プロジェクトの全体像が把握できるリソース管理！リソース管理ポイントはタスクと進捗管理？

プロジェクト運営で欠かせないのが、リソース管理です。

リソース（資源）とはヒト・モノ・カネ・情報などを指します。
多くのプロジェクトは、完遂までにさまざまなリソースが必要になるため、プロジェクト開始時にはリソースの可用性を正しく評価し、プロジェクト完遂のために必要な要素に割り当てなければなりません。
リソースの利用計画が不十分だと、プロジェクトの途中でリソースが枯渇してしまったり、スケジュール遅延や納入期限に遅れが生じることもあります。

つまりプロジェクトの成功には、持てるリソースを効率良く、また効果的に活用しなくてはならず、そのためには「リソース管理（resource management）」が欠かせません。
プロジェクト運営を円滑に進めるためには、特に人的リソースを最適な配分をすることが重要なポイントです。

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リソースとは

リソースとは「活動するための資源」のことを指す言葉で、ビジネスにおいては、事業をおこなうための経営資源のことを指します。

リソースの種類は有形資産から無形資産までさまざまです。

企業の持つ主なリソースは以下のとおりです。

• ヒト
• モノ
• カネ
• 時間
• 情報
• 知的財産

詳しく見ていきましょう。

ヒト

リソース管理のなかでも、もっとも難しいともいわれています。
各人のスキル・経験・キャパシティなどの能力を把握し、最適な仕事量を配分し、必要とあれば教育をおこなうことも重要です。
誰をプロジェクトマネージャーにアサインするのかなどによって、プロジェクトの進行に大きく影響します。

モノ

プロジェクトに必要な有形資産・物的資源すべてがリソース管理の対象になります。
例えばパソコンやサーバ、ソフトウェア、機械・機材・備品など、全てのモノがリソースの対象です。

カネ

人的資源や物的資源を確保するためにはコストが必要です。
プロジェクトでは、あらかじめ予算が設定されています。
限られた予算・資金の中で、プロジェクトの目的を達成し、最大限の利益を得るためにも「カネ」を適切に管理することが求められます。

時間

労働時間は有限であることから、タスクの優先順位を明確にし、限られた時間のなかで最大限のパフォーマンスを実現できるように管理します。

情報

企業はたくさんの情報を扱います。
例えば、経営に関する情報、顧客情報、商品・サービスに関する企業機密、仕様書や議事録、日報まで、これまで収集・蓄積してきたデータやノウハウなど、全てが情報リソースとなります。

近年、特に情報は重要な「資産」と見なされており、情報を最新データに保つことや、共有可能な形で保管したり、ナレッジベースとして適正に管理される必要があります。

知的財産

場合によっては「商標権」や「特許権」といった法律で知的財産を守る必要があります。
知的財産を守ることで企業にとって大きな利益をもたらすこともあります。

リソース管理とは

企業が持っているリソースは有限であることから、管理して使う必要があります。
社内の限られたリソースを効率的に活用できるようにするのが、リソース管理で、プロジェクト管理の一環としておこなわれます。

企業は大小さまざまなプロジェクトを持ち、企業運営をおこないます。
つまりリソース管理とは、プロジェクトの運営効率を最大化させ、生産性を向上させるために、リソース配分を事前に計画、スケジューリングし、割り当てるプロセスのことを指します。

プロジェクト管理において、リソースを管理することには大きなメリットがあります。

リソース管理のメリット

リソース管理がもたらす主なメリットは以下のとおりです。

• プロジェクトの全体像が把握できる
• ステークホルダーとの共通認識ができる
• 適切なタスク配分
• 現実的なスケジュール設定
• トラブル回避

詳しい内容を見ていきましょう。

リソース管理のメリット1
プロジェクトの全体像が把握できる

リソース管理をおこなうことで、プロジェクトの全体像を掴むことができるでしょう。
プロジェクト完遂に必要な要素とリソース量を洗いだすことで、プロジェクトの規模感や難易度などがリアルに把握できます。
その結果、どこに何がどれだけ足りていないのか、スケジューリングはどうすればよいかなど、全てのリソースの配分バランスを整えやすくなります。

リソース管理のメリット2
ステークホルダーとの共通認識ができる

プロジェクトを成功させるために必要なリソースが明確になることで、ステークホルダー全員が共通認識を持って、プロジェクトに挑むことが可能となります。
チームメンバーにとっては、やるべき範囲や責任、優先順位が明確になることで、円滑に業務を遂行することできるようになるため、パフォーマンスの向上が望めます。

リソース管理のメリット3
適切なタスク配分

リソース管理をおこなうことで、適切なタスク配分が可能になります。メンバーのスキル・経験などの能力を見極めることで、メンバーを適材適所に配置し、かつ適正で平等なタスク量を配分できます。
チーム内におけるタスクの標準化につながり、特定のメンバーに負荷が集中する状況を防ぐことができます。

リソース管理のメリット4
現実的なスケジュールの設定

プロジェクトを運営するうえで、欠かせないのがスケジュール管理です。
スケジュール管理とは、タスクの洗い出し、作業順序、必要リソースとその配分、所要時間などを管理することです。
リソース管理をおこなうことで、プロジェクトにおいて使えるリソースから、スケジュールを逆算することができます。

またプロジェクト運営にあたり、必要となるモノがある場合、最適なタイミングでモノを投入するためには、リソース管理でヒト・モノ・カネをしっかり洗い出しておく必要があるのです。

つまりリソース管理で、現実的なスケジュールを構築することができるのです。

リソース管理のメリット5
トラブル回避

リソース管理は、トラブルも回避してくれます。
リソース管理をすることで、リソースの供給・配分の最適化ができるため、リソースの枯渇などのトラブルを防ぐことができます。

また、プロジェクトの現場で発生しがちな、急なタスク追加など、現在の工数やリソースの空き状況を把握しておけば、適切な担当者のアサインが可能となります。
リソース管理をしっかり取り入れることで、急なスケジュールの変更にも対応できるのです。

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プロジェクトにおけるリソース管理の手順

プロジェクトマネジメントで必要となるリソース管理のプロセスを解説します。
適切なリソース管理は、プロジェクトを成功に導くためには不可欠です。

必要なリソースの特定

まずはプロジェクトの計画を立てる際、当該プロジェクトを成功させるためにどのリソースがどれだけ必要なのかを確認します。
プロジェクトの目的を理解し、その目的を達成するためにどのリソースがどれだけ必要なのか特定しましょう。

プロジェクトの各フェーズごとに必要な、設備やソフトウェア、人員の余力、予算などのリソースを特定し、場合によっては、外部から調達してくる必要もでてくるでしょう。

リソースの把握・調達

プロジェクトに必要となるリソース管理が特定出来たら、まずは企業が現状、使用できるリソースを正確に把握します。
特に、人的リソースにおいて個々のスキルや、抱えているタスクを明確にしておくことが大切になります。

プロジェクト運営をするうえで、プロジェクトメンバーのリソースが確認できていないと、タスクを割り当てることも、スケジュールを決定することもできないので、最優先で把握するべきポイントです。
そしてリソースが不足している場合が外部から調達します。

優先順位の設定と配分

プロジェクトメンバーの能力に応じて、配分するタスク量を均一にすることは、リソース管理に欠かせません。
しかしながらタスクの難易度にバラツキがあるように、重要度という観点でもタスクには差があります。
当然、重要度の高いタスクにはリソースを多く割き、優先して取り組む必要があるでしょう。
限られたリソースをうまく活用するためにも、タスクには優先順位を設定し、対応しなければなりません。
優先順位やメンバー個人のスキルなどの能力を加味し、過不足のないようリソースを配分しましょう。

進捗状況の確認とリソースの調整

プロジェクトが動き出したら、常に進捗状況を確認する必要があります。
計画通りにプロジェクトが進むことはほぼありません。
想定していたよりも、多くのリソースが必要となったり、無駄となるリソースが生じてしまうことがあります。
プロジェクトマネージャーは、リアルタイムでモニタリングをおこない、調整や改善をする必要があります。

問題点と課題の把握

プロジェクトを進行していくうえで、遅延や、稼働率の低下、メンバーへの過度な負荷などのトラブルが発生することがあります。
例えば、感染症の流行や離職者などの影響で人的リソースが不足したり、物的資源の調達が遅れるといった問題点を常に把握し分析することで、課題を解消していきます。

適切なリソース管理のためのポイント

リソース管理の管理対象として大きく占める要素は、人的リソースです。
なぜなら経営資源は全て、ヒトが管理するため、そもそも人的リソースが正しくマネジメントされていないとプロジェクトの成果に影響が出てしまうからです。

プロジェクトのリソース管理を適切におこなうためには、まずアサインされたメンバーの稼働時間と、プロジェクトの各タスクに要する時間を把握する必要があります。
これはプロジェクトにおける計画フェーズのみならず、実施フェーズにおいても重要な要素です。

つまりタスク管理と進捗管理が、的確に行われることが前提です。
そのためのポイント・手法を見ていきましょう。

従業員のスキルを理解した「適材適所」な人材配置

リソース管理の中でも最も重要で難しいのが人的リソースの管理です。
従業員一人ひとりの積んできた経験やスキルは異なるため、リーダーはそれらを把握し、不公平感が出ないよう平等に割り振りを決める必要があります。
人員を適材適所に配置することで、人的リソースの効果を最大限に発揮することができます。

スケジュール計画に余裕を持たせる

リソース管理が、すべて計画通りに行くとは限りません。
なにかトラブルが発生した際に、対応するための時間をあとから確保するのはとても大変です。

スケジュール計画を立てる際、余裕を持たせることで、トラブル対応への時間（リソース）や余力を確保しておくことが重要です。

適切なコミュニケーション

リソース管理において適切なコミュニケーションは欠かせません。
業務が誰か一人に偏ることがないよう、メンバー間でコミュニケーションを取りながら、リソースの調整をしていかなくてはならないからです。
また、各リソースを適切に配分するためにも、担当者とのコミュニケーションが不可欠です。

プロジェクト管理ツールの活用

Excel（エクセル）やスプレッドシートなどもよくリソース管理に使われるツールです。
ガントチャートなどを作るときに使われますが、一から作るとなると手間と時間がかかってしまうことから、ガントチャート機能が搭載されている管理ツールを活用すると便利です。

適切なリソース管理を導くJooto

Jootoは、プロジェクトに関わるタスクを可視化・共有化し、一元管理できるクラウドツールです。
納期や担当者などタスクの詳細・タスクの全体量・タスクの進捗状況を視覚的に把握することができ、付箋を貼るような直感的なチケット操作で、柔軟にタスクを管理することが可能です。

カンバン機能とガントチャート機能で、プロジェクト進捗をひと目で確認することがで、カンバン方式でタスクを作成し納期を記入するだけで、自動的にガントチャートに反映され、突発的なタスク発生や納期の変更にも、臨機応変に対応することができます。

また、Jootoはリソース管理にも有効です。
自由度が高く、担当者単位で絞り込んだカンバン方式の管理やガントチャートによって、リソースの逼迫状態も可視化することができます。

タスクカードにはコメントの入力ができるので、チャットのように使ってコミュニケーションを図れるほか、資料の添付もできるので、リソースの状況をリアルタイムで共有することが可能です。
タスクには優先順位や重要度のラベルをつけられるため、どのタスクに優先的にリソースを使うべきなのかも一目でわかります。

外部連携機能も充実しており、Chatwork、Slack、Googleカレンダーと連携して使うことも可能です。

「タスクDXプラン」なら人的リソースが多くても対応可能

ステークホルダーの数が多い大規模プロジェクトや、人的リソースを多く抱えている企業の場合「タスクDXプラン」がおすすめです。
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企業にとって機密事項のひとつでもあるリソース情報を扱う場合も安心です。

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また、外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、顧客管理システムなどと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。

リソース管理を効率良く行うためにも、ぜひJootoの導入をご検討ください！