プロジェクト憲章とは、プロジェクトの目的や目標、ビジネス・ニーズなど、プロジェクトをスタートするうえで必要な情報が網羅されてる基本文書のことです。
プロジェクトを実行するメンバーやスポンサー、プロジェクトチームのために作成します。
プロジェクトが円滑に進行するために重要な役割を果たすプロジェクト憲章ですが、記載すべき中身やプロジェクトマネジメント計画書との違いを正確に理解している人は少ないかもしれません。
当記事では、プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）の基礎知識や具体的な中身、プロジェクト憲章が重要な理由について解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
目次
プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）とは？
プロジェクトマネジメントのグローバルスタンダードであるPMBOKを勉強している人であれば、プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）という言葉は知っているでしょう。
PMBOKを知らなくても大きなプロジェクトに関わったことのある人なら聞いたことはあるかもしれません。
PMBOKガイドではプロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）を以下のように定義しています。
「プロジェクト憲章は、プロジェクトの存在を正式に認可する文書であり、プロジェクトのイニシエーターまたはスポンサーが発行する。プロジェクト憲章は、プロジェクト・マネージャーが母体組織の資源をプロジェクト活動のために使用する権限を与える。プロジェクト憲章を通して文書化されるものとして、ビジネス・ニーズ、前提条件、制約条件、顧客ニーズの理解範囲、ハイレベルの要求事項、新しいプロダクト、サービス、あるいは所産が満たすべき要求事項がある。」
プロジェクト憲章はプロジェクトを成功に導くためにゴール・目的を定め、予算やスケジュールの概要などを文書としてまとめたものです。
通常はプロジェクトの立ち上げ時に作成されます。
上記の通り、プロジェクトのスポンサーか発起人が作成し、プロジェクトマネージャは、プロジェクト憲章をもとにプロジェクトマネジメントを実行します。
つまりプロジェクト憲章がないとプロジェクトは始められないということになります。
プロジェクト憲章と似た役割を果たす文書に、プロジェクトマネジメント計画書とプロジェクト要旨があります。
それぞれの文書の定義を解説します。
プロジェクトマネジメント計画書とは
プロジェクトマネジメント計画書は、ゴールへ至るまでの道筋を示す目的で作成されます。
プロジェクトが正式に承認され、スタートしたあとにプロジェクトマネージャが作成するのが一般的です。
ゴールへ至る道筋や、目的を達成するためにはどのように計画を進めていくかといった具体的な内容が記述され、プロジェクトチームの行動指標となります。
一方のプロジェクト憲章は、プロジェクトを立ち上げる前にプロジェクトのオーナーやスポンサーがプロジェクトのメンバーに対してプロジェクトのビジョンを伝えるために作成します。
プロジェクト憲章に書く内容はゴールであり、ゴールへ至る道筋は記述しません。
また、プロジェクトマネージャが作成に関わることはありません。
プロジェクト要旨とは
プロジェクトの要旨とは、プロジェクトの立ち上げが正式に承認されたタイミングで作成する文書のことで、プロジェクトの計画をまとめたものです。
プロジェクトにおいてどのようなことを実行するかに加えて、「このプロジェクトがなぜ良いアイデアなのか」という説明を記述します。
プロジェクト要旨は、プロジェクト始動後にチームのメンバーや関係者が頻繁に参照するものであるため、詳細な説明は省き、簡潔さが重視されます。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
プロジェクト憲章の具体的な中身とは
プロジェクト憲章は、ステークホルダーからプロジェクトの承認を得るために作成するため、記述すべき項目は多岐にわたります。
承認の可否が判断しやすいように記述することがポイントです。
社内にテンプレートがある場合は、テンプレートに沿って作成すると良いでしょう。
プロジェクト憲章には、以下のような項目を記述します。
- プロジェクトの目的・目標
- スコープの定義
- プロジェクトのゴール（成功基準）
- 前提条件・制約要件
- ハイレベル要求事項・成果物
- 予算・リソース
- リスク
- 要約マイルストーン
- ステークホルダー（利害関係者）
- プロジェクトマネージャの責任・権限
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクトの目的・目標
まずは、プロジェクトの目的や目標を明確にします。
プロジェクトが提供する価値や、プロジェクトが会社の経営戦略をどのようにサポートするかを記述します。
プロジェクトの目的・目標が明らかになれば、プロジェクトのゴールをチームで共有しやすくなり、完了後の評価も容易になるでしょう。
目標を設定する際は、SMARTの法則を活用することがポイントです。
SMARTの法則とは、以下の5つ要素の頭文字を指し、目標の有効性を確認する手法の一つです。
- Specific（具体的な）
- Measurable（測定可能な）
- Achievable（達成可能な）
- Related（関連性のある）
- Time-bound（期限が明確な）
このSMARTの5つの要素を洗い出すことによって、効果的な目標設定が実現します。
スコープの定義
目的や目標が明確になったら、スコープの定義を記述します。
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは、成果物を生み出すために必要な作業の範囲のことです。
プロジェクトの目的を達成するためにどのような作業が必要で、どのような作業が不要かを明確化します。
スコープを定義することで、プロジェクトに必要な予算や予算の用途を説明しやすくなり、承認を得やすくなるメリットがあります。
また、スコープをステークホルダーと情報共有することで、共通認識を持ってプロジェクトに取り組むことが可能な点もメリットの1つです。
プロジェクトのゴール（成功基準）
プロジェクトのゴールを定めるとは、プロジェクトがどのような状態になったら成功なのかを決めることです。
プロジェクトマネジメントにおいては、目的を達成することはもちろん、「納期が守られているか」、「予算超過が発生していないか」、「成果物の品質はどうか」といった観点からチェックすることが大切です。
つまり、QCD（品質・コスト・納期）に着目しながら成功基準を定めていきます。
前提条件・制約要件
プロジェクトを実行する際は、目標達成のためなら何をしても良いわけではなく、前提条件や制約条件を理解したうえで遂行していくのが一般的です。
前提条件とは、「成立すると仮定できる要素」のことです。
例えば、「製品の開発に必要な人員が十分に確保できる」、「プロジェクトマネージャの裁量が期待通りに与えられる」など、明示されない条件のことを言います。
前提条件が崩れると重大なリスクとなる恐れがあるため、事前に洗い出すことが大切です。
制約条件とは、プロジェクトチームの努力では変えられない事項のことです。
例えば、「開発にあたって守らなければならない法律」、「プロジェクトの予算や納期」などです。
制約条件を明らかにすることで、正確な企画立案が可能となります。
ハイレベル要求事項・成果物
ハイレベル要求事項や成果物について記述します。
ハイレベルとは、PMBOK内で用いられている表現で、「大まかな」の意味です。
スコープを定義するにあたって要求事項の整理が行われますが、プロジェクト憲章を作成する段階では詳細な情報が収集できていないのが一般的です。
そのため、プロジェクト憲章では大まかな要求事項や成果物を記述するにとどめます。
予算・リソース
プロジェクトの遂行に必要な時間や人員、ツールなどのリソースを明らかにし、予算を提示します。
ただし、プロジェクト憲章の段階では、わかる範囲で予算やリソースを提示すれば問題ありません。
プロジェクト憲章の作成に時間をかけるよりも、承認を得ることを優先すべきです。
リスク
プロジェクトの進行過程で想定されるリスクを洗い出します。
リスクを明らかにしておけば、トラブルが発生した際に迅速に対応できるでしょう。
例えば、「タスクＡの実行に想定されるリスク」のようにリスクはできるだけ細かく洗い出すことがポイントです。
要約マイルストーン
マイルストーンとは、プロジェクトの重要な節目のことです。
ゴールまでの中間地点や中間目標の意味で使用されることが多く、プロジェクトマネジメントでは、マイルストーンの進捗管理が大切です。
要約マイルストーンとは、その名の通り「大まかなマイルストーン」のことです。
計画が長期にわたるプロジェクトでは、要約マイルストーンの設定と管理が重要な役割を果たします。
ステークホルダー（利害関係者）
プロジェクトに関係するすべてのステークホルダー（利害関係者）を記述します。
スポンサーや、プロジェクト憲章の承認者は誰かなどを明確にします。
プロジェクトの進行に影響する人や組織などの関係者を洗い出しておくことで、プロジェクトの準備がスムーズに進行します。
プロジェクトマネージャの責任・権限
プロジェクトマネージャの名前と、責任や権限を記述します。
プロジェクトマネージャの権限の大小は、プロジェクトの進行のしやすさに直結します。
そのため、プロジェクトマネージャの任命は憲章の作成途中でおこない、権限について相談しながら内容を決定すると良いでしょう。
プロジェクト憲章の重要性
プロジェクト憲章は必ず作成するものではなく、実際に作成しないままプロジェクトがスタートすることもあります。
しかし、規模が大きく計画が長期にわたるプロジェクトの場合、プロジェクト憲章がないとプロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。
プロジェクト憲章の必要性は、以下の4つです。
- 目的や目標、制約を明確にするため
- プロジェクトチームのメンバー間の認識の齟齬を防ぐため
- スケジュールが曖昧になるのを防ぐため
- リスクを把握し管理するため
それぞれの詳細を解説します。
目的や目標、制約を明確にするため
プロジェクトを成功へ導くには、すべてのステークホルダーが同じゴールに向かって協力することが大切です。
プロジェクト憲章には、プロジェクトのビジョンや成果物、そのプロジェクトが解決しようとする課題、制約などが細かく記載されます。
これにより、ステークホルダー全員がチームワークを発揮して1つのゴールに向かって進めるようになります。
プロジェクトチームのメンバー間の認識の齟齬を防ぐため
プロジェクトのゴールを示した憲章が存在しないと、プロジェクトチームのメンバー間に認識の齟齬が発生するリスクが高くなります。
特に、関わる人数が多いプロジェクトでは、メンバーの意識の統一を図ることが重要なポイントとなります。
プロジェクト憲章には、プロジェクトの方向性やメンバーの役割分担を詳細に記載します。これにより、プロジェクト全体がうまく機能し、効果的なチームワークが発揮されます。
スケジュールが曖昧になるのを防ぐため
プロジェクト憲章を作成しないと、スケジュールが曖昧になる傾向があります。
タスクの優先順位やタスクを完了させなければならない期日が把握できず、最悪の場合、納期に間に合わなくなるため注意が必要です。
憲章のなかにスケジュールを盛り込むことで、このようなリスクを回避できます。
リスクを把握し管理するため
プロジェクトは常に計画通りに進行するとは限りません。
突発的なトラブルやリスクが発生する可能性があります。
想定されるリスクについて把握していないと、トラブルが発生する都度対応を考えなければならず、非効率です。
プロジェクト憲章にプロジェクト固有のリスクについて記載することで、早い段階で適切な対策を講じられるようになります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
プロジェクトを成功させるためのポイント
プロジェクトを成功へ導くためには、プロジェクト憲章が重要な役割を果たすことを解説しました。
プロジェクトを成功させるためには、他にもポイントがあります。
ポイントは以下の3つです。
- 承認者とコミュニケーションを図っておく
- リソースを確保する
- 管理ツールを活用する
それぞれの詳細を確認します。
承認者とコミュニケーションを図っておく
プロジェクトは、チームのメンバーはもちろん、ステークホルダーとのコミュニケーションのうえに成り立っています。
特に、承認者と早い段階でコミュニケーションを取っておくことは非常に大切です。
誰が計画を承認するかは、プロジェクトによって異なります。
複数の部門から承認を得る必要がある場合や、プロジェクトマネージャの承認のみで足りる場合もあります。
承認者との間に認識のズレがあると、プロジェクトはスムーズに進行しません。
プロジェクトの内容や予算を誰が承認するか事前に確認し、コミュニケーションを図っておく必要があります。
リソースを確保する
人員やツール、予算などのリソースを早めに確保することもプロジェクトの成功にとって大切な要素です。
リソースを確保するためには、経営陣やステークホルダーと連携し、理解を得ながら進める必要があります。
リソース不足によってプロジェクトが頓挫することがないように、綿密な計画が求められます。
管理ツールを活用する
一般的に、多くの人が関わるプロジェクトほど、情報共有の漏れが発生しやすくなります。
特に近年ではリモートワークやフレックスタイム制度を導入する企業が多く、プロジェクト進行中もメンバーがコミュニケーションを取る機会が減少し、情報共有のハードルが上がっています。
情報共有を円滑にするためには、管理ツールの活用がおすすめです。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進捗状況や課題を簡単に共有可能です。
Jootoを活用してプロジェクトを成功へ導こう
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Jootoのファイル管理機能を活用すれば、プロジェクトごとにファイルをアップロード可能なため、いつでもプロジェクト憲章を確認することができます。
また、誰がどのタスクを進めているかが一目で把握でき、タスクに対してコメントすることも可能なため、管理ツール内で簡単にコミュニケーションが図れます。
Jootoを活用することで、プロジェクト進行中の情報共有が円滑になり、効率的にプロジェクトを成功へ導けるようになるでしょう。
プロジェクト実行にあたって情報共有に課題を抱えている場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
© 2024 Jooto
Comments are closed.