進捗管理でチームの業務を可視化しプロジェクトを成功に導こう！

プロジェクトの進捗管理に課題をお持ちではないでしょうか。

政府が推進する「働き方改革」の影響もあり、テレワーク・リモートワークなどさまざまな働き方が選択される現在、集団における進捗管理をおこなうことの難しさに直面しているPM（プロジェクトマネージャー）も多いと思います。

メンバー一人ひとりのタスク管理・進捗管理だけならまだしも、チーム全体の進捗やプロジェクトを管理し、共有していくことはもはや不可能なレベルといえます。
なぜなら、これまで対面によるコミュニケーションや目視によるチェックで簡単に確認が取れた進捗が、一気にブラックボックス化されてしまったからです。

プロジェクトを成功に導くためには、チーム全体の進捗管理と、各メンバーのタスクの進捗管理を効率的におこなうことが必要です。

当コラムでは、進捗管理のメリットや、進捗管理が失敗する原因、進捗管理を効率よくおこなう方法をご紹介していきます。

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進捗管理とは

そもそも進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況を常に比較し、ズレを把握し修正することです。
例えばタスク管理や工程・工数管理など、プロジェクトに関わる情報を一元管理することで、プロジェクトを円滑に進めます。
適切な進捗管理ができないと、スケジュールの遅延が発生し、その結果、無駄な人件費が嵩んだり、何より利益の低下や機会の損失に繋がる可能性が高くなります。
つまり進捗管理には、スムーズな業務遂行による「期日・期限の厳守」と「生産性の向上」がその大きな目的として挙げられます。

また、冒頭でお伝えしたように、働き方改革によって普及したテレワークやリモートワークの広がりに伴い、進捗管理ツールの重要度は認知されており、メンバーのスケジュールや進捗などの情報共有の促進に役立っています。

今やテレワーク、リモートワーク下でのプロジェクトの円滑な進行において、進捗管理ツールは、必須ツールといえるでしょう。

そして、製造業やIT業界では、進捗管理を品質管理の手法として実施しています。
適切な品質管理をおこなうことで、リコールやシステム障害といった大きな損害を与える可能性のある問題の回避につながるからです。

進捗管理のメリット

進捗管理には、以下のようなメリットがあります。

生産性向上
納期遅延の防止
トラブルを未然に防止できる
チーム内で進捗を共有できる
成果物（製品）の品質向上

詳しい内容を解説します。

生産性向上

進捗管理により、各工程に必要な作業時間や工数などを洗い出すことで、ゴールまでに必要な要素が明確となります。
ゴールへの道程やマイルストーン（milestone）が可視化されることで、メンバーのモチベーション向上につながるでしょう。
そこから効率的な作業を意識するという効果が生まれ、タスクごとの生産性も向上します。

納期遅延の防止

進捗管理で、プロジェクト全体のタスク量が明確になり、工数管理ができるようになることから、納期の遅延防止にも役立ちます。
進捗管理により、PM（プロジェクトマネージャー）は、計画と実際の作業状況を常に比較できることで、計画通りにプロジェクトが進んでいるか、チェックすることができます。

仮にスケジュールと実際の進捗に乖離がある場合、その原因を即座に把握・分析することができるため、進行上の問題が明確に整理され、作業計画のズレを早期修正することが可能となります。

トラブルを未然に防止できる

進捗管理にはトラブルを未然に防ぐ効果もあります。
優先順位や作業手順をしっかりと管理することで遅れや漏れを防止できるほか、誰か一人に業務が偏り過ぎてしまうことも防げます。
必要なところにすぐに人的リソースを配置できるため、トラブルが起こりにくくなります。
そしてもし、ミスなどのトラブルが発生したとしても、進捗管理をおこなうことで、早期発見でき、すぐにリカバリーできます。

また納期に余裕を持ったスケジュール計画を立てることで、トラブルなどに対応するための時間をあらかじめ確保することが可能になります。

チーム内で進捗を共有できる

ただ進捗管理をおこなうだけではなく、進捗状況を可視化し共有することで、メンバー間でお互いにフォローできるようになります。
誰か一人に業務が偏ることを防ぐこともできますし、手が空いた人に仕事を回せたり、タスクの親子関係などから、ふさわしいメンバーに仕事を割り振ることも可能です。

また、作業の重複や手戻りなども防ぐことができるので、業務効率化にも役立ちます。

成果物（製品）の品質向上

進捗管理は成果物（製品）の品質向上にも役立ちます。
進捗率を定義する際、定められた品質の成果物（製品）を完成させることを100％とすれば、そこを目指して業務を進めることができ、結果として成果物（製品）の品質向上が見込めます。

進捗管理が失敗するケース

プロジェクト遂行における進捗管理が重要であることは、多くの人が理解していると思います。
それでも進捗管理が上手くいかない場合は、いくつか理由が挙げられます。

全体の作業量が把握できていない

そもそもプロジェクトの計画段階で、正確なタスク量を把握することは難しいでしょう。
実際にプロジェクトを進めてみると、問題の発生により想定外のタスクが生じることも多々あります。

そのため、まずプロジェクト自体を管理する責任者であるPM（プロジェクトマネージャー）と、それぞれのタスクを処理する担当者を明確にし、洗い出されたタスクはできるだけ細分化するようにしましょう。

作業レベルにまでタスクを細分化することで、アウトプットの品質が属人的にならないようにします。
またタスクに当たる場合は、スケジュールに余裕を持っておくことで、想定外の事柄にも対応できるようになります。

このように正確なタスク量を把握するためにも、プロジェクトリーダーを立て、常にメンバーと連携しながら、正確なタスク量をリアルタイムに計上することが重要といえます。

進捗率・進捗管理の定義が周知されていない

進捗管理をおこなうといっても、どのように管理するのか、どの項目を管理していくのか、チーム内で共有されていないと、チームメンバーもどのような情報を報告すればよいのかわかりません。

また何をもって進捗率を100％とするのかや、どの段階で進捗率が何％まで達成できていればよいのかなども定義し、周知する必要があります。

情報共有が不十分

進捗に遅延が起こる多くの場合で、何らかのコミュニケーショントラブルを抱えているケースが見受けられます。
具体的には叱責を逃れたいがために、ネガティブな報告を怠る人がいたり、忙しさから連絡がおろそかになったりする人には注意が必要です。
また、本来ならチーム内で共有して誰かに割り振るべき仕事を、「自分がやった方が早い」とメンバーから仕事を取り上げることで、メンバーのモチベーションに影響する場合があります。

課題発生時にはメンバーと一緒に解決を図るなど、信頼関係を築いていくと共に、報告をしやすい環境作りをすることが重要です。

そのためにも会議など定期的な進捗報告の場を作り、記憶違いや報告漏れを防止するため、資料を準備しおこなうようにしましょう。

逐一報告を挙げなくても、リアルタイムで進捗状況が把握できるようなシステムも有効になります。

特にテレワーク、リモートワークの場合、オフィスで仕事をするのとは違って、顔を合わせる機会が少ないため、今までは気軽に確認できていたことも聞きにくくなってしまう場合があります。
情報共有のためには、コミュニケーションの手段とルールを決めておくことが重要です。

目標（ゴール）が定義・共有できていない

進捗管理の大きな目的の一つは、プロジェクトを成功させることにあります。
そのためにはプロジェクトの目標やゴールが明確であり、かつメンバー間で目標が共有できていることが重要です。

プロジェクトの目標や納期などが明確になっていないと、メンバー各々の認識でタスクを進めてしまい、プロジェクト全体を俯瞰して見た時に、工程にムダが生じてしまいます。

また報告漏れなどを起こし、問題の発覚が遅れることにも繋がるでしょう。

信頼関係が築けていない

チームでプロジェクトを進めていくうえで、信頼関係はとても重要です。
進捗管理では、プロジェクトメンバー各々の、抱えているタスクや進捗状況を正確に把握する必要があります。
チーム内で信頼関係が築かれていないと、必要な情報があがってこないということもあり得ます。

進捗が遅れている場合、何らかのトラブルが発生していることが考えられますが、信頼関係が築かれていないことで、報告や発見が遅れてしまい、リカバリーが難しくなってしまうことも。
何かあったらすぐに報告できるような環境を整備したり、何でも相談できるような雰囲気作りも必要になります。

進捗管理を効率よく行う方法

進捗管理を効率よくおこなうためのコツや手法を紹介します。
自社の状況や提供している製品やサービスによってやり方は変わってきますが、どんな業界でも役立つコツと手法を集めましたので、参考にしてください。

チームの意識改革

今まで進捗管理が上手くいっていないという場合、チーム全体の意識改革が必要になるかもしれません。
プロジェクトにおいて、すべてのタスクはつながっており、目の前の自分の仕事をやみくもにこなすだけではプロジェクトを成功に導くことはできないからです。
プロジェクトの目的・ゴールの周知や、タスクの優先順位、相互関係などもチーム全体で共有し、プロジェクト全体の進捗管理の重要性をメンバー全員で認識することが大切です。

タスクの洗い出し・細分化

プロジェクト全体でどれくらいのタスクが必要になるのか、すべて洗い出しをおこないましょう。
そして洗い出したタスクは、まず何をすればよいのかわかるレベルまで細分化します。
タスクを細分化することで、作業時間の見積もりもしやすくなりますし、大きなタスクを複数人で協力してこなせるようになります。

責任の所在と担当者を明確にする

プロジェクト全体の責任者が誰なのか明確にすることで、プロジェクトの目的・納期・進捗状況などを誰が管理するのかがわかるため、指示系統がわかりやすくなります。
メンバーも誰に聞けばよいのかわからないといったことがなくなるため、業務をスムーズに進めることができるようになります。

また、各タスクにもそれぞれ担当者を決め、責任をもってやり遂げることが重要です。
担当者が決まっていないタスクがあると、誰かがやるだろうという思い込みから、放置されてしまい、気が付いたときには取り返しがつかない事態に陥ってしまっている、ということもあり得ます。

各タスクの担当者とプロジェクトの責任者が連携することで、スムーズに進捗管理をおこなうことができます。

スケジュールにバッファを持たせる

タスクの洗い出しをおこなったときに、作業時間の見積もりをおこない、スケジュールを決定しているかと思いますが、その際、スケジュールにバッファ（余裕）を持たせることが重要です。
プロジェクトの計画の段階で、全てのタスクを正確に把握することは難しく、突発的にタスクが発生することもありえます。
また、何かトラブルが起きたときに、カツカツのスケジュールでは、遅延の原因となってしまいます。

突発的なタスクやトラブルに対応するための時間を確保するためにも、スケジュールには余裕を持たせるようにしましょう。

コミュニケーションの活性化を図る

信頼関係の構築に、適切なコミュニケーションは欠かせません。
チーム内の雰囲気が悪いことが要因となって、ミスやトラブルが起こることは珍しくありません。

チーム内で定期的に会議をおこなったり、何かあったときにすぐに報告・相談ができる環境を整えておくことが大切です。
ビジネスチャットツールなど、コミュニケーションツールを活用するのも良い方法でしょう。

スケジュールの見直しを定期的におこなう

プロジェクトがスケジュール通りに進むということは、ほとんどあり得ないといってもよいでしょう。
進捗管理をおこなううえで、スケジュール管理はとても大切です。

マイルストーン（milestone）を設置するなどして、定期的にスケジュールを見直すことで、正確な進捗管理をおこなうことができます。

マイルストーンとは？意味や使い方を解説！中間目標の設定でプロジェクトを成功させる！

ガントチャート (gantt chart)の活用

ガントチャート(gantt chart)とは、プロジェクトの工程やプロセス、タスクを洗い出し、リスト化された作業をカレンダー上に並べることで進捗管理をおこなう方法です。

工程がリスト化されているため、プロジェクト全体の把握が容易になります。
また進捗状況を瞬時に視覚的に把握できることが、最大の特徴といえます。

・ガントチャート (gantt chart) の作り方

まずプロジェクトにおけるタスクを洗い出し、細分化します。
細分化したタスクをツリー構造の表にしたものが、作業分解構成図と呼ばれるWBS（Work Breakdown Structure）です。

プロジェクトをタスクに分解することで、タスク同士の関係がわかり、タスクの処理に必要なリソースを把握することができます。
WBSで構造化したタスクは、プロジェクトの最終目標までの工程となります。
つまりプロジェクト管理やスケジュール作成のベースとなるものです。

大規模プロジェクトになるほど、WBSを作成する意義は大きいといえるでしょう。

このWBSをタスクとして表の縦軸に並べ、横軸に月・日、各タスクの予定日数や実績日数をグラフで表示したものがガントチャートです。
他のタスクとの関連なども意識して縦軸に並べることで、タスクの優先順位なども判断しやすくなるでしょう。

プロジェクト終結後のレポート

見逃しがちですが、プロジェクトの完了後に、進捗状況の見直しをおこなうことも進捗管理には必須です。

プロジェクト開始から終結までの進捗管理状況を見直し、分析することで、改善点が見えてきます。
それらをまとめ、レポートすることで貴重なナレッジとして蓄積され、次のプロジェクトの計画を立てる際に役立ちます。

システムツール（プロジェクト管理ツール）の導入

プロジェクトの進捗管理は通常PL（プロジェクトリーダー）・PM（プロジェクトマネージャー）の重要な任務ですが、どんなに優秀なリーダーでも人間の能力には限界があります。
特にテレワークのような時間と場所にとらわれない働き方が普及した現在では、プロジェクト全体を俯瞰することは難しいのが実情です。

そこでプロジェクトの進行を包括的かつ効率的におこなうために、おすすめしたいのが、プロジェクト管理ツールなどのシステムツールです。
プロジェクト内の情報を見える化し、リアルタイムの情報共有を可能にしてくれます。

またクラウド型のツールを導入することで、オンラインでの入力や確認が可能となり、いつでも・どこでも・だれでも進捗状況を把握することができるのです。

プロジェクト管理ツールとは

進捗管理を手作業でおこなうのは大変難しいということがわかりました。
では、進捗管理をスムーズに進めるためのプロジェクト管理ツールは、進捗管理をどのようにサポートしてくれるのでしょうか。
メリットをまとめました。

プロジェクトの進捗を可視化できる

進捗や工数を集約し、可視化してくれるのがプロジェクト管理ツールです。
進捗状況を一目で把握できるガントチャート（gantt chart）なら、プロジェクト全体の進捗、メンバーの進捗状況をリアルタイムで管理できます。

課題や問題が発生した場合にも、即座に対処が可能で、プロジェクト進行に与える影響を最小限にリスクヘッジすることができます。

プロジェクトの情報を一元化できる

プロジェクト管理ツールは、スケジュールや進捗状況、工程、工数、メンバーのタスク状況など、プロジェクトを進めるうえでのあらゆる情報を総合的に管理してくれます。

プロジェクトのデータを一元化し、リソース管理を容易にします。
結果、プロジェクトマネジメントにかかる管理業務を大幅に軽減することができるでしょう。プ

プロジェクト管理ツール選ぶ際のポイント

ここまでプロジェクト管理ツールにできることをみてきました。
ツールを活用してプロジェクトの進捗状況を「見える化」することで、ゴールまでに必要な工数を明確化できたり、最適なタスク振り分けができたりと、様々なメリットがあります。

効率的な進捗管理をおこなうには、プロジェクト管理ツールを使うのがおすすめですが、どのようなツールが実際に使いやすいのでしょうか。

プロジェクト管理ツールを選定する際には、次の3つのポイントに注目するとよいでしょう。

リアルタイムで情報共有できる
誰でも簡単に使いこなせる
タスク管理機能を活用できる

詳しい内容を解説します。

リアルタイムで情報共有できる

Excel（エクセル）などで進捗管理をすると、更新するたびに毎回保存する作業が必要となります。
ファイルを開かなければ更新されている内容が確認できない共有方法では、確認漏れのリスクがあります。
メンバーが更新した内容や問題点など、リアルタイムで共有し合えるプロジェクト管理ツールがよいでしょう。

クラウド型で提供されている管理ツールならば、場所を選ばず確認やアップロードが可能となるメリットがあります。

誰でも簡単に使いこなせる

操作方法が複雑なツールは、便利よりも手間が勝り、社内で導入しても結局使わなくなることが多々あります。
そのためには、シンプルな操作で情報共有でき、誰でも感覚的に使いこなせるツールであるべきでしょう。

例えば、ITリテラシーの低い社員であっても混乱することなく、簡単に使いこなせるシステムを基準にするとよいでしょう。

直感的な操作性と、ドラッグ&ドロップが利用できる
カンバンからガントチャート画面への切り替えが簡単

などがポイントです。

タスク管理機能を活用できる

プロジェクトの進捗を洗い出して管理する際には、個々のタスクの進捗も詳細に管理できるツールが便利です。
期限ごとにタスクを確認できたり、締切や期日の近いタスクをツールがリマインドしてくれるため、タスク漏れが大幅に削減できるでしょう。

プロジェクトの進捗管理を支えるJooto

Jootoをはじめ、backlog、trelloなどのプロジェクト管理ツールで進捗管理をするビジネスマン

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オンプレミス型ではなく、ユーザーの使用場所を問わないクラウド型ツールのため、タスクの進捗確認や、遅延タスクへの早急な対応などが一元化され、作業効率の改善が図れます。

さらにビジネスチャットツールである「Slack」「Chatwork」、カレンダーアプリである「Googleカレンダーと連携し、更新ごとにメッセージやチャットが飛ぶ機能を設定することで、作業の抜け漏れも未然に防ぎます。
モバイルデバイスにも対応しているため、外出の多い営業職や、テレワーク、リモートワークでも活躍します。

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