プロジェクト管理の基本ツールWBSとは？サンプル付きで解説

プロジェクトの現場ではスケジュール管理にWBSを作成することが少なくありません。しかし、WBSをよく理解していない方もいらっしゃいます。「WBSって何？知らないけど今さら聞けない・・・」という方のために、この記事ではWBSについてサンプル付きで解説していきます。

1 WBSとはWork Breakdown Structureの略語
2 WBSを作成するメリット
3 WBSの作り方
4 WBSを作成する時の注意点
5 JootoをWBSとして活用する

WBSとはWork Breakdown Structureの略語

WBSはWork（作業） Breakdown（分解） Structure（構成）の略で、文字通り作業を分解して構造化する手法です。プロジェクトに必要な作業を洗い出し、それぞれの作業にかかる時間や担当者を決めていきます。システム開発の現場では頻繁に利用されています。

WBSを作成するメリット

WBSを作成するメリットについて解説していきましょう。

プロジェクトの全体像の見える化

WBSを作成するメリットは、プロジェクト全体が把握できることです。どんな作業が必要なのか、それぞれにどれだけの工数がかかるのか、担当者を誰にするか、などを決めていくのでWBSを作成すれば進捗を正確に把握できるというメリットがあります。

タスク間の関係性の見える化

作業をタスクとして洗い出すことで、それぞれのタスクの関係性が見えてきます。このタスクが終わらないと次のタスクに進めない、という事が分かり優先すべきタスクを把握することができます。並行してできるタスクはどれか、ということもタスクを洗い出すことで把握できます。

WBSを利用することで、タスクのスケジュール変更や担当者の追加など、チーム全体で把握することができるので効率よくプロジェクトを進めていくことができるのです。

作業範囲を共通認識できる

WBSを利用することでチームメンバーが作業範囲を共通認識が生まれます。抜け漏れを防ぐことはもちろん、作業範囲のズレを防ぐ効果もあります。

またチームで1つのプロジェクトを進めているという一体感が生まれ、チームワークの向上も期待できます。

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WBSの作り方

それでは、WBSの作り方を実際に解説していきましょう。

タスクの洗い出しと分解

まずはプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。

たとえば、図書館の管理システムを開発するプロジェクトであれば次のようなタスクが考えられます。

トップ画面の作成
図書検索ページの作成
結果出力ページの作成
データベースの設計・作成

優先度や期日などは考えずに、プロジェクトに必要なタスクをあげていきます。

タスクの順序の整理

次に、タスクの順序を決めていきます。

あるタスクが終わらないと取りかかれないタスクもあれば、他のタスクに関係なく独立して開始できるタスクもあります。タスク間の関係性を見極めながら、順序決めていきましょう。

システム開発であれば、ユーザーが利用する画面の設計と、実際に検索するプログラムは並行して進めることが出来る作業なのでスケジュールの日程が重複しても問題ありません。タスク間の関連性だけでなく、担当者のスケジュールも無理がないかを確認しながら順序を整理していきましょう。

タスクの構造化

タスクを順序に従って並び替えたら、最後はタスクの構造化をしていきます。構造化する、とは同じレベルのタスクをまとめ、さらに下に小さなレベルのタスクをまとめて、タスクを階層化させていくことです。図書館の管理システムのプロジェクトでは、トップ画面を作成するためには、画面のデザイン（UIの作成）や、他の画面へ切り替えるためのボタンのプログラム開発が必要です。これらのタスクは「トップ画面の作成」を親タスクにもつ子タスクとなります。

下のタスクを足し合わせると上の階層のタスクになります。上と下のタスクは親子関係になり、１対多（あるいは１対１）の関係になります。構造化することでタスクの抜け漏れを防ぐことができるのがメリットです。

タスクの構造化が終わったら、担当者と期日を決めていきましょう。この時に注意すべき点は、タスクの担当者に確認・合意をとることです。通常、WBSを作成するのは、プロジェクトマネージャーですが、プロジェクトマネージャーと担当者の間にタスクを完了する工数にギャップがあれば、進捗にズレが生じます。予定と実績のギャップを最小限に抑えるために、タスクを任せる担当者に確認をとり、納期を相談して決めることが重要です。

WBSを作成する時の注意点

WBSを作成する時には、どんなことに注意するべきか解説いたします。

作業を明確にする

タスクを洗い出す時に、不明確なタスクを作らないように注意しましょう。タスクが不明確だと担当者は何をしていいか分からずに混乱してしまいます。作業範囲のズレも生まれやすいので、タスクは明確に、具体的に作成してください。

WBSを作成している時点では、どうしても不明確なタスクというものが出てきます。そのため、確定できないタスクは確定できない状態で残しておき、プロジェクトが進む中で分解化していくようにしましょう。不明確なのに推測で工数を出すと、予定とのズレが生じやすいので注意すべきです。

工数はできるだけ正確に見積もる

各タスクの工数は正確に見積もるようにしましょう。タスク間の関係性を考えて、妥当な工数を出していきます。できれば余裕をもたせたスケジューリングが可能ですが、他のタスクとの関連するタスクはバッファを持たせすぎても次の担当者が開始できない場合があります。そのためなるべく正確で妥当な工数を見積もるように心がけてください。

フォーマットを用意しておく

WBSを作成するときは、プロジェクトごとに新規で作成するのではなく、フォーマットを用意しておくとよいでしょう。似たプロジェクトごとにフォーマットを用意しておくことでタスクの抜け漏れを防ぐことができます。またWBSを作成する際の手間も省けますので、ぜひフォーマットを用意して活用してください。

JootoをWBSとして活用する

WBSはタスクを分解・構造化してプロジェクトを管理することで、進捗を明確に管理し、作業の抜け・漏れを防ぐことができます。しかしWBSは1度作ったら終わり、ではなくメンテナンスも必要です。想定外のタスクが発生することもあればクライアントの都合で仕様が変更になることもあります。その時に、柔軟にタスクの追加や順序の変更ができることが理想です。

WBSとしてJootoを活用すればタスクの作成、順序の入れ替え、優先度の変更が簡単にできます。JootoをWBSとして活用し、プロジェクトを効率よく管理してください。