プロジェクト進捗がテレワークでブラックボックス化？進捗管理ツールでチームの業務を可視化しよう

テレワーク・リモートワークなど様々な働き方が選択される現在、集団における進捗管理を行うことの難しさに直面しているのではないでしょうか。

個人の進捗管理だけならまだしも、チーム全体の進捗を管理し、共有していくことはもはや不可能と言えます。

なぜなら、これまで対面によるコミュニケーションや目視によるチェックで簡単に確認が取れた進捗が、一気にブラックボックス化されてしまったからです。

 

進捗管理とは

進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況を常に比較し、ズレを把握し修正することです。

適切な進捗管理ができないと、スケジュールの遅延が発生し、その結果、無駄な人件費がかさみ、利益や機会の損失に繋がる可能性が高くなります。

つまり進捗管理は、スムーズな業務遂行による「納期の厳守」と「生産性の向上」がその大きな目的として挙げられます。
またプロジェクトを遂行するにあたり、問題や課題の把握、解決策を講じることも求められます。

これら一連のサイクルをプロジェクト終了まで、定期的に行うことが大切であり、常にプロジェクトの目標と納期を確認しつつ、タスク完了に要する時間やコスト、リソースの予測が求められます。

 

進捗管理のメリット

生産性の上昇・納期の順守

進捗管理を行う前提として、各工程に必要な作業時間や工数などを洗い出すことで、ゴールのために必要な要素が明確となります。
ゴールを定期的に確認することで、メンバーのモチベーションアップに繋がり、効率的に作業を行うようそれぞれが意識するという効果が見込まれ、タスクごとに達成意識を保つことができるでしょう。
また進捗管理をすることで、あらかじめ想定外の問題に対応するための時間を確保しておくなど、納期に余裕を持ったスケジュールを立てることが可能となります。

問題の早期発見

進捗管理をすることで、計画と実際の作業状況を常に比較することで、計画通りにプロジェクトが進んでいるか、チェックすることができます。
もしも進捗に遅れがある場合、その原因を即座に調査・把握することができ、プロジェクトが直面する問題が明確化され、作業計画のズレを早期修正することが可能となります。

能力や負荷の平準化

進捗管理を行い各メンバーの業務を「見える化」することで、誰がどのタスクをどのペースで現在行なっているか、またどのタスクが既に終わったかなど、業務の情報も蓄積されます。

そのため、「手が空いているメンバーに追加のタスクを依頼する」「メンバーにその特性に応じたタスクを依頼する」などメンバーの状況・特質を見ながら、より効果的な業務の割り振りを行うことが可能です。

進捗を管理することは、メンバー間での仕事量の均一化が図れるというメリットがあります。

進捗管理の方法

このようにプロジェクトの進捗状況を「見える化」することで、ゴールまでに必要な工数を明確化できたり、最適なタスク振り分けができるなど、様々なメリットあります。

効率的な進捗管理を行うには、進捗管理ツールを使うのがオススメですが、複雑なツールはなかなか使いこなせないため、導入しても運用されないこともあり、進捗管理を成功させるために注意しなければなりません。

リアルタイムで情報共有できる

Excelなどで進捗管理をすると、更新するたびに毎回保存する作業が必要となり、ファイルを開かなければ更新されている内容が確認できない共有方法では、確認漏れのリスクがあります。

メンバーが更新した内容や問題点など、リアルタイムで共有し合える進捗管理ツールが良いでしょう。
クラウドで提供されている管理ツールならば、場所を選ばず確認やアップロードが可能となるメリットがあります。

誰でも簡単に利用できる

先述のように操作方法が複雑なツールは、便利よりも手間が勝り、導入しても結局使わなくなることが多々あります。
そのため、誰でも感覚的に操作でき、簡単に情報を共有できるツールであるべきでしょう。

タスク管理機能を活用できる

進捗を洗い出して管理する際には、タスク管理ツールが便利です。
期限ごとにタスクを確認できたり、期日の近いタスクをツールがリマインドしてくれるため、タスク漏れが大幅に削減できるからです。

 

進捗管理を支えるJooto

Jootoは直感的に使えるUIで、誰でも簡単に始めることができる、タスク・プロジェクト管理ツールです。

Jootoに入力されたデータは、ワンクリックでガントチャートやカンバン、など様々なチャートに表示を切り替えることができ、データを可視化し、常にタスクの進捗状況を、一目見ただけでチームに共有することができます。
さらに「Slack」「Chatwork」「Googleカレンダー」などと連携し、更新ごとにメッセージやチャットが飛ぶよう機能が設定することで、作業の抜け漏れも事前に防ぎます。

つまり自分以外のメンバーの進捗が見えづらいという状況を、解決してくれるツールなのです。

またオンプレミス型ではなく、ユーザーの使用場所を問わないクラウド型ツールのため、タスクの進捗確認や、遅延タスクへの早急な対応などが一元化され、作業効率の改善が図れます。

Jootoは、チームの進捗管理を「見える化」し、プロジェクトを成功させるサポートを致します！