プロジェクトに代表されるように、チーム単位で仕事を進める際に大切なのがタスク管理です。
WordやExcelでもタスクの進捗を管理することは可能ですが、より効率化するためにはアプリケーションや管理ツールの活用がおすすめです。
方法の1つとして、Microsoft365のアプリケーションの1つであるPlanner（プランナー）を活用する方法があります。
当記事では、Microsoft Plannerの概要や使い方、他のアプリケーションとの連携などについて解説します。
チーム内のタスク管理を効率化できる管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
Microsoft Planner（プランナー）とは
Microsoft Plannerとは、Microsoft社が提供しているタスク管理ツールのことで、WordやExcelなどと同じMicrosoft365やoffice 365のサブスクリプションの1つです。
チーム内のタスクを管理するための豊富な機能を備えており、タスクの進捗状況やメンバーの業務負荷を可視化できます。
パソコンでPlannerを使用する場合はアプリケーションのダウンロードは不要で、Microsoft365にサインインすれば利用できます。
アプリをダウンロードしてモバイルデバイスでPlannerを使用することも可能です。
Plannerは、Microsoft365の他のアプリケーションと連携することでさらに便利に活用できることが特徴です。
例えば、Teamsと連携することで、チーム内の情報共有が容易になり、チーム単位での作業効率をアップさせられます。
なお、Plannerのすべての機能を使用するためには、一般法人向けMicrosoft365プランを契約する必要があります。
Microsoft To Doとの違い
Planner以外にも、Microsoft365にはタスク管理に特化したアプリとしてMicrosoft To Doがあります。
Microsoft To Doは個人のタスク管理に適しており、自分に割り当てられたタスクや個人的な計画を整理してリストを作成し、期限を設定したり、通知設定したりできるアプリです。Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。
これに対してPlannerは、チーム内のタスク管理や整理に適したアプリです。
「メンバーにタスクを割り当てる」「プロジェクトの進捗状況を可視化する」といったことが簡単にできます。
Microsoft Plannerの構成要素
Plannerには、独自の概念である以下の4つの要素が存在します。
- プラン
- バケット
- タスク
- チェックリスト
上記の4つの構成要素を構造的に理解したうえで使用することが大切です。
それぞれについて詳しく解説します。
プラン
Plannerのなかで最も大きな分類の単位がプランです。
一般的には、プロジェクトやチームごとにプランを作成するため、プランの名称はプロジェクト名やチーム名などがわかりやすいでしょう。
個々のプランのなかにタスクを追加していくイメージです。
関係者以外が情報を目にしないように、プラン単位でアクセス制限をかけて運用することができます。
バケット
バケットは、プランの1つ下の階層にあたる単位です。
タスクのカテゴリーや進捗状況などに応じて分類していきます。
例えば、「未着手」「進行中」「済」の3種類のステータスのバケットを作成し、個々のタスクをグループ化して管理できます。
プロジェクトやチームの特性に応じてバケットの名称を工夫することがポイントです。
タスク
タスクは、バケットの1つ下の階層にあたる単位で、メンバーに割り当てられた仕事のことです。
期限や担当者名、優先度などを設定して管理できます。
文書や画像などの添付ファイルをつけることも可能です。
タスクを細かく設定することで、タスクの抜け漏れを防止でき、作業を効率化できるでしょう。
チェックリスト
チェックリストとは、タスクをさらに細分化した作業内容のことです。
例えば、「新商品のプレゼン資料の作成」のタスクは、「必要な情報の収集」「プレゼン資料のアウトラインの作成」「チーム内で共有しフィードバックを受ける」などの作業に分解できます。
これらの作業をチェックリストとして運用し、作業が完了したらチェックを入れて管理できます。
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Microsoft Plannerの使い方
Plannerにはさまざまな機能がありますが、まずは基本的な使い方として以下の2つをマスターするとよいでしょう。
- プランを設定してタスクを作成する
- バケットを設定してタスクを分類する
それぞれについて詳しく解説します。
プランを設定してタスクを作成する
- Microsoft365にサインインし、アプリ一覧のなかからPlannerを選択する
- Plannerの初期画面が表示されたら「＋新しいプラン」を選択する
- プラン名を入力する
- 「プライバシー」の欄は、チーム内でタスクを共有する場合は「パブリック」を選択し、個人のみで使用する場合や共有範囲を限定したい場合は「プライベート」を選択する
- プランが作成できたら「＋タスクを追加」を選択する
- タスクの名称や期限などを入力し、「タスクを追加」をクリックすれば完了
バケットを設定してタスクを分類する
- 「新しいバケットの追加」を選択する
- バケット名を入力する。バケット名はタスクのカテゴリやステータスに設定するのが一般的
- タスクをドラッグ&ドロップしてバケットに分類していく
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Microsoft Plannerの主な機能
Plannerには、チーム内のタスク管理を効率化できる便利な機能が豊富に備わっています。
主な機能は、以下の5つです。
- リマインダー機能
- 通知機能
- フィルター機能
- 管理画面の表示形式をカスタマイズする
- ガントチャートを作成する
それぞれについて詳しく解説します。
リマインダー機能
リマインダー機能とは、タスクに期限を設定しておくと、メールでお知らせが届く機能のことです。
Plannerを活用して複数のタスクを管理していると、状況によってはタスクの抜け漏れが発生してしまうことがあるでしょう。
リマインダー機能を活用すれば、今週末に期限を迎えるタスクや遅れが発生しているタスクについてメールで通知が送信されるため、タスクの抜け漏れが防止できます。
通知機能
通知機能とは、他のユーザーからタスクが割り当てられたときやタスクにコメントが追加されたときに自動で通知が送られてくる機能のことです。
気づかないうちにタスクが割り当てられていたり、コメントに気づかなかったりといった事態を防止できるため、確実にタスクを実行できます。
フィルター機能
多くのタスクを抱えていると、必要なタスクの情報へアクセスするまでに時間を要することがあります。
これを解決できるのが、フィルター機能です。
フィルター機能を活用すれば、期限や優先度合い、担当者、進捗などの条件で絞ってタスクを表示でき、必要なタスクに速やかにアクセスできます。
管理画面の表示形式をカスタマイズする
Plannerの管理画面は、「ボード」「グラフ」「スケジュール」の3つを自由に切り替えられます。
これらを切り替えることで、さまざまな角度からタスクの進捗状況を把握できます。
ボードでは、タスクがかんばん方式で表示されます。
グラフは、タスクの進行状況や優先順位、メンバーごとのタスクの量などがグラフで示されるため、チーム内のタスクの状況を数量的に把握できます。
スケジュールでは、タスクの開始日と終了日がカレンダー上に表示されます。
ガントチャートを作成する
ガントチャートとは、主に棒グラフなどを用いてプロジェクトの進捗状況を可視化し、管理する表のことです。
2024年4月にPlannerにガントチャート機能が実装されました。
ガントチャートを作成することで、タスクの依存関係や完了までに要する期間が明らかになり、プロジェクトのタスク管理が容易になります。
必要に応じてマイルストーンを設定することも可能です。
Microsoft365のアプリとの連携について
Plannerは、TeamsをはじめMicrosoft365のさまざまなアプリと連携することでより便利に活用できます。
以下の4つのアプリとの連携について解説します。
- Microsoft Teams
- Outlook
- OneNote
- SharePoint
Microsoft Teams
Microsoft Teamsとは、ビジネスチャットや音声通話、ビデオ通話などができるコミュニケーションツールのことです。
Teamsと連携させることにより、チーム内のコミュニケーションとタスク管理を同時におこなえるようになります。
具体的には、Teamsのアプリ上でPlannerの機能を活用できるようになるため、チーム内のメンバーへタスクを割り当てる作業がTeams上で実行できます。
Teams上でTo Doリストを作成したり、タスクの進捗状況をグラフで表示したりといったPlannerの基本機能を使用することも可能です。
Outlook
Outlookと連携させると、タスクをOutlookのカレンダー上に表示できます。
例えば、日常的な業務やプライベートな予定をOutlookで管理し、プロジェクトの予定をPlannerで管理していると、両方を起動してスケジュール調整しなければならず、管理が煩雑になります。
OutlookとPlannerを連携させることにより、情報を一元化できるため、スケジュールの重複やタスクの抜け漏れを防止できるでしょう。
OneNote
OneNoteとは、Microsoft社が開発および提供しているデジタルノートのことです。
手帳やノートのように自由にアイデアを書き込めます。
OneNoteと連携させることで、OneNoteに記した情報をPlannerのタスクにリンクさせ、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。
あるいは、プロジェクト単位でOneNoteに情報を整理し、情報をもとにPlannerでタスクを作成することも可能です。
SharePoint
SharePointとは、部門やプロジェクト単位でファイルや情報共有がおこなえるツールのことです。
SharePointと連携させることで、「Plannerで作成したタスクのステータスが更新されたら、SharePointのリストも同時に更新される」といったことが可能になります。
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Microsoft Plannerでチーム内のタスクを管理するメリット
Plannerをチームのタスク管理ツールとして活用するメリットは、以下の3つです。
- タスクを視覚的に管理できる
- タスクの割り当てや修正が簡単にできる
- コメント機能を活用してメンバー同士でコミュニケーションが図れる
それぞれについて詳しく解説します。
タスクを視覚的に管理できる
タスクがカードのようにかんばん方式で表示されるため、チームが抱えているタスクが一目で把握でき、チーム内のタスク管理がしやすい点がメリットです。
タスクの量や進捗をグラフ化したりスケジュール化したりといった作業も簡単にできるため、タスク管理を効率化できます。
タスクの割り当てや修正が簡単にできる
プロジェクトの途中でメンバーが追加されたり、タスクの担当者が変わったりした場合でも、Plannerを活用すればタスクの割り当てや変更作業を簡単におこなえます。
タスクが割り当てられたメンバーに対しては通知が届くため、見逃す心配もありません。
コメント機能を活用してメンバー同士でコミュニケーションが図れる
Plannerのタスクにはコメント欄が設けられているため、メンバー同士でコミュニケーションが図れます。
タスクの進行途中に連絡や報告、質問すべきことが発生した場合などにコメント欄にメッセージを残すと、そのタスクが割り当てられた人に通知が届くため、情報を確実に伝えられます。
メールやチャットなどの他のツールを使用しなくてもよいため、情報共有がスムーズです。
Microsoft Plannerでタスク管理する際の注意点
Plannerの活用にはさまざまなメリットがあることを解説しましたが、注意点も存在します。
注意点は、以下の2つです。
- 機能が多く、使いこなすには時間がかかる
- 便利に活用するためには、他のアプリとの連携が必要
それぞれについて詳しく解説します。
機能が多く、使いこなすには時間がかかる
タスクを可視化し管理しやすくするためには、Plannerの機能を使いこなす必要がありますが、Plannerは多機能ゆえに操作が複雑な面があります。
初めて使用する人がスムーズに使いこなせるようになるためには、一定の時間が必要でしょう。
「まずはタスクを登録して担当に割り当て、期限を設定する」など、必要最低限の機能から徐々に慣れていくことがおすすめです。
便利に活用するためには、他のアプリとの連携が必要
先述のとおり、Plannerを便利に活用するためには、単体ではなく他のアプリとの連携が必要です。
Plannerのタスクのコメント機能を活用してコミュニケーションを図ることは可能ですが、チャットのようにスムーズにメッセージのやり取りをしたい場合は、Teamsとの連携が必要です。
また、タスクを割り当てる段階でユーザーを追加したい場合、同じ組織内のメンバーであればメンバーを検索して簡単に追加できますが、外部のメンバーをPlannerから直接招待することはできません。
外部のメンバーを追加する場合は、Outlookからメンバーの追加作業をする必要があります。
他のアプリとの連携方法や操作に慣れていないと、戸惑うことがあるでしょう。
Jootoでチーム内のタスク管理をさらに効率化しよう
Plannerはチーム内のタスク管理に適した管理ツールですが、操作の複雑さなど、注意点もあることがわかりました。
そこでおすすめしたいのが、Jootoです。
Jootoはシンプルかつ直感で操作できることが特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本的にはドラッグ＆ドロップだけで操作できるため、デジタルに苦手意識のある人でも問題なく使いこなせます。
Jootoを活用すればタスクの開始日と締切日を分単位で細かく設定でき、必要に応じて開始時と終了時に通知を受け取れるため、タスクの抜け漏れを防止できます。
また、入力したタスクの情報を基に自動的にガントチャートを作成でき、チーム内のタスクの進捗状況を簡単に可視化できます。
さらに、Jootoには繰り返し発生するルーティンタスクを「複製（クローン）」する機能があるため、何度も同じ登録作業をする必要がありません。
外部連携機能も充実しており、Chatwork、Slack、Googleカレンダーなどと連携させて便利に使用することも可能です。
チーム内のタスク管理をより効率的におこないたい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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