プロジェクト管理におけるスケジュールの立て方や管理の手法について解説いたします。
プロジェクトはその大小に関わらず、関わるメンバーのタスク管理が上手くいかず計画倒れになったり、的確なスケジュール管理が行なわれないことで、納期に間に合わなかったりと失敗するケースがあります。
プロジェクトの最終目標を達成するためには、適正なプロジェクトの管理が重要ですが、その管理の仕方に、課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
プロジェクト管理で適切なスケジューリングをするためにはどうすればいいのか、解説いたします。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
目次
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは
プロジェクト管理とは、人、物、時間などのリソースや、資金、情報などを最適にコントロールすることです。
予め立てた計画に沿ってプロジェクトを遂行し完了させるのが目的となります。
具体的には人材配置・スケジュール管理・経費の予実管理・品質管理などを細分化し、幅広く俯瞰して把握、調整することを指します。
一般的に、プロジェクトはPM（プロジェクトマネージャー）により管理されることが多く、プロジェクトの各段階（フェーズ）においても、細かく計画を達成できるよう管理し、プロジェクト全体の成功へと導くことが、PMの仕事になります。
プロジェクト管理のなかでも、スケジュールの管理はもっとも重要な位置づけとなっています。
期限や進捗などの管理のほか、チームメンバーが抱えているタスクの進捗や作業時間などの管理も含まれており、スケジュール管理を適切に行うことが、プロジェクト成功のカギとなります。
プロジェクト管理・スケジュール管理の目的
前述したとおり、プロジェクト管理は、人材配置・スケジュール管理・経費の予実管理・品質管理などを細分化し、幅広く俯瞰して把握して調整することを目的としています。
なかでもスケジュールを管理することは、納期を遵守する目的だけではなく、チームメンバー一人ひとりが問題なく業務をこなせているのかを把握することで、漏れや遅れが生じていないかを確認でき、トラブルが起きた時にはいち早く対応することができます。
納期や予算など、要件の達成
プロジェクトには納期や予算などの要件が決まっており、それらを満たしてクライアントに納品しなくてはなりません。
納期までに納品できるよう、プロジェクトの進捗管理をPMが行います。
もしも計画に遅れが生じる場合は、タスクを見直し、メンバー間でタスクの再振り分けをするなど、策を講じる必要があります。
そのためPM（プロジェクトマネージャー）は、プロジェクトスケジュールや進捗状況を、常に把握しておくことが前提となります。
無駄な時間やコストの削減・利益の最大化
PMにはプロジェクトの遂行・達成を予算内、期限内で行い、かつ利益を最大化するための無駄を省くことが求められます。
そのためには経費削減のみならず、タスク・工数・人員の無駄を洗い出し、削減していかねばなりません。
スケジュール管理のメリットは、無駄を省いてコストを削減できるところにあります。
管理がしっかりできていないと、優先順位がわからずタスクをスムーズにさばくことができなくなります。
メンバーが抱えているタスクを整理することで、無駄な時間を省き、効率よく作業を進めることができるようになります。
プロジェクトの要件を満たしながら、削減できる項目を洗い出すためには、プロジェクトをリアルタイムで管理しておく必要があるのです。
それらを行うことで、利益の最大化、生産性の向上に繋がります。
リスクの回避
プロジェクト管理が適正に行われないと、納期遅れや、予算オーバー、また求められる品質に満たないなど、当初の計画通りにプロジェクトを遂行できなくなるリスクがあります。
プロジェクトの失敗は、自社の赤字要因になるだけでなく、信頼の損失に繋がる可能性さえあるのです。
また正しく管理が行われないことで、関わるメンバー間のモチベーションが下がり、円滑なコミュニケーションが不足し、メンバー間でもトラブルを引き起こしかねません。
このように致命的な失敗を未然に防ぐために、プロジェクト管理は非常に重要な業務と言えます。
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スケジュール通りにプロジェクトを進めるためのポイント
スケジュール通りにプロジェクトを進めていくための主なポイントは以下の通りです。
- マイルストーンの設定（マイルストーンスケジュール）
- タスクの洗い出しと統合・分割
- 作業時間を想定する
- スケジュールの設定
- 最新の進捗状況を共有する
- プロジェクト管理の世界標準PMBOK（Project Management Body of Knowledge）を取り入れる
詳しく見ていきましょう。
マイルストーンの設定（マイルストーンスケジュール）
「マイルストーン」とは、プロジェクトを完遂するための重要な中間目標地点のことを指す言葉で、マイルストーンを設定することをマイルストーンスケジュールと呼びます。
長期間におよぶプロジェクトや、工程が複雑になりそうな場合に良く使われる手法で、スケジュール表を作成した際の工程の区切り（期限）ごとに設定します。
スケジュール管理を行う上で、個々の作業項目の表示では小さく、マスタースケジュールでは大きすぎるという場合に利用されます。
プロジェクトの完了までの重要なポイントにマイルストーンを複数設置し、直近のマイルストーンを目標にしていくことで、正確な進捗管理を行えます。
プロジェクト全体でスケジュール管理を行うよりも、遅れなどのトラブルが生じたときに、すぐに把握できます。
マイルストーンごとに、成果物の洗い出しを行うことで、目指す水準に到達しているのかどうかを早い段階で見極めることもできます。
タスクの洗い出しと統合・分割
マイルストーンごとにタスクの洗い出しを行うと、プロジェクトで行わなくてはいけない工程の全体像が明確に見えてきます。
マイルストーンまでにどれだけのタスクが必要となるのか、しっかりと洗い出しを行い、順序付けることで、詳細なスケジュール表が出来上がっていきます。
タスクの洗い出しのあとは、統合や分割を行い、効率よく業務を進めることができるようにしましょう。
タスクひとつひとつの所要時間なども把握しておくと、スケジュール設定や担当者を決める際にスムーズです。
作業時間を想定する
タスクを洗い出すことで、一つひとつのタスクにかかる時間の想定はできているはずです。
しかし想定していた場合より時間がかかってしまうケースが起こり得ます。
実際に実行してみないと正確な作業時間がわからないということもありますが、作業時間には個人差もあり、担当者によって完了までにかかる時間が異なるため、プロジェクトが動き出してからも、タスク別の所要時間を見直すようにして逆算してスケジュール設定をするようにしましょう。
クリティカルパスの決定とバッファの見積り
タスクの洗い出しや作業時間の想定が終了したら、次にクリティカルパスを決定しましょう。
クリティカルパスとは、プロジェクトを進めていく上でスケジュールに最も影響が出やすい作業経路のことを指します。
クリティカルパス内の作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体が遅れてしまいます。
クリティカルパスを決定することで、優先順位が明確になり、スケジュールの設定時に役立ちます。
そして遅れが生じたときのために、バッファの見積りも行っておきましょう。
バッファとは遅れたスケジュールを取り戻すために使われる予備時間のことです。
クリティカルパスの作業が遅延してプロジェクトに遅れが生じてしまうことがないように、何かトラブルが起きたときに、バッファがどれくらい必要なのか見極めておきましょう。
タスクごとにバッファを設定するのではなく、プロジェクト全体で設定するのがポイントです。
そうすることで、どこで遅れが生じたとしても対応することができます。
スケジュールの設定
タスクの整理や把握、作業時間の想定が出来たら、スケジュールの設定を行います。
クリティカルパス・マイルストーンなどが決定していることで、かなり詳細なスケジュール表が出来上がります。
プロジェクト全体にかかる時間を少し多めに見積もるなど、できるだけ余裕のあるスケジュール計画を立てることで、何かトラブルが起きた時などにも迅速に対応することが可能になります。
最新の進捗状況を共有する
だれがどのタスクを担当しているのか、遅れは出ていないかなどの進捗情報は、常に最新のものに更新するようにしましょう。
そうしないと、遅延に気が付きにくく、スケジュール通りにプロジェクトが進まないという不具合が起こります。
チーム全員に共有することも大切です。
プロジェクト管理の世界標準PMBOK（Project Management Body of Knowledge）を取り入れる
PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクトマネジメントの普及拡大を目的としたアメリカの非営利団体「PMI」から発表されているプロジェクトマネジメントの知識体系です。
プロジェクト管理の世界標準の「知識」として浸透しています。
PMBOKでは以下の10項目（エリア）に分割してプロジェクトを進行していきます。
- 統合管理
- スコープ管理
- スケジュール管理
- コスト管理
- 品質管理
- 組織管理
- コミュニケーション管理
- リスク管理
- 調達管理
- ステークホルダー管理
さらに上記の10エリアを以下の5つのステップに分けます。
- 立ち上げ
- 計画
- 実行
- 監視、管理
- 終結
PMBOKを学ぶことで、プロジェクト管理の基礎知識を身につけることが可能となります。
PMBOKの目標は、QCD（品質・コスト・納期）の管理であり、これはプロジェクト達成における大切な要件の一つです。
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プロジェクト管理の主な手法
プロジェクト管理のキーワードとして、「進捗の見える化」「課題の見える化」がありますが、この「見える化」というのは、実際は大変難易度が高く、頭を抱えているPMも多いことだと思います。
「見える化」には、適切な知識を得た上で、プロジェクトに適した管理ツールの力を借りることが、一番の近道となるでしょう。
本項では、PMとして最低限知っておきたい知識をご紹介します。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構造」と訳されます。
これは後述する「ガントチャート」の縦軸になる、プロジェクト管理において基本的な手法となります。
プロジェクトに必要な作業を、細かい単位に分解し構造化する手法で、プロジェクトの達成に向け、どのような作業が必要なのかを洗い出すことができます。
洗い出した作業を順序立てて構造化し、あらゆるタスクに担当者を設定するフローでWBSを作成するのです。
ガントチャート
ガントチャートは、主に棒グラフなどで、プロジェクトの進捗を可視化し、管理する表のことを指します。
縦軸は、プロジェクトのタスクや担当者を表し、横軸は日付を記入します。
メンバー各々のタスクや作業日程、期日などが一目でわかるように可視化され、視覚的に把握できるので、いつ・誰が・どのタスクを実施すべきか、ガントチャートによりチームメンバー全員に情報共有されるというメリットがあります。
ガントチャートの他に、詳細なスケジュールを視覚化するために「PERTチャート」が使われることもあります。
PERTチャートとはタスクとマイルストーンのネットワーク、およびそれらの間の依存関係を経時的に示すものです。
アジャイル
アジャイルとは、作業をいくつかの工程に切り分け、工程ごとにレビューを行う管理手法です。
最終工程まで待たず、小工程ごとに検証するため、その都度細かい確認・修正が入ることで品質が上がります。
つまりクライアントのニーズに寄り添いながら、スピーディーに完成させられるというメリットがあります。
ただし大局的なプロジェクトスケジュール感が見えづらくなるため、PMはプロジェクト全体を俯瞰しながら、適切なスケジュール管理を行うことが重要となります。
プロジェクト管理のためのツール
先述のように、プロジェクト管理で「見える化」を目指す時、管理ツールを使うことが一番簡単でしょう。
一般的には、Excelか、専用のツールを用いる場合が多く、本項では管理ツールの特徴についてご紹介します。
Excel
ご存じの通り、Excelは高額な設備投資などが不要のため、導入ハードルが極めて低いことが特徴です。
加えて基本的な操作であれば、ほとんどの人がエクセルを扱えるでしょう。
Excelと同じような使い方ができるGoogleスプレッドシートを用いるケースも良く見られます。
専門的な知識は必要になるものの、関数を駆使できるのならば、ガントチャートや計算システムなどの作成も可能となりますので、テンプレート化しておくと便利です。
ただし、プロジェクトにおいて計画変更が発生する都度、チャートの変更を手動で操作しなければならず、これは手間が掛かる上に、どの箇所をどのように変更をしたかなど、履歴を追えなくなるというリスクもあります。
さらに、タスク間における作業の順序や関連付けができないというデメリットもあり、実績を元にした担当者ごとの工数集計や負荷管理がしづらかったりと、管理上の難しさが目立つツールです。
プロジェクト管理専用ツール
効率的なプロジェクト管理には、プロジェクトに関わる業務を一元管理できるツールが有効でしょう。
必要な要素を入力するだけで、ガントチャートなどが簡単に作成でき、変更履歴の把握やタスクの関連付けなど、Excelでは難しいことも簡単に解決できる場合が多いのが特徴です。
進捗の見える化により、管理業務が効率的に行えるため、プロジェクトメンバー間でのフォロー体制も確立しやすくなります。
また、大局的なプロジェクトスケジュール管理のみならず、細分化したタスク管理も行なえるため、タスクの優先度やタスク間の関係性なども考慮しつつ、適切な業務調整が可能となります。
タスク・プロジェクト管理を
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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プロジェクト管理を支えるJooto
Jootoはプロジェクトの進捗を「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で確認することができる、タスク・プロジェクト管理ツールです。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを、まるで付箋を貼ったり剥がしたりするような直感的な操作のみで、タスク管理できるカンバン方式のみならず、ワンクリックで自動的にガントチャートも作成される仕様です。
自分以外のチームメンバーがそれぞれ抱えているタスクを確認することができるので、誰がどのようなタスクを負っているかをチーム全体で把握することが可能です。
近年増えているリモートワークでプロジェクトを進めていく場合にも、非常に有効なツールです。
タスクごとに必要な情報を、ファイルの共有やチャットでコミュニケーションを取ることができるため、メンバー同士で簡単に情報を共有することができます。
またJootoは、外部ツールとの連携が可能です。
Googleカレンダーや、ビジネスチャットツールであるSlack、Chatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知できるので、プロジェクトの進捗状況を自動的に知ることができます。
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