プロジェクトを成功に導くために知っておきたい管理手法とは？

プロジェクト管理手法についてご存じですか？
プロジェクトを成功に導くために、プロジェクト管理は欠かせませんが、うまくいかず困っているということはありませんか？

プロジェクト管理を成功させるためには、いくつか、有効な手法があります。
多くのプロジェクトマネージャーにとって役立つプロジェクト手法を具体的にご紹介いたします。

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトにおける作業スケジュールやコスト、進捗状況、リスク管理などあらゆる観点から、プロジェクトが成功するように全体の管理をしていくマネジメントのことを指します。

プロジェクト管理は、QCD（品質、コスト、納期）を計画通りに終わらせるために必要です。

プロジェクト管理、マネジメントには有効といわれる手法があり、「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」を学ぶのが効果的です。

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）とは

「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」とは、プロジェクトマネジメントの普及拡大を目的としたアメリカの非営利団体「PMI」から発表されているプロジェクトマネジメントの手法をまとめた知識体系です。

ガイドブックも出版され、プロジェクト管理の教本として知られており、４年ごとに改定されています。
PMBOKはプロジェクトマネジメントの世界標準となっています。

PMBOKでは以下の10項目（エリア）に分割してプロジェクトを進行していきます。

統合管理
スコープ管理
スケジュール管理
コスト管理
品質管理
組織管理
コミュニケーション管理
リスク管理
調達管理
ステークホルダー管理

さらに上記の10エリアを以下の5つのステップに分けます。

立ち上げ
計画
実行
監視、管理
終結

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）ではプロジェクト管理の基本概念や、さまざまなノウハウ、知識がまとめられており、プロジェクト管理を行ううえで必要な幅広い知識を習得できますが、実践的ではありません。

従って、PMBOK（Project Management Body of Knowledge）のノウハウや知識が実装されたシステムを導入することが有効です。

一般的・代表的なプロジェクト管理手法

プロジェクト管理の手法は多種多様です。

PM（プロジェクトマネージャー）やPL（プロジェクトリーダー）の立場の方は、代表的な手法については頭に入れておくことをお勧めいたします。

一般的によく用いられるプロジェクト管理手法は以下の通りです。

実施するプロジェクトに合う最適な手法を選ぶと良いでしょう。

WBS（Work Breakdown Structure）
ガントチャート
CCMP（Critical Chain Project Management）
PERT（Program Evaluation and Review Techniqu）
PPM（Project Portfolio Management）
P2M（Project ＆ Program Management）
ウォーターフォール
アジャイル

詳しく見ていきましょう。

WBS（Work Breakdown Structure）

WBS（Work Breakdown Structure）は、作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。
分割してできた作業の最小単位を「ワークパッケージ」と呼び、組み合わせることでスケジュールを構築していきます。

細かな作業を明確にすることで、「誰が」「いつまでに」「何を」やらなくてはいけないかのスケジュールが明確になるだけではなく、作業の抜けや漏れを確認し、工数や作業範囲の共通認識を持てるというメリットがあります。
また、プロジェクト実施前から問題や課題がありそうな作業を特定することができるのも大きなメリットです。

WBS（Work Breakdown Structure）を作成し、スケジュールを構築する際、先の予定過ぎてどんな作業が必要なのか細分化できないときもあるかもしれませんが、そのような場合は無理に細分化せず、作業をしながら徐々に段階を踏んで、作業内容の洗い出しをしていくと良いでしょう。

プロジェクトごとに作成し直さなくても、あらかじめ作成してあるものを参考にテンプレートのように使うことで、時間の短縮に繋がるほか、作業の洗い出しミスを防ぐこともできます。

WBS（Work Breakdown Structure）を作成する際には、Excelやスプレッドシートが使われることが多いですが、更新や共有が大変なので、便利なITツールを活用するのがおすすめです。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく見ることができる表のことで、WBS（Work Breakdown Structure）の一部として使われることが多く、作業工程や進捗を管理するのに役立ちます。

ガントチャートは、世界中の多くのプロジェクトでも活用されている管理手法で、最も古いスケジューリング手法といわれることもあります。

プロジェクトの作業工程や工数、進捗状況を表形式で表わすことができ、小さなタスクの進行状況まで一目で確認できるのがポイントです。
プロジェクトの工数見積もりを正確に算出でき、スケジュールを視覚化できます。
誰が見ても分かりやすく、プロジェクトに関わるチーム全員が進捗状況、工数、スケジュールの日数などを共有できるため、大変役立ちます。

CCMP（Critical Chain Project Management）

CCPMは「Critical Chain Project Management」の略です。
プロジェクトの納期を実際の締め切りよりも短く設定し、プロジェクト全体で時間的に余裕を持たせるという手法です。

大規模プロジェクトで使われることが多い手法で、時間に余裕があるとついつい後回しにしてしまい、着手が遅れるという心理的な問題を排除できます。
プロジェクト全体にも時間的余裕が生じるため、トラブルや遅延の際に対処しやすいのもメリットです。

PERT（Program Evaluation and Review Techniqu）

PERTは「Program Evaluation and Review Techniqu」の略で、タスクや作業の処理順序の関係を図表化し把握する手法です。

図にはタスクや作業時間、作業開始日や終了日を記入していきます。
また、タスクとその関係を矢印で結んだ図（PERTアクティビティネットワーク）を作成することで、プロジェクトの各工程の依存関係を明確にして所要時間を見積もり、重要な工程を可視化できます。
作業同士が複雑に関係し合っているプロジェクトに向いている手法と言えるでしょう。

大きなプロジェクトになると全体像の把握に苦労しますが、PERT（Program Evaluation and Review Techniqu）を活用すれば、プロジェクトの流れが明確になり、プロジェクトメンバー間の情報共有もスムーズになります。
それぞれの工程の優先順位もはっきりするため、スケジュールの把握や計画を立てるのにも役立ちます。

PPM（Project Portfolio Management）

PPMは「Project Portfolio Management」の略で、複数のプロジェクトを管理する手法です。

PPMでは、市場に存在する事業を大きく「問題児」「花形事業」「金の成る木」「負け犬」の4つの概念に当てはめて考えていくのが特徴です。
この4つの分類は、縦軸と横軸、そして4つのエリア（象限）で構成される図で表されます。

PPMの概念により、企業などの組織が取り組んでいるすべてのプロジェクト全体を一元的に管理できます。
全体を俯瞰的に把握し、投資や人的リソースの追加など、迅速な判断が可能となります。

P2M（Project ＆ Program Management）

P2Mは「Project ＆ Program Management」の略で、プロジェクト管理にプログラム管理の考え方を取り入れたものです。
2001年に、プロジェクト管理とプログラム管理の概念を統合した管理手法を目指して、経済産業省の指導のもと日本で開発されました。

P2Mを用いることで、全体を俯瞰しながら個々のプロジェクトを制御し、複数のプロジェクトを統合することが可能になります。

ウォーターフォール

古くからある手法で、システム開発の工程を上流から順に行う手法です。
水が流れ落ちる様子が名前の由来となっています。

メリットは、シンプルでわかりやすく、長期間のプロジェクトにも対応できるところです。
デメリットは、仕様や計画の変更が難しく柔軟な対応ができないところです。

アジャイル

アジャイルは「すばやい」という意味です。
近年はウォーターフォールよりもアジャイルがよく使われるようです。

アジャイルでは、プロジェクトをイテレーションと呼ばれる1〜４週間単位の短い期間に分割して管理します。
小分けにすることで、途中の変更にも対応しやすいのが特長です。
イテレーションごとに目標や計画を設定し、それを繰り返すことでプロジェクト全体を進めていきます。

ただ、全体が把握しづらく、長期的なプロジェクトには向かないとも言われています。

プロジェクト管理手法の活用ポイント

プロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクトの目的を改めて考える必要があります。
目的が不明確だったり、メンバー間の認識にずれがあったりすると、プロジェクトはスムーズに進んでいきません。人はそれぞれ考え方も行動も違いますから「言わなくても分かっているだろう」は禁物です。
ゴールはいったいどこなのか、そのためにするべきことは何なのか、チーム全員が協力するためにも、確実にチームで共有するようにしましょう。

また、タスクの内容からクリティカル・パスになる経路を見つけ、遅延の問題が発生した場合の対応や、予防策の詳細も事前に決定しておくことも大切です。

これらを実行し、プロジェクトを成功へと導くための管理のポイントをご紹介します。

情報共有、コミュニケーションの徹底

プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを強化することが大切です。
意思疎通をしっかりと図ることで、チーム全体の意識改革にも繋がります。

情報共有の徹底も心がけましょう。
適切な情報共有が行われないプロジェクトでは、業務が可視化されず、状況の正確な把握ができません。
もし問題が発生したとしても、気付くのが遅れ、対処ができなくなる可能性もあります。

また、仕事の属人化をふせぐためにも、プロジェクトに参加しているメンバー全員が、必要としている情報にすぐにアクセスできる環境整備が大切です。
チーム内でスムーズな情報共有を実現する方法としては、ビジネスチャットツールの導入や管理ツールの導入がおすすめです。
情報共有をいつでも行える環境が整えば、コミュニケーションもより円滑になります。

リソースの確保

プロジェクトの進行にはリソースの確保が欠かせません。
プロジェクトにおけるリソースとは人、資源、予算を指します。
リソースが不足してしまうと、プロジェクトがストップしてしまうこともありえます。

昨今の人員不足を補うためにも、管理ツールを活用するなどし、プロジェクトの全体像を正確に把握する必要があります。
必要とされている各工程のリソースを、漏れや無駄なく明確に把握し、リスト化すると良いでしょう。

そしてリソースである人、資源、予算をどのように分配して使用するかは、チームメンバーの意見をよくヒアリングして、調整を行ってください。

工程（タスク）の細分化

規模の大きな工程を把握するのは大変です。
大きすぎる工程では全体像を正確に把握することが容易ではなく、タスク完了までのプロセスも見にくいからです。

大きな工程は、できるだけ小さなタスクへと細分化し、スケジュールに落とし込むことで、管理がしやすくなり、業務量や作業プロセスを可視化することができます。

また、大きすぎる工程は時間をかけても終わらないうえに、進捗状況がわからず、チーム全体のモチベーションが低下してしまう恐れもあります。
工程を細分化しておくことで、ひとつひとつのタスクを確実に完了していくことができ、状況に応じて作業をチーム内で割り当てることも可能です。

プロジェクト管理ツールを活用しよう

プロジェクト管理を効率的に行うには使いやすいプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

プロジェクト管理ツールとは、工程やスケジュールを可視化して、プロジェクトに関わる情報を一元管理できるツールです。
プロジェクト管理の手法はさまざまですが、エクセルやスプレッドシートなどの汎用ツールでは、人為的なミスの発生や機能不足などの問題が起こりがちです。

プロジェクト管理ツールを活用すれば、効率的に作業を進められ、情報の共有も容易になり、快適にプロジェクト管理を行うことができます！