあります。
特に数字の間違いは、大きなトラブルに発展する恐れがあるため、慎重さが必要です。
また、どんなに注意深く作成しても、どうしても書き手による解釈の差が生じてしまうものです。
より精度の高い議事録に仕上げるために、会議の出席者や、同席していた上司や同僚などに内容を確認してもらい、必要に応じて加筆・修正しましょう。
下書きを第三者にチェックしてもらった後に清書すると、無駄がありません。
なお、発信後に記載漏れや誤字脱字が発覚した場合、会議の種類によっては法的なルールに従って訂正版や差し替えをおこなわなければならないこともあります。
手間に感じるかもしれませんが、発信前に他の人に最終チェックしてもらうことが訂正を発生させない一番の対策です。
議事録の内容のチェックと同時に、主語と述語のねじれがないかなど、わかりにくい文章になっている部分がないかどうかも確認してもらうとよいでしょう。
24時間以内に共有する
会議終了後、速やかに共有することも大切なポイントです。
企業によっては議事録の共有までの時間が決まっている場合がありますが、一般的には、議事録の送付は24時間以内と言われています。
少しでも作業量を削減するために、会議名や日時、議題、発言者など、事前にわかっている情報は会議前に記入しておき、作業効率を上げましょう。
情報共有の方法は、メールのほか、ITツールや社内ポータルサイトを利用して、オンラインで見られるようにする方法があります。
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議事録に必要な項目と例文
議事録に何を書くべきかは会議の内容によって異なりますが、どのような議事録にも共通して必要な項目は、以下の6つです。
- 会議名
- 日時
- 開催場所
- 参加者
- 欠席者
- 議題
その他の項目は、必要に応じて追記します。一般的には、以下のような項目があります。
- 今後の課題
- 次回の会議までに取り組むこと
- 次回の開催予定
- 会議に使用した資料
- 決定事項
- 保留事項
- 議事録作成者
- 備考
上記の内容をもとに議事録の例文を作成すると、以下のようになります。
| 会議名 | 人事管理システム開発プロジェクト会議 |
| 日時 | 2024年〇月〇日〇時～ |
| 開催場所 | 東京本社5階第一会議室 |
| 参加者 | 情報システム部長・営業部長・総務部長・企画開発部長 |
| 欠席者 | 人事部長（出張のため） |
| 議題 | プロジェクトの進捗状況の報告情報システム部長からの提案プロジェクト推進における課題と今後の展望について |
| 決定事項 | 予定通りに進捗しているため、今後も当初のスケジュール通りにプロジェクトを進めるコストの増額分について、経営陣へ報告するA社の担当者と打ち合わせの場を設ける |
| 次回までの課題 | A社の担当者と打ち合わせし、現在の進捗と今後の予定について認識を擦り合わせるコストに関する資料を作成し経営陣へ提出、了承を得る |
| 次回の開催予定 | 2024年〇月〇日〇時～本社5階第二会議室 |
| 議事録作成者 | 総務部 〇〇 |
参加者の役職や敬称の書き方は、社内のルールに従いましょう。
一般的に、社内の会議であれば敬称を記載しなくても問題ありませんが、省略する場合はわかりやすい場所に（敬称略）と記載します。
社外の参加者に対しては、敬称をつけて記載します。
「敬称略」の使用は失礼にあたるので、注意しましょう。
議事録のメモを取る方法
正確な議事録を作成するためには、議事の進行中にメモを取ることが不可欠です。
メモを取る手段はさまざまですが、主に以下の4つの方法があります。
- ノートやPCにメモを取る
- ボイスレコーダーを活用する
- 録画データを活用する
- ITツールを活用する
それぞれについて詳しく解説します。
ノートやPCにメモを取る
議事録を取る基本として、ノートやPCに会議の内容を記録する方法があります。
会議終了後に効率的な議事録作成をおこなうために、メモを取る際は箇条書きや記号をうまく活用しましょう。
手書きの場合は余白を残しておくと、何か補足があったときに追記しやすくなります。
見返す際にわかりにくくならないよう、項目ごとに分けてメモするなどの工夫が必要です。
PCでメモを取る場合は、自身にとって使いやすいエディタを見つけておくと良いでしょう。
また、必要に応じて図形やグラフなど、文章以外の表現も取り入れて、決定事項を目立たせる工夫をするとよいでしょう。
ボイスレコーダーを活用する
注意点としては、録音した内容を聞きながら議事録を作ることになるため、発言内容をそのまま羅列しただけの文字起こしにならないようにすることです。
重要な案件や決定事項に対しては補助的な手書きのメモを残しておくと、後から録音を聞いたときに、要点がわかりやすくなります。
テキストでメモを残すだけでなく、ボイスレコーダーで記録しておくことも正確な議事録作成のための有効な手段です。
会議中、メモを取りながら会議内容を聞いていると、聞き逃してしまう可能性があります。
ボイスレコーダーを利用し、会議内容を音声で記録することによって、聞き逃しを抑えることができ、情報の抜け漏れを防止できます。
録画データを活用する
オンライン会議の場合、画面を録画したデータをそのままメモとして活用できます。
動画で記録が残るため、役員会などの重要な会議の記録としても有効です。
注意点としては、動画データは文字や録音データよりも容量が大きいため、保管場所の確保が必要な点です。
また、出席者から録画についての許可を得る必要があるでしょう。
ITツールを活用する
ノートやPCで議事録のメモを取ることが苦手な場合、ITツールの活用も有効です。
文字書き起こしツールや、メモツールやチャットツールなどを利用することで、機械的にテキストデータを残すことができます。
PCやスマートフォンのアプリと連携することで、メモを参照しながら素早く議事録の作成を進められるツールもあります。
オンラインで情報共有できれば、時間や場所を問わずに関係者への共有が可能となるため、出張やテレワークなどで出社していない人や社外の人に対してもリアルタイムに情報共有できます。
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タスク・プロジェクト管理ツールJootoとは
Jootoは、タスクを可視化し、プロジェクトを管理するためのクラウドツールです。
Jootoは、会議の場で議事録の用途として活用できます。
会議中に新たなタスクが発生したり、予定に変更が生じたりした場合、Jooto上でタスクを作成し、期日や担当者などの詳細をコメントに書き込みます。
その場でタスクを作成できるため、参加者間で認識の齟齬が発生する心配がありません。
作成したタスクはJooto上にデータとして残り、進捗を確認したり、リマインダーを送ったりできます。
労力をかけて会議を開催しても、決定事項が実行に移されなかったり、後から認識の齟齬が発生したりといったケースは多くあります。
Jootoならこうした会議の問題点を解消し、確実に次のアクションへつなげることが可能です。
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