プロジェクト管理をおこなう上で欠かせないプロジェクト管理項目とは何でしょうか。
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネジメントは欠かせません。
項目ごとに管理をおこなうことで、プロジェクトの全体像も把握しやすくなり、作業計画や進捗管理に役立てることができます。
どのような項目を設定すればスムーズにプロジェクト管理を実行することができるのか、プロジェクト管理の教科書ともいえるPMBOKの基礎知識も含めて解説します。
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目次
プロジェクト管理項目とは
プロジェクト管理において、管理項目を明確にしておくことは大変重要です。
基本的にはPM（プロジェクトマネージャー）がプロジェクト管理をおこなうことになりますが、カバーしなくてはいけない範囲が広く、全てを把握するのは困難な場合があります。
そこでプロジェクト管理項目を設けることで、必ず抑えておかなければいけない部分が明確になり、プロジェクト管理をスムーズに進めることができるほか、トラブルを未然に防ぐことも可能になります。
プロジェクト管理で最も重要なことの一つはQCD（品質、コスト、納期）を計画通りに終わらせることです。
そのためは、スケジュール、コスト、進捗、リスク、ステークホルダー（利害関係者）などの管理が必要になります。
それらの項目を各プロセスごとに細分化して管理することで、プロジェクトの目的とゴールを見失うことなく、プロジェクトを成功に導くことができるようになるのです。
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PMBOKとは
プロジェクト管理項目を決定する際、参考になるのがPMBOK（ピンボック）です。
PMBOKとは「Project Management Body Knowledge」の略でプロジェクトマネジメントに関する手法やノウハウを体系的にまとめた参考書のようなものです。
アメリカに本部を置くPMIという非営利団体が発表してから世の中に認知されるようになりました。
世界のプロジェクトマネージャーのための技法として世界標準となっています。
PMBOKを基礎として、プロジェクト管理をおこなうことで、QCD（品質、コスト、納期）の目標を達成することを目的としています。
PMBOKには10の知識エリアがあり、それがプロジェクト管理項目となります。
しかしすべてを管理項目に加えなくてはいけないということではありません。
プロジェクトごとに必要な管理項目を選定してカスタマイズしましょう。
5つのプロセス
PMBOKには知識エリアのほか、5つのプロセスも示されています。
各項目ごとに、この5つのプロセスに沿ってプロジェクトを進行していきます。
5つのプロセスは以下のとおりです。
- 立ち上げ
- 計画
- 実行
- 監視・コントロール
- 終結
これらのプロセスは、項目ごとに必要な場合と不要な場合があります。
各項目ごとに必要なプロセスについては、次項にて解説いたします。
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プロジェクトを成功させるために必要な項目
プロジェクトマネジメントにおいて、管理すべき項目は多岐にわたります。
PMBOKに記載されている10のエリアを管理項目とすることで、プロジェクトの目的や進路、ゴールを見失わずにすみます。
プロジェクト管理項目とともに、項目ごとに必要なプロセスも含めて解説いたしますので参考にしてください。
これらの項目、全てを必ずプロジェクト管理項目に加えなくてはいけないというわけではありません。
プロジェクトの規模や期間などに応じて臨機応変にPMBOKを活用しましょう。
プロジェクト管理項目1
統合管理
統合管理はプロジェクト全体の方針を決め、進行を管理する分野です。
他の管理項目で定義されている手順や活動をまとめ、調整します。
プロジェクトマネジメントにおいて、中心的な役割を持つ項目といえます。
統合管理では、PMBOKに記載されている5つすべてのプロセスが必要になります。
- 立ち上げ
まずはプロジェクトの開始を宣言します。
何のためのプロジェクトなのか、目的やゴールを明確にしておくことが大切です。
プロジェクトの認可を取るためにプロジェクト憲章を作成・立案します。
- 計画
プロジェクト憲章をもとにして、より詳細なプロジェクト計画書を作成します。
特に大規模なプロジェクトになると、かかわる人数も多くなり、全ての人に、プロジェクトの計画を周知するためにも、計画書は欠かせません。
計画書には、プロジェクトの概要や範囲、予算、品質、スケジュールなど、できるだけ詳しく記載する必要があります。
- 実行
設定した全てのプロジェクト管理項目が遅れや漏れがなく実行されるよう判断し、指揮をします。
プロジェクト計画書をもとに、計画された作業を確実に進めていきましょう。
- 監視・コントロール
プロジェクトが滞りなく進んでいるのか、監視とコントロールをおこないます。
各項目の作業の実績情報を収集し、計画書の内容と差異があれば、計画書の通りに軌道修正するか、場合によっては計画書を変更することもあります。
- 終結
完成した最終の成果物をステークホルダー（利害関係者）に確認してもらい、正式にプロジェクトを終了させます。
そして、次のプロジェクトに活かせるようノウハウやナレッジをまとめます。
プロジェクト管理項目2
スコープ管理
スコープ管理では、成果物や必要な作業の範囲を明確にします。
要求事項の文書やWBSなどを参考にして、スコープの妥当性を確認し管理していきます。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
どこまでをプロジェクトの範囲とするのか明確にします。
ステークホルダーの要求などをもとに、何をどこまでやるのか「スコープ記述書」を作成するとよいでしょう。
- 監視・コントロール
スコープ記述書をもとに、正しい範囲内でおこなわれているのかを監視します。
範囲を逸脱していた場合は、是正します。
プロジェクト管理項目3
スケジュール管理
スケジュール管理では、期限内にプロジェクトを完了させられるようなスケジュールを作成し、管理や調整をおこないます。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
まず現実的なスケジュールを立てるためにも、タスクの洗い出しをおこない、WBS（Work Breakdown Structure）を作成します。
WBSとは、タスクを細分化し一覧表で示す手法のことです。
WBSによって具体的な工数がわかるので、ロードマップ・ガントチャートなどの工程表を作成し、マイルストーン（mile stone）の設定などもおこないましょう。
- 監視・コントロール
スケジュール表（工程表）で、各タスクの開始日や終了日などをもとに進捗状況を確認し、計画通り進んでいるのか監視します。
作業の実績情報を確認し、当初の予定と比較します。
マイルストーン（milestone)を設置することで、遅延などを発見しやすくなります。
プロジェクト管理項目4
コスト管理
コストにもいろいろな種類がありますが、この項目では、主に予算について管理をおこないます。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
プロジェクトにどれほどのコストがかかるのか洗い出し、それをどのように使っていくのか計画を立てます。
リスクの発生に備えて、予備費を盛り込むこともあります。
- 監視・コントロール
実際に発生したコストが、計画通りにおさまっているのかを確認し、監視します。
必要に応じて、段階的にコストを見直すこともあります。
コストの見直しは計画そのものが大きく変わってしまうこともあるため、慎重におこないましょう。
品質管理
プロジェクトで扱うモノやサービスなどの成果物を管理する項目です。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
プロジェクトで作成する製品（成果物）の品質基準を明確にします。
どのように品質を測定し、確保するかを計画書としてまとめるほか、品質の検査項目などのチェックリストを作成しましょう。
- 実行
品質の基準が守られるようにプロジェクトに働きかけます。
定められた品質基準をチームメンバーすべてが理解し、基準を守るためにするべき作業をおこないます。
- 監視・コントロール
製品（成果物）の品質が保障できているかどうか監視します。
計画書通りの品質を保つために必要な作業がおこなわれているのかを確認します。
非効率であったり、効果のない作業や手順があった場合は、分析して是正します。
プロジェクト管理項目5
資源管理
資源管理では、プロジェクトに必要な材料や道具などの物的資源（リソース）と、プロジェクトを実行するメンバーなどの人的資源（リソース）・要員を特定して、管理をおこないます。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
プロジェクトを成功させるために必要な資源（リソース）を決定します。
プロジェクト完了までに、必要な人員や機材などを見積もり、どのようにその資源を獲得するのかを決定します。
組織図や役割分担表なども作成しておき、責任の所在なども明らかにしておきます。
また、プロジェクトの内容や、獲得した人材のスキルによっては、セミナーなどが必要になることもあるので、どのようにおこなうのかも計画しておきましょう。
- 実行
資源（リソース）を獲得し、適正に活用できるように働きかけます。
- 監視・コントロール
資源（リソース）が適正に活用できているのか、監視します。
計画通りに作業がおこなわれているのか、実績を確認し、評価をおこないます。
メンバーにフィードバックもおこない、課題があれば、解決できるように働きかけます。
プロジェクト管理項目6
コミュニケーション管理
すべてのステークホルダーとのコミュニケーションを円滑に進めるための管理をおこなう項目です。
コミュニケーション不足が起こると、情報共有がスムーズに進まなくなり、遅延しているタスクや課題の把握ができなくなってしまう恐れがあります。
適切なコミュニケーション管理をおこなうことで、リスクを排除することが可能になり、プロジェクトの成功へとつながります。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
チームメンバーや顧客など、関係者によって必要とする情報を把握し、どのようにすれば情報を漏れなく効率的に伝達できるのか計画します。
会議体の計画や議事録・報告書などのドキュメントの共有方法、コミュニケーションツールの活用などのルールを策定しておくとよいでしょう。
- 実行
計画に従って、情報の生成・収集・配布・保管・検索・最終的な廃棄などを実行します。
情報共有がスムーズにおこなわれるよう、適切なタイミングでおこなうようにしましょう。
- 監視・コントロール
情報が正しく伝わっているのか、コミュニケーションルールが守られているのか監視します。
うまく情報伝達がおこなわれていない場合は、コミュニケーションの取り方について検討し、改善します。
プロジェクト管理項目7
リスク管理
リスク管理は、プロジェクトを進めていくうえで考えられる脅威に備え、チャンスを活かすためにおこないます。
リスクとはプロジェクトに影響を与える不確実な事象のことを指します。
マイナスなリスクだけではなく、チャンスとなるようなリスクについても洗い出し、管理をおこないます。
リスク管理に必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
どのようなリスクが起きることが考えられるのか洗い出し、対処方法も決めておきます。
リスクが発生する確率や影響度などを査定し、リスク対応の緊急性なども考慮して優先順位を決めておきましょう。
- 実行
リスクに適切に対処します。
プロジェクトを進めていくうえで新たにリスクが判明することもあるので、適宜見直しや洗い出しが必要になることもあります。
- 監視・コントロール
リスクの動向について監視します。
リスクが発生した際、すぐに気が付けるよう、マイルストーン（milestone）ごとに確認するなどして監視とコントロールをしていきまっしょう。
プロジェクト管理項目8
調達管理
調達管理では、プロジェクトを実行するために必要なモノやサービスなどを外部から取得・購入する場合に、実行や管理をおこないます。
調達管理に必要なプロセスは以下のとおりです。
- 計画
何をいつまでに調達しなければいけないのか、WBSなどを参考にして決定します。
調達するものに応じて、どのように調達するのかや、契約のタイプなどを決定します。
- 実行
必要な物資や人材が遅れることなく揃うように手配していきます。
どこから取得・購入するのかをステークホルダーと相談しながら評価し、決定していきます。
- 監視・コントロール
必要な物資や人材が適切に調達されているのか監視します。
計画通りに調達できない場合は、プロジェクトが遅れる可能性があるため、早急な対応が必要です。
プロジェクト管理項目9
ステークホルダー管理
ステークホルダーとは、プロジェクトにかかわるすべての関係者のことを指します。
プロジェクトを成功させるためには、ステークホルダー（利害関係者）の管理は欠かせません。
必要なプロセスは以下のとおりです。
- 立ち上げ
まずはステークホルダーを決定します。
誰と一緒にプロジェクトを進めていくのかを決める大切なプロセスです。
統合管理の立ち上げにて作成したプロジェクト憲章をつかって、ステークホルダーから承認を得ます。
- 計画
ステークホルダーのニーズを把握し、チーム全体が理解できるようにします。
ステークホルダー・エンゲージメントのための計画を立案します。
- 実行
ステークホルダーのニーズに応えられるように働きかけます。
プロジェクトを成功に導くため、必要に応じてステークホルダーを支援します。
また、非協力的であったり抵抗的なステークホルダーには、適切なコミュニケーションを図り、プロジェクトへの抵抗を最小限に抑えるように働きかけます。
- 監視・コントロール
ステークホルダーと適切な関係が築けているか監視します。
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プロジェクトを適切に管理するためには
プロジェクトを成功に導くための管理項目はわかりましたが、どのようにすれば、それらを適切に管理することができるのでしょうか。
プロジェクトの全体像を把握する
プロジェクト・マネジメントをおこなうとき、項目ごとに管理することも大切ですが、同時に全体像を把握することも重要です。
各項目はすべてつながっているため、項目ごとに管理することにとらわれすぎると、プロジェクトが進まなくなってしまいます。
まずはメンバーと積極的にコミュニケーションを図り、情報収集・情報共有をおこないましょう。
プロジェクトの全体像を把握したうえで、詳細なプロジェクト管理項目を決定するようにしましょう。
管理ツールを活用する
プロジェクトの管理項目は幅広く、プロジェクトマネジメントをおこなうPM（プロジェクトマネージャー）の負担が大きくなってしまいます。
そこで、おすすめなのが管理ツールの活用です。
メンバーがどの仕事をしていて進捗状況はどうなっているのか、管理ツールを活用することで、すぐに把握することができます。
詳細な項目の情報から、全体的な情報まで管理することができるので、管理ツールを確認するだけで把握できる情報も多くなり、効率的にマネジメントをおこなうことができます。
また、進捗管理に役立つガントチャートなどの工程表は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使って作成すると、時間も手間もかかってしまいますが、管理ツールを活用すれば、簡単に作成することができ、時間短縮にもなります。
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誰でもすぐに使えるようになるため、ステークホルダーの多いプロジェクトの管理に向いています。
項目ごとやプロセスごとにリストを作成することで、プロジェクトの項目に応じた管理をおこなうことができます。
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ガントチャートによって、リアルタイムで進捗状況を確認することができ、遅れや漏れの防止に役立ちます。
誰がどのタスクに取りかかっていて、進捗はどうなっているのか、画面を見ればすぐにわかるため、大規模なプロジェクトなどでメンバーの数が多い場合や、リモートワーク（テレワーク）で離れたところで働いているメンバーがいるときにも役立つツールです。
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