正しいプロジェクト管理でリスクを回避！ PMに求められるプロジェクトスケジュール管理とは？

プロジェクトはその大小に関わらず、関わるメンバーのタスク管理が上手くいかず計画倒れになったり、的確なスケジュール管理が行なわれないことで、納期に間に合わなかったりと失敗することがあります。

プロジェクトの最終目標を達成するためには、適正なプロジェクトの管理が重要ですが、その管理の仕方に、課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

 

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、予め立てた計画に沿ってプロジェクトを遂行するため、人・物・時間・資金・情報などを最適にコントロールすることです。
具体的には人材配置・スケジュール管理・経費の予実管理・品質管理などを細分化し、幅広く俯瞰して把握し、調整することを指します。

一般的に、プロジェクトは「PM（プロジェクトマネージャー）」により管理されることが多く、プロジェクトの各フェーズにおいても、細かく計画達成できるよう管理し、プロジェクト全体の成功へと導くことが、PMの仕事になります。

 

プロジェクト管理でリスクを回避

プロジェクト管理が適正に行われないと、納期遅れや、予算オーバー、また求められる品質に満たないなど、当初の計画通りにプロジェクトを遂行できなくなるリスクがあります。
プロジェクトの失敗は、自社の赤字要因になるだけでなく、信頼の損失に繋がる可能性さえあるのです。

また正しく管理が行われないことで、関わるメンバー間のモチベーションが下がり、円滑なコミュニケーションが不足し、メンバー間でもトラブルを引き起こしかねません。

このように致命的な失敗を未然に防ぐために、プロジェクト管理は非常に重要な業務と言えます。

 

プロジェクト管理の目的

要件の達成

プロジェクトには納期や予算などの要件が決まっており、それらを満たしてクライアントに納品せねばなりません。

例えば納期までに納品できるよう、プロジェクトの進捗管理をPMは行います。
もしも計画に遅れがあれば、タスクを見直し、メンバー間でタスクの再振り分けをするなど、策を講じる必要があります。
そのためPMは、プロジェクトスケジュールや進捗状況を、常に把握しておくことが前提となります。

利益の最大化

PMにはプロジェクトの遂行・達成を予算内で行い、かつ利益を最大化するためのムダを省くことが求められます。
そのためには経費削減のみならず、タスク・工数・人員のムダを洗い出しムダを削減していかねばなりません。

プロジェクトの要件を満たしながら、削減できる項目を洗い出すためには、プロジェクトをリアルタイムで管理しておく必要があるのです。

 

プロジェクト管理の主な手法

プロジェクト管理のキーワードとして、「進捗の見える化」「課題の見える化」がありますが、この「見える化」というのは、実際は大変難易度が高く、頭を抱えているPMも多いことだと思います。

「見える化」には、適切な知識を得た上で、プロジェクトに適した管理ツールの力を借りることが、一番の近道となるでしょう。

本項では、PMとして最低限知っておきたい知識をご紹介します。

WBS

WBSはWork Breakdown Structureの略で、日本語では「作業分解構造」と訳されます。

これは後述する「ガントチャート」の縦軸になる、プロジェクト管理において基本的な手法となります。

プロジェクトに必要な作業を、細かい単位に分解し構造化する手法で、プロジェクトの達成に向け、どのような作業が必要なのかを洗い出すことができます。
洗い出した作業を順序立てて構造化し、あらゆるタスクに担当者を設定するフローでWBSを作成するのです。

ガントチャート

ガントチャートは、主に棒グラフなどで、プロジェクトの進捗を可視化し、管理する表のことを指します。

縦軸は、プロジェクトのタスクや担当者を表し、横軸は日付を記入します。

メンバー各々のタスクや作業日程、期日などが視覚的に把握できるので、いつ・誰が・どのタスクを実施すべきか、ガントチャートによりメンバー全員に情報化されやすいメリットがあります。

アジャイル

アジャイルとは、作業をいくつかの工程に切り分け、工程ごとにレビューを行う管理手法です。
最終工程まで待たず、小工程ごとに検証するため、その都度細かい確認・修正が入ることで品質が上がります。
つまりクライアントのニーズに寄り添いながら、スピーディーに完成させられるというメリットがあります。

ただし大局的なプロジェクトスケジュール感が見えづらくなるため、PMはプロジェクト全体を俯瞰しながら、適切なスケジュール管理が重要となります。

プロジェクト管理の世界標準PMBOK

今、プロジェクト管理の世界標準の「知識」として浸透しているのがPMBOK（Project Management Body of Knowledge）です。

PMBOKを学ぶことで、プロジェクト管理の基礎知識を身につけることが可能となります。
PMBOKの目標は、QCD（品質・コスト・納期）の管理であり、これはプロジェクト達成における大切な要件の一つです。

 

プロジェクト管理のためのツール

先述のように、プロジェクト管理で「見える化」を目指す時、管理ツールを使うことが一番簡単でしょう。
一般的には、Excelか、専用のツールを用いる場合が多く、本項では管理ツールの特徴についてご紹介します。

Excel

ご存じExcelは高額な設備投資などが不要のため、導入ハードルが極めて低いことが特徴です。
加えて基本的な操作であれば、ほとんどの人がエクセルを扱えるでしょう。

また専門的な知識は必要になるものの、関数を駆使できるのならば、ガントチャートや計算システムなどの作成も可能となります。

ただし、プロジェクトにおいて計画変更が発生する都度、チャートを変更を手動で操作しなければならず、これは手間が掛かる上に、どの箇所をどのように変更をしたかなど、履歴を追えなくなるリスクもあります。

さらに、タスク間における作業の順序や関連付けができないというデメリットもあり、実績を元にした担当者ごとの工数集計や負荷管理がしづらかったりと、管理上の難しさが目立つツールです。

プロジェクト管理専用ツール

効率的なプロジェクト管理には、プロジェクトに関わる業務を一元管理できるツールが有効でしょう。

必要な要素を入力するだけで、ガントチャートなどが簡単に作成でき、変更履歴の把握やタスクの関連付けなど、Excelでは難しいことも簡単に解決できる場合が多いのが特徴です。

進捗の見える化により、管理業務が効率的に行えるため、プロジェクトメンバー間でのフォロー体制も確立しやすくなります。

また、大局的なプロジェクトスケジュール管理のみならず、細分化したタスク管理も行なえるため、タスクの優先度やタスク間の関係性なども考慮しつつ、適切な業務調整が可能となります。

 

プロジェクト管理を支えるJooto

Jootoは、プロジェクトの進捗管理を、「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で確認することができるツールです。

カンバン形式でタスクを作成し期日を入力するだけで、自動的にガントチャートが作成され、突発的なタスクの発生や期日の変更にも、フレキシブルに対応できます。
さらにプロジェクトメンバー各々が個人のタスクを確認することもでき、期日の近いタスクをアラートで通知でき、タスクの漏れを防ぎます。

またJootoは、外部ツールとの連携が可能です。

Googleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack、Chatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知できるため、プロジェクトの進捗状況を自動的に知ることができます。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」で、プロジェクトの見える化を一度ご体験ください！