プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）を効率よくおこなうには、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
プロジェクトを円滑に進めるためにも、プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）は欠かせないものです。
しかし、どのようなやり方でマネジメントをおこなうことが正解なのか、悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
プロジェクト管理の代表的な手法やPMBOKについてなども併せて解説しますので、参考にしてください。
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目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）とは、定められた目標を達成するために、プロジェクトの全体を管理することを指します。
具体的には、人・モノ・予算・時間などを監視し、適切にコントロールします。
限られたリソースのなかでプロジェクト予算や期日（納期）、品質などを守るために、プロジェクト管理は欠かせないのです。
プロジェクトはチームで進行され、プロジェクト管理は主にPM（プロジェクトマネージャー）が担います。
PM（プロジェクトマネージャー）はメンバー全員のタスクや進捗、スケジュールなどを把握し、タスクの優先順位を決め、プロジェクト全体をコントロールする必要があります。
管理項目は、スケジュール、コスト、進捗、リスク、ステークホルダー（利害関係者）など多岐にわたり、どうしてもPM（プロジェクトマネージャー）の負担は大きくなりがちです。
首尾よくプロジェクト管理を進めるためにはPMBOKなどの知識体系の活用がポイントになります。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）は、プロジェクトを成功へ導くためにおこないます。
成功とは、求められている要件を達成することです。
それによって、最大限の利益を得ることもプロジェクト管理の大切な目的の一つといえます。
計画通りにプロジェクトを進行するためには、QCD（品質・コスト・納期）などの管理とコントロールをおこないます。
プロジェクトを適切に管理することで、計画通りに進行できていないなどのトラブルが発生したときにも、すぐに対処したり、軌道修正を図ったりすることができます。
プロジェクト管理項目
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）をおこなう際、何をどこまで管理するのかが曖昧だと、円滑にマネジメントをおこなうことができません。
どの項目を管理するのか明確に定義しておく必要があります。
定められた項目はプロジェクトチーム全体の共通認識となるため、管理をスムーズにおこなえるようになります。
また、PM（プロジェクトマネージャー）にとっても管理項目が明確になっていることで、マネジメントがしやすくなります。
プロジェクト管理に必要な管理項目については、次項にて解説するPMBOKを参考に決定するとよいでしょう。
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プロジェクト管理に役立つPMBOK
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）とは、プロジェクトマネジメントに関する手法やノウハウを体系的にまとめたものです。
アメリカに本部を置くPMI（Project Management Institute）という非営利団体が「A Guide to the Project Management Body of Knowledge」というガイドブックで発表してから世の中に認知されるようになり、PMBOKを学ぶ人が増えました。
現在では、プロジェクトマネージャーのための技法として世界標準となっています。
PMBOKの知識を活用することで、無駄なく効率的にマネジメントができ、プロジェクトメンバー全員が共通認識のもとで円滑にプロジェクトを進めることができるというメリットもあります。
PMBOKではプロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）を10の知識体系と5つのプロセスで定義しています（第6版）。
定義されている知識体系とプロセスは以下のとおりです。
知識体系
- 統合管理
- スコープ管理
- スケジュール管理
- コスト管理（原価管理）
- 品質管理
- 資源管理（要員管理）
- コミュニケーション管理
- リスク管理
- 調達管理
- ステークホルダー管理
プロセス
- 立ち上げプロセス
- 計画プロセス
- 実行プロセス
- 監視・コントロールプロセス
- 終結プロセス
各知識体系ごとにプロセスを実行していくことで、管理項目を全体最適することができ、適切に管理できます。
詳しくは、関連記事を参考にしてください。
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プロジェクト管理の手順
どのような流れでプロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）を進めればよいのか、手順を説明しますので参考にしてください。
目的（ゴール）の決定
まずは、プロジェクトの目的（ゴール）を決定し具体化します。
目標が曖昧では、メンバーそれぞれの基準もバラバラになってしまいますし、どこに向かって進めればよいのかわからず、モチベーションの低下を招いてしまう事態にもなりかねません。
特にQCD（品質・コスト・納期）の目的（ゴール）については明確に設定しておくことで、タスクの優先順位の決定もしやすくなります。
タスクの洗い出し
プロジェクトの開始から終結までに必要なタスクをすべて洗い出します。
このフェーズでは、タスクに抜けや漏れがないようにしなければいけません。
万が一、プロジェクトの進行中に抜け漏れが生じた場合、大幅な軌道修正が必要になり、新たにステークホルダーとの調整などをおこなわないといけなくなることもあり得ます。
洗い出したタスクは、何から手を付ければよいのかすぐにわかるレベルまで細分化するようにしましょう。
そうすることで、タスクにかかる作業時間を見積もる際に役立ち、スケジュールの計画立案や、タスクを割り振るときにも有効です。
また、タスクの洗い出しをおこなうことで、無駄なタスクも見えてきます。無駄を排除することはコスト削減にもつながります。
スケジュールの決定
洗い出したタスクなどをもとにスケジュールを決定します。
各タスクを期日までに終わらせるためにどれほどの人員が必要なのかを割り出し、リソースを確保します。
余裕を持ったスケジューリングを心がけることで、プロジェクトの進行中に何かトラブルや遅れが生じたときにも、対処する時間を設けることができるようになり、納期（期限）を守ることにつながります。
進捗管理・スケジュールの見直し
プロジェクトが動き出したら、常に進捗状況を確認するようにしましょう。
遅延やトラブルの発生にすぐに気が付くことで、早い段階でリカバリーが可能になります。
プロジェクトが何の問題もなく計画通りに進むことはまずありません。
一つのタスクが遅れることで、全体に影響を及ぼすこともあり得ます。
リアルタイムで進捗管理をおこない、チーム内でコミュニケーションを取りながら、何かトラブルが起こったらすぐにスケジュールなどを見直せるような環境を整えておきましょう。
また、プロジェクト終結後には、適切な管理がおこなわれたのかどうかの振り返りをおこなうようにしましょう。
得られた反省点や課題をナレッジとして蓄積することで、次回のプロジェクトに活かすことができます。
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プロジェクト管理の手法
プロジェクト管理を効率よくおこなうためにさまざまな手法があります。
有効とされている代表的な手法は以下のとおりです。
- WBS（Work Breakdown Structure）
- ガントチャート（Gantt chart）
- EVM（Earned Value Management）
- アジャイル（AGILE）
- プロジェクト管理ツール
詳しく解説しますので自社にあった手法を実践してみてください。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBS（Work Breakdown Structure）とは作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクトに必要な作業（タスク）を洗い出して層分けしツリー構造にすることで、全体の工数を把握することができます。
タスク同士の関係性やタスク処理にかかるリソースも確認できるため、タスクの優先順位を決定するのに役立つほか、ガントチャートの縦軸を作成するためにも必要な手法です。
全体の工数を把握することで、スケジュールの計画やタスクの振り分けにも役立ちます。
ガントチャート（Gantt chart）
ガントチャート（Gantt chart）とは、縦軸にタスクや担当者、横軸に日時などを記載した棒グラフのことを指します。
タスクごと、担当者ごとの進捗状況を可視化することで、プロジェクトの全体像を視覚的に把握するのに役立ちます。
ガントチャートは、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを活用して作成できます。
ガントチャート以外にも、ロードマップなどの工程表を作成する際にも、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートが役立ちますが、一から作るとなると手間も時間もかかってしまいます。
テンプレートなどを活用することで、時間の短縮になります。
また、ガントチャート機能の搭載されているプロジェクト管理ツールを活用することで、作成する手間が省けるほか、リアルタイムの進捗状況を把握しやすくなります。
EVM（Earned Value Management）
EVM（Earned Value Management）とは、プロジェクト全体の工数やコスト、出来高（実績）などをすべて金銭価値として分析するプロジェクト管理の手法です。
コストとスケジュールを一緒に管理することで、プロジェクトを遂行しているなかで予算がオーバーしてしまうといったことを防ぐことができます。
EVMでは、主に下記の4つの指標で構成されています。
- PV（計画予算）
- EV（出来高）
- AC（発生したコスト）
- BAC（完了時の総予算）
これらを比較することで、スケジュール差異（SV）やコスト差異（CV）を一目で把握することができます。
アジャイル（AGILE）
アジャイル（AGILE）とは、作業をいくつかの工程に切り分け、工程ごとに評価をおこなう管理手法です。
小さな工程ごとに検証することができるため、細かい確認・修正を入れることができ、成果物の品質向上に役立ちます。
また、計画どおりの品質が得られない可能性がある場合にも、いち早く気が付き、軌道修正することが可能です。
各工程ごとでの管理に気を取られすぎると全体を俯瞰で見ることができなくなるので、注意が必要です。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMは「Critical Chain Project Management」の略です。
プロジェクト内の各タスクの期限を可能な限り短く設定し、プロジェクト全体で時間的に余裕を持たせるという手法です。
長期のプロジェクトに有効とされる手法で、余裕があることで、想定していなかったリスクの発生に備えることができます。
プロジェクト管理ツールの活用
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況などを効率的に管理することができるツールです。
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）では、管理項目が多岐にわたり、PM（プロジェクトマネージャー）の負担が大きくなるため、ツールの活用は欠かせません。
自社で独自のシステムを開発している企業もありますが、ゼロからの立ち上げとなると手間もコストもかかります。
プロジェクト管理ツールであれば、すぐにでも効率的なマネジメントをはじめることが可能です。
ツールを活用することで、PM(プロジェクトマネージャー）への負荷を減らすことができ、メンバー間での情報共有もしやすくなります。
ツールには、オンプレミス型と、クラウド型があります。
オンプレミスとは、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、ユーザー担当者が管理できる施設の構内に設置して運用することです。
自社の管理下におけることから、安全性が高いのが特徴ですが、保守運用をおこなわなければならないため、専門的な知識を持った人員の確保が必要になります。
一方、クラウド型は、クラウド上にデータを保存します。
料金プランもさまざまで、すぐにでもはじめられるのがメリットです。
ガントチャート機能や、タスク管理機能などが搭載されているクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を使えば、業務効率化を図ることが可能になります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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Jootoで効率的なプロジェクトマネジメントを
Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性がよいのが特徴です。
プロジェクトの進捗を「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で可視化することができ、チーム全体でのスケジュール管理にも役立ちます。
チームメンバーがそれぞれ、タスクを入力していくと、ガントチャートが自動で作成されます。
また、一つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理することが可能なため、複数のプロジェクトを抱えている場合にもJootoは効果的です。
さらに、コミュニケーションツールとして使うこともできます。
タスクカードごとにコメントを残すことができるので、チャットのように使うことができます。
タスクに必要なドキュメント（文書）などの資料の共有もできるため、必要な情報がすぐに取り出せて効率よく業務に取り組むことができます。
予期せぬトラブルが発生した際にも、タスクにトラブル発生から解決までのやりとりや経緯を資料として残しておくことができるので、ナレッジの蓄積にも役立ちます。
大企業向け「タスクDXプラン」
Jootoには、さまざまなプランがありますが、なかでも「タスクDXプラン」は従業員の数の多い大企業におすすめしたいプランです。
利用人数に応じて料金が変わる他のプランとは異なり、ライセンスは無制限で定額で利用できるため、社内全体の従業員をフォローすることが可能となります。
大企業でおこなわれる大規模プロジェクトでもチームメンバー全員がJootoを使うことができ、情報共有や進捗管理に役立てることができ、コミュニケーションツールとしての役割も果たします。
従来から法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。
サポート体制が充実している点もポイントです。
キックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入・運用していただくことができます。
外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、顧客管理システムや勤怠管理システムなどと連携させることで、業務の自動化を実現することもできます。
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