要点を簡潔に！議事録の書き方のコツとは？業務に「活かされる議事録」を作る秘訣とは？

社内、社外を問わず、会議や打ち合わせに参加する際、上司から議事録の作成を指示されたことはありませんか？

しかしながら、議事録の書き方について、しっかり体系立てて教わる機会はそう多くなく、議事録を書き残す目的を、正しく理解していない人も少なくないでしょう。
議事録を作成することは、自身にとってのメモになるだけでなく、会社全体の利益に繋がる重要な施策と言えます。

 

議事録が必要な理由

決定事項・経緯の共有

議事録の最も大きな目的は、関係者全員に決定事項を伝達することです。
会議に誰が参加し、どのような議題・議案について議論し、何を決定したのかという情報を、関係者に正しく共有する必要があります。

また決定事項を受け、今後すべきことも議事録には欠かせません。
具体的に「誰が・何を・いつまでに行うのか」などを項目ごとに分け、ToDoリストのように読み手に分かりやすく記載することが、議事録の書き方のポイントです。

備忘録

議事録は、備忘録としての側面もあります。
同じ会議参加者でも、認識に齟齬があったり、聞き間違いなどがあると、理解している内容や範囲が参加者ごとに異なってしまう場合があります。

また時間経過と共に、決定事項や、行うべきタスク、次回開催される会議の日時など、記憶に食い違いが起こることを防ぎます。

議事録の書き方のポイント

議事録のフォーマットを統一する

議事録のフォーマットやテンプレートはあらかじめ社内で用意されていたり、前任者が自作している場合があります。
毎回異なるものを使うと、内容の抜け漏れが発生してしまう可能性や、読み手も読みにくいでしょう。
議事録は誰が読んでも分かりやすく作られる必要があるため、フォーマットやテンプレートは既存のものや、前回と同じ形式のものを使うと良いでしょう。

読み手が知りたい情報を簡潔に書く

議事録の主な読み手は、会議に参加しなかった関係者です。
そのため会議に参加しなかった関係者が読んでも理解できるよう、読み手の知るべき要点・要約を、正確に記録としてまとめることも、議事録の書き方のポイントです。

5W2Hを意識する

誰が見ても分かりやすい議事録を作成するためには、情報が整理されていることが大切です。
そのためにも、5W2Hに基づいた記載を心がけるようにしましょう。

 

What 　         会議のテーマ・議題・議案

Why                会議を開く背景・課題感

When             会議の日時、または時間情報に関する決定事項

Who                会議の参加者・発言者、または特定の対象者に関する決定事項

Where            会議の場所、または場所に関する決定事項

How                 課題解決など方法に関する決定事項

How much   予算やコストに関する決定事項

 

このように議事録の書き方のポイントは、基本的に5W2Hを意識して考え、読み手に伝えることです。
この点に注意することで、間違った情報や誤解を与えにくい文章になるでしょう。

文書の見栄えを意識する

個人的なメモとは異なり、議事録は不特定多数の人が閲覧する記録です。
誰が見ても同じ趣旨に伝わるよう、意識せねばなりません。
情報にまとまりがなく、内容が散乱してしまわないように、まず議事録を書く前に、時系列や優先度を整理した上で、丁寧に残していくようにしましょう。

発言者を残す際は、議事録冒頭に「敬称略」と断りを入れることで、例えば社長や部長など役職や、人物に敬称を付けずに記載しても、マナー違反にはなりません。

発信する前に他者に確認してもらう

会議中は発言内容の抜け漏れなど、曖昧な部分が発生する場合があります。
議事録に不確実な情報を記載してしまうと、読み手も当然誤解をしてしまう可能性があるため、一緒に会議へ参加した上司や同僚など、他者に内容を確認してもらうことを心掛けましょう。

なお発信後に、記載漏れや誤字脱字が発覚した場合、会議の種類によっては法的なルールに従って訂正版や差し替えなどを行わねばならない可能性もあるため、議事録が完成したら記載内容の不備がないか、他者に最終チェックしてもらうことがやはり重要です。

24時間以内に共有する

議事録は、会議終了後迅速に共有することも心掛けておきたいポイントです。

一般的に、議事録の送付は24時間以内と言われています。
情報は、記憶が明確な内に整理することで、効率的かつ正確な議事録作成が行えます。

少しでも作業量を削減するためにも、会議名や日時、議題や発言者など、事前に分かっている情報は会議前に埋め、作業効率を上げましょう。

 

議事録を書く方法

会議の議事録を正確に残すためにも、議事録の取り方に注意するようにしましょう。
普段の会議から議事録の取り方に意識することで、質の高い議事録を残せるようになります。

ノートやPCにメモを取る

議事録を取る基本として、ノートやPCに会議の内容を記録する方法があります。

会議終了後、効率的な議事録作成を行うために、メモを取る際には箇条書きや記号の活用がポイントです。
また必要であれば図形やグラフなどを駆使し、決定事項を目立たせたりすることで、議事録をスムーズに書けるようになるでしょう。

ICレコーダーの活用

テキストでメモを残すだけでなく、ICレコーダーで記録しておくことも重要です。

会議中、メモを取りながら会議内容を聞いていると、聞き逃しを起こす可能性があります。
ICレコーダーを利用し、会議内容を音声で記録することによって、議事録の抜け漏れを防止できます。

ITツールの活用

ノートやPCで議事録のメモを取ることが苦手な場合、ITツールの活用も有効です。
メモツール・チャットツールなどを利用することで、機械的にテキストデータを残すことが可能だからです。

PCやスマートフォンのアプリと連携することで、メモを参照しながらスムーズに議事録の作成を進められる場合もあります。
またExcel・Word形式で議事録を残したい場合には、ファイルストレージサービス等のツールも良いでしょう。

オンライン下であれば、時・場所を問わず、関係者への共有が可能となるため、テレワーク時にもストレスなく業務効率化に貢献できます。

しかしながらGoogleドキュメントなどを活用し、ドライブ格納したとしても、日々のタスクに忙殺され、せっかく作成、共有された議事録も読まれなかったり、記載されていたToDoもすっかり忘れられてしまったりすることが多々あります。

そのような時、「活かされる議事録」として、プロジェクト・タスク管理ツール内で、タスクに紐づけてメモを取る方法が便利です。

 

プロジェクト・タスク管理ツールJootoとは

Jootoは、タスクを可視化し、プロジェクトを管理するためのクラウドツールです。
プロジェクト進行に必要なタスクに、5W2Hの情報を盛り込み、プロジェクトチーム全体の共通認識として、リアルタイムに確認することができます。

つまり「報告・連絡・相談」だけでは補えないような、プロジェクトメンバー各々が抱えるタスクの詳細・期限・進捗状況を、ガントチャートで見える化できるのです。

Jootoなら、実際の会議シーンでも「活かされる議事録」としてご活用頂けます。

会議内において、新たなToDoが発生した場合、議事録を取るようにJooto画面上で、5W2Hの情報を盛り込んだ新規タスクを作成します。
議論の中で具体的な期日と担当者を決定し、参加者の合意形成を成すことで、認識のズレなく、会議の内容がプロジェクトに反映されるのです。

タスクはJooto上に残るため、プロジェクトメンバー全員でタスクを管理することができます。
会議に参加していない関係者にも、タスク内のコメント機能により、その経緯をタスク詳細として伝達可能です。

Jootoなら、会議内容をネクストアクションに繋げ、「活かされる議事録」としてご利用頂くことができます。