今すぐ使える「報連相（ほうれんそう）」の例文を紹介！

新入社員をはじめ、社会人にとって必須のビジネススキルの1つとして、報連相があります。
報連相はビジネスマナーの1つともされ、多くの企業が新入社員研修で報連相をテーマに研修を実施し、そのあとも折に触れて報連相の重要性を取り上げています。

しかし、報連相の重要性は理解していても、組織で実践しづらいと感じている社会人も多いのではないでしょうか。
組織での定着を図るためには、報連相の具体的な方法を身につけるとともに、注意点を理解しておくことが大切です。

当記事では、ビジネスシーンで報連相が重視される理由について改めて解説するとともに、報連相の例文を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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報連相（ほうれんそう）とは

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語で、社会人の必須スキルとされています。

報告とは、主に部下が上司に対して命じられた業務の進捗状況や結果を伝えることを言います。

連絡は、チームやプロジェクトのメンバーに対して作業の進捗状況や必要な情報を知らせ、意思疎通を図ることを目的としています。
部下から上司だけでなく、同僚や後輩に対してもおこなわれる点が特徴です。

相談は、業務中に生じたトラブルや疑問、悩みを共有し、解決策やアドバイスを求めることです。
普段からこまめに報告や連絡をし、信頼関係を築くことが円滑な相談につながります。

報連相とは？効果的な報連相（ほうれんそう）のポイントや社内で定着させる方法を解説！

報連相（ほうれんそう）と似たビジネス用語

報連相と似た意味を持つビジネス用語に以下の2つがあります。

おひたし
かくれんぼう

それぞれの詳細を解説します。

おひたし

おひたしとは、「怒らない・否定しない・助ける・指示する」の頭文字をとったビジネス用語で、上司や先輩社員が持つべき心得のことです。
部下から適切なタイミングで報連相を受けるためには、忙しいからといって怒ることや否定することは避け、上司や先輩側に「おひたし」の姿勢が求められます。

かくれんぼう

かくれんぼうとは、「確認・連絡・報告」の頭文字をとったビジネス用語です。
かくれんぼうは、部下が自主的に考え上司に確認するコミュニケーション方法です。

報連相と異なるのは、「相談」が「確認」になっている点で、上司は部下から提案された内容を「確認」し、承認します。
改善すべき点がある場合は改善点をフィードバックし、部下の提案内容がよりよいものになるよう導きます。

判断を上司や先輩任せにするのではなく、部下の自主性を育てるために報連相よりも「かくれんぼう」を重視している企業があります。

ビジネスシーンで報連相（ほうれんそう）が重視される理由

報連相を怠ることなく、関係者間で円滑に情報共有が進むよう留意する必要があると新人研修している様子

報連相は新入社員だけでなく、すべての社会人にとって必要な要素です。

ビジネスシーンで報連相が重視される理由は、以下の4つです。

信頼関係を築くため
コミュニケーションを活性化させるため
生産性向上へつなげるため
迅速な問題解決のため

それぞれの詳細を解説します。

信頼関係を築くため

報連相が定着している組織はコミュニケーションを図る機会が増え、ちょっとした相談をしやすい雰囲気が醸成されます。
トラブルや悩み事を隠さずにオープンに話し合うことで、信頼関係が構築されていくでしょう。

信頼性に支えられた組織はチームワークが発揮されやすく、自然に新しいアイデアが生まれたり、組織に対するエンゲージメントが高まったりといったことが期待できます。

コミュニケーションを活性化させるため

ビジネスシーンでは、上司や先輩、同僚などさまざまな立場の人と信頼関係を築き、意思疎通しながら業務を進める必要があります。
チーム内の意思疎通を円滑にするためには、コミュニケーションが不可欠です。

チーム内で発生した問題だけでなく、普段からちょっとしたことを共有し合う風土ができていれば、さまざまな業務の進行が円滑になるでしょう。
効率化の観点だけでなく、コミュニケーションによってお互いへの思いやりが深まるため、チーム内の雰囲気が良くなり、気持ちよく仕事ができるようになります。

こうしたコミュニケーションの活性化は、意図せずに図られる場合もありますが、意識することでさらに活性化します。
事の大小にかかわらず共有し、協力して取り組むことが定着すれば、仕事の質やスピードが向上していくでしょう。

生産性向上へつなげるため

報連相によって、生産性向上も実現します。
仕事の進捗状況を把握できない状態では、自分の仕事に集中することは困難です。

たとえば、部下からの報連相が不足している状態だと、上司は常に「現在の進捗はどうなっているのか」、「問題は発生していないか」と部下に対して確認しなければならず、業務効率は下がるでしょう。
部下側としても上司に質問されるたびに作業がストップし、集中力が削がれることになります。

報連相を確実に実行することにより、チームの仕事の進捗状況が常に共有され、問題や課題を把握しやすくなります。
その結果、次に誰がどのようなアクションをとるべきかが明確になり、生産性向上へつながります。

迅速な問題解決のため

報連相により、業務上発生する問題に対して迅速に対応できるようになります。

たとえば、新商品の開発が遅れる場合、早めにチーム内のメンバーに報連相することで問題点を特定でき、解決策を見つけやすくなります。
問題解決に要する時間が短縮でき、遅延を最小限に抑えられるでしょう。

報連相（ほうれんそう）の例文

報連相を実践しづらいと感じる場合は、いくつかの例文を覚えてパターンに沿って実行すると効率的です。

報連相の例文を紹介します。

報告の例文

報告は上司から催促される前に迅速におこなうことが大切です。
上司から指示された業務が完了したタイミングで報告することに加え、こまめな中間報告が業務効率をアップさせます。

トラブルが発生した際や計画に変更が生じた際はすぐに報告し、指示を仰ぐようにしましょう。
結論から簡潔に述べることも大切です。

報告は、急ぎの案件の場合は口頭でおこない、その他の場合はメールや電話、チャットツールなどを利用しておこなうのが一般的です。
口頭で報告する際は、「プロジェクトAのスケジュール変更の件を報告しても宜しいでしょうか？」などと要件を明確にしてから話し始めましょう。

例文は、以下のとおりです。

プロジェクトAの進捗状況の報告です。現在のところすべてのタスクが順調に進捗し、今月末までに成果物の納品を達成できそうです。
先日の営業会議についての報告です。営業部門の売上が前年同期比で5％減少しています。環境変化によるものが大きいとの分析です。
前回報告したプロジェクトBのトラブルの件ですが、無事に先方にご理解いただき、現在は問題なく進捗しています。
経理部の資料作成が遅れるため、経営戦略会議資料の完成が2日遅れます。明日までに総務部に提出が必要ですが、事情を説明し、明後日まで猶予をいただいています。

連絡の例文

連絡は、相手が必要な情報をピックアップし、簡潔に伝えることがポイントです。

たとえば、成果物の納品日に変更が生じた場合は、納品日に変更が生じた事実と変更されたスケジュールを優先的に伝えます。
「なぜ変更が生じたのか」という経緯については上司から求められた場合のみ伝えるようにします。
情報の優先順位の見極めが大切です。

また、複数の関係者への連絡事項は、メールや文書を利用したほうが効率的な場合があります。
文章で連絡する場合も簡潔さを意識し、箇条書きを使用するなどして読み手にとってわかりやすい文面を作成することが大切です。

例文は、以下のとおりです。

来週のキックオフミーティングの実施場所が会議室Bへ変更になりました。プレゼンテーションを予定されている方はご注意ください。
先日おこなった新製品のトライアルに関するアンケート集計結果が出ましたので、本メールに添付します。お目通しください。
来週月曜日の17時以降は、システムメンテナンスのためグループウェアが利用できません。17時までに業務を完了させてください。
社内イベントの開催場所とプランが決定しました。詳細は添付の文書をご確認ください。

相談の例文

相談内容に対して解決策のアドバイスが欲しい場合は、事前に相談内容を整理したうえで意見を求めることが大切です。
「何に困っているのか」、「アドバイスが必要な部分はどこか」を明確に伝えることがポイントです。

また、できる限り上司や先輩に解決策を丸投げするのではなく、自分なりの考えも述べることが大切です。

来週月曜日のプレゼンテーション資料が概ね完成しましたが、商品説明の部分について相談したいことがあります。お時間をいただけないでしょうか。
新卒採用の母集団形成がうまくいっていない状況です。採用サイトの見直しについてアドバイスをいただけないでしょうか。
取引先Aから商品のスペックが事前に聞いていたものと違っているとのクレームがありました。概要は説明しましたが、ご理解いただけていない状況です。対応について相談させていただけないでしょうか。

報連相（ほうれんそう）の注意点

報連相の際に注意すべき点は、以下の6つです。

結論から簡潔に述べる
5W1Hを心がける
ビジネスマナーを意識した言葉遣いをする
感情を交えない
適切な相手を選ぶ
報連相しやすい仕組みをつくる

それぞれの詳細を解説します。

結論から簡潔に述べる

忙しい上司や先輩の時間を無駄にしないためにも、報連相は結論から簡潔に述べることが大切です。

たとえば業務上のトラブルを上司に報告する場合、経緯の説明や弁解を先にしてしまいがちですが、まずは結論を先に述べるべきです。
「B社から来年度の契約更新はしないとの連絡がありました」などと、まずは結論を述べ、そのあとに理由を付け加えるようにします。

詳しい経緯については上司に求められたタイミングで説明しましょう。
相手の時間を無駄にしない意識を持つことが大切です。

5W1Hを心がける

5W1Hは、必要な事項を漏れなく伝えるためのフレームワークです。
報連相が苦手な人の特徴として、自分の感情や憶測、物事の経緯ばかりを優先的に伝えてしまい、肝心な事実やポイントが抜けているケースが多くあります。

そのような場合に効果的なのが、5W1Hを意識して話を組み立てることです。
5W1Hを漏れなく伝えることに集中すれば、必要な情報だけを相手に正確に伝えられるようになります。

ビジネスマナーを意識した言葉遣いをする

報連相の際はビジネスマナーに則った言葉遣いを意識し、意図が正しく伝わるように注意が必要です。

まずは正しい敬語を使用しましょう。
敬語には、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3種類があります。

自分に対して尊敬語を使用してしまうなど、誤った敬語の使い方をすると会話や文章に違和感が生じます。
正しい使い分けが大切です。
また、略語や横文字の多用も避けるべきでしょう。
報連相で大切なのは、相手に対して情報を速く正確に伝えることです。
略語や横文字の多用は意味をわかりづらくするため、すべての人が理解しやすい言葉を選ぶ必要があります。

感情を交えない

報連相の際は事実を伝えることに注力し、感情を交えないことが大切です。
感情と事実が混在した伝え方をしてしまうと、上司が正確な判断を下せなくなってしまいます。

「来週の会議の議題が変更されました」、「A社との商談が成立しました」など、事実のみを簡潔に伝えましょう。
自分の感情を付け加えたい場合は、「私見ですが」と前置きしたうえで述べることで、事実と感情を分けることができます。

適切な相手を選ぶ

社員によって担当業務や経験が異なるため、報連相の相手は選ぶ必要があります。

たとえば、商談で相手に訴求する伝え方のコツが知りたい場合に、営業経験のない社員に相談しても、的を射たアドバイスを得るのは難しいでしょう。
営業経験が豊富な上司や、好成績を上げている先輩を選んで相談するのが正しい方法です。

報連相しやすい仕組みをつくる

報連相が定着しづらい場合は、報連相しやすい仕組みをつくることが効果的です。
たとえば、「営業成績の報告は毎週火曜日の12時以降に上司に対しておこなう」、「取引先から商品に対するクレームがあった場合は、すべて上司にメールで報告する」、「すべての社員にかかわる連絡事項は、グループウェアの掲示板に掲載する」など、ある程度ルール化すると新入社員でもタイミングを掴みやすくなるでしょう。

あるいは、報連相を効率化できる管理ツールを導入するのも、よい方法です。
ツールがないと口頭による報連相が多くなりやすく、人によっては報連相のタイミングを図ることが難しかったり、「言った、言わない」のトラブルが発生したりといったデメリットがあります。

報連相の機能が付いているものや、チャットツールと連携可能な管理ツールを導入すれば報連相の選択肢が増え、上司や先輩が出張やリモートワークで不在の場合でも円滑に報連相できるようになります。

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Jootoのコメント機能を活用すれば、タスクごとにコメントを残すことができ、チーム内のコミュニケーションツールとして活用できます。
コメントは、あとから編集・削除でき、履歴も残せるため管理しやすい点が特徴です。
特定のメンバーにコメントしたい場合は「タグ」を利用することによって個人を指名して連絡が可能です。
コメントされた相手側にはJooto内のお知らせによって通知が届くため、大事な連絡を見逃す心配がありません。

また、JootoはChatworkやSlackなどのチャットツールと連携して使うことが可能です。
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