Excelの条件付き書式を利用したガントチャートの作り方と注意点

Excelでのガントチャートの作成手順

プロジェクトの進捗管理には、ガントチャートを使うのが有効です。ガントチャートとは、縦軸にタスク（作業項目）、横軸に時間を設定したプロジェクトの進捗状況を管理する表のことで、システム開発の現場などで頻繁に用いられます。
ガントチャートは、特別なツールがなくてもExcelで作成できます。ただし、うまく作成するためにはいくつかのポイントがあります。この記事では、Excelでガントチャートを作成する方法を解説していきます。
また最後にガントチャートを無料で簡単に作ることができるタスク・プロジェクト管理ツールJootoについても紹介します。

そもそもガントチャートとは何かについて知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

 

タスクの洗い出しと分類（親子関係の整理）

まず、プロジェクトを完成させるために必要なタスクを洗い出します。この洗い出したタスクをガントチャートの縦軸に使います。大まかなタスクに分けたら、各タスクをさらに細かく分けていきましょう。大まかなタスクを「親タスク」、さらに分解したタスクが「子タスク」の関係になるようにします。

 

タスクの担当者を割り当てる

次に、各タスクの担当者を記入していきます。

なるべく特定の人にタスクが偏らないように注意してください。なぜなら、タスクが誰かに集中すると、その担当者の負担が増えるだけでなく、もしその担当者が病気になってしまったり、他のプロジェクトに工数を取られたりした場合に、プロジェクト全体の進捗に与える影響が大きくなるからです。

 

各タスクの開始日と終了日を設定する

続いて、各タスクの開始日と終了日を入力します。ここでは、開始日と終了日を直接入力し、「終了日=開始日＋所要日数」のような計算式は入力しません。このような計算式を入れると、土日や祝日も作業日数とする前提での終了日が算出されてしまうためです。
所要日数の計算については、後半で行います。

 

依存関係を整理する

あるタスクが完了しないと、次のタスクが進められない関係性をタスクに依存関係があると言います。各タスクの開始日を入力する際には、タスクの依存関係に気をつけてください。

例えば、Aというタスクが完了しなければ、着手できないBのタスクがあるかもしれません。タスクの依存関係を誤ると、プロジェクトの計画が破綻してしまうリスクもあります。

他のタスクに依存するタスクは、「先行タスクの終了日=後続タスクの開始日」のような計算式を入力してもよいでしょう。

 

横軸に日付を入れる

次に、各タスクの横軸に日付を入力して表を作っていきます。
まずF1のセルにプロジェクト開始日の日付を入れます。そして、日付を入力したセル（図：F1）を選択したまま、「ホーム」→「数値」→「その他の番号書式」を選択します。

「ユーザー定義」を選択して、種類の欄に「m”月”」と入力してください。「OK」を選択すると「例：6月」と表示されます。

次に、「6月」が表示されたすぐ下のセル（図：F2）を選択し、「=」を入力して「6月」のセルの場所（図：F1）を入力してください。

F2セルを選択したまま、同じように「数値」→「その他の番号書式」を選択します。「ユーザー定義」を選択して、種類の欄に「d」と入力してください。「OK」を選択すると「1」などの日が表示されます。

続いて、日が表示されたすぐ下のセル（図：F3）を選択し、「=」を入力して日のセルの場所（図：F2）を入力してください。

F3セルを選択したまま、同じように「数値」→「その他の番号書式」を選択します。「ユーザー定義」を選択して、種類の欄に「aaa」と入力してください。「OK」を選択すると「火」などの曜日が表示されます。

次に他の日付や曜日も同様に入力していきます。
G2セルを選択して「=F2+1」と入力すると、次の日付が表示されます。

G3セルを選択して「=G2」を入力すると、次の曜日が表示されます。

「G2、G3」をまとめて選択した範囲の右下に表示される十字を右へドラッグすると、日付と曜日を一括で入力していくことが可能です。

次に、G1セルに

=IF(DAY(G2)=1,G2,””)

と入力してください。これは日付が1であれば、月を表示しそれ以外は何も表示しないという式になります。
上と同様にG1セルの右下に表示される十字を右へドラッグしましょう。次の月に移ると、自動的に翌月（例：7月）が表示されます。

ここまで設定できたら、E1セルにタスクの開始日を入力すると、自動的に「月」「日」「曜日」が反映されるようになります。

 

土日祝日をグレーアウトする

次に、ガントチャートで土日祝日をグレーアウトするように設定していきましょう。

まず、祝日用のシートを別に用意します。Excelは土日を判別することはできても、祝日を判別できないためです。その際には、新規シートの名前を「祝日一覧」と入力してください。

E4セル以降において、グレーアウトしたい範囲を選択して条件付き書式を設定していきます。
「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「その他のルール」を選択してください。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式の欄には

=OR(WEEKDAY(F$2)=1,WEEKDAY(F$2)=7,COUNTIF(祝日一覧!$A$2:$A$8,F$2))

を入力します。「$A$8」の部分は祝日のシートで入力しているセルに合わせてください。
これは土日祝日を対象とするという式です。

書式は「ユーザー設定の書式」に変更します。そして、背景色をグレーに設定し、「OK」を選択します。

ここまで設定できれば、土日と任意の祝日を自動的にグレーアウトすることが可能です。

 

開始日と終了日に基づいてガントチャートのバーを描く

次に、いよいよ開始日と終了日に基づいて、ガントチャートのバーを表示させていきます。

ここでは、開始日をD4列、終了日をE4列に入力しています。
そのうえで、まず以下の計算式をF4セルに入力します。

=IF(OR(WEEKDAY(F$2)=1,WEEKDAY(F$2)=7,COUNTIF(祝日一覧!$A$1:$A$8,F$2)),””,IF(AND(F$2>=$D4,F$2<=$E4),1,""))

土日祝日でなく、かつ開始日以降、終了日前であれば「1」を表示するという式になります。

入力後、E4セルの右に表示される十字を右下へドラッグして、タスクの期間に反映させてください。これが完了すれば、開始日から終了日まで、休日祝日をとばして「1」が表示されます。

同様に下方向にもドラッグをしていくことで、他のタスクの実施期間にも「1」が表示されます。このままですとやや見づらいので、1が入っているセルに色を付けてきます。

バーを表示したい範囲を選択して、再び「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「その他のルール」を再び選択します。

各プルダウンで、「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい時」を選択し、値に1を入力します。

このようにすると、セルの値が1と等しいときに、書式が反映されます。
「フォント」で文字の色、「背景色」でセル自体の色を設定をします。そのときに、文字と背景色が同じ色になるように設定すると、1という文字が見えなくなり、塗りつぶされたセルだけが残り、ガントチャートのバーのようになります。

（以下完成図）

 

所要日数を営業日ベースでカウントする

最後に所用日数を表示したい場合はE列の右に列を挿入し、新たなF列に所用日数の欄を作ります。

=COUNT($G4:$AJ4)

をF4セルに入力すれば、営業日を自動的にカウントすることが可能です。なお、「$AJ4」の部分はガントチャートの右端の列になるので、各プロジェクトの期間に応じて任意で変更してください。

また、所要日数に日付が表示されてしまう場合は、表示形式として「数値」を選ぶと、日数に置き換わります。
これを下方向にコピーしていけば、各タスクに所要日数が追加されます。

これでガントチャートの完成です。（以下完成図２）

 

Excelでのガントチャート作成時の注意点

ここまでExcelでのガントチャート作成方法を開設しましたが、Excelでのガントチャートは自由に編集ができる一方で、ちょっとした操作ミスで簡単に壊れてしまうという問題点もあります。以下により具体的な注意点・対策を記載します。

 

条件付き書式を利用する場合、ファイルの破損に注意

条件付き書式で計算式を用いるとセル同士が参照しているので、ちょっとした誤操作で紐づくセルまで表示がおかしくなる可能性があります。そのため、ファイルの取り扱いには注意が必要です。一部の管理者のみがファイルを編集するなど、ロックをかけておくとよいでしょう。

また、計算式の小さな誤りは気づきにくいものです。入力ミスに誰も気づかずにプロジェクトが進み、気付いたら大きな進捗の遅れが生じていることもあります。管理者はガントチャートが正確に機能しているかを定期的にチェックすることを心がけましょう。

 

更新を控えるためにできるだけ、予め入念な計画を立てる

Excelで作成したガントチャートは、更新する際には手間がかかります。できるだけ誤操作や、ファイルの破損がないように取り扱いに注意するとともに、ファイル自体を定期的にバックアップを取っておくとよいでしょう。できるだけ更新せずに済ませるためにも、作成の初期段階でタスクの洗いだしや順序を決めるときに、十分に検討することが重要です。

 

Jootoを使えば無料ですぐにガントチャート作成可能

以上の通り、Excelでのガントチャートの作り方を開設しました。お読みいただいてわかる通りExcelでのガントチャートは、作成に手間がかかるうえに、簡単に破損してしまうという問題点もあります。
そこで弊社が提供するJootoのようなガントチャート機能を備えたタスク管理・プロジェクト管理ツールの使用も代替手段として考えられます。

 

直感的な操作ですぐに使える。4名までは無料で利用可能。

Jootoはドラッグ&ドロップ中心の直感的な操作方法で利用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。4名までのチームであれば、大部分の機能は無料で利用することができ、もちろんガントチャートも無料で利用可能です。

 

Jootoなら登録してすぐにガントチャート作成可能！

Jotooでのガントチャート作成において面倒な設定は不要です。カンバン方式のボードに必要なタスクと開始日終了日を入力し、「ガントチャート」のタブをクリックするだけです。

さらにJootoのガントチャート以下のような機能が備わっており、用途にあったガントチャートを簡単に作成可能です。

Excelでガントチャートを作成するのもよいですが、より直感的に使えるJotooをぜひチェックしてみてください。