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Excelでのガントチャートの作成手順
プロジェクトの進捗管理に便利なガントチャートをご存知でしょうか。ガントチャートは縦軸にタスク（作業項目）、横軸に時間を設定したプロジェクトの進捗を管理する表です。システム開発の現場では以前からガントチャートは利用されてきました。ガントチャートは特別なツールがなくてもExcelで作成できます。この記事ではExcelでガントチャートを作成する方法を解説します。
ガントチャートについて知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
タスクの洗い出しと親子関係の整理
早速、ガントチャートの作成手順について解説していきましょう。
まずは、プロジェクトを完成させるために必要なタスクを洗い出します。これがガントチャートの縦軸になります。はじめ大まかなタスクに分けていきます。大まかなタスクに分けたら、各タスクをさらに細かく分けていきます。ちょうど大まかなタスクを「親タスク」、さらに分解したタスクが「子タスク」の関係になるようにします。
タスクをどこまで細かく分類していくのか、ということに頭を悩ませる方も多いですが、そのタスクを行う担当者と話し合い、分類の粒度を決めていくとよいでしょう。
タスクの分類が終わったら、上から順番に並び替えます。親タスクという大分類、子タスクという小分類に分類すると以下の図のようになります。
タスクを分類し、並び替えた状態だけでも「WBS」と呼ばれるツールになります。上記の図に「担当者」「開始日」「終了日」を入力すればそれだけでプロジェクトの進捗を管理できます。ガントチャートは時間軸を横にとることで、より直感的にプロジェクトの進捗状態がわかるようになります。
タスクの洗い出し、並び替えまで行いました。この時点でタスクに抜けや漏れがないかを十分に検討しましょう。あとで抜けていたタスクを追加しようとするとExcelを作り直す手間が発生するのでこの時にしっかりと見直すように注意してください。
各タスクの所要時間を見積もる
タスクの洗い出しと並び替えが終わったら、各タスクの所要日数（工数）を見積もります。
ギリギリで見積もると納期が遅れる原因になります。とはいえ、余裕を持たせすぎても遊んでしまう時間が発生してしまうので工数はできるだけ正確に、妥当な数字を出すようにしましょう。
各タスクの開始日と終了日を設定する
所要日数の見積もりが終わったら、次はタスクの開始日と終了日を入力します。所要時間の横の列に順に記入すると分かりやすいでしょう。終了日の記入ですが、手入力よりも「開始日＋所要日数」という計算式を入れておくことをオススメします。途中で工数が変わった時に、終了日も自動的に修正してくるので、変更時の入力漏れを防ぐことができるからです。
開始日の記入日に気をつけてほしいのが、タスク間の関係性です。Aというタスクが終わらないと着手できないタスクもあるかもしれません。ここでミスをすると大幅な進捗遅れの原因になります。チーム内でよく話し合い、吟味するようにしてください。
タスクの担当者を割り当てる
次に、各タスクの担当者を記入していきます。
タスクの開始日に注意しながら担当を決めていきますが、なるべく特定の人にタスクが偏らないように注意したいところです。タスクが誰かに集中すると、その担当者の負担が増えるだけでなく、もしその人が病気になってしまったり、他のプロジェクトに工数を取られたりすることがあった時に、進捗全体に与える影響が大きくなります。
理想通りにいかないのが現実ですが、なるべく偏りのないように担当者を決めていきましょう。
横軸に日付を入力し条件付き書式でグラフ化する
開始日と終了日、担当者が決まったら横軸にグラフを作成していきます。図形を挿入して棒グラフを作成してもよいのですが、今回は条件付き書式を利用して、自動的にセルを塗りつぶして作成する手順を紹介します。
下の図を見てください。対象のセル自身の日付が「開始日以後で、かつ終了日以前」であればセルに色を塗ります。「＄」記号を使えば1つのセルに式を入力し、セルに選択して左下にカーソルを合わせた時に表示される「＋」マークをドラッグ＆ドロップしていけば表全体に条件付き書式が入力されます。この手法であれば、開始日や終了日がプロジェクト中に変更になっても自動的に棒グラフを変更してくれるので、入力の手間が省けて大変便利です。
問題がないか確認をする
棒グラフの記入までできたら、問題がないかを確認します。上記の計算式で作成された棒グラフがおおむね左上から右下へ流れるようになっていれば上手くできている可能性が高いです。内容を精査して本当に実現可能なスケジュールかをもう一度確認しましょう。担当者で絞り込みをしてみて、スケジュールが重なっていたら要注意です。タスクが個人に偏って無理が生じているかもしれません。
また、この計算式で作成した場合土日や祝日も工数に含まれてしまいます。休日の日数を考慮して、所要日数を調整するようにしましょう。
Excelでのガントチャート作成の注意点
次に、Excelでガントチャートを作成する際の注意点を説明します。
条件付き書式を利用する場合、ファイルが壊れないように注意が必要
条件付き書式で計算式を用いるとセル同士が参照しているので、誤操作でセルを消してしまうと所要日数が正確に計算されない可能性があります。ファイルの取り扱いには注意が必要です。一部の管理者のみがファイルの編集を行うなど、ロックをかけておくとよいでしょう。
また、計算式の小さな誤りは気づきにくいものです。入力ミスに誰も気づかずにプロジェクトが進み、気付いたら大きな進捗の遅れが生じている、ということもあります。管理者はガントチャートが正確に機能しているかを定期的にチェックするとよいでしょう。
更新を控えるためにできるだけ、予め入念な計画をたてる
エクセルで作成したガントチャートは更新するのに手間がかかります。できるだけ誤操作やファイルの破損が行いように取り扱いに注意をするとともに、ファイル自体を定期的にバックアップを取っておくとよいでしょう。できるだけ更新せずにすむためにも作成の初期段階でタスクの洗いだしや順序を決めるときに、十分に検討することが重要です。
しかし、プロジェクトに変更はつきもの。どれだけ入念に計画を立ててもタスクの追加やスケジュールの変更は避けられません。
エクセルで作ったガントチャートは、誤操作やファイルの破損が起きないように気をつけて管理するようにしましょう。
Jootoを使えばいますぐガントチャートが作成可能
Jootoでは、タスクの洗い出し、開始日と終了日の入力、担当者などをボード形式で直感的に作成できます。タスクを作成し、期限を入力すれば自動でガントチャートを作成してくれるので大変便利です。もちろんスケジュールの変更にも対応できます。
Excelで作るガントチャートも便利ですがプロジェクトの変更に柔軟に、直感的に対応できるのがJootoのメリットです。プロジェクトの進捗管理ツールを探している方はぜひ、チェックしてください。
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