プロジェクトの進行がうまくいかない要因として、プロジェクト体制に問題があるケースが存在します。
プロジェクト体制を考える際は、プロジェクト体制図の作成がポイントとなります。
プロジェクト体制図とは、誰がどのような役割を担うのか階層構造で図示したもので、正しく作成することで役割分担や指揮命令系統を明確化できる大切なものです。
当記事では、プロジェクト体制図の必要性や体制図に書き入れる役職、プロジェクト体制図の悪い例などを取り上げます。
効果的なプロジェクト管理の方法も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プロジェクト体制図の必要性
プロジェクト体制図とは、一言で表現すれば「プロジェクトの実行にあたって誰が何をするか」を図で表現したものです。
プロジェクト計画書に記載されることが多く、企業の組織図と同様の構図であり、各ポジションの担当者と指揮命令系統や連絡系統が一目で把握できるようになっています。
プロジェクト体制図の必要性は、以下の2点に集約できます。
- 指揮命令系統を定義する
- 役割分担を明確化する
それぞれの詳細を解説します。
指揮命令系統を定義する
プロジェクトの規模が大きくなると関わる人数が多くなり、指揮命令系統が煩雑になりがちです。
チームのメンバー全員が指揮命令系統を把握できていないと、進捗状況の報告や連絡、トラブル発生時の相談を誰にすべきかわからず、対応の遅れにつながってしまいます。
体制図を作成することで指揮命令系統を視覚的に把握できるため、トラブル発生時に速やかな対処が可能です。
結果として、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。
役割分担を明確化する
体制図を作成することで、メンバー全員が自分の役割分担を把握し、足並みを揃えてプロジェクトに取り組みやすくなります。
一般的に、プロジェクトの役割分担はキックオフ会議で説明されますが、口頭による説明だけでは認識の齟齬が生じる恐れがあります。
役割分担が曖昧だと責任の所在も不明瞭になり、進捗の遅れやトラブルが発生した際の対応が遅くなります。
体制図を作成しておけば、役割分担や責任の所在を明らかにでき、メンバー間の認識の齟齬も生まれにくくなるでしょう。
プロジェクト体制図に書き入れる役職
プロジェクトの実行にはさまざまな役割のメンバーが携わります。
プロジェクト体制図を作成する際に書き入れる役職には、以下の5つがあります。
- プロジェクトオーナー
- プロジェクトマネージャ（PM）
- プロジェクトリーダー（PL）
- プロジェクトメンバー
- プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクト体制図に書き入れる役職1
プロジェクトオーナー
プロジェクトオーナーとはプロジェクトの発注者のことで、体制図の一番上に位置し、プロジェクトの目的を明確化したり、目的を達成するための方針や優先順位を定めたりする重要なポジションです。
プロジェクトオーナーの役割は、プロジェクトが計画通りに進行し、ビジネス価値を最大化できるよう保証することです。
プロジェクト体制図に書き入れる役職2
プロジェクトマネージャ（PM）
プロジェクトマネージャー（PM）は、プロジェクトすべての責任者として、プロジェクトの進捗を監督し、コントロールする役割を担います。
スケジュール、予算、人材、タスク、品質など、プロジェクトの実行に必要なあらゆる要素を管理し、必要に応じて計画の修正や調整をします。
トラブル発生時の対応や、ステークホルダーとの交渉・調整もプロジェクトマネージャの役割であり、迅速な意思決定とリーダーシップの発揮が必要なポジションです。
プロジェクト体制図に書き入れる役職3
プロジェクトリーダー（PL）
プロジェクトには業務単位で複数のチームが存在するのが一般的です。チームリーダーとして、タスクの進捗を管理し主導するのがプロジェクトリーダー（PL）です。
プロジェクトマネージャーの示す方針を把握したうえで、チームメンバーとコミュニケーションを取りながら作業の進行を確認し、指示出しやフィードバックをします。
プロジェクトマネージャよりも現場に近い立場で業務にあたるため、業務に関する経験や技術を持った人材が適任です。
プロジェクト体制図に書き入れる役職4
プロジェクトメンバー
プロジェクトメンバーとは、プロジェクトの目的を達成するために必要な作業を実行するメンバーのことです。
自分の役割をしっかり認識し、プロジェクトリーダーから指示されたタスクを期限内に正確にこなすことが求められます。
専門的な知識やスキルはもちろんのこと、協調性やコミュニケーション能力も求められます。
プロジェクト体制図に書き入れる役職5
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）とは、複数のプロジェクトを横断的に支援するための組織や体制のことです。
プロジェクトマネジメントはプロジェクトマネージャが主体となって行いますが、PMはマネジメントの他にも多くの実務を抱え、本来業務であるマネジメントに集中できないことが多くあります。
そうなると意思決定の遅れが発生し、プロジェクトの円滑な遂行に支障をきたします。
こうしたリスクを取り除き、PMの迅速な意思決定に貢献しプロジェクトを成功へ導くのがPMOの仕事です。
PMOは、プロジェクト全体の管理や、コストや人材などのリソースの調整、関係部署間の意見の調整、ステークホルダーとの交渉など、多くの役割を担います。
プロジェクトのメンバー全員がパフォーマンスを発揮できる環境を整え、PMがマネジメントに集中できるように支えるのが、PMOの役割です。
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プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の位置づけ
近年の傾向として、自社のみで完結できるプロジェクトは少なく、他社の参加メンバーと連携しながら実行されるプロジェクトが増加傾向にあります。
日々の進捗管理や報告業務、関係部署や企業との調整業務をPM1人が担うのは限界があり、プロジェクト進行過程で生じるさまざまなタスクの処理や関係各所との調整役を務めるPMOの必要性が高まっています。
PMOは、プロジェクト体制のなかでどの位置に設置するかによって得られる効果が変わることが特徴です。
PMOの設置パターンは、以下の3つです。
- 全社型
- 事務局型
- ハイブリッド型
それぞれの詳細を解説します。
全社型
全社型とは、個々のプロジェクトに対してPMOを設置するのではなく、複数のプロジェクトを横断してPMOを設置する方法です。
体制図では、IT部門の責任者の補佐役としての位置づけとなります。
同時進行される複数のプロジェクトの進捗を管理したり、自社の管理基準に則ってプロジェクトが進行しているかチェックしたりします。
その他、IT部門の責任者のサポート役として、自社のIT戦略について経営層へ報告する役目を担うこともあります。
全社型は、多くのプロジェクトが同時進行される場合に設置されることが多いパターンです。
事務局型
事務局型とは、個々のプロジェクトに対してPMOを設置する方法です。
体制図のなかでPMOはPMの直下に位置づけられます。
PMの補佐役として、プロジェクト全体の進捗管理やステークホルダーとの調整役を担います。
事務局型は、特に大規模プロジェクトの場合に設置されることが多い点が特徴です。
ハイブリッド型
ハイブリッド型とは、全社型と事務局型の両方の位置にPMOを設置する方法です。
IT部門の責任者の下と、PMの下にPMOが設置されます。
大企業や、多くのプロジェクトが同時進行している組織においては、複数のプロジェクトの質を同時に保たなければなりません。
そのような場合にハイブリッド型を選択し、プロジェクトマネジメントを強化します。
プロジェクト体制図の悪い例
プロジェクト体制図は指揮命令系統を定義したり参加メンバーの役割を明確化したりする役目を果たすため、プロジェクトの目的とゴールが明確になり、メンバーの選定が完了したタイミングで作成する必要があります。
しかし、書き方を理解しないまま作成してしまうと、プロジェクトの進行に悪影響を及ぼす恐れがあるため、注意が必要です。
よくあるプロジェクト体制図の悪い例は、以下の通りです。
- 指揮系統が一本化されていない
- 同じメンバーが複数のポジションに記載されている
- チームの名称が不明瞭で役割が曖昧
それぞれの詳細を解説します。
指揮系統が一本化されていない
プロジェクトの責任者が複数名存在するなど、体制図上で同等の権限を持つ人が2人以上存在すると指揮系統が一本化されず、管理が煩雑になります。
下に位置するプロジェクトメンバーは、誰の指示を優先すべきか混乱するでしょう。
さらに、各チームに複数の報告経路が存在する体制図も指揮系統が曖昧になるため好ましくありません。報告経路が分散してしまい、重要な情報の吸い上げが困難になります。
プロジェクトの遂行に悪影響を与えるため、避けるべきです。
同じメンバーが複数のポジションに記載されている
同じ人物がチームAとチームBのリーダーになっていたり、リーダーCが複数のポジションに記載されていたりと、同一人物が複数のポジションに配置されている組織図は問題があります。
実務上、同一人物が2つ以上のチームリーダーを兼務することはあり得るでしょう。
その場合は、兼務であることを注意書きとして記載すべきです。
注意書きがない状態で体制図を作成してしまうと、体制図を見た人が記載ミスなのか判断できず、混乱を生じさせる恐れがあります。
チームの名称が不明瞭で役割が曖昧
「調整チーム」や「サポートチーム」などのチーム名称が体制図のなかで使用されることがありますが、そもそも名称自体が抽象的で役割が不明瞭です。
体制図を見た人によって「調整」や「サポート」のイメージは異なるため、チームに求める役割が統一されません。
役割が統一されないと、必然的にチームに対する評価は低くなるでしょう。
役割が曖昧なチームの存在はプロジェクト全体に悪影響を与えるリスクがあるため、避けなければなりません。
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効果的なプロジェクト管理のポイント
プロジェクト管理を効果的におこなうためには、いくつかのポイントがあります。
- 指揮系統を明確にする
- チームの役割を定義する
- RACIチャート（責任分担表）を作成する
- 管理ツールを導入する
それぞれの詳細を解説します。
指揮系統を明確にする
プロジェクト体制図を作成する際の最も大切なポイントは、指揮系統の明確化です。
プロジェクト進行中の迅速な意思決定と円滑な情報共有の土台となります。
指揮系統が曖昧なままプロジェクトがスタートしてしまうと、メンバーに対して複数のリーダーから異なる指示が出される可能性があり、現場に混乱を招きます。
体制図の概要が完成したら、指揮系統が一本化され、各メンバーが誰の指示に従えばよいのか不明瞭な点がないか必ずチェックしましょう。
チームの役割を定義する
一般的に、プロジェクトの規模に比例してチームの数は多くなり、役割分担が不明瞭になります。
チームの役割を定義することはチームの責任の範囲を明確にし、作業の漏れやダブりを防ぐために重要なステップです。
長期にわたるプロジェクトの場合、チームの役割が途中で変わる場合もあるでしょう。
そのような場合でも、体制図を書き換えることで混乱を発生させずに変更を周知できます。
また、役割を定義するうえでチームの名称は重要なポイントとなります。
チームの名称は、一目でその役割がわかるような具体的な名前にすることが大切です。
RACIチャート（責任分担表）を作成する
プロジェクトの役割分担と責任をより明確にするためには、プロジェクト体制図を補完する資料としてRACIチャート（責任分担表）を作成することが効果的です。
RACI とは、「Responsible・Accountable ・Consulted ・Informed」の頭文字を取った言葉で、RACIチャートとは、それぞれの役割を表にまとめたものです。
RACIチャートで責任の範囲を定義しておくことで、トラブルが発生しても混乱を招かず、迅速に対応できるようになります。
RACIの役割の詳細を解説します。
Responsible（実行責任者）
Responsibleは、タスクに対して責任を負い、実行する役割を担います。
基本的に、タスク1つに対して1人のResponsibleを任命しますが、複数名存在する場合もあります。
その場合は現場が混乱する恐れがあるため、コラボレーター（共同作業者）として追加した方が良いでしょう。
Responsiblは、タスクの進捗をAccountableに適宜報告しながら計画を遂行します。
タスクによっては実行責任者が説明責任者を兼ねるケースもあります。
Accountable（説明責任者）
Accountableは、タスクの完了を統括し、経営層や取引先などのInformedに対してタスクの進捗や結果を説明する役割を担います。
実行責任者からの報告をもとに状況を把握し、タスクが問題なく完了するための最終的な責任を負うポジションのため、タスクのオーナーともとらえられます。
原則として、1つのタスクに対して1人のAccountableを任命します。
Consulted（協業先・相談先）
Consultedは、タスクや結果に関してResponsibleやAccountableから相談を受け、アドバイスする役割を担います。
具体的なアドバイスができるように、タスクについての知識や経験を持っている人材が担当します。
タスクの規模によっては専門性が分かれるケースもあるため、複数人のConsultedを任命しても問題ありません。
Informed（報告先）
Informedは、タスクの進捗や成果物の結果について報告を受ける役割を担います。Consultedとの兼務や、総務部門や経理部門などの管理部門から担当者が任命されるケースが一般的です。
タスクの実行に直接関わらない点はConsultedと同じですが、Consultedはコミュニケーションが発生するのに対し、Informedは一方向に報告を受けるのみの役割です。
ただし、報告を受けた際に何らかの問題点を発見した場合は、Accountableへ連絡します。
プロジェクト管理ツールを導入する
効果的なプロジェクト管理を実現するためには、役割分担と責任の所在を明確にすることが大切だと解説しました。
規模の大きなプロジェクトを遂行する場合や、複数のプロジェクトを同時進行する場合などは、プロジェクト管理ツールを活用してプロジェクトを見える化することがおすすめです。
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクト全体のスケジュール管理やタスクの管理、メンバー間のコミュニケーションなどを効率化できるツールのことです。
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