部下のタスク管理がうまくいかないと、チームマネジメントは成功しません。
近年、働き方改革の影響もあり、オフィス以外の場所で働くテレワーク（リモートワーク）が増え、部下と上司が離れて仕事をする機会が増えました。
どのようにして部下と連携を図りつつタスクを管理をしていけばよいのか、悩んでいる管理職の方も多いかもしれません。
タスク管理が苦手な部下の特徴や上手く管理するための進め方、チームマネジメントのポイントについてまとめました。
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目次
部下のタスク管理で困ること
プロジェクトチームのマネージャーにとって、部下であるチームメンバーへタスクを割り振るだけではなく、進捗状況を把握し管理することも重要な役割の一つです。
部下のタスク管理をしていて困ることの代表的な例は以下のとおりです。
- 期限に間に合わない
- 進捗状況がわからない
- コミュニケーションがうまくとれない
詳しく見ていきましょう。
期限に間に合わない
部下へタスクの指示をだしたものの、期限になってもタスクが完了していないということが起きると、プロジェクト全体に影響が出てしまいます。
そうなると上司の責任になり、人事評価に影響が出てしまう可能性もあります。
部下が複数のタスクを抱えている場合、納期の管理は特に重要になります。
タスクの期限をしっかりと把握できていない場合もあるため、期限（納期）の管理は部下に任せきりにせずに、上司もしっかりと確認し、管理しましょう。
進捗状況がわからない
プロジェクトは長期で動いていることも多く、部下が抱えている全てのタスクの進捗状況を把握するのは骨が折れます。
特に、部下の数が多い場合は、全ての部下からの報告を聞いて確認していくだけでも大変な時間と労力を要しますし、報告に抜けや漏れが生じてしまう可能性もあります。
上司自身も仕事を抱えているので、逐一確認するのは効率が悪く、時間もなかなか取れません。
部下の進捗状況が一目でわかるような進捗管理方法を導入する必要があります。
コミュニケーションをうまくとれない
テレワーク（リモートワーク）が増えたことで、以前より部下とのコミュニケーションが取りにくくなってしまっているケースがあります。
上司と部下のコミュニケーションが上手くいっていないと、情報が上手く伝わらず、指示と異なる成果物が提出されてきたり、期限に間に合わなかったりといった事態に陥ってしまう可能性があります。
結果として無駄な差戻しなどが生じ、進捗に遅れが発生するだけではなく、チーム内の信頼関係にヒビが入ってしまう恐れもあります。
タスク管理が苦手な部下の特徴
タスク管理が苦手で、どうしてもうまくできないという部下もいるかもしれませんが、タスク管理は業務を適切に遂行するうえで大変重要です。
苦手意識を持っている部下がいたら、上手くできるよう育成していかなければいけません。
では、タスク管理が苦手な部下にはどのような特徴があるのでしょうか。
主な特徴は以下のとおりです。
- 優先順位がわからない
- タスクの細分化ができない
- 作業時間を把握できていない
- 仕事を抱え込みすぎてしまう
詳しく見ていきましょう。
優先順位がわからない
タスクの優先順位がわからないと、重要なタスクを後回しにしてしまい、後工程の人が仕事を進められなかったり、最悪の場合、納期に間に合わなかったりという事態になりかねません。
部下自身が、緊急度・重要度を理解し、進める順番を決めていけるようにすることも大切ですが、どのタスクから消化していけばよいのかの判断は難しいことがあるため、判断基準を明確にしておく必要があります。
また、重要なタスクの期限が迫ってきたら、上司から声をかけ、進捗を確認することも大切です。
タスクの細分化ができていない
タスク管理の基本的な手法として「細分化」があります。
これは、粒の大きなタスクを、何から手を付ければよいのか一目でわかるくらいまで細かくすることです。
仕事を大きなかたまりのまま捉えてしまうと、具体的に何をすればよいのかわからず、タスク管理が上手くいきません。
作業時間を把握できていない
作業時間が把握できていないと、いつタスクを始めると納期に間に合うのかがわからず、正確なスケジュール管理ができません。
想定していたよりも時間がかかってしまい納期に間に合わないというトラブルを防ぐためにも、どの作業にどれくらい時間がかかるのかを把握し、逆算して納期に間に合うように業務を進める自発性が必要になります。
また、同じ作業であっても、個々の能力やスキルによって作業時間は異なるため、自分自身の能力を正確に把握できていない部下にも注意が必要です。
仕事を抱え込みすぎてしまう
頼まれたら断れないタイプの部下は、仕事を抱え込みがちです。
納期遅れや、長時間労働につながってしまいます。
自分の抱えているタスクの全貌や作業時間を把握できていない部下に起こりがちで、スケジュール管理ができていないため、できるだろう、と安易に考え、仕事を受けてしまいます。
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部下のタスク管理が上手くいくやり方
部下のタスク管理を上手くおこなうためのやり方（プロセス）を解説しますので、ぜひ実践してみてください。
部下のタスク管理が上手くいくやり方1
タスクを洗い出す
まずはプロジェクト全体でおこなうべきタスクをすべて洗い出します。
何から手をつければよいか一目でわかるレベルまで細分化して洗い出すようにします。
部下にも、頭の中だけでタスクを管理しようとせず、忘れることがないようにメモ帳などにやるべきことを書き出すように指示してください。
部下のタスク管理が上手くいくやり方2
目的と期限を共有する
プロジェクトの目的やタスクの期限をメンバー全員に共有することが大切です。
特に大規模なプロジェクトの場合、部下が個々で判断しなければならない場面もでてくるでしょう。
何のための作業なのか、いつまでにこなす必要があるのか、それがわからなければ、スケジュールも立てられませんし、優先順位やその基準も決定できません。
チーム全体で目的や期限を共有し、変更があったときにもすぐに確認できるような環境を整えておくことでチーム全体でのタスク管理が上手くいきます。
部下のタスク管理が上手くいくやり方3
円滑なコミュニケーション
コミュニケーションが円滑だと、何かトラブルが発生した際にも報告や相談がしやすくなります。
定期的な会議（テレワークの場合はWEB会議）をおこなったり、ビジネスチャットツールを活用したりするなどして、コミュニケーションがスムーズに取れるようにしておきましょう。
また、相談しやすい雰囲気作りも大切です。
タスク管理が上手くできない部下がいると、つい何度も注意してしまったり、怒ってしまったりということがありますが、逆効果になってしまうかもしれませんので注意しましょう。
部下のタスク管理が上手くいくやり方4
優先順位を明確に設定する
部下だけでは優先順位の判断ができない場合もありますので、的確な指示を出す必要があります。
優先順位の決定には「緊急度と重要度のマトリクス」の活用が便利です。
また、一目で優先順位を確認できるようなシステムを構築しておく必要もあります。
部下のタスク管理が上手くいくやり方5
進捗状況の可視化をおこなう
誰が何をしていて今どんな状況なのか、進捗状況が一目でわかるガントチャートを作成するとよいでしょう。
ガントチャートとは、棒グラフを用いたチャートで、縦軸にはタスクや担当者を、横軸には日時や進捗率を記します。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを用いて作るのが一般的ですが、作成には時間がかかってしまうというデメリットがあります。
Jootoのような、ガントチャート機能のついたタスク管理ツールを活用することをおすすめします。
部下のタスク管理が上手くいくやり方6
スケジュールに余裕を持たせる
納期遅れを防止するためには、余裕を持ったスケジュール設定が重要です。
プロジェクトは計画通りに進むことはありません。
常に遅れやトラブルが起きることを想定したスケジュール管理が大切です。
スケジュールに余裕を持たせる一つの方法として、部下には実際の納期より少し早めの期日を指定するという方法があります。
タスク管理が苦手な部下がいて、期日に間に合わなかったとしても、実際の納期にはまだ時間があるため、柔軟な対応を取ることができます。
部下をマネジメントするためのポイント
部下のマネジメントを効率的におこなうポイントや注意点をまとめました。
- マイクロマネジメントはしない
- 部下の自主性を高める
- 積極的に情報共有をおこなう
- タスク管理ツールで効率化する
詳しく解説しますので、ぜひ実践してください。
部下をマネジメントするためのポイント1
マイクロマネジメントはしない
マイクロマネジメントとは部下の行動に対して必要以上に干渉したり監視することです。
もちろん、適切な管理は必要ですが、過干渉になってしまうと、部下が委縮してしまい、本来の力を発揮できずミスを誘発する結果になってしまいます。
また、マイクロマネジメントは、相談しづらい環境にもつながってしまいます。
マイクロマネジメントをしていると、どうしても部下のミスが目についてしまいます。
小さなミスについてまで毎回注意していては、部下からみれば、相談しづらい上司になってしまう可能性があります。
部下をマネジメントするためのポイント2
部下の自主性を高める
部下のタスクや業務の管理をしていると、つい先回りして指示を出したくなってしまうときがあります。
しかし、そうなると部下はその指示を守るだけになってしまい、自発的に考えて動くことをしなくなる恐れがあります。
部下の成長のチャンスをつぶすことなく、組織にとって必要な人材を育てるためにも、部下の自主性をつぶさないよう、配慮が必要です。
部下をマネジメントするためのポイント3
積極的に情報共有をおこなう
チームマネジメントにおいて、情報共有は欠かせません。
情報共有がうまくいっていないと、齟齬が生まれ業務に支障をきたしてしまったり、トラブルが発生してもすぐに共有されず、手遅れになってしまったりする可能性があります。
とくに大きなチームになり、部下の数が多くなると情報共有が難しくなります。
情報共有がうまくいくよう、業務の見える化やツールの活用などの仕組みづくりをおこないましょう。
部下をマネジメントするためのポイント4
タスク管理ツールで効率化する
自分のタスクであっても、部下のタスクであっても、頭の中だけで考えて管理するのは危険です。
タスクの数や部下の人数が増えれば増えるほど、抜けや漏れが発生するリスクが高まります。
タスク管理は、日報や付箋、メモ帳、ノートなどのアナログな方法でおこなっているという人も多いかもしれません。
個人のToDoなどの管理には便利かもしれませんが、チームマネジメントには、クラウド型のタスク管理ツールが便利です。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
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直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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チームマネジメントにはJootoが便利！
Jootoは、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるUIが魅力です。
シンプルで使いやすく、デジタルが苦手な人でもすぐに使いこなすことができます。
Jootoでは、タスクカードにサブタスクや担当者・期日の設定、ファイルの添付などができ、部下のタスク管理で重要な情報共有に適しています。
また、エクセルやスプレッドシートを用いなくても、タスクを入力するだけでガントチャートが自動で作成されるため、部下の抱えているタスクの進捗を一目で確認することができます。
コミュニケーションツールとしての一面もあり、タスクにコメントを残すことができるのでチャットのように使用できます。
そのタスクについてのみのやり取りができるため、無駄が生じません。
また、モバイルアプリもあるので、外出先でも利用でき、営業職やテレワークなどでも活躍します。
タスクDXプラン
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