Microsoft365で使える「SharePoint」を使ったタスク管理が便利です。
ビジネスにMicrosoft365を導入しているという企業でも、SharePointをうまく活用しきれていない組織は多いかもしれません。
SharePointをうまく使いこなすことができれば、チーム内での情報共有やタスク管理に役立てることができます。
SharePointでの基礎知識や、SharePointを使ったタスク管理の方法について解説しますので、SharePointの使い方に悩んでいるという方は参考にしてください。
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目次
SharePointとは
SharePoint（SharePoint Online）は、Microsoft365やOffice 365で提供されている、ファイルの共有や情報共有のための企業向けの製品です（単体契約も可能）。
サイトを作成して、情報を一元化し、共有することができます。
SharePointを使えば、ファイルの共有やドキュメントの管理などはすべてSharePointアプリ内で行うことができます。
SharePointが注目を集めるのには、テレワークが普及し同じチームであっても離れた場所で働くことが増えた点が背景にあります。
どこにいても、同じ場所で働いているのと変わらない環境で、情報共有やスケジュール調整などが可能になるため、SharePointを導入する企業が増加しているのです。
Microsoft 365とは
Microsoft社はExcelやWord、Microsoft Edgeをはじめとして、ビジネスに欠かせない多くのツールをリリースしてきました。
特にWindowsユーザーはビジネスでOfficeツールを使っている人が多いのではないでしょうか。
従来のOfficeは一度購入すれば追加料金などはかかりませんが、最新のバージョンを利用するためには再び購入する必要がありました。
そこで注目を集めているのが、サブスクリプションであるMicrosoft365です。
ユーザーごとに定額を支払うことで、最新のサービスを受けることができます。
例えば、Microsoft365で生成AIが使えるCopilotなども、注目を集めているサービスの一つです。
SharePointもMicrosoft365の特定のプランに入ると使用することができます。
SharePoint以外の代表的なOfficeのアプリケーションは以下のとおりです。
- Excel
- Word
- Teams
- Onenote
- Outlook
- OneDrive
- Planner
- Lists
上記の中でも、PlannerはMicrosoft365のなかでもプロジェクト管理やタスク管理に特化したツールです。
Teamsはチームやチャネルでタスク管理が行えるため、複数人でのタスク管理に向いているほか、ブレインストーミングができる機能が搭載されているなど、コミュニケーションアプリとして活用されています。
ほかにもMicrosoft社は、複合現実をビジネスに活用できるHoloLensや、コードの編集ができる開発者向けツールであるVisual Studioなども展開しており、常に注目を集めています。
タスク管理とは
タスク管理とは、仕事を進める際に必要な作業（タスク）を適切に管理することです。
プロジェクトの完了までに必要なタスクを洗い出し、重要度や緊急度などから優先順位をつけて適切な手順で進めるように管理します。
適切なタスク管理によって、タスクが抜ける、漏れる、といったトラブルや納期の遅れなどを防ぐことができます。
チームでタスク管理を行う場合、大切なのは情報共有です。
上司やリーダーが全体のスケジュールや進捗を主導して管理します。
その情報共有の方法の一つとしてSharePointが注目されています。
SharePointでできること
SharePointの主な機能は以下のとおりです
- チームサイト（ポータルサイト）の作成
- 検索機能
- ページやリストなどコンテンツの作成・管理
- ワークフロー機能
- 予定表の作成
- ガントチャート作成
詳しく解説します。
SharePointでできること1
チームサイト（ポータルサイト）の作成
SharePointでは、サイトを作成することができそこに全ての情報を一元化することができます。
使いやすいようにカスタマイズできるため、実行するプロジェクトやチームに合わせたものを作成することができます。
SharePointでできること2
ドキュメントライブラリ
ドキュメントライブラリにファイルを格納することで、チーム内で共同作業することができます。
いつでも任意のデバイスからアクセスできるので、離れた場所で作業するときも便利です。
SharePointでできること3
検索機能
検索機能があるため、全ファイル内の情報を一括検索できます。
例えば「議事録」と検索窓に入力した場合、タイトルだけではなく、内容に「議事録」と記載のあるドキュメントやファイルなどを抽出することができます。
データ量が膨大になりすぎると、必要な情報を探すことができないということが起こり得ますが、SharePointはこの検索機能によって、膨大なデータのなかから、必要な情報を見つけることが可能になるのです。
SharePointでできること4
ページやリストなどコンテンツの作成・管理
サイト内ではリストやページを作成したり、ドキュメントやファイルを追加することができます。
新たにページを作成する、と考えると難しいと思うかもしれませんが、ホームの「＋新規」からページを選択し、「空白」「テンプレート」を選ぶことができるので、すぐに作成できます。
ページは、アイデアや情報をチームのメンバー全員に伝えるのに便利です。
リストを作成してアイテムを追加すれば掲示板のように使うことができ、メンバー内でのアイデア出しに使ったり、収集した情報の周知などにも活用できます。
また、FAQというリストを作成しておけば、マニュアルのように使うこともできます。
リストの「＋列を追加」をクリックすれば項目を追加できるので、質問の横に回答という列を追加することで、質問と答えをひとつに集約することができます。
Microsoftには「Power Apps」という、アプリを作成できるツールがあり、SharePointでは、Power Appsと連携させて簡単にアプリを作れます。
外出先でSharePointのリストを活用したい場合など、アプリのほうが削除や更新などをしやすいため、よく動くリストはアプリ化しておくと便利です。
SharePointでできること5
ワークフロー機能
メンバーを追加し、リストを作成して「Power Automate」と連携することでワークフローを構築することができます。
請求書や稟議書、経費申請書などそれぞれのリストを作っておくことで、承認が必要な書類をスムーズに回すことができるため、時間の節約にもなります。
SharePointでできること6
予定表の作成
SharePointの予定表では、ほかのユーザーと共有している予定を横並びで表示可能です。
カレンダーと重ね合わせたビューを表示することもできるため、スケジュールを素早く把握できます。
SharePointでできること7
ガントチャート作成
アプリを追加してタスクを作成することで、自動的にガントチャートやタイムラインを作成することができるので、進捗管理に役立ちます。
SharePoint
サイトの作成方法
SharePointにはさまざまな機能があることがわかりました。
SharePointの最大の特徴は、社内ポータルサイト（Internal portal）を作ることができる点です。
会社全体や部署ごと、プロジェクトごとにサイトを作ることで、情報を一元化できるほか、コミュニケーションツールとしても活用することができます。
Microsoft365にアクセスしログインしてからSharePointを開き、「＋サイトの作成」をクリックします。
「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」を選択できます。
タスク管理やプロジェクト管理に使用する場合は、「チームサイト」を選択してください。
さまざまなテンプレートを選択できますが、今回は「標準チーム」を選択しました。
サイトに必要な情報を入力していきます。
サイト名は、会社名・部署名・チーム名など、わかりやすいものにするとよいでしょう。
メンバーを追加します。
サイトを共有したいユーザー名を入力すれば、サイトの完成です。
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SharePoint
リストの作成
SharePointでサイトを作成したら、リストを活用しましょう。
リストとは簡易的なデータベース機能で、Excelのように表にさまざまな情報を格納でき、
情報発信、共有、データの保管、案件管理などに使うことができます。
リスト機能はMicrosoft Listsとして単体アプリ化もされており、SharePointで作成したリストと連携させて使うこともできます。
SharePointでのリストは、ホームの「＋新規」からリストを選択することで作成できます。
リストの作成は「空白のリスト」「既存のリストから」「Excelから」「CSVから」の中から選択します。
また、豊富なテンプレートが用意されているので、用途に沿ったリストを作成することも可能です。
テンプレートには各種申請書などワークフローに使えるものから、「作業の進捗追跡」など進捗管理に活用できるものなどがあります。
今回は空白のリストで情報共有のためのリストを作成してみます。
名前に任意のリスト名を入力します。
リストの説明も入力できます。
「サイトナビゲーションに表示」にチェックを入れると、サイトナビゲーションに作成したリストへのリンクが設定されます。
リストが作成出来たら、「＋新規」からリストにアイテムを追加していきます。
「ガントチャートについて」というアイテムを追加しました。
「＋列の追加」をクリックすることで、追加したアイテムに項目を追加することができます。
列の追加では、以下の種類が選択できます。
- 1 行テキスト
- 複数行テキスト
- 選択肢（メニューから選択）
- 数値
- 通貨 ($、¥、€)
- 日付と時刻
- 参照 （このサイトにある既存の情報）
- はい/いいえ （チェック ボックス）
- ユーザーまたはグループ
- ハイパーリンクまたは画像の挿入
- 集計値 （他の列を基にした計算結果）
- 画像
- タスクの結果
- 外部データ
- 管理されたメタデータ
今回は1行テキストで「概要」、ユーザーで「担当者」、選択肢で「ステータス」を入力できるようにしてみました。
選択肢は、任意の選択肢を入力できるほか、パレットのアイコンをクリックすると色の変更ができるため、ステータスや重要度などを設定する際に見やすくなります。
このようにリストは自由にカスタマイズして使うことができます。
リストのアイテムにはメンションをつけてコメントを残すこともできるので、チャットのように使うこともできます。
表示方法を変更する
人によって、見やすい表示形式は異なります。
SharePointのリストには「ビュー」という機能があり、並べ替えやフィルタリング、グルーピングなどを行うことができます。
リスト形式だけではなく、カレンダー形式や、ギャラリー形式、ボード形式などに変更可能なので、リストが見づらいと感じるときは、表示方法を変更してみましょう。
まずはギャラリー形式のやり方を説明します。
画面の右上の「すべてのアイテム」をクリックし、「ギャラリー」を選ぶことで、アイテムをカード形式で並べることができます。
また、ボードビューを作成して、Plannerのように使うこともできます。
「すべてのアイテム」から「新しいビューを作成する」を選択します。
ビューに任意の名前をつけて、ボードを選択、ボードの整理では、今回は前項で作成した「ステータス」を選びました。
簡単にボードビューが作成できました。
ステータスごとのバケットにリストのアイテムが仕分けされており、直感で理解することができます。
アイテムはドラッグ＆ドロップで簡単にバケット間を移動できます。
バケットの並びを変更したいときは列の編集から行えます。
このほかにも、列の整理を変更することで、重要度などを列で設定して分けることもできるので、使いやすいようにカスタマイズしてください。
SharePointを使ったタスク管理法
前項で紹介したリストでもタスク管理を行うことができますがガントチャートなどを作成する場合はタスクアプリを使用し、タスクを作っていきます。
作成の手順について詳しく説明しますので参考にしてください。
ホーム画面の左上「＋新規」からアプリをクリックします。
「従来の環境」をクリックすることで、すでにSharePointに組み込まれているアプリを選択できます。
アプリの一覧が表示されるので、タスクを選択します。
任意の名前を入力します。
プロジェクト名などにしておくとわかりやすいでしょう。
作成したタスクは「サイトコンテンツ」に表示されるようになります。
「＋新しいタスクまたはこのリストを編集」をクリックすると、編集画面が表示されるので、アイテムを追加していきます。
今回は「工程１」というタスクを作成しました。
開始日や期限の日付や、担当者を入力します。
これでタスクを各担当者へ割り当てることができます。
「詳細表示」をクリックするとさらに詳しいタスクの情報を入力することができます。
後から変更もできるので、達成率のパーセンテージや、タスクの説明、先行タスク、優先度（高・標準・低）、状態（未開始・進行中・完了）など、わかっている情報は入力しておきましょう。
入力したタスクの横にある「…」というアイコンをクリックし、「タイムラインに追加」を選択すると、上部にあるタイムライン（Time Line）に反映させることができます。
これにより、タスクの進捗状況を視覚的に把握することが可能になります。
また、「全てのタスク」の右側にある「ガントチャート」をクリックするとガントチャートが表示されます。
ガントチャートは、プロジェクトの工程全体を見える化した表で、チーム内で進捗を共有できるというメリットがありますが、作るのに手間がかかってしまうのが難点です。
しかし、SharePointのタスクアプリを使うことで簡単に作成し、チーム内で共有することができます。
作成したガントチャートは、Excelへエクスポートすることができます。
画面左上にある「リスト」タブから、「Outlookに接続」や「Excelにエクスポート」というメニューがあるので、必要に応じて使用してください。
しかし、逆にインポート機能はないため（テーブルとして書式設定をしたファイルのみインポート可能）注意してください。
作成したタスクの横のチェックボックスにチェックを入れれば、そのタスクは完了となります。
完了したタスクは忘れずに処理しておくようにしましょう。
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SharePointを使ったタスク管理のメリット・デメリット
SharePointを使ったタスク管理のメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。
SharePointを使ったタスク管理のメリット
SharePointの主なメリットは以下のとおりです。
- クラウド上にデータを保存できる
- 情報共有が容易
- 検索できる
クラウド上にデータが保存されるため、テレワークなどで離れた場所で働く場合や外出時などにも対応でき、不便なく使うことができます。
また、簡単に社内ポータルサイトが作れ、情報共有が容易です。
データが多くなってくると、情報を見つけるのが大変になりますが、SharePointの検索機能により、必要な情報をすぐに見つけることができる点も大きなメリットです。
SharePointを使ったタスク管理のデメリット
SharePointのデメリットは以下のとおりです。
- 使い方が難しい
- 有料アカウントが必要になる
SharePointの使い方は慣れるまではなかなか難しく、ヘルプのページを参考にしてもすぐに誰にでも使えるというわけにはいきません。
また、有料のMicrosoftアカウントも必要になります。
チームでタスク管理を行う場合、誰にでもすぐに使えるようになる操作性のよさは欠かせません。
SharePointではそれが難しいため、すぐにタスク管理をはじめたい場合はシンプルで見やすい、使いやすいツールの導入をおすすめします。
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Jootoはシンプルで使いやすいタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力で、どんな人でもスムーズに使用できます。
SharePointと比較しても、操作性のよさは抜群で、誰でもすぐに使えるようになるため、使い方のセミナーなどを行う必要がなく、教育コストがかかりません。
さまざまな業種への導入事例があり、大きな成果をあげています。
メンバーが個々にタスクカードを入力するだけで、ガントチャートが自動で作成される機能も搭載されており、可視化された最新の進捗状況を常に確認することができます。
誰が何をしているのか最新情報を知ることが可能です。
タスクにはデータを添付したりチャットをしたりといった機能があり、情報が埋もれてしまうことなく、コミュニケーションがスムーズに行えます。
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