プロジェクトの進捗を一目で！進捗管理を見える化する重要性！

進捗管理を見える化することで、プロジェクトを適切に管理することができます。

働き方改革の推進や感染症の影響などもあり、テレワーク（リモートワーク）などの多様な働き方が広まりました。
従業員同士が顔を合わせる機会が減っても遅延なく業務を進めるためには進捗管理の見える化が必要になります。

この記事では、進捗管理の見える化の重要性や、どのように見える化を進めていけばよいのかを詳しく解説します。

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進捗管理の見える化とは

進捗管理の見える化とは、チームのメンバー全員が抱えているタスクの進捗を可視化することです。
全体の工数を把握できるとともに、誰が今どのタスクに着手しているのか、納期までどれだけの余裕があるのかなどの情報を共有でき、チーム全体で共通認識を持つことができます。
特に個人で抱えている粒の小さなタスクは可視化しにくいため、気が付いたときには取り返しがつかない事態に陥ってしまうことがあります。
かといって、小さなタスクの進捗まで、いちいち上司に報告していたのでは、報告するほうも確認するほうも、両方が時間を取られてしまい、効率的ではありません。

メンバー全員の進捗が見える化されていれば、期限に遅れそうな場合でもすぐに気が付くことができ、タスクが抜けるという心配もなくなります。
また、進捗が見える化されることで、タスク同士の親子関係なども明確になるため、質問や相談もしやすくなり、コミュニケーションが円滑になって組織内の結束も高まります。

進捗管理でチームの業務を可視化しプロジェクトを成功に導こう！/a>

進捗管理の見える化の重要性

進捗状況が見える化されることで、業務効率化が進み、生産性の向上に繋がります。

近年、働き方改革の影響もあり、テレワーク・リモートワークなど、在宅で勤務する人が増えました。
チームが離れた場所で仕事をしながらも、タスクの期日・納期は守らなければいけません。
しかし、タスク同士はつながっていることが多く、前工程が終わらないと次のタスクに進めないということも多々あります。
そんなとき、進捗管理が見える化できれば、離れた場所で仕事をしていても、誰が何をしているのか一目で把握することができ、どのタスクから始めるのが効率的なのか、優先順位もつけやすくなります。

また、誰か一人に業務が集中してしまったり、タスクが停滞してしまったりといったトラブルが生じることがあってもすぐに対処できます。

進捗管理を見える化するメリット

進捗管理の見える化で得られるメリットは以下のとおりです。

チーム全体で情報共有できる
コミュニケーションが円滑になる
遅延や漏れの防止
仕事量を把握できる
優先順位（プライオリティ）を判断できる
生産性の向上を見込める

内容を詳しく見ていきましょう。

チーム全体で情報共有ができる

進捗管理を見える化することで、メンバーが抱えるタスクが一目で把握でき、進捗状況などの情報をリアルタイムで共有することができます。
チーム内で情報共有することで、チーム全体が共通認識を持つことができるので、会議の時間を短縮できるなど、無駄を削減することもできます。

情報共有には、誰が見てもわかりやすい状態にしておくことが不可欠です。
プロジェクトの全体的な目標をロードマップなどで示し、具体的な進捗状況はガントチャートなどを作成して一目でわかるようにしておきましょう。

コミュニケーションが円滑になる

プロジェクト管理では、複数人から報告を受け、指示を出さなければいけませんが、進捗状況が見える化されることで、無駄なやりとりがなくなり、コミュニケーションコストをカットできます。
また、タスクの担当者や進捗率が明確になることで、何か質問があったときや困りごとがおこったとき、誰に助けを求めるのが一番早いのかもすぐにわかります。
担当者がわからずたらいまわしにされるといった無駄な時間がなくなり、コミュニケーションもスムーズになります。

遅延や漏れの防止

プロジェクトはなかなか計画通りには進まないものです。
大切なのは、それにすぐに気が付き、軌道修正することです。
進捗管理を可視化することで、遅れや漏れなどのトラブルにもすぐに気が付くことができ、対処も素早くおこなうことができます。
事前にどのようなトラブルが起こり得るのか、リスクを想定しておくとよいでしょう。

仕事量を把握できる

メンバーのタスクや進捗状況が一目で明確になるため、一人ひとりの仕事量を簡単に把握することができます。
タスクのステータス（指示待ち・対応中・保留・完了）なども可視化できれば、誰の手が空いているのかもわかり、助けが欲しいときに誰に頼めばよいのか一目でわかります。

誰か一人に仕事が偏ることなく適切に割り振れるほか、優先順位が間違っていないかや、属人化を防げる点も進捗状況を見える化するメリットです。

優先順位（プライオリティ）を把握できる

タスクの優先順位は、その緊急性や重要性などから判断されますが、チーム全体で状況を把握できるようになることで、作業の優先順位がつけやすくなります。

例えば、期日が迫っているにも関わらず、思うように進んでいないタスクがあったとします。
進捗状況の見える化によって、その情報はすぐに周知され、後回しにできるタスクから、期日が迫っているタスクへ人員を回すなどの対応がとれます。

生産性の向上を見込める

進捗状況が可視化されれば、チーム全体で情報共有ができるため、メンバーそれぞれに進捗を確認したり、上司に報告したりといった手間もなくなり、作業時間が短縮できます。
遅延がなくなり、優先順位も明確になることで、集中して業務を遂行でき、効率化できるため、結果として生産性の向上へつながります。

進捗管理を見える化するコツ

進捗管理の見える化（可視化）のためには、リアルタイムで更新する仕組みを作る（後回ししない）こと書かれたボード

進捗管理の見える化はどのように進めればよいのでしょうか。
進め方のコツを紹介しますので、参考にしてください。

タスクの洗い出しと整理

全体的な大きなタスクは把握できていても、個人が抱えているタスクは担当者にしかわからないということはよくあります。
まずは全てのタスクを洗い出し、整理しましょう。
洗い出しをおこなうことで、属人化してしまっているタスクなどにも気が付くことができます。
そして、チェックリストなどを作って無駄なタスクや重複しているタスクがないか確認し、整理をします。
整理されたタスクであれば、スケジュールも組みやすくなり、進捗管理の見える化もしやすくなります。

リアルタイムで更新できる仕組みを構築する

進捗管理は、リアルタイムでおこなうことで有効に活用できるようになります。
しかし、いちいち自分が何をやっているのか上司に報告していたのでは手間がかかってしまいますし、部下から報告を受けたほうもかなりの時間を取られてしまい、他の仕事が進まなくなってしまいます。
リアルタイムで進捗を更新できるような仕組みづくりが大切です。

例えば、OneDriveやGoogle Driveなどのオンラインストレージにガントチャートなどを保存しておき、逐一更新するようにする、グループウェアやタスク管理ツールを導入するなどの方法があります。

担当者を決める

進捗管理の見える化をおこなうということは、今までとは管理の進め方を変更するということになります。
面倒だと感じるメンバーがでてくるかもしれません。

率先して見える化に取り組む担当者を決めておくと、責任の所在が明らかになり、見える化を促進できます。

進捗管理を見える化する方法

whiteboardやexcel、ガントチャートを使って進捗を見える化しているビジネスマン

進捗管理を見える化するためにはどのような方法があるのか解説します。

カレンダーやホワイトボードを使う

プロジェクトチームが同じオフィスで働いている場合、カレンダーやホワイトボードを使ったアナログな方法で進捗状況を見える化することもできます。
昔からあるやり方で、誰にでもわかりやすく、すぐに始めることができる点がメリットですが、リアルタイムでの情報の反映が難しい、オフィスにいないとわからないなどのデメリットもあります。

タスク管理をアナログで行うメリット・デメリットとは？効率的なタスク・プロジェクト管理ツールも紹介

ガントチャートを作成する

ガントチャートとは工程全体を俯瞰して把握できる表で、プロジェクトの進捗管理には不可欠な手法の一つです。
縦軸に作業内容や担当者、開始日・終了日などを置き、横軸に期間（日付）をとって進捗状況などを視覚的に表現します。

ガントチャートは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用して作成することができます。
Excelはすでに業務で使っている企業も多く、スプレッドシートはGoogleアカウントを登録すれば誰でも無料で使えることから、導入のハードルが低い点がメリットです。

しかし、ガントチャートを作るには専門的な知識が必要になり、作成するのに時間もかかってしまいます。
いちから作成する手間を省くためにも、テンプレートなどを活用するとよいでしょう。

Excelの条件付き書式を使ってガントチャートを作成しよう！くわしい作り方をサンプル図解で解説！

管理ツールの活用

進捗管理の見える化には、タスク管理に特化した管理ツールを導入するのが一番の近道です。
クラウド上にデータが保存されるタイプであれば、場所を選ばす、リアルタイムの情報を更新することができます。

多くの人が使うツールとなるため、できるだけシンプルで使いやすいツールを選ぶようにしましょう。
複雑なツールを導入してしまうと、進捗管理が形骸化してしまう可能性がでてきてしまいます。

進捗管理を見える化するためには、以下の特徴を持つツールの導入がおすすめです。

使いやすいシンプルなツール
ガントチャート機能がある
モバイル端末からもアクセスできる
万全のセキュリティ
タスクに資料が紐づけできる
ファイル共有できる
コミュニケーション機能がある
タスクの割り振りができる

上記すべてに対応しているのが、弊社のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。

効率的にタスク管理する方法と、おすすめのタスク管理ツールを紹介！

進捗管理の見える化にはJootoがおすすめ！

asana、trello、backlogなどと同様に進捗管理におすすめの管理ツールJooto

Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性のよさが特徴で、誰でもすぐに使いこなせるようになります。

ひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できるので、確認作業の手間が少なく、業務を効率化することが可能です。

チームメンバーがそれぞれカンバンボードにタスクを書き込むと、ガントチャートが自動で作成されます。
変更してもすぐに反映されるため、リアルタイムの進捗管理が可能になります。
ガントチャートは、プロジェクトを横断して表示することもでき、スケジュール管理としても役立てることができます。

また、コミュニケーションツールとしての一面も持っています。
カンバン（タスクカード）にはコメントを残せるので、そのタスクについてのみの会話ができるため、必要な情報をさがしてチャットツールを遡るというような無駄が生じることがありません。

外部連携機能も充実しており、ChatworkやSlack、Googleカレンダーを使用している場合は、Jootoと連携して使うことができるのも嬉しいポイントです。

タスクDXプラン

「タスクDXプラン」は、メンバーや社員の人数が多い組織におすすめです。
膨大なストレージで、すべての従業員をフォローすることができ、すべての情報を一元化できます。
従来から法人向けに提供をしている、ビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。

サポート体制も充実しており、ツール導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走して支援、代行します。
担当者の負担を軽減し、導入後、確実に定着させることができます。
さらに、「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、業務の自動化を実現することも可能です。

Jootoには「タスクDXプラン」以外にも以下のようなプランがあります。