進捗管理でチームの業務を可視化しプロジェクトを成功に導こう！

プロジェクトの進捗管理に課題をお持ちではないでしょうか。
テレワーク・リモートワークなど様々な働き方が選択される現在、集団における進捗管理を行うことの難しさに直面している方も多いと思います。

メンバーひとり一人のタスク管理・進捗管理だけならまだしも、チーム全体の進捗やプロジェクトを管理し、共有していくことはもはや不可能と言えます。

なぜなら、これまで対面によるコミュニケーションや目視によるチェックで簡単に確認が取れた進捗が、一気にブラックボックス化されてしまったからです。

プロジェクトを成功に導くためには、チーム全体の進捗管理と、各メンバーのタスクの進捗管理を効率的に行うことが必要です。

当コラムでは、進捗管理のメリットや、進捗管理が失敗する原因、進捗管理を効率よく行う方法をご紹介していきます。

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進捗管理とは

そもそも進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況を常に比較し、ズレを把握し修正することです。

例えばタスク管理や工程・工数管理など、プロジェクトに関わる情報を一元管理することで、プロジェクトを円滑に進めます。
適切な進捗管理ができないと、スケジュールの遅延が発生し、その結果、無駄な人件費が嵩んだり、何より利益や機会の損失に繋がる可能性が高くなります。

つまり進捗管理には、スムーズな業務遂行による「期日・期限の厳守」と「生産性の向上」がその大きな目的として挙げられます。

また冒頭でお伝えしたように、テレワークやリモートワークの普及に伴って、進捗管理ツールの重要度は認知されており、メンバーのスケジュールや進捗などの情報共有の促進に役立っています。

今やテレワーク、リモートワーク下でのプロジェクトの円滑な進行において、進捗管理ツールは、必須ツールと言えるでしょう。

進捗管理のメリット

進捗管理の目的を確認しておきましょう。
進捗管理には、主に次の3つのメリットがあります。

生産性の向上・納期の順守
問題の早期発見
負荷の平均化

ひとつずつ詳しくみていきましょう。

生産性の上昇・納期の順守

進捗管理により、各工程に必要な作業時間や工数などを洗い出すことで、ゴールのために必要な要素が明確となります。
ゴールへの道程やマイルストーンが見えることで、メンバーのモチベーションアップにつながるでしょう。
そこから効率的な作業を心がけるという効果が生まれ、タスクごとの生産性も向上します。

またトラブルなどに対応するための時間をあらかじめ確保することにより、納期に余裕を持ったスケジュールを立てることが可能となります。

問題の早期発見

進捗管理により、計画と実際の作業状況を常に比較できることで、計画通りにプロジェクトが進んでいるか、チェックすることができます。

仮に進捗に遅れがある場合、その原因を即座に把握・分析することができるため、進行上の問題が明確に整理され、作業計画のズレを早期修正することが可能となります。

負荷の平均化

プロジェクトの進捗管理により各メンバーの業務を「見える」化（＝可視化）することで、メンバーごとのタスクのステータス（状況）や進捗があきらかになります。

そのため状況をみながらメンバー間で仕事量の均一化を図ることができるでしょう。

たとえば「手が空いているメンバーに追加のタスクを依頼する」「メンバーの特性に応じたタスクを分担してもらう」など、より効果的な業務の割り振りを行うことも可能です

進捗管理が失敗するケース

プロジェクト遂行における進捗管理が重要であることは、多くの人が理解していると思います。
それでも進捗管理が上手くいかない場合は、いくつか理由が上げられます。

タスク量を把握しきれていない
コミュニケーションを取りやすい環境が作れていない
目標を共有できていない

ここでは進捗管理が失敗する原因を、いくつかご紹介します。

タスク量を把握しきれていない

そもそもプロジェクトの計画段階で、正確なタスク量を把握することは難しいでしょう。
実際にプロジェクトを進めてみると、問題の発生により想定外のタスクが生じることも多々あります。

そのため、まずプロジェクト自体を管理する責任者と、それぞれのタスクを処理する担当者を明確にし、洗い出されたタスクはできるだけ細分化するようにしましょう。

作業レベルにまでタスクを細分化することで、アウトプットの品質が属人的にならないようにします。
またタスクに当たる場合は、スケジュールに余裕を持っておくことで、想定外の事柄にも対応できるようになります。

このように正確なタスク量を把握するためにも、プロジェクトリーダーを立て、常にメンバーと連携しながら、正確なタスク量をリアルタイムに計上することが重要と言えます。

コミュニケーションを取りやすい環境が作れていない

進捗に遅延が起こる多くの場合で、何らかのコミュニケーショントラブルを抱えているケースが見受けられます。
具体的には叱責を逃れたいがために、ネガティブな報告を怠る人がいたり、自分がやった方が早いと仕事を取り上げることで、メンバーのモチベーションに影響する場合があります。

課題発生時にはメンバーと一緒に解決を図るなど、信頼関係を築いていくと共に、報告をしやすい環境作りをすることが重要です。

そのためにも会議など定期的な進捗報告の場を作り、記憶違いや報告漏れを防止するため、資料を準備し行うようにしましょう。

目標を共有できていない

進捗管理の大きな目的の一つは、プロジェクトを成功させることにあります。
そのためにはプロジェクトの目標やゴールが明確であり、かつメンバー間で目標が共有できていることです。

プロジェクトの目標や納期などが明確になっていないと、メンバー各々の認識でタスクを進めてしまい、プロジェクト全体を俯瞰して見た時に、工程にムダが生じてしまいます。

また報告漏れなどを起こし、問題の発覚が遅れることにも繋がるでしょう。

進捗管理を効率よく行う方法

ここでは進捗管理を効率よく行う方法として

ガントチャート(gantt chart)
システムツールの導入

をご紹介します。

ガントチャート (gantt chart)

ガントチャート(gantt chart)とは、プロジェクトの工程やプロセス、タスクを洗い出し、リスト化された作業をカレンダー上に並べることで進捗管理を行う方法です。

工程がリスト化されているため、プロジェクト全体の把握が容易になります。
また進捗状況を瞬時に視覚的に把握できることが、最大の特徴と言えます。

ガントチャート (gantt chart) の作り方

プロジェクトにはガントチャート（gantt chart）が必要だと考えるプロジェクトリーダー

まずプロジェクトにおけるタスクを洗い出し、細分化します。
細分化したタスクをツリー構造の表にしたものが、作業分解構成図と呼ばれるWBS（Work Breakdown Structure）です。

プロジェクトをタスクに分解することで、タスク同士の関係が分かり、タスクの処理に必要なリソースを把握することができます。
WBSで構造化したタスクは、プロジェクトの最終目標までの工程となります。
つまりプロジェクト管理やスケジュール作成のベースとなるものです。

大規模プロジェクトになるほど、WBSを作成する意義は大きいと言えるでしょう。

このWBSをタスクとして表の縦軸に並べ、横軸に月・日、各タスクの予定日数や実績日数をグラフで表示したものがガントチャートです。
他のタスクとの関連なども意識して縦軸に並べることで、タスクの優先順位なども判断しやすくなるでしょう。

システムツールの導入

プロジェクトの進捗管理は通常プロジェクトリーダーの重要な任務ですが、どんなに優秀なリーダーでも人間の能力には限界があります。

特にテレワークのような時間と場所にとらわれない働き方が普及した現在では、プロジェクト全体を俯瞰することは難しいのが実情です。

そこでプロジェクトの進行を包括的かつ効率的に行うために、おすすめしたいのが、プロジェクト管理ツールなどのシステムツールです。

プロジェクト内の情報を見える化し、リアルタイムの情報共有を可能にしてくれます。

またクラウド型のツールを導入することで、オンラインでの入力や確認が可能となり、いつでも・どこでも・だれでも進捗状況を把握することができるのです。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理をどのようにサポートしてくれるのでしょうか。

プロジェクトの進捗を可視化できる

進捗や工数を集約し、可視化してくれるのがプロジェクト管理ツールです。
進捗状況をひと目で把握できるガントチャート(gantt chart)なら、プロジェクト全体の進捗、メンバーの進捗状況をリアルタイムで管理できます。

課題や問題が発生した場合にも、即座に対処が可能で、プロジェクト進行に与える影響を最小限にリスクヘッジすることができます。

プロジェクトの情報を一元化できる

プロジェクト管理ツールは、スケジュールや進捗状況、工程、工数、メンバーのタスク状況など、プロジェクトを進める上でのあらゆる情報を総合的に管理してくれます。

プロジェクトのデータを一元化し、リソース管理を容易にします。
結果、プロジェクトマネジメントにかかる管理業務を大幅に軽減することができるでしょう。

プロジェクト管理ツール選ぶ際のポイント

ここまでプロジェクト管理ツールにできることをみてきました。

ツールを活用してプロジェクトの進捗状況を「見える化」することで、ゴールまでに必要な工数を明確化できたり、最適なタスク振り分けができたりと、様々なメリットがあります。

効率的な進捗管理を行うには、プロジェクト管理ツールを使うのがおすすめですが、どのようなツールが実際に使いやすいのでしょうか。

なかにはオープンソースソフトウェア（Open Source Software：無償で利用できるソフトウェア）などもありますが、自社の業態に合うものを見極めることが大切です。

プロジェクト管理ツールを選定する際には、つぎの３つのポイントに注目するとよいでしょう。

リアルタイムで情報共有できる

Excelなどで進捗管理をすると、更新するたびに毎回保存する作業が必要となります。
ファイルを開かなければ更新されている内容が確認できない共有方法では、確認漏れのリスクがあります。

メンバーが更新した内容や問題点など、リアルタイムで共有し合えるプロジェクト管理ツールが良いでしょう。

クラウド型で提供されている管理ツールならば、場所を選ばず確認やアップロードが可能となるメリットがあります。

誰でも簡単に使いこなせる

操作方法が複雑なツールは、便利よりも手間が勝り、社内で導入しても結局使わなくなることが多々あります。
そのためには、シンプルな操作で情報共有でき、誰でも感覚的に使いこなせるツールであるべきでしょう。

例えば、ITリテラシーの低い社員であっても混乱することなく、簡単に使いこなせるシステムを基準にすると良いでしょう。

・直感的な操作性と、ドラッグ&ドロップが利用できる
・カンバンからガントチャート画面への切り替えが簡単

などがポイントです。

タスク管理機能を活用できる

プロジェクトの進捗を洗い出して管理する際には、個々のタスクの進捗も詳細に管理できるツールが便利です。

期限ごとにタスクを確認できたり、締切や期日の近いタスクをツールがリマインドしてくれるため、タスク漏れが大幅に削減できるでしょう。

プロジェクトの進捗管理を支えるJooto

Jootoは、付箋を貼ったりはがしたりするような直感的に使えるUIで、誰でも簡単に始めることができる、タスク・プロジェクト管理ツールです。

Jootoに入力されたデータは、ワンクリックでカンバンからガントチャートへ表示を切り替えることができ、データを視覚化し、リアルタイムのタスクの進捗状況をメンバーに共有することができます。

さらにビジネスチャットツールである「Slack」「Chatwork」、カレンダーアプリである「Googleカレンダー」などと連携し、更新ごとにメッセージやチャットが飛ぶよう機能を設定することで、作業の抜け漏れも未然に防ぎます。

Jootoはオンプレミス型ではなく、ユーザーの使用場所を問わないクラウド型ツールのため、タスクの進捗確認や、遅延タスクへの早急な対応などが一元化され、作業効率の改善が図れます。つまりJootoは、自分以外のメンバーの進捗が見えづらいという状況を、解決してくれるツールなのです。

Jootoは、チームの進捗管理を「見える化」し、プロジェクトを成功させるサポートを致します！