複数のプロジェクトを管理するには？課題や業務フローを解説！

複数のプロジェクトを同時進行で行っているときのプロジェクト管理は、単体でプロジェクト管理を行っているときよりも、難しくなってしまいます。
複数のプロジェクトを掛け持ちせざるを得ない状況で、管理が上手くできなくて負担に感じているという人も多いのではないでしょうか。

複数プロジェクト管理の課題や業務フロー、コツ等をご紹介しますので、悩まれている人は必見です！ぜひ参考にしてください！

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複数プロジェクト管理とは

ひとつの組織内で複数のプロジェクトが同時進行していることは、珍しくありません。
そして、組織内の人的リソースには限りがあるため、プロジェクトにかかわるメンバーが重複しているということも頻繁に起こりえます。

プロジェクト管理（マネジメント）ではQCDと呼ばれる「品質・コスト・納期」管理が重要です。
一人で複数のプロジェクトを管理する場合、プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、また、管理対象となるプロジェクトの数が多いほど、管理しなくてはいけないQCDも多くなり管理者の負荷は増えます。

各プロジェクトによって目標や戦略が違うことに加え、チームメンバーが重複していることも多く、誰がどの工程を担当しているのかや、タスクの優先順位が把握しにくくなり、混乱してしまうことも。
伝達ミス等から遅延を招いてしまったり、ひとつのプロジェクトでトラブルが発生すると、ほかのプロジェクトにも影響してしまったりと、管理する側にとっても、メンバーにとっても負担となってしまいます。

このような状態を防ぐためには、統合的な管理体制の構築が重要です。
複数のプロジェクトに関するすべての情報を一元管理し、一目で全体を俯瞰できる状態を築かなければなりません。

複数プロジェクト管理の課題

前述したとおり、複数のプロジェクトを同時に管理していくことは難易度が高く、混乱を招いてしまいがちです。

混乱を防止するためにも各プロジェクトの情報を整理し、案件ごとにタスクを可視化し、俯瞰して全体を管理することが必要になります。
抱えるすべてのプロジェクトのタスクを確実に洗い出し、全体に共有して管理していくことが大切です。

複数プロジェクト管理の主な課題は下記の通りです。

管理する工数が多くなり、正確に見積もるのが難しい
複数のプロジェクトを横断しての進捗管理、スケジュール管理が難しい
切り替えが上手くいかず、マルチタスクになりがち
トラブルが発生すると、ほかのプロジェクトにも影響する

ひとつひとつ詳しく解説します。

管理する工数が多くなり、正確に見積もるのが難しい

複数のプロジェクトを管理する際、どうしても工数の把握や見積もりが難しくなります。
工数とは「ある作業が完了するまでの必要な時間と人数」のことを指します。

プロジェクトが多くなると、その分、工数は増えます。
関わるメンバーが重複している場合、いつどのタスクに取りかかることができるのかの算出も難しくなり、正確な工数を見積もることが困難になってしまいます。

工数を見積もることができないと、スケジュール設定が上手くいかず、計画通りに作業が進まなくなってしまうことがあり、コストオーバーや納期の遅れにつながります。

これらを防ぐためには、タスクを洗い出し、細分化することが重要になります。

複数のプロジェクトを横断しての進捗管理、スケジュール管理が難しい

各プロジェクトの進捗状況の管理を、すべて漏れなく行うことが難しくなるのも複数プロジェクト管理の課題のひとつです。
プロジェクトごとに、納期やメンバーも違うため、情報を整理しきれなくなることがあります。
特に、優先順位の高いタスク以外は管理しきれず、漏れがでてきてしまうこともありえます。

管理がうまくいかないと、現場に混乱を招いてしまい、トラブルになってしまう可能性が出てきてしまいます。

切り替えが上手くいかず、マルチタスクになりがち

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、もしくは短期間で切り替えながら同時進行で行う能力・手法のことを指します。

複数のプロジェクトを抱えている場合、スケジュール設定が上手くいっていないと、同時に複数のタスクをこなす必要がでてくることがあります。
そうなってしまうと、切り替えることが上手くできず、マルチタスクの状態になってしまいます。

マルチタスクになると集中できず、生産性の低下やキャパオーバーを招くことにも。
なるべくマルチタスクは避け、シングルタスクになるようなスケジュール設定が必要になります。

マルチタスクとは？マルチタスクが苦手な人でも、明日から実践できるマルチタスクのやり方を解説します！

トラブルが発生すると、ほかのプロジェクトにも影響する

もし、ひとつのプロジェクトでトラブルが起きてしまった場合、プロジェクト同士は連動していなくても、ほかのプロジェクトにも影響が出てしまうことがあります。
特に管理する立場の人やチームメンバーが重複していると、トラブル解決のために人員が取られることで、ほかのプロジェクトにも遅延が出てしまうことも。
これらを防止するためには、余裕をもったスケジュール設定をする必要があります。

余裕（バッファ）を設けることで、トラブルの際にもすぐに調整することができるため、スケジュールに遅れを生じさせる心配がなくなり、ほかのプロジェクトへの影響も最小限に抑えることができます。
余裕（バッファ）を持たせる管理手法である「CCPM（Critical Chain Project Management）」を参考にすると良いでしょう。

プロジェクトを成功に導くために絶対に知っておきたい管理手法をご紹介！

複数プロジェクト管理のための業務フロー

複数のプロジェクト管理を抱え。タスクの優先順位を考えているプロジェクトマネージャー

複数のプロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクト開始前の準備が大切です。

複数のプロジェクトを管理するための流れ（業務フロー）は下記の通りです。

タスクを洗い出す
タスクの構造化、優先順位の決定
日程計画（スケジュール）の調整
各プロジェクトの進捗確認

これらの手順は単体のプロジェクトの時にも行いますが、複数のプロジェクトを管理する場合は、漏れや抜け、ダブルブッキング等に注意しながら進めていく必要があります。
それぞれのポイントを見ていきましょう。

１．タスクを洗い出す

最初のステップとして、複数のプロジェクトすべての情報を一元管理できるように、正確にタスクを把握することが重要です。
それにはまず、すべてのプロジェクトのすべてのタスクを洗い出す必要があります。
このとき、タスクはできるだけ細分化するようにしましょう。
膨大な数のタスクになってしまうかと思いますが、最初にすべて洗い出すことで、正確な工数を把握することができます。
タスクの洗い出しを終える頃には、無駄なタスクも見えてくるので、省けるタスクは削除してしまいましょう。

タスクを洗い出し、細分化するには、プロジェクトのタスク管理の手法であるWBSが有効です。
「WBS（Work Breakdown Structure）」は、作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。

プロジェクト管理の基本ツールWBSとは？テンプレートをお探しならJooto！

２．タスクの構造化、優先順位の決定

タスクの構造化を行い、優先順位を決定します。
全てのタスクは、連携しており、独立しているわけではありません。
タスクの洗い出しを行ったときに、タスクのプロセスや関係性なども整理しておくことで、タスクの構造化がしやすくなり、優先順位が明確になります。

プロジェクトの進行がスムーズに行かなかった場合、どのタスクに影響がでるのかも事前に調べておきましょう。
ひとつのプロジェクト内だけではなく、ほかのプロジェクトに影響を及ぼすものがないかもチェックしておくと、後々スケジュールを組むときに円滑に進めることができます。

３．日程計画（スケジュール）の調整

プロジェクトを成功に導くためには、効果的な日程計画を立てる必要があります。
優先順位や、重複するメンバーのスケジュールに考慮して調整します。
タスクごとに担当者を決定し、ダブルブッキングなどに注意しながらスケジュールを組んでいきます。

特に、複数のプロジェクト管理を行う場合は、余裕（バッファ）を持たせたスケジュール設定が重要になります。
タスクの期日を可能な範囲で短縮し、バッファを設けるプロジェクト管理手法「CCPM」などを活用して日程を調整するようにしましょう。

４．各プロジェクトの進捗確認

プロジェクトを計画通りに進めることができているのか、進捗状況を確認します。

ガントチャートなどを活用することで、進捗が可視化され、管理がしやすくなります。
ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく見ることができる表のことで、作業工程や進捗を管理するのに役立ちます。

単体のプロジェクトでガントチャートを作成するのではなく、複数のプロジェクトを一元管理できるようなガントチャートを作成すると、複数のプロジェクトの進捗状況を一目で把握することができます。

ガントチャートはExcel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使って作成するほか、プロジェクト管理ツールを導入する方法もあります。

複数のプロジェクト管理を成功させるコツ

複数のプロジェクトにはチーム間のコミュニケーションを活発にすべきと会議を行っているプロジェクトマネージャー

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツは下記の通りです。

プロジェクトメンバーとの綿密なコミュニケーション
ボトルネックの把握
シングルタスクを心がける
ひとりで仕事を抱え込みすぎない
複数プロジェクト管理にはツールを活用しよう

すべて単体のプロジェクト管理とも共通するコツですが、複数のプロジェクトを管理する場合は、より一層効果を発揮します。
詳しく見ていきましょう。

プロジェクトメンバーとの綿密なコミュニケーション

プロジェクトの成功には、プロジェクトメンバーとの情報の共有が欠かせません。
情報が適切に共有されていないと、進捗状況の可視化が難しくなるだけでなく、トラブルの発見や報告も遅れてしまいます。

複数のプロジェクトを担当しているメンバーがいる場合は特に、ほかのプロジェクトに取りかかっていて手が離せないなどの状況が生じることもあります。
現在、誰がどのような状況でタスクの進捗状況はどうなっているのか、遅れが生じていないかなど、綿密にコミュニケーションを取りながら確認していく必要があります。

ボトルネックの把握

プロジェクトを適切に進めるためには、ボトルネックの存在が重要です。
ボトルネックとは全体に影響するレベルの問題要因で最も問題視される箇所のことです。

ギリギリのスケジューリングをしているとボトルネックの発生に対応できません。
スケジュールにバッファ（時間的余裕）をもたせたり、改善できるよう取り組んだりしましょう。

プロジェクトの進行中にボトルネックが発生することもあります。
メンバーと綿密にコミュニケーションが取れていれば、ボトルネックにもすぐに気が付くことができるので、早めに対処するようにしましょう。
対応が早ければ、ほかのプロジェクトへの影響も最小限にできるはずです。

シングルタスクを心がける

複数のプロジェクトを担当していると、どうしても業務が多くなり、マルチタスクになりがちですが、能力を発揮して効率的に進めるためには、シングルタスクを心がけましょう。
スケジュール管理と時間管理をしっかりと行い、簡単ですぐに終わるタスクから取りかかるようにするなど、効率よく業務を進めることで、ひとつのタスクに専念することができるはずです。
ToDoリストなどを作成し、自分が担当するタスクの全貌を把握しておくと良いでしょう。

ひとりで仕事を抱え込みすぎない

複数のプロジェクトを管理するということは、管理者の負担が大きくなります。
割り振ることができる業務は、人に任せ、負担を分散させることが大切です。

また、管理者以外のメンバーも、抱えるタスクの量が増えすぎてしまい、手が回らなくなってしまうことがあります。
前述した通り、マルチタスクになってしまうと、集中力が落ち、生産性が低下してしまう恐れがあります。
一人に業務が集中してしまうことがないよう、チーム全員で協力しながらプロジェクトを進めていきましょう。

複数プロジェクト管理にはツールを活用しよう

複数のプロジェクト管理には、プロジェクト管理のツール・アプリを導入すると便利です。

管理するプロジェクト数が多く、規模が大きくなればなるほど、管理は大変になります。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使って管理することもできますが、手間がかかってしまいます。

時間を有効活用するためにも、簡単な操作でプロジェクト管理ができるツール・アプリの活用が便利！

企業向けのプロジェクト管理ツールは数多くありますが、「Jooto」を選ぶことをおすすめします！
「Jooto」なら、複数のプロジェクトをひとつのダッシュボードで管理することが可能です。
情報を一元管理することで、抜けや漏れを防止することができます。
いつでもどこでもオンラインでタスク・プロジェクト管理を行うことが可能なので、営業などで外出が多い方にも最適です！

Jootoで複数プロジェクト管理の効率化！

Jootoなら、複数のプロジェクトを横断して一括管理することが可能です！

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
専門的な知識は必要なく、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
パソコン初心者やアナログ派の人でも、すぐに使えるようになります。

期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを元に、ワンクリックでカンバンボードからガントチャートが自動作成されるため、情報は常にリアルタイム。
新規のタスクが発生したときにも、すぐにメンバーへ共有することができます。
タスク・スケジュールを可視化することで、最新の進捗状況が常に確認でき、作業効率も向上し、コミュニケーションも取りやすくなります。
また、ガントチャートは、ひとつのプロジェクトだけではなく、全てのプロジェクトを反映させることができるので、複数のプロジェクトを一元化することが可能です。

タスクごとにチャットでやりとりができ、資料などを添付して共有できるところも嬉しいポイントです。
Chatwork、Slack、Googleカレンダーとの連携も可能で、すでにこれらのツールを使っている場合は移行する必要がなく、さらに便利に活用することができます。

Jootoはコンサルティングなどのサポート体制も充実しています。
プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただくことができます。

導入後も、社内でJootoを使用した管理が定着するよう、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走しサポートいたします。

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