プロジェクトの全体像が把握できるリソース管理！リソース管理ポイントはタスクと進捗管理？

プロジェクト運営で欠かせないのが、ヒト・モノ・カネ・情報などのリソース（資源）です。
多くのプロジェクトは、完遂までにさまざまなリソースが必要になるため、プロジェクト開始時にはリソースの可用性を正しく評価し、プロジェクト完遂のために必要な要素に割り当てなければなりません。
リソースの利用計画が不十分だと、プロジェクトの途中でリソースが枯渇してしまったり、スケジュール遅延や納入期限に遅れが生じることもあります。

つまりプロジェクトの成功には、持てるリソースを効率良く、また効果的に活用せねばならず、そのためには「リソース管理（resource management）」が欠かせません。
プロジェクト運営を円滑に進めるためには、特に人的リソースを最適な配分をすることが重要なポイントです。

 

リソースとは

そもそもリソースには大きく分けて、「目に見えるリソース」と「目に見えないリソース」の二つがあります。
ヒト・モノ・カネが前者、時間・情報・知的財産が後者になります。

それぞれの要素について確認していきましょう。

ヒト

企業にとっての一番のリソースは、人的リソースでしょう。

他のリソースを動かすことができるのはヒトだからです。
各人のスキル・経験などの能力を把握し、最適な仕事量を配分し、必要とあれば教育を行うことも重要です。

リソース管理を正しく行うことは、従業員のモチベーションを上げ、チームワークを高め、生産性向上を導きます。

モノ

プロジェクトの実行にあたって必要となる、例えばパソコンやサーバ、機材など、全てのモノがリソースの対象です。
物的リソースが適切なタイミングで、適切な質・量で供給されることで業務効率化を図ることができ、生産性向上に繋がります。

カネ

人件費・モノの購入・プロジェクト運営コストなど、全ての資金がリソースと考えられます。
経営もプロジェクト運営も、資金の管理が必須であり、どこにいくらの資源を費やすかが、経営に大きく影響するでしょう。

時間

プロジェクトの期限や、タスクの納期のみならず、人的リソースの稼働できる時間も、リソースに当てはまります。
限られた時間を、最大限に有効活用し目標達成するためには、仕事の優先順位や割り当てを最適に行うことが重要です。

情報

企業はたくさんの情報を扱います。

例えば、経営に関する情報、顧客情報、商品・サービスに関する企業機密、仕様書や議事録、日報まで、これまで収集・蓄積してきたデータやノウハウなど、全てが情報リソースとなります。

近年、特に情報は重要な「資産」と見なされており、情報を最新データに保つことや、共有可能な形で保管したり、ナレッジベースとして適正に管理される必要があります。

知的財産

特許・商標権・著作権など知的財産も大切なリソースです。

例えば、プロジェクト運営中に開発した技術が、特許になる場合もあり得るのです。
知的財産を適正に管理することは、企業にとって利益を生み出す可能性が十分あるのです。

 

リソース管理とは

リソース管理とは、企業における経営資源を効率よく活用することです。
企業は大小さまざまなプロジェクトを持ち、企業運営を行います。

つまりリソース管理とは、プロジェクトの運営効率を最大化させるために、リソース配分を事前に計画、スケジューリングし、割り当てるプロセスのことを指します。

 

リソース管理のメリット

プロジェクトの全体像が把握できる

リソース管理を行うことで、プロジェクトの全体像を掴むことができるでしょう。
プロジェクト完遂に必要な要素とリソース量を洗いだすことで、プロジェクトの規模感や難易度などがリアルに把握できます。

その結果、どこに何がどれだけ足りていないのか、スケジューリングはどうすればよいかなど、全てのリソースの配分バランスを整えやすくなります。

適切なタスク配分

リソース管理を行うことで、適切なタスク配分が可能になります。

メンバーのスキル・経験などの能力を見極めることで、メンバーを適材適所に配置し、かつ適正なタスク量を配分できます。
チーム内におけるタスクの標準化につながり、特定のメンバーに負荷が集中する状況を防ぐことができます。

現実的なスケジュールの設定

プロジェクトを運営する上で、欠かせないのがスケジュール管理です。
スケジュール管理とは、タスクの洗い出し、作業順序、必要リソースとその配分、所要時間などを管理することです。
リソース管理を行うことで、プロジェクトにおいて使えるリソースから、スケジュールを逆算することができます。

またプロジェクト運営にあたり、必要となるモノがある場合、最適なタイミングでモノを投入するためには、リソース管理でヒト・モノ・カネをしっかり洗い出しておく必要があるのです。

つまりリソース管理で、現実的なスケジュールを構築することができるのです。

トラブル回避

リソース管理は、トラブルも回避してくれます。
リソース管理をすることで、リソースの供給・配分の最適化ができるため、リソースの枯渇などのトラブルを防ぐことができます。

またプロジェクトの現場で発生しがちな、急なタスク追加など、現在の工数やリソースの空き状況を把握しておけば、適切な担当者のアサインが可能となります。
リソース管理をしっかり取り入れることで、急なスケジュールの変更にも対応できるのです。

 

リソース管理のポイント

リソースの把握

リソース管理をするに当たり、何より大切なのは、使用できるリソースを正確に把握することです。
特に、人的リソースにおいて個々のスキルや、抱えているタスクを明確にしておくことが大切になります。

プロジェクト運営をする上で、プロジェクトメンバーのリソースが確認できていないと、タスクを割り当てることも、スケジュールを決定することもできないので、最優先で把握するべきポイントです。

優先順位の設定

プロジェクトメンバーの能力に応じて、配分するタスク量を均一にすることは、リソース管理に欠かせません。
しかしながらタスクの難易度にバラツキがあるように、重要度という観点でもタスクには差があります。
当然、重要度の高いタスクにはリソースを多く割き、優先して取り組む必要があるでしょう。

限られたリソースを上手く活用するためにも、タスクには優先順位を設定し、対応せねばなりません。

 

適切なリソース管理を導くJooto

リソース管理の管理対象として大きく占める要素は、人的リソースです。
なぜなら経営資源は全て、ヒトが管理するため、そもそも人的リソースが正しくマネジメントされていないとプロジェクトの成果に影響が出てしまうからです。

プロジェクトのリソース管理を適切に行うためには、まずアサインされたメンバーの稼働時間と、プロジェクトの各タスクに要する時間を把握する必要があります。
これはプロジェクトにおける計画フェーズのみならず、実施フェーズにおいても重要な要素です。

つまりタスク管理と進捗管理が、的確に行われることが前提です。

Jootoは、プロジェクトに関わるタスクを可視化・共有化し、一元管理できるクラウドツールです。

納期や担当者などタスクの詳細・タスクの全体量・タスクの進捗状況を視覚的に把握することができ、付箋を貼るような直感的なチケット操作で、柔軟にタスクを管理することが可能です。

カンバン機能とガントチャート機能で、プロジェクト進捗をひと目で確認することがで、カンバン方式でタスクを作成し納期を記入するだけで、自動的にガントチャートに反映され、突発的なタスク発生や納期の変更にも、臨機応変に対応することができます。

リソース管理を効率良く行うためにも、ぜひJootoの導入をご検討ください！