プロジェクトには、その規模と影響の大きさから特別な管理とリソースを必要とする大規模プロジェクトがあります。
例えばインフラの改善、新技術の導入、経済成長の推進などが該当し、多岐にわたる影響をもたらすでしょう。
その成功は、効果的な計画、チームワーク、リーダーシップに依存しており、失敗すれば大きなリスクや損失を伴います。
本記事では、大規模プロジェクトの概要から、大規模プロジェクトを成功させるための進め方まで詳しく解説します。
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目次
大規模プロジェクトとは
大規模プロジェクトとは、複数の部門や多数のメンバーが関与し、莫大な費用を元に、長期間にわたって実施されるプロジェクトのことを指します。
一般的に大規模プロジェクトには明確な定義はありませんが、都市開発や巨大建築プロジェクト、新しいITインフラの構築などが、大規模プロジェクトに該当するでしょう。
大規模プロジェクトと小規模プロジェクトの違い
一方でプロジェクトには、規模の小さいプロジェクトもあります。
例えば、イベント開催や、チームの業務改善プロジェクトなどでは、費用も関わるメンバー数も少なく、期間も比較的短いのが特徴です。
このようなプロジェクトを、大規模プロジェクトに対して小規模プロジェクトと呼びます。
大規模プロジェクトの運営に設置すべき役割
大規模プロジェクトではプロジェクト達成までの期間が長く、また利害関係者が多いため、さまざまな問題が発生します。
プロジェクト立ち上げ当初には、予想しなかった事態に直面することもあるかもしれません。
そのため適切にプロジェクト全体を管理するプロジェクトマネージャー（PM）や、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）を設置することが一般的であり、必須とも言えるでしょう。
- プロジェクトマネージャー（PM）
- プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）
役割についてそれぞれ見ていきましょう。
プロジェクトマネージャー（PM）
大規模プロジェクトの運営を指揮し、プロジェクト全体の方向性と進行を監督するのがプロジェクトマネジャー（PM）です。
プロジェクトの要件定義からプロジェクトの達成、最終評価に至るまで、プロジェクトの各フェーズでのタスクとマイルストーンを設定し、定期的にプロジェクトのKPIを観測しながら、進捗状況を管理します。
また、目標達成に必要なリソースの確保と配分や、プロジェクトチームの調整もプロジェクトマネージャーの仕事です。
このようにプロジェクトマネージャーには専門性の高い知識と、プロジェクトメンバーをマネジメントするスキルが必要ですが、特に複数の部門の協力が必要となる大規模プロジェクトでは、経験や人望なども含めたさまざまなスキルが必要となります。
優秀なプロジェクトマネージャーを設置できるかが、プロジェクトの成功を左右すると言えるでしょう。
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）は、プロジェクトマネージャー（PM）が力を発揮できるよう、支援する常設部署のことを指します。
大規模プロジェクトでは部門を横断してメンバーを管理する必要があるため、プロジェクトマネージャーだけでプロジェクト全体を管理することは難しくなります。
そのためプロジェクトマネジメントオフィスは、プロジェクトマネージャーの意思決定の元、各部門との連絡や各リソースの管理、ステークホルダーの利害調整など、業務をサポートします。
大規模プロジェクトの進め方
大規模プロジェクトを進める手順は、プロジェクトの立ち上げから、プロジェクト達成までいくつかのプロセスがあります。
- 目標設定
- プロジェクト体制の設定
- プロジェクトスコープの設定
- タスクの整理
- 進捗管理とリスク管理
- プロジェクト中間地点での振り返り
- プロジェクト達成後の振り返り
ここでは上記の基本的な7プロセスをご紹介します。
目標設定
大規模プロジェクトの成功には、明確な目標や要件設定が欠かせません。
具体的かつ達成可能な目標・要件を設定することで、プロジェクトの方向性を誤ったり、計画の停滞を防ぐことができます。
プロジェクトマネージャーが、プロジェクト全体の目標を定義し、各チームリーダーやプロジェクトメンバーに共有することで、メンバー全員が同じ方向を向いて作業を進めることができます。
プロジェクト体制の決定
プロジェクトの目的・目標が決定すれば、予算や工程に無駄のない計画が立てやすく、「プロジェクトの実行にあたって誰が何をおこなうか」というプロジェクトの体制図を描きやすくなります。
プロジェクト体制図では主に下記2点を決定します。
- 役割分担を明確化する
- 指揮命令系統を定義する
また指揮命令系統に関しては、関わるステークホルダーが多く、スコープも広い大規模プロジェクトにおいては、メンバーがそれぞれ直接プロジェクトマネージャーに相談・報告をすることは難しくなります。
そのため、サブプロジェクトや分科会を設定し、各リーダーがプロジェクトマネージャーに報告する形を採用することが多いでしょう。
プロジェクトスコープの設定
目標や要件が決まったら、プロジェクトスコープ（作業範囲）を明確にしましょう。
スコープとはタスク・スケジュール・リソース・目標などプロジェクトを達成するための要素すべてを指します。
プロジェクトスコープを明確にすることで、プロジェクトの成功確率も上がるでしょう。
タスクの整理
プロジェクトの目標やスコープが決定したら、プロジェクトを達成するために必要なタスクを洗い出していきます。
プロジェクトの各フェーズで何をおこなうかを明確にし、タスクを細分化することで、効率的に作業を進めることができます。
プロジェクトマネージャーは、タスクの整理と優先順位を設定し、進捗状況を管理します。
進捗管理とリスク管理
大規模プロジェクトのみならず、プロジェクト運営において進捗管理は重要です。
プロジェクトの進捗状況を可視化し、プロジェクトが予定通りに進行しているか、常に確認することが求められます。
また、大規模プロジェクトでは関わるメンバーも多くなり、さまざまなリスクが発生します。
そのため、プロジェクトの初期段階で予測されるリスクは洗い出し、対策を講じなければなりません。
プロジェクト進行中に予測外の問題が起こった場合でも、プロジェクトの進捗管理をすることで、いち早くボトルネックとなる工程に気付き、迅速な対処を期待できるでしょう。
プロジェクト中間地点での振り返り
大規模プロジェクトを成功させる上で、プロジェクトの中間地点で進捗状況の把握や、各工程の問題点を洗い出し、改善を図ることが重要なポイントです。
各工程を定期的に評価し、その都度PDCAを回すことで、プロジェクト全体の品質維持や納期管理をおこなうことができるでしょう。
プロジェクト達成後の振り返り
プロジェクト達成後は、プロジェクトの振り返りをおこないます。
そのとき、今後に活かせるノウハウや改善点を発見し、次のプロジェクトに繋げられるよう、組織全体に共有しましょう。
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大規模プロジェクトで押さえるべきポイント
大規模プロジェクトでは工程や、関わるステークホルダーが多く、小規模プロジェクトに比べ管理は遥かに難しいでしょう。
しかし大規模プロジェクトであっても、適切なプロジェクト管理をすることで、成功に導くことも可能なはずです。
ここからは、大規模プロジェクトを運用するにあたって押さえるべきポイントは、以下の3つです。
- PMBOKに基づくプロジェクト管理の標準化
- 円滑なコミュニケーション
- 定期的な進捗状況の把握
では、それぞれ解説します。
PMBOKに基づくプロジェクト管理の標準化
大規模プロジェクトはPMBOKに基づいて、管理の標準化を進めましょう。
「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」は、プロジェクトマネジメントの普及拡大を目的とした、アメリカの非営利団体「PMI」から発表されているプロジェクトマネジメントの手法をまとめた知識体系です。
プロジェクト管理の手法はさまざまで、決まった手法はありませんが、大規模プロジェクトにおけるQCD（品質・費用・納期）を効果的に管理するならば、PMBOKの体系化されたノウハウや知識、管理手法は参考になるでしょう。
円滑なコミュニケーション
大規模プロジェクトの成功に欠かせないのが、円滑なコミュニケーションです。
リーダーがメンバーと積極的に関わりを持ち、意思疎通を図ることが重要になります。
また、大規模プロジェクトでは社内のみならず外部と協業する場合も多く、いかにコミュニケーションを円滑に、タイムロスなく取るかが課題となります。
そのためにも定期的な会議を座組み、設定した目標や、認識のズレを是正していく機会を作るのみならず、常日頃の意思疎通や情報共有にはコミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールを、大規模プロジェクトでは利用されています。
定期的な進捗の把握
前章でも触れましたが、大規模プロジェクトを成功させるには、定期的なプロジェクトの進捗状況を把握することが大切です。
各工程で、スケジュール通りにタスクが完了しているか評価しましょう。
評価をする際には、プロジェクトの中間目標となるKPI（重要業績評価指標）を活用し、数値と期間を設定します。
また、プロジェクト関係者であれば、誰でも・いつでも・どこでも、プロジェクトのスケジュールや進捗状況を把握できるツールを導入し、タスクの抜け漏れや遅延を防ぎましょう。
プロジェクトの進捗を管理できるツール
大規模プロジェクトの成功には、適切なツールの使用が欠かせません。
ここでは以下の3つを紹介します。
- WSB
- ガントチャート
- プロジェクト管理ツール
それぞれ見ていきましょう。
WBS
プロジェクト管理において、WBS（Work Breakdown Structure）は基本的な管理ツールとして広く利用されています。
WBSはプロジェクトを細かいタスクに分解し、各タスクの関連性や優先順位を可視化します。
これにより、プロジェクトマネージャやチームリーダーがプロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなります。
ガントチャート
大規模プロジェクトでは、多数のタスクとその依存関係を視覚化することが重要です。
ガントチャートは、タスクの開始日と終了日を棒グラフで示し、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できるようにします。
プロジェクトマネージャーはガントチャートを利用してプロジェクトの進行を監視し、必要に応じて調整をおこないます。
プロジェクトの進行をリアルタイムで観測するためのツールとしても効果的です。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、大規模プロジェクトの成功に欠かせない要素です。
これらのツールは、タスク管理、リソース管理、進捗状況の可視化など、多岐にわたる機能を提供します。
プロジェクトマネージャやPMOは、これらのツールを活用してプロジェクトの全体像を把握し、管理基準を維持します。
クラウドツール vs. Excel（エクセル）
WBSやガントチャートは、専用の管理ツールを利用しなくとも、Excelでも作成することができます。
ただし、Excelは小規模なプロジェクトや個人のタスク管理には適していますが、大規模プロジェクトでは限界があります。
Excel管理lは、複雑な依存関係の管理やリアルタイムでの進捗状況の観測が難しいため、プロジェクトが失敗するリスクが高まるからです。
一方、専用の管理ツールは大規模プロジェクトに最適です。
クラウド上で確認できる専用の管理ツールであれば、デバイスを選ぶことなく、誰でもいつでもどこでも、プロジェクトのタスク管理、リソース管理、進捗状況のリアルタイムな可視化ができます。
クラウド型の管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進行を効果的かつスムーズに管理でき、プロジェクトマネージャーの負担を軽減することができるでしょう。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
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まるで付箋を貼ったり剥がしたりするように、誰でも直観的に操作できるのが特徴です。
プロジェクトメンバーがそれぞれ、タスクを入力していくと、ガントチャートが自動で作成されます。
これにより、リアルタイムの進捗管理が可能になります。
特に大規模プロジェクトの場合は、通常よりもトラブルが発生する確率も高くなります。
ガントチャートを確認することで、遅れや停滞、漏れなどにすぐに気が付くことができ、対処することが可能です。
タスクカードごとにコメントが残せるので、チャットのように使えるのも嬉しいポイント。
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