引き継ぎ書は、異動や転勤、出向、退職、休職などの理由で担当者が変わるタイミングで作成する文書です。
後任者がスムーズに業務遂行するために大切な役割を果たすため、時間をかけて丁寧に作成する必要があります。
しかし、引き継ぎ書の作成には時間がかかり、引き継ぐ業務内容が多ければそのぶん工数も多くなるため、できるだけ効率化したいと考える人も多いでしょう。
本記事では、引き継ぎ書のテンプレートサイトをご紹介します。
引き継ぎに関する失敗例や上手な引継のポイントなどの基礎知識も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
引き継ぎ書とは
引き継ぎ書とは、前任者のナレッジを確実に継承し、後任者が円滑に業務遂行できるように作成する文書です。
一般的に、引き継ぎ書には以下のような内容を記載します。
- 引き継ぐ業務の概要
- スケジュール
- 基本的な業務フローや進め方
- 現在の進捗状況
- イレギュラーな事態が発生した際の対応方法
- 他部署や他社の関係者の連絡先
手順書・マニュアルとの違い
引き継ぎ書と似た文書に、手順書とマニュアルがあります。
手順書は、作業の工程を順番通りにまとめた文書のことです。
手順書を作成する目的は、「手順の明確化と平準化」です。
手順書に記載された順にしたがって作業すれば、誰でも問題なく作業を完結できなければなりません。
そのため、抽象的な表現は避け、1つひとつの動作を詳しく具体的に記載することが求められます。
マニュアルは、仕事のノウハウや業務全体の流れをまとめた文書のことで、広義では、組織の伝統や社員の知識などをドキュメントによって共有し、継承していくためのものです。
手順書のように詳細な作業手順を記載することもありますが、それよりも幅広い情報が網羅された書き方が重視されます。
引き継ぎ書は、前任者の担当業務を取りまとめ、後任者へ伝達すべき事項にフォーカスして作成されます。
現時点で未処理となっている案件や進捗状況、懸念事項について積極的に記載する点が特徴です。
引き継ぎが発生するシーン
前任者から後任者への引継が発生する場面は、以下の4つです。
- 前任者が異動・転勤・出向するとき
- 配置転換が実施されるとき
- 新入社員が入社するとき
- 前任者が休職・退職するとき
異動や出向は急なスケジュールでおこなわれる場合もあり、常に前任者と後任者が対面して引き継げるとは限りません。
そのようなときでも引き継ぎ書を作成しておけば、業務フローや進捗状況を把握でき、後任者が不安なく業務に取り組めます。
また、大企業であれば規模の大きな配置転換がおこなわれ、一斉に引継ぎが発生する場合もあります。
引き継ぎ書の役割
引き継ぎ書の役割は、以下の3つです。
- ナレッジを継承するため
- 業務の属人化を防ぐため
- 必要なタイミングで何度でも確認できるようにするため
それぞれの詳細を解説します。
ナレッジを継承するため
実務の担当者には、経験の長さに比例して多くのナレッジが蓄積されています。
ナレッジを企業の成長に必要な要素として情報共有し、有効活用していく仕組みをナレッジマネジメントと呼びます。
ナレッジマネジメントが実現できると、組織力の強化や生産性向上、業務効率化など、さまざまな効果が得られるとされています。
引き継ぎ書の運用は、ナレッジマネジメントの方法の1つともいえます。
効率よく作業を進める方法や、ミスを発生させないコツ、イレギュラーが発生した際の対応の具体例など、担当者しか知り得ない実践的なナレッジを残すことができます。
業務の属人化を防ぐため
特定の担当者し業務に関する知識やスキルがなく、他の社員が代替できない状態になることを「業務の属人化」と呼びます。
属人化を放置すると担当者が部署異動や退職などで不在になった際に業務が滞るため、組織として避けなければなりません。
引き継ぎ書を通して情報共有を図ることで、他の社員でも業務を代替できるようになり、属人化を防止できます。
必要なタイミングで何度でも確認できるようにするため
引き継ぎ書として業務内容の詳細を文書にまとめることで、後任者が必要なタイミングで何度でも確認できます。
口頭による引継は情報共有の漏れが発生するリスクが高く、後任者がその場で理解できなければ実際に作業する際に困ることになります。
また、一度引き継ぎ書を作成すれば、再度異動や退職などによって引継の必要が発生した際に、初めから作成する必要がありません。
変更が必要な部分だけ加筆・修正すれば引き継ぐことができるため、引き継ぎ書の運用にかかる手間を効率化できます。
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引継ぎに関するよくある失敗例
引継ぎがうまくいかない原因には、引き継ぎ書の書き方以外にも理由があります。
よくある失敗例は、以下の3つです。
- 引継ぎに必要な資料やデータが点在している
- 最新版の引き継ぎ書がわからない
- 前任者以外に業務内容を説明できる人がいない
それぞれの詳細を解説します。
引継ぎに必要な資料やデータが点在している
引継ぎに必要な資料やデータはまとめておき、後任者が見つけやすい場所に保管する必要があります。
必要な資料が点在していると探すための時間が発生して時間をロスしたり、重要な資料を見落としたりするリスクが高くなります。
デジタル化が進み、引継資料をすべてデータで用意する場合も多いでしょう。その場合は、データが点在しないように整理しておくことが大切です。
最新版の引き継ぎ書がわからない
基本的に、引き継ぎ書は担当者の変更が発生する都度作成しますが、口頭による引継ぎで済ませるケースが続くと、どれが最新版の引き継ぎ書なのかわからなくなる場合があります。
古すぎる引き継ぎ書は業務フローも古いままになっているため、そのまま使用するとミスにつながる恐れがあります。
引継が発生するたびに作成し、どれが最新版か明確にしておくことが大切です。
前任者以外に業務内容を説明できる人がいない
業務の属人化を長期間放置していると、前任者以外に誰も業務内容に関する知識を持っていない場合があります。
前任者から後任者へ適切な引継がおこなわれたとしても、前任者がいなくなったあとに、後任者が頼れる人が誰もいなくなってしまいます。
組織としてはできるだけ情報共有を促進し、特定の1人しか業務に関する知識がない状態は避けなければなりません。
引継のタイミングを利用して後任者以外の人にも業務内容を引き継ぐなど、属人化を解消させる対策を講じる必要があります。
引き継ぎ書のテンプレートサイト5選
引き継ぎ書は、WordやExcel、PowerPointなどを使用して作成可能ですが、個々人が自由なフォーマットで作成すると、作成者によって項目にバラつきが生じたり、情報の不足が生じたりと、活用しづらい資料となるリスクがあります。
テンプレートを活用することでフォーマットに統一感が生まれ、見やすさの向上が期待できるでしょう。
さまざまなサイトを比較検討してみることをおすすめします。
おすすめのテンプレートサイトは、以下の5つです。
- 楽しもうOffice
- SILAND.JP
- テンプレルン
- bizocean
- 経費削減実行委員会
それぞれの詳細を解説します。
楽しもうOffice
楽しもうOfficeは、Microsoft社が提供するテンプレートサイトです。
Word形式の引き継ぎ書と、OneNote形式の引き継ぎ書の2種類があります。
Word形式の引き継ぎ書は視覚的に情報を把握しやすいフォーマットが特徴で、フォーマットの流れに沿って必要な情報を入力すれば初心者でも簡単に引き継ぎ書が完成します。
画像を取り込める仕様となっているため、引き継ぎ書に掲載したい画像をピックアップしておくとよいでしょう。
OneNote形式の引き継ぎ書は、早番と遅番でスタッフが入れ替わるタイミングで使用できる引継ぎテンプレートです。
申し送り事項を伝言形式でわかりやすく伝えられます。
利用方法を解説した動画が用意されているため、動画で作り方を確認してから作成するとスムーズです。
参考:楽しもうOffice
SILAND.JP
SILAND.JPは、WordやExcel形式のテンプレートを提供しているサイトです。
引き継ぎ書や議事録、マニュアル、見積書、日報など、ビジネスシーンで活用できる文書テンプレートが豊富に用意されています。
引き継ぎ書のテンプレートは見出しや番号リストが設定されているため、細かな調整不要で作成可能です。
会員登録しなくても利用でき、テンプレートの保護を解除すれば自由にカスタマイズできます。
参考:SILAND.JP
テンプレルン
テンプレルンは、ExcelとWordで編集可能な引き継ぎ書のテンプレートを提供しています。PDF形式でもダウンロードできるため、手書きの用途にも適しています。
テンプレートによっては、PowerPoint形式でもダウンロード可能です。
画像を取り入れられない仕様のため、文字だけのシンプルな引き継ぎ書を作成したい場合におすすめです。
参考:テンプレルン
bizocean
bizoceanhaは、引き継ぎ書や議事録、日報など、ビジネス向けのさまざまなテンプレートを提供しているサイトです。
約3万点もの文書テンプレートが存在します。
ファイル形式を指定して検索可能で、WordやExcel、PowerPoint、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなど、幅広い形式に対応しています。
参考:bizocean
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、Excel形式のシンプルなテンプレートを提供しているサイトです。業務引継書の他に、報告書や引継ぎ項目確認目次、引継ぎスケジュール、引継ぎ作業補足マニュアルがセットなったテンプレート一式など、引継ぎ時に役立つテンプレートをまとめて入手できます。
1ヵ月や2ヵ月単位で時系列に沿ってやるべきことをまとめられる業務引き継ぎ書スケジュール表などもあり、用途に合わせて活用可能です。
参考:経費削減実行委員会
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上手な引継ぎのポイント
上手に業務内容を引き継ぐには、いくつかのポイントがあります。
- 業務の全体像を伝える
- イレギュラーやミスが発生しやすいポイントを伝える
- 時間をかけて計画的におこなう
- 管理ツールを活用する
それぞれの詳細を解説します。
業務の全体像を伝える
後任者に仕事を引き継ぐ際は、業務の全体像を最初に伝えましょう。
業務の目的やゴール、前後の仕事の流れなどを伝えることで、仕事のイメージが具体的になります。
フローチャートなどを作成し、視覚的に把握できるようにすると理解が進むでしょう。
他部署や他社の関係者が存在する場合は関係性を具体的に説明し、どのようなフローで業務を進めればよいのかはっきり示す必要があります。
イレギュラーやミスが発生しやすいポイントを伝える
イレギュラーやミスが発生しやすいポイントは、前任者しか知り得ない情報です。
再発防止に役立つため、積極的に情報共有しましょう。
特に、顧客情報に関することや取引先に影響があるミスは、繰り返すと信用を損なうリスクがあります。
担当者の変更によって業務の質が下がらないよう、注意が必要です。
また、万が一イレギュラーやミスが発生してしまった場合の対応策についても情報共有しておくことで、業務効率化につながるでしょう。
時間をかけて計画的におこなう
引継ぎはできるだけ時間をかけて計画的におこなうことが大切です。
引き継ぎ書を渡すだけで完了させたり、口頭による説明だけで済ませたりすることは、避けるべきです。
後任者のリテラシーにもよりますが、引き継ぎ書を用いて一通りの流れを説明した後に実際に後任者が1人で業務を実行し、疑問点や難しいと感じるポイントを前任者に質問することで理解を深める時間が必要です。
また、引継ぎの過程で、引き継ぎ書に書くべき事項の抜け漏れに気付く場合もあるでしょう。
その場合は必要な事項を追記し、引き継ぎ書の完成度を高めていくことも大切です。
管理ツールを活用する
紹介したテンプレートサイトを活用して引き継ぎ書を作成したり、社内のフォーマットを利用して引き継ぎ書を運用しても作業を効率化できますが、WordやExcel形式の引き継ぎ書は保管場所がわからなくなったり、管理を徹底しないと最新版と古いバージョンの区別がつかなくなったりといったデメリットがあります。
そこでおすすめしたいのが、管理ツールの導入です。
管理ツールを活用すれば、いつでも最新版の引き継ぎ書にアクセスでき、パソコンだけでなくスマホからも確認できるため、どこにいても欲しい情報を手に入れられます。
Jootoで引継ぎの業務効率化を目指そう
Jootoは、付箋を貼るようにタスク管理できる点が特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。デジタルが苦手な人でも問題なく使いこなせます。
一般的に、前任者の担当業務が多ければ多いほど、後任者への引継ぎは複雑になり、すべてを抜け漏れなく引継ぐことは困難を極めます。
また、働き方改革の一環として時差勤務の導入やリモートワークを実施している場合、前任者と後任者が対面で引き継ぐ時間を十分に確保することが難しい場合もあるでしょう。
Jootoならすべてのタスクを視覚化できるため、業務の引継ぎの際に発生しやすいタスクの抜け漏れを防ぐことができます。
後任者以外の人への情報共有も容易です。
「引継ぎが円滑にいかない」、「引継ぎのタイミングで業務の質が低下することが多い」といった課題がある場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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