時間管理・タスク管理を成功させて効率アップしよう！

日々、多くのタスクを抱えている人にとって、どのように時間管理を行えばよいのかは、永遠の課題と言えます。

仕事に割くことができる時間は限られています。
また納期などの締め切りがある場合は特に、時間管理を成功させることが、成果を上げるカギとなります。
しかし、限られた時間を有効活用し、やらなくてはいけない作業を確実にこなすのは、抱えるタスクが多くなるほど難易度が高くなってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です！
Jootoを導入することで、タスク管理・時間管理が効率的に行え、生産性の向上にもつながります。
時間管理のメリットや効率よくタスク・時間管理を行うための方法も合わせてご紹介いたしますので、ぜひ実践してみてください。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

時間管理の重要性とメリット

まずは時間管理の重要性とメリットについてお話しします。
時間管理はタイムマネジメントとも呼ばれ、限られた時間内に効率的に仕事をおこない、生産性向上を目指す意識や行動のことです。

1日は24時間以上になることはなく、業務をできる時間には限りがあります。
そして仕事には期限があり、それは必ず守らなければいけません。
時間管理ができていないと、期日までに仕事を終わらせることができなかったり、のんびりと進めすぎて時間が足りなくなり、中途半端な仕上がりになってしまったりして、信用を失ってしまうことも。
どんどんタスクが蓄積してしまうと焦りも出てきます。

また、複数人のチームでプロジェクトを進行している場合、メンバー自身に時間管理を任せていることで、常に遅れが生じてしまっているというケースもあります。

時間内に目標を達成させ、限られた時間で生産性を高めるには、時間管理が欠かせないのです。

プロジェクト管理で時間管理を行うメリット

プロジェクト管理（マネジメント）とは、プロジェクトにおける作業スケジュールやコスト、進捗状況、リスク管理などあらゆる観点から、プロジェクトが成功するように全体の管理をしていくマネジメントのことを指します。
プロジェクト管理では、QCD（品質、コスト、納期）の管理が重要になります。

プロジェクトは設定されたコストと品質のラインを徹底し、納期に間に合わせるように完遂させなければいけません。
プロジェクトを進めていくということは、タスクをこなしていくことです。
時間管理を適切に行うことで、遅れや無駄な工数が発生せず、効率よく業務を進めていくことが可能になるというメリットがあります。

効率よく時間管理を行う方法・手法

時間管理をしっかりするためには、タスクの優先順位が重要だとタスクの洗い出しをしている女性

仕事とは、ひとつひとつのタスクの積み重ねです。
時間管理が上手くいっていないという人は、タスクの管理ができていないとも言えます。
プロジェクトの完了までにどれだけの工数が必要なのか、正確に割り出し、時間配分をしなくてはいけません。

タスク管理・時間管理を効率的に行い、成果を上げるための主な方法・手法は以下の通りです。

タスクの洗い出しと優先順位の決定を行う
ポモドーロ・テクニックを活用しよう
タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を活用しよう

詳しく解説しますので、参考にしてください。

タスクの洗い出し、所要時間の見積もり、優先順位の決定を行う

タスクの洗い出し

実際にタスクに取りかかる前に、まずはいつまでに何をしなければいけないのか、自分の抱えているタスクをすべて洗い出してみましょう。
とりあえずノートや紙に思いついたものからどんどん書き出すことで、ToDoリストができあがります。

また、プロジェクト全体の管理を行う場合でも、プロジェクトを完遂するまでに、どれほどのタスクが必要なのか、洗い出す必要があります。
洗い出しを行うことで、プロジェクト全体の工数が明確になり、プロジェクトマネジメントをスムーズにすすめることができます。

所要時間の見積もり

つぎに、所要時間の見積もりを行います。
タスクの所要時間の目安は、過去の実績などから得ることができます。
タスクを洗い出しを行った際、できるだけ細分化してリストアップするようにしましょう。
大きなタスクのままだと、実際にすることが分かりにくくなり、イメージも湧きません。
タスクを細分化することで、やるべきことが具体的になり、タスクの所要時間を見積もることもしやすくなります。
所要時間が把握できれば、全てのタスクを完遂するまでの時間を割り出すことができ、スケジューリングの際に役立ちます。

優先順位の決定

タスクの優先順位を決定することも大切です。
タスク同士の依存関係や親子関係を把握することで、どのタスクから優先的に進めるべきなのか、後回しにするべきタスクはどれなのかが明確になり、優先度の判断ができるようになります。

洗い出しと優先順位の決定が終わったら、スケジューリングを行います。
緊急度や重要度、タスク同士の関係等を考慮してスケジュールを立てるのですが、このとき、なるべく余裕を持たせたスケジュールを組むようにしましょう。
余裕をもたせることで、遅延が発生してしまった場合でも調整がしやすくなり、安心してプロジェクトに取り組めるのでおすすめです。

ポモドーロ・テクニックを活用しよう

時間管理を行うとき、ポモドーロテクニックが有効だと言われています。
ポモドーロ・テクニックは、きっちり決められた時間でタスクを実施していくという時間管理（タイムトラッキング）テクニックです。
タスクを細かく分割し、25分作業＋5分間休憩を1単位とします。

集中力を高めることを重視した手法で、生産性を高め、効率よく仕事ができると、世界中で多くの方に支持されています。
仕事以外に、プライベートでも活用できるテクニックなので、覚えておくと便利です。

ストップウォッチ等を利用する方法もありますが、スマホで簡単に使えるアプリが便利です。
ポモドーロ・テクニックに特化したタイムトラッキングアプリやツールもありますので、興味のある方は採用してみてください。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を活用しよう

タスクの洗い出しや優先順位の決定など、作業をはじめる準備が整ったら、ぜひJootoを活用してみましょう。
Jootoでは、まず洗い出した全てのタスクを入力するところからはじめます。
個人のToDoリストを作ることもできますし、プロジェクト全体の工数管理・進捗管理にも活用できます。

Jootoで時間管理を行う上で、特に役立つのはガントチャート機能です。
ガントチャートとは、縦軸に作業内容や担当者、開始日・終了日などを置き、横軸に期間（日付）をとって進捗状況などを視覚的に表現した表のことです。
ガントチャートを使うとプロジェクトの全体像を可視化でき、進捗状況などを一目で把握しやすくなるため、効率よくタスク管理・時間管理を行えるようになります。
スケジュールに遅れが生じたときなどにもすぐに対応できることもあり、プロジェクト管理には欠かせないものとなっています。

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使って作ることもできますが、専門的な知識が必要になったり、作るのに手間がかかったりといったデメリットがあります。
更新する際も、リアルタイムでの更新が難しく、進捗状況にタイムラグが出てしまうことも。

その点、Jootoなら簡単にガントチャートを作成することが可能で、リアルタイムの進捗状況を確認できます。

Jootoでタスク・時間管理をしてみよう！

Jootoはシンプルで使い勝手に良いカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、一つひとつのタスクが付箋のような形でプロジェクトボード上に表示されます。
見やすいようにカテゴリごとに色分けすることも可能です。

Jootoでタスクの時間管理を行うメリットと、具体的な使用方法をご紹介します。

抜群の操作性で誰でもすぐに使えるようになる

新たにツールの導入を考えていても、本当に使いこなせるようになるのか心配だという方は多いのではないでしょうか。
Jootoは基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性が抜群に良いのが特徴のひとつです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、使い勝手が良いのが魅力です。

まるで画面に付箋を貼っていくような感覚で誰でも簡単に使いこなせるようになるので、タスク管理が苦手な人や、アナログ派でデジタルツールが苦手な人でもすぐに使い方を覚えることができます。
社員へツールの使用方法の教育を行う必要がないため、少ない負担で導入することができます。

Jootoを使ったタスク管理・時間管理の方法とは

Jootoでタスク管理・時間管理を開始するには、まずは事前にタスクの洗い出しと細分化、優先順位の決定までを行っておきます。
そして、タスクをJootoへ登録していきます。

Jootoを開いて、新規プロジェクトを作成しましょう。
プロジェクト名は任意です。

プロジェクトごとにボードが作成され、そこにリストを作成します。
リスト名も任意ですが、進捗状況に応じて「準備中」「進行中」「完了」などとしておくと一目で分かりやすくなります。

次は、リストに洗い出したタスクを追加していきます。
入力したタスクカードには、カテゴリの分類や、担当者、優先度、期日などを入力できます。
そして、進捗に応じて、タスクカードを進行中から完了へ移動するなどして進捗状況を更新していきます。

入力したタスクは「全てのタスク」をクリックすることで一覧で見ることが可能です。
すべてのタスクを入力することで、プロジェクト全体を俯瞰してみることができるようになります。
期日や進捗状況などが一目で把握できることで、限られた時間の中で、どれだけのタスクをこなすべきなのか明確になり、時間管理に役立ちます。
さらに、リマインダー設定しておけば、タスクの開始日、締切日の通知を受け取ることができるので、時間管理がしやすくなり、漏れや抜けも生じにくくなります。

自動で作成されるガントチャートで進捗状況がすぐにわかる

Jootoでは、面倒な操作を一切することなく、すぐにガントチャートを作成することができます。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを元に、ワンクリックでカンバンボードからガントチャートが自動作成されるため、リアルタイムで、それぞれのタスクの進捗を確認することもできます。

プロジェクトや、担当者ごとのガントチャートを見ることもできますし、Jootoに登録されているすべてのプロジェクトが反映されたガントチャートを見ることも可能です。
複数のプロジェクトを横断して管理することができるので、予定が重複してしまう心配がなく、時間管理がやりやすくなります。

期日が差し迫っているのに完了していないタスクがあったり、誰か一人にタスクが集中してしまっている状況なども一目で把握することが可能です。

タスクごとにチャットやファイルの共有ができる

Jootoはコミュニケーションツールとしても活用することができ、円滑なプロジェクトの推進に役立ちます。
タスクごとにコメントを残すことが可能で、そのタスクについての情報交換をするチャットのように使えます。

普段、コミュニケーションにはビジネスチャットツールを使用しているという方も多いと思いますが、それだと、会話の内容が流れて埋もれていってしまうことがよくあり、いざ必要な情報を確認するときに時間がかかってしまうということがあります。

タスクカードでするチャットであれば、そのタスクに関する内容に限定したやりとりができるため、必要な情報をすぐに見つけることができます。
また、タスクにファイルを添付することもできるので、情報の共有にも便利です。

特に、近年、働き方改革の影響などで増えているリモートワーク（在宅ワーク）で、メンバー同士が離れた場所で仕事をしている場合は、共有するべき情報が見つからないと、確認するのにも手間がかかってしまいます。
共有するべき情報をすぐに見つけられることで、コミュニケーションコストがカットでき、時間を有効活用することができます。

外部連携機能も充実しており、すでにChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールをご利用中の場合も、連携して使うことができます。
またGoogleカレンダーと連携して使用することも可能です。

コンサルティングなどのサポート体制も充実

コンサルティングなどのサポート体制が充実しているのも、Jootoの特徴のひとつ。

時間管理を適切に行い、業務効率を向上させるため、せっかくJootoを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。
しかし、現状のやり方をガラリと変え、自社のメンバー全員に周知するのは、とても手間のかかることです。

Jootoでは、プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただくことができます。

導入後も、社内でJootoを使用した管理が定着し、継続して利用してもらえるよう、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走しサポートいたします。

また、4人までなら無料で使えるプランもあります。
有料のツールの導入や、高額な月額を払うことに不安を感じる人も、まずは無料で試すことができるので安心です。

時間管理で悩まれている方は、ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。

時間管理・タスク管理を成功させて効率アップ！時間管理におすすめのツールとは？