プロジェクト管理の基本ツール「ガントチャート」とは？

プロジェクト管理の強い味方「ガントチャートとは」

タスク・プロジェクト管理や進捗管理に業務で関わったことのある人なら一度はガントチャートを目にしたことがあるでしょう。これからプロジェクト管理を始めようという人は、是非この機会にガントチャートについて理解しておくことをオススメします。

ガントチャートはプロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種です。第一次世界大戦時に、アメリカ人の機械工学者であり経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントによって考案され、現在では様々な業種・職種で進捗管理をするツールとして利用されています。

 

ガントチャートを作成するメリット

ガントチャートを作成することはプロジェクト管理にどのようなメリットをもたらすでしょうか？

ひとつはタスク自体の可視化です。日々積み重なっていくタスクを一覧にして表示し確認しやすくすることで、忘れず確実にタスクを処理することができるようになります。もうひとつ、ガントチャートの最大の特性とも言えるのはそれぞれのタスクのスケジュールを可視化するということです。基本的にタスクには納期があります。納期があれば工数を逆算していつそのタスクに着手すべきか検討する必要があります。

ガントチャートを作成することで、タスクそれぞれに与えられたスケジュールを一覧にして表示できるのです。

 

ガントチャートの作り方・作成の手順

タスクの洗い出しとタスクの関係性の可視化

それでは順にガントチャートを作成する手順をご紹介します。

基本的にガントチャートでは縦にタスクを並べ、横を時間軸とします。まずはプロジェクトの中にどのようなタスクがあるかを洗い出す必要があります。例えば、ホームページの作成なら以下のようなタスクが発生することが想定されます。

1. ワイヤーフレーム案の作成
2. ワイヤーフレームの比較検討・決定
3. デザイン案の作成
4. デザインの決定
5. コーディング

また、これらのタスクの中にはさらに詳細な子タスクが発生するはずです。ワイヤーフレーム案をいくつか作成する場合、A案/B案/C案の作成は別々の子タスクと考えられます。それらの作成が終わった後で初めて2の検討フェーズに入ることができるので、1より2のスケジュールは後になります。

このように、詳細な子タスクまで洗い出し、それぞれの関係性まで考慮したリストをWBS（Work Breakdown Structure）といいます。詳細なガントチャートはWBSとしての性質も備えています。

 

各タスクの所要時間の見積もり

次に各タスクに費やす所要時間を見積もります。

A案/B案/C案の作成にそれぞれ1日ずつかかるとしたら、ワイヤーフレーム案の作成には3日あればよいということになります。同様にその他のタスクの工数を見積もり、プロジェクト全体にどれくらいの期間が必要かが把握できます。

 

タスクの担当者を決める

ガントチャートやWBSを作成するようなプロジェクト管理が必要な組織では、基本的に複数人のスタッフが作業にあたることがほとんどです。そのため、それぞれのタスクを処理する担当者を決定する必要があります。

A/B/Cすべてのタスクを処理するのに3日かかるところを、3人で1つずつのタスクを担当すれば1日で終わる計算になります。このようにタスクの分担次第では次の工程を前倒しで進めることもできますし、逆に担当の割り振りを誤れば、など全体のスケジュールが破綻してしまうこともあにも影響が出るので、担当者を決めるプロセスは非常に重要です。

 

プロジェクトメンバーで共有

最後に上記のステップをメンバー全員で共有しましょう。タスクの洗い出しが不十分だったり、タスクの所要時間の見積もりが不正確だったりして、プロジェクト管理全体にズレが生じること防ぐためです。

 

ガントチャート作成のためのツール

ガントチャートを作成するためのツールとして、ExcelやGoogleスプレッドシートを利用している人も多いでしょう。しかし、当初作成したガントチャート通りにプロジェクトが滞りなく進むことはあまりないものです。どこかで変更・修正の必要が出てくることの方が多いのではないでしょうか。

Jootoではタスク名と期間を設定するだけで自動的にガントチャートが生成されるだけでなく、項目の変更や追加、期間の変更も自由自在。プロジェクト管理ツールやガントチャートでお悩みの方は一度詳細な機能をチェックしてみてはいかがでしょうか。