プロジェクト管理におけるスケジュールの立て方や管理の手法について解説いたします。
プロジェクトはその大小に関わらず、関わるメンバーのタスク管理がうまくいかず計画倒れになったり、的確なスケジュール管理が行なわれないことで、納期に間に合わなかったりと失敗するケースがあります。
プロジェクトの最終目標を達成し、成果を出すためには、適正なプロジェクトの管理が重要ですが、その管理の仕方に、課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
プロジェクト管理で適切なスケジューリングをするためにはどうすればいいのか、徹底解説いたします。
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目次
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは
プロジェクト管理とは、人、物、時間などのリソースや、資金、情報などを最適にコントロールすることです。
予め立てた計画に沿ってプロジェクトを遂行し完了させるのが目的となります。
具体的には人材配置・スケジュール管理・経費の予実管理・品質管理などを細分化し、幅広く俯瞰して把握、調整することを指します。
一般的に、プロジェクトはPM（プロジェクトマネージャー）により管理されることが多く、プロジェクトの各段階（フェーズ）においても、細かく計画を達成できるよう管理し、プロジェクト全体の成功へと導くことが、PMの仕事になります。
プロジェクト管理のなかでも、チーム全体のスケジュール管理はもっとも重要な位置づけとなっています。
スケジュール管理とは、チームメンバーが業務を効率的に遂行し、時間を有効活用するためのプロセスです。
期限や進捗状況などの管理の他、チームメンバーが抱えているタスクの進捗や作業時間などの管理も含まれています。スケジュール管理は、プロジェクト成功に影響を与える重要な要素です。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的
プロジェクト管理・スケジュールの管理の目的を具体的にあげると、以下の５つとなります。
- 納期や予算など、要件の達成
- 無駄な時間やコストの削減・利益の最大化
- リスクの回避
- 優先順位の明確化
- 進捗状況の把握
それぞれの詳細を解説します。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的1
納期や予算など、要件の達成
プロジェクトには納期や予算などの要件が決まっており、それらを満たさなくてはなりません。
納期までに納品できるよう、プロジェクトの進捗管理をPMがおこないます。
もしも計画に遅れが生じる場合は、タスクを見直し、チーム全体でタスクの再配分をするなど、策を講じる必要があります。
そのためPM（プロジェクトマネージャー）は、プロジェクトスケジュールや進捗状況、タスクの優先順位を常に把握しておくことが前提となります。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的2
無駄な時間やコストの削減・生産性の向上
PMにはプロジェクトの遂行・達成を予算内、期限内で行い、かつ利益を最大化するための無駄を省くことが求められます。
そのためには経費削減のみならず、タスク・工数・人員の無駄を洗い出し、削減していかなくてはなりません。
スケジュール管理のメリットは、無駄を省いてコストを削減できるところにあります。
管理がしっかりできていないと、優先順位がわからずタスクをスムーズにさばくことができなくなります。
メンバーが抱えているタスクを整理することで、無駄な時間を省き、効率よく成果をあげられるようになります。
プロジェクトの要件を満たしながら、削減できる項目を書き出すためには、プロジェクトをリアルタイムで管理しておく必要があるのです。
それらをおこなうことで、利益の最大化、生産性の向上に繋がります。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的3
リスクの回避
プロジェクト管理が適正におこなわれないと、納期遅れや、予算オーバー、また求められる品質に満たないなど、当初の予定通りにプロジェクトを遂行できなくなるリスクがあります。
プロジェクトの失敗は、自社の赤字要因になるだけでなく、信頼の損失に繋がる可能性さえあるのです。
また正しく管理がおこなわれないことで、関わるメンバー間のモチベーションが下がり、円滑なコミュニケーションが不足し、メンバー間でもトラブルを引き起こしかねません。
このように致命的な失敗を未然に防ぐための対策として、プロジェクト管理は非常に重要な業務といえます。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的4
優先順位の明確化
プロジェクト管理に取り組むことで、プロジェクトの目標達成に必要なタスクが洗い出され、タスクの優先順位を明確化できます。
優先順位を決める際は、重要性と緊急性をもとにマトリクス表を作成すると効率的です。
最優先にすべきタスクと、後回しにしても問題ないタスクを選別できます。
プロジェクトの進行過程では、クライアントから急な追加作業の依頼があったり、予想外のトラブルに見舞われたりすることが頻繁にあるでしょう。
そのような場合でも、タスクが整理され優先順位が明確になっていれば、取るべき行動が明確になり、余裕を持って対応できるようになります。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的5
進捗状況の把握
タスクが洗い出され優先順位が明確になれば、進捗状況も把握しやすくなります。
完了したタスクにチェックを入れ、進捗状況をチームのメンバーで情報共有できるようにしておけば、遅れが発生しているタスクが一目瞭然となり、早めの対処が可能となります。
進捗状況によってはスケジュールに変更を加えたり、人的リソースを再配分したりといった対応もできるでしょう。
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スケジュール通りにプロジェクトを進めるためのポイント
スケジュール通りにプロジェクトを進めていくための主なポイントは以下の通りです。
- マイルストーンの設定（マイルストーンスケジュール）
- タスクの洗い出しと統合・分割
- 時間配分を想定する
- スケジュールの設定
- 最新の進捗状況を共有する
詳しく見ていきましょう。
マイルストーンの設定（マイルストーンスケジュール）
「マイルストーン」とは、プロジェクトを完遂するための重要な中間目標地点のことを意味する言葉で、マイルストーンを設定することをマイルストーンスケジュールと呼びます。
長期間におよぶプロジェクトや、工程が複雑になりそうな場合に良く使われる手法で、スケジュール表を作成した際の工程の区切り（期限）ごとに設定します。
スケジュール管理をおこなううえで、個々の作業項目の表示では小さく、マスタースケジュールでは大きすぎるという場合に利用されます。
プロジェクトのスタート時点で完了までの重要なポイントにマイルストーンを複数設置し、直近のマイルストーンを目標にしていくことで、正確な進捗管理をおこなえます。
プロジェクト全体でスケジュール管理をおこなうよりも、遅れなどのトラブルが生じたときに、すぐに把握できます。
マイルストーンごとに、成果物の洗い出しをおこなうことで、目指す水準に到達しているのかどうかを早い段階で見極めることもできます。
タスクの洗い出しと統合・分割
マイルストーンごとにタスクの洗い出しをおこなうと、プロジェクトでおこなわなくてはいけない工程の全体像が明確に見えてきます。
マイルストーンまでにどれだけのタスクが必要となるのか、しっかりと洗い出しをおこない、順序付けることで、詳細なスケジュール表ができあがっていきます。
タスクの洗い出しのあとは、統合や分割をおこない、効率よく業務を進めることができるようにしましょう。
タスク一つひとつの所要時間なども把握しておくと、スケジュール設定や担当者を決める際にスムーズです。
時間配分を想定する
タスクを書き出すことで、一つひとつのタスクにかかる時間の想定はできているはずです。
しかし想定していた場合より時間がかかってしまうケースが起こり得ます。
実際に実行してみないと正確な作業時間がわからないということもありますが、作業時間には個人差もあり、担当者によって完了までにかかる時間が異なるため、プロジェクトが動き出してからも、タスク別の所要時間および時間配分を見直し・改善すようにして逆算してスケジュール設定をするようにしましょう。
クリティカルパスの決定とバッファの見積り
タスクの洗い出しや作業時間の想定が終了したら、次にクリティカルパスを決定しましょう。
クリティカルパスとは、プロジェクトを進めていくうえで、スケジュールにもっとも影響が出やすい作業経路のことを指します。
クリティカルパス内の作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体が遅れてしまいます。
クリティカルパスを決定することで、優先順位が明確になり、スケジュールの設定時に役立ちます。
そして遅れが生じたときのために、バッファの見積りもおこなっておきましょう。
バッファとは遅れたスケジュールを取り戻すために使われる予備時間のことです。
クリティカルパスの作業が遅延してプロジェクトに遅れが生じてしまうことがないように、何かトラブルが起きたときに、バッファがどれくらい必要なのか見極めておきましょう。
タスクごとにバッファを設定するのではなく、プロジェクト全体で設定するのがポイントです。
そうすることで、どこで遅れが生じたとしても対応することができます。
スケジュールの設定
タスクの整理や把握、作業時間の想定ができたら、スケジュールの設定を行います。
クリティカルパス・マイルストーンなどが決定していることで、かなり詳細なスケジュール表ができあがります。
プロジェクト全体にかかる時間を少し多めに見積もるなど、できるだけ余裕のあるスケジュール計画を立てることで、何かトラブルが起きたときなどにも迅速に対応することが可能になります。
最新の進捗状況を共有する
誰がどのタスクを担当しているのか、遅れは出ていないかなどの進捗情報は、常に最新のものに更新するようにしましょう。
そうしないと、遅延に気が付きにくく、予定通りにプロジェクトが進まないという不具合が起こります。
チーム全員に共有することも大切です。
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プロジェクト管理の主な手法
プロジェクト管理のキーワードとして、「進捗状況の可視化」「課題の可視化」がありますが、この「可視化」というのは、実際は大変難易度が高く、頭を抱えているPMも多いことだと思います。
「可視化」には、適切な知識を得たうえで、プロジェクトに適した管理ツールの力を借りることが、一番の近道となるでしょう。
本項では、PMとして最低限知っておきたい知識をご紹介します。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構造」と訳されます。
これは後述する「ガントチャート」の縦軸になる、プロジェクト管理において基本的な手法となります。
プロジェクトに必要な作業を、細かい単位に分解し構造化する手法で、プロジェクトの達成に向け、どのような作業が必要なのかを洗い出すことができます。
洗い出した作業を順序立てて構造化し、あらゆるタスクに担当者を設定するフローでWBSを作成するのです。
ガントチャート
ガントチャートは、主に棒グラフなどで、プロジェクトの進捗を可視化し、複数人で共有・管理する表のことを指します。
書き方は、縦軸にプロジェクトのタスクや担当者を表し、横軸に日付を記入します。
メンバー各々のタスクや作業日程、期日などが見やすいため、いつ・誰が・どのタスクを実施すべきか、ガントチャートによりチームメンバー全員に情報共有されるというメリットがあります。
ガントチャートの他に、詳細なスケジュールを視覚化するために「PERTチャート」が使われることもあります。
PERTチャートとはタスクとマイルストーンのネットワーク、およびそれらの間の依存関係を経時的に書き出すものです。
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効率的なプロジェクト管理を実現させるためのアイテム・ツール8選
効率的にプロジェクト管理するためには、アイテムやツールを上手に活用することがポイントとなります。
おすすめのアイテム・ツールをカテゴリー別にご紹介します。
- 手帳
- タブレット
- アプリ
- グループウェア
- Excel
- Microsoft To Do （Microsoft 365）
- Google Workspace（Googleカレンダー）
- プロジェクト管理専用ツール
それぞれの詳細を解説します。
手帳
システム手帳は、スケジュール管理のアイテムとして以前から多くのビジネスパーソンに活用されてきました。
手帳の魅力は、気付いたその場で予定やアイデアを書き込むことができ、どこにでも持ち運びできる点です。
ページをめくるだけで過去の履歴を簡単に振り返ることもできます。
メモ帳代わりに使用したり付箋を貼り付けたりと、活用の幅が広い点もメリットでしょう。
手帳は基本的に第三者に見せないため、プライベートと仕事を分けずに、同じ手帳で管理することも可能です。
スケジュール管理のデジタル化が進み、システム手帳を持たないビジネスパーソンが増えましたが、手帳は根強い人気があります。
手書きでスケジュールを書き込むことで、予定を頭にインプットできるという人もいます。デジタルツールとシステム手帳の両方をうまく使い分けるのもよい方法でしょう。
タブレット
タブレットはスマホと比較すると画面が大きく、スケジュールを一覧で見やすいアイテムです。
タブレット用のペンを使用すれば、手書きで文字を書き込むことができ、システム手帳の代わりとして使用できます。
スケジュールアプリをインストールすれば、日付とメモをリンクさせるなどのアレンジが可能な点が手帳にはないタブレットの魅力です。
スマホやパソコンなど、他のデバイスとの同期も簡単です。
アプリ
スマホやタブレットで使用できるカレンダーアプリは手帳と同じようにどこにでも持ち運びでき、情報の編集や更新も簡単なため人気があります。
リマインダー機能やToDoリスト機能など、便利な機能が付加されている点が手帳との違いでしょう。
カレンダーアプリにはさまざまな種類がありますが、視認性と操作性に優れており、リマインダー機能などの最低限の機能を備えているものを選ぶとよいでしょう。
複数のデバイス間でデータの同期ができるかどうかもポイントです。
グループウェア
グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを促進するためのソフトウェアのことです。
業務効率化や生産性向上などを目的として多くの企業で導入されています。
すでに社内にグループウェアが導入されている場合は、グループウェアを活用してプロジェクト管理する方法もあります。
多くのグループウェアには、基本的なカレンダー機能やToDoリスト作成機能、リマインダー機能、チャット機能、ワークフローなどが備わっています。
数名規模のプロジェクトであれば、グループウェアの機能を活用することで対応できるでしょう。
Excel
ご存じの通り、表計算ソフトのExcelは高額な設備投資などが不要のため、導入ハードルが極めて低いことが特徴です。
加えて基本的な操作であれば、ほとんどの人がエクセルを扱えるでしょう。
Excelと同じような表計算機能があるGoogleスプレッドシートを用いるケースも良く見られます。
専門的な知識は必要になるものの、関数を駆使できるのならば、ガントチャートや計算システムなどの作成や編集も可能となりますので、テンプレート化しておくと便利です。
ただし、プロジェクトにおいて計画変更が発生する都度、チャートの変更を手動で操作しなければならず、これは手間がかかるうえに、どの箇所をどのように変更をしたかなど、履歴を追えなくなるというデメリットもあります。
Microsoft To Do （Microsoft 365）
Microsoft 365には、OutlookやTeams、ToDo、Plannerなどのタスク管理ツールがあります。
このなかで個人向けのタスク管理ツールとして提供されているのがMicrosoft To Doです。
Microsoft To Doは、マイクロソフトのアカウントがあれば誰でも無料で使用できるアプリです。
操作がシンプルなことが特徴で、プライベートのToDo管理からプロジェクトの進捗管理まで、幅広い用途に活用可能です。
日々発生するタスクやプロジェクトの作業をリスト化したり、期限や優先順位に基づいてタスクを自動整理したりといった機能が備わっており、あらゆる作業の効率を高めることができます。
タスクリストをチームで共有したり、リマインダー設定したりすることも可能です。
Microsoft To DoアプリとOutlookは統合されており、メッセージをタスクに追加することもできます。
パソコンやスマホなどの各種デバイスに対応しており、デバイス間でスケジュールを同期できます。
Google Workspace（Googleカレンダー）
Googleカレンダーは、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できる無料のスケジュール管理ツールです。
ToDoリストの作成やリマインダー機能などの基本的な機能が揃っており、プライベートのスケジュール管理はもちろん、社内におけるスケジュールの共有や管理にも適しています。
ビデオ会議を実施したり、Gmailと連動し、ホテルやフライトなどの予約を自動で追加したりといったことも可能です。
スマホやタブレットでGoogleカレンダーを同期すると、パソコンから Googleカレンダーを開いたときと同じ予定が表示されるようになり、便利です。
基本的に無料で利用できますが、GoogleWorkspaceを契約することで、組織での利用をより便利にする機能を利用できます。
なお、Googleカレンダーは複数のカレンダーを作成できるため、プライベート用とビジネス用を分けて作成可能です。
プロジェクト管理専用ツール
効率的なプロジェクト管理には、プロジェクトに関わる業務を一元管理できるツールが有効でしょう。
必要な要素を入力するだけで、ガントチャートなどが簡単に作成でき、変更履歴の把握やタスクの関連付けなど、Excelをはじめとする無料ツールでは難しいことも簡単に解決できる場合が多いのが特徴です。
進捗の可視化により、管理業務が効率的に行えるため、プロジェクトメンバー間でのフォロー体制も確立しやすくなります。
また、大局的なプロジェクトスケジュール管理のみならず、細分化したタスク管理も行なえるため、タスクの優先度やタスク間の関係性なども考慮しつつ、適切な業務調整が可能となります。
タスク・プロジェクト管理を
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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管理ツールの選び方
効率的なプロジェクト管理を実現させるためのツールとしてプロジェクト管理専用ツールをご紹介しました。
管理ツールを選定する際は、価格面だけではなく、着目すべきポイントがあります。
- 機能が自社のニーズに合っているか
- スケジュールを一元管理できるか
- オンラインで情報共有可能か
- 使い勝手がよいか
- サポートやセキュリティ体制
それぞれの詳細を解説します。
機能が自社のニーズに合っているか
一口にプロジェクト管理ツールといっても、機能はツールによってさまざまです。
例えば、ワークフローシステムが一体化されたツールやタスク管理に特化したもの、コミュニケーションや情報共有機能に強みを持ったものなどがあります。
「プロジェクト管理の効率化と同時にワークフローをデジタル化して、意思決定のスピードをアップさせたい」といったニーズがある場合は、両方の機能を備えたツールを選ぶ必要があるでしょう。
管理ツールを提供する会社のこれまでの導入事例や成功事例を確認することが大切です。
導入前に自社のニーズを明確化して、ニーズを満たすツールを選ぶ必要があります。
スケジュールを一元管理できるか
複数のプロジェクトを同時進行で進める場合でも、用途別にスケジュール管理するのは非効率です。
複数のスケジュール管理ツールを確認する必要が生じ、確認漏れやダブルブッキングが発生しやすくなります。
複数のプロジェクトを横断的に管理できるツールの活用がおすすめです。
オンラインで情報共有可能か
プロジェクト管理など、チーム内の情報共有に管理ツールを使用する場合、オンラインで情報共有できることは必須といえるでしょう。
プロジェクトを予定通りにこなすためには、最新の情報をすべてのメンバーが把握していくことが大切です。
情報の更新の都度、資料をファイル共有しなければならないのは手間がかかり非効率です。
オンラインで情報共有できるツールを活用すれば、メンバー同士が同じ場所にいなくても気軽に情報共有が可能になり、情報伝達の漏れによるミスの発生を防止できます。
使い勝手がよいか
使い勝手の良さは大切なポイントです。
従業員のなかには、手帳など紙によるスケジュール管理が習慣化されており、デジタル化に苦手意識やストレスを感じる人もいるでしょう。
管理ツールを導入する際は、従業員が抵抗感を抱かないように、スケジュールの作成や編集・確認・共有などを簡単におこなうことができる見やすいツールを選ぶことがポイントとなります。
本格導入前にトライアルを実施するなど、準備期間を設けることも大切です。
サポートやセキュリティ体制
ツールを提供する会社のサポートやセキュリティ体制もチェックしておきたいポイントです。
セキュリティポリシーが定まっているか、信頼に足るプラットフォームであるかなどを検証しましょう。
システムトラブルが発生した際の対応についても契約前に確認しておくとよいでしょう。
プロジェクト管理を支えるJooto
Jootoはプロジェクトの進捗を「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で確認することができる、タスク・プロジェクト管理ツールです。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを、まるで付箋を貼ったり剥がしたりするような直感的な操作のみで、タスク管理できるカンバン方式のみならず、ワンクリックで自動的にガントチャートも作成される仕様です。
自分以外のチームメンバーがそれぞれ抱えているタスクを確認することができるので、誰がどのようなタスクを負っているかをチーム全体で把握することが可能です。
プロジェクトごとにファイルをアップロードできるため、プロジェクトの実行にあたって必要な資料や会議の議事録などの確認も簡単にできます。
近年増えているリモートワークでプロジェクトを進めていく場合にも、非常に有効なツールです。
タスクごとに必要な情報を、ファイル共有やチャットでコミュニケーションを取ることができるため、メンバー同士で簡単に情報を共有することができます。
またJootoは、外部ツールとの連携が可能です。
Googleカレンダーや、ビジネスチャットツールであるSlack、Chatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知できるので、プロジェクトの進捗状況を自動的に知ることができます。
タスク・プロジェクト管理ツールJootoで、プロジェクトの可視化を一度ご体験ください！
© 2024 Jooto
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