「平準」とは、「平らにすること」を意味し、ビジネスの場面で「平準」の言葉が用いられる場合、「特定の期間やメンバーごとの業務負荷の偏りをなくす」という意味を持ちます。
複数人でプロジェクトを推進しているときに、特定の人物だけに仕事が偏る状況を経験したことのある人は多いのではないでしょうか。
業務の平準化が実現できていない組織では、仕事の属人化や停滞、ムダなコストの発生など、さまざまな問題が発生しやすくなります。
限られたリソースを最大限に活用して生産性を高めていくためには、業務の平準化は必須の取り組みです。
当記事では、平準化の定義や標準化との違い、平準化の重要性などを解説します。
平準化の実践をサポートする管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
平準化の定義
「業務を平準化する」とは、従業員ごとの作業量や時期による仕事量の偏りをなくし、均一化することです。
「平準化されていない」=「仕事にムリ・ムダ・ムラがある状態」と言い換えられます。
「ムリ」とは、作業量が多すぎることによって処理が追いつかず、過剰な負荷がかかっている状態のことを指します。
「ムダ」とは、本来必要ない作業やプロセスにリソースを割いている状態のことです。
「ムラ」は、ムリとムダの両方が混在していることにより、「繁忙期だけに仕事が偏る」「特定の人だけに作業が集中する」といった状態のことです。
このムリ・ムダ・ムラを解消して業務を平準化することによって業務効率化が実現し、生産性の高い職場環境をつくることができます。
標準化との違い
平準化と似た概念の言葉に「標準化」があります。
標準化とは、どのような人が担当しても同じレベルの成果があげられるように、マニュアルを作成したり教育したりすることによって業務フローを最適化することです。
標準化によって仕事の属人化を防ぐことができ、サービスや商品の質を均一に保てるようになります。
一方の平準化は、時期や従業員間の作業負荷を均一化することにフォーカスした考え方です。
作業量の偏りを解消し、全員がムリなく効率的に業務遂行できる状態を目指します。
平準化と標準化は互いに補完し合う関係性であり、平準化を進めるうえでは、業務の標準化が完了した状態が理想です。
平準化と標準化の両方を実践できれば業務効率化が加速し、職場の生産性は大きく向上するでしょう。
残業時間の削減や働きやすい職場環境の実現にもつながり、職場全体に大きなメリットをもたらします。
業務が平準化できていないことの問題点
業務が平準化できていないと、さまざまな問題が生じます。
具体的な問題点は、以下の4つです。
- 業務が属人化しやすい
- 特定のメンバーに過剰な負荷がかかる
- 業務が滞るリスクが高い
- ムダな人件費が発生する
それぞれの詳細を解説します。
業務が属人化しやすい
属人化とは、特定の人物しか業務を遂行できない状態のことです。
業務が属人化してしまうと、その人が急な休職や異動、退職などで不在になった際に対応できる人がおらず、作業の遅延やトラブルが発生しやすくなります。
結果として、チーム全体の業務遂行に悪影響を及ぼします。
また、属人化によって他のメンバーが業務に携わる機会がなくなると、仕事のノウハウやナレッジが継承されない点も大きな問題です。
特定のメンバーに過剰な負荷がかかる
チームでプロジェクトなどを推進する際に、特定のメンバーのみに作業が偏るケースはよく生じる現象です。
こうした作業量の偏りは、仕事が集中しているメンバーのストレスを増加させ、モチベーションの低下につながることがあります。
また、このような不均衡な状態は周囲のメンバーのモチベーションにも悪影響を及ぼします。
仕事が集中している人がいるということは、暇な人もいるということです。
「自分の能力や時間が有効に活用されていない」と感じ、不満を抱いたり意欲が失われたりすることがあるため、注意が必要です。
業務が滞るリスクが高い
業務が滞るリスクが高くなる点も看過できない問題です。
たとえば、特定の人に業務が集中している状態でそのメンバーが急に仕事を休むと、たちまち作業の進行が滞ることになります。
結果として納期に間に合わなくなるなど、社外にも迷惑をかけることになります。
ムダな人件費が発生する
特定の人に仕事が偏っている状態が続くと、そのメンバーの余裕がなくなった際に、業務の停滞が起こりやすくなります。
多くの仕事は、他の業務との連携のうえに成り立っているため、1つの工程の遅れが他の業務にも影響を与え、ムダな待ち時間が発生したり、本来必要なかった残業時間が発生したりします。
コスト削減の観点からも、平準化は必須といえるでしょう。
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平準化の重要性
業務が平準化できていないとさまざまな問題が起こることを解説しました。
平準化のメリットや重要性について、以下の4つの観点から詳しい内容を解説します。
- 属人化を防止できる
- 特定の人物や時期に偏っていた業務を均等にできる
- 従業員が働きやすい環境が整う
- 生産性向上へつながる
平準化の重要性1
属人化を防止できる
平準化の過程では、タスクを見える化し、マニュアル化していくステップが不可欠です。
これにより、特定の人物の能力やスキルに依存していた業務が他のメンバーに周知・共有され、適切に作業を分担できるようになります。
業務の平準化に取り組むことでブラックボックス化していた業務が見える化され、担当者が不在でも滞りなく業務が遂行できるようになるでしょう。
平準化の重要性2
特定の人物や時期に偏っていた業務を均等にできる
平準化によって仕事の負荷が均等化されれば、メンバー全員が集中して効率的に業務遂行できる環境が整います。
突発的な業務への対応が必要な場合でも、チーム全体でタスクや労力を分担し、迅速に処理できるようになるでしょう。
変化に対する柔軟性が高くなるため、成果物の品質が安定し、ミスや納期の遅れが発生しにくくなります。
平準化の重要性3
従業員が働きやすい環境が整う
平準化が実現すれば作業量が均等になるため、特定の人に過度な負荷がかかることや残業時間が増えることを回避でき、働きやすい職場環境が整います。
平準化によってスケジューリングも容易になり、今まで業務が滞ることを心配して取得できなかった休暇を計画的に取ることも可能になるでしょう。
仕事量の多少による不公平感がなくなるため、自ずとチームワークが強化され、チーム全体のコミュニケーションが円滑になる効果も期待できます。
平準化の重要性4
生産性向上へつながる
平準化に取り組むことで仕事量が可視化され、必要なリソースの確保や配分がしやすくなります。
その結果、より費用対効果の高い業務遂行が実現します。
また、業務プロセスのなかから「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで、チーム全体で対応できる業務の総量を増やすことができ、組織としての生産性が向上していきます。
業務平準化の進め方
特定の時期や従業員に集中しがちな業務を均等に割り振ることは、難しいことに感じるかもしれません。
平準化を進める際は、単純に作業量の多い人から少ない人へ業務を割り振るのではなく、以下のような点を意識することが大切です。
- 作業量を把握し見える化する
- 作業量の偏りを把握する
- 業務プロセスの見直しに取り組む
- システムを導入して業務を自動化する
- 業務を標準化・マニュアル化する
- リソースを再配分する
- 定期的に見直し改善する
それぞれの詳細を解説します。
業務平準化の進め方1
作業量を把握し見える化する
まずは全体の作業量を正しく把握し、見える化します。
「誰が・いつ・何の業務を・どのくらいおこなっているか」を細かく洗い出していきます。
その際、業務の工数だけに着目するのではなく、繁忙期と繁忙期以外の仕事量の差や、精神的な負担なども考慮して作業量を見積もることが大切です。
従業員にヒアリングしながら進めると、認識の齟齬が発生することを予防できます。
あらためて業務の手順や量を確認することで、さまざまな課題の発見につながるでしょう。
業務平準化の進め方2
作業量の偏りを把握する
全体の作業量を把握し見える化できたら、作業量の偏りを可視化していきます。
たとえ工数が多い業務でも、ルーチン化されておりストレスなくこなせる業務と、進め方や手法を考えながら遂行しなければならない業務では、後者のほうが担当者にかかる負荷は大きくなります。
仕事の特性をきちんと理解したうえで偏りの有無を分析することが大切です。
業務平準化の進め方3
業務プロセスの見直しに取り組む
作業量や作業量の偏りを把握する過程で業務のムリ・ムダ・ムラが発見されたら、業務プロセスを見直す必要があります。
業務の手順を変えたり、ムダな工数をカットしたりすることで作業効率がアップし、生産性向上が期待できます。
業務平準化の進め方4
システムを導入して業務を自動化する
業務の種類によってはシステムを導入して自動化することを検討しましょう。
データ入力作業を効率化できるOCRの活用や、マニュアル作成やワークフロー管理に特化したシステムの導入、あるいはタスク管理に役立つシステムの導入などの選択肢があります。
他社の導入事例を参考にしながら自社に合ったシステムを選定するとよいでしょう。
システムを導入することで作業時間が短縮でき、必要な人員も削減できることから、貴重な人的リソースをより重要度の高い業務へ割り振ることができます。
また、ヒューマンエラーを回避できる点も大きなメリットです。
業務平準化の進め方5
業務を標準化・マニュアル化する
効率的に平準化を進めるためには、業務を標準化するプロセスが必要です。
一般的に、非定型業務は平準化しにくいと言われていますが、マニュアル化を通して仕事内容を可視化することにより、誰が担当しても一定の成果があげられるようにすることが大切です。
マニュアル作成によって業務に関するナレッジを引き継ぎできることは、組織にとって大きな利益となります。
業務平準化の進め方6
リソースを再配分する
特定の従業員に負荷がかからないように、リソースを再配分していきます。
従業員の経験やスキルを考慮してタスクを割り振ることが大切です。
また、時期による仕事量の差も調整していきます。
スケジュールを確認し、繁忙期と暇な時期との差をできる限り埋めていくようにしましょう。
場合によっては繁忙期のみアウトソーシングを活用する方法もあります。
業務平準化の進め方7
定期的に見直し改善する
平準化が完了したあとも、定期的な見直しと改善を繰り返し、PDCAサイクルを回しましょう。
一定のPDCAサイクルで効果測定し、継続的に改善を図ることで業務改善へつなげていきます。
現場の従業員からヒアリングして改善すべき点を洗い出していくとよいでしょう。
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業務の平準化を実践するためのポイント
平準化の具体的な進め方を解説しました。
平準化には手間と時間がかかりますが、その分、得られる業務改善の効果は大きなものとなります。
平準化を実践する際に注意すべきポイントは、以下の3つです。
- タスクを均等に割り振ることに固執しない
- 短期的な成果を求めない
- 全体の作業量を正確に見積もる
それぞれの詳細を解説します。
業務平準化実施ポイント1
タスクを均等に割り振ることに固執しない
タスクを均等に割り振ることだけにこだわると、チーム全体の生産性が低下する恐れがあります。
たとえば、新入社員と入社10年目の中堅社員では、処理できるタスクの量が異なるのは当然です。
タスクを割り振る際は、メンバー一人ひとりの経験やスキルを考慮することが大切です。
また、突発的なタスクに対応できるように、ある程度の余裕を設けることも忘れてはなりません。
業務平準化実施ポイント2
短期的な成果を求めない
平準化は一朝一夕に取り組めるものではなく、平準化が完了したあとも成果が実感できるまでに時間がかかります。
そのため、短期的な成果を求めすぎないことが大切です。
成果を急ぐあまり必要なステップを省略してしまうと現場に混乱を招き、メンバーが不公平感を抱いたり、モチベーションが低下したりしてしまいます。
一つひとつ着実に進めていくことが大切です。
業務平準化実施ポイント3
全体の作業量を正確に見積もる
平準化を進めるにあたって最も重要なことは、全体の作業量を正確に見積もることです。
作業量の見積りがあまいと、タスクを適切に割り振ることができません。
作業量を見積もる際は、業務の偏りを可視できるかんばん方式のタスク管理手法の活用がおすすめです。
付箋にメンバー個人のタスクを書き込んでいき、ホワイトボードに貼り付けていくだけで、簡単にメンバーの作業量を可視化できます。
あるいは、かんばん方式でタスク管理できる管理ツールを導入すれば、より簡単に作業量を見積もることが可能です。
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Jootoはシンプルで使いやすいかんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本的な操作はドラッグ&ドロップだけのため、デジタル化に抵抗がある人でも問題なく使いこなせます。
メンバーが自分の抱えているタスクをカンバンボードに書き込むことによって、作業量を簡単に見える化できます。
業務の進捗状況を可視できるガントチャートが自動で作成できる機能があるため、時期による作業量の偏りも一目で把握可能です。
タスクの量や偏りが見える化されることにより、誰にどのくらいの負荷がかかっているかチーム全体で情報共有できるため、メンバー同士でフォローし合うことが可能になります。
タスクの割り振りやスケジュールに変更が生じた際は、すぐにJooto上に反映されるため、メンバー全員がリアルタイムで正確な状況を把握できます。
業務の平準化を効率的に実行したい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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