業界や職種を問わず社会人の基本的なスキルとして求められるのが報連相（ほうれんそう）です。
職場のコミュニケーションの根本となるもので、「報連相ができない組織」は健全な状態とは言えず、機能不全に陥るおそれもあります。
しかし、「タイミングがわからない」「上司に話しかけづらい」「そもそも必要性がわからない」などさまざまな理由から報連相ができない社会人は多く存在します。
報連相ができない人には、どのような特徴があるのでしょうか。
当記事では、報連相ができない人の特徴や解決策、上司がすべきことなどを解説します。
管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
なぜ職場で報連相が求められるのか
報連相の目的は、組織やチーム内で情報を共有し、連携を強化することです。
組織の一員として仕事をする場合、単独で業務が完結することは稀で、多くの場合は同じミッションをもった違う立場の関係者との連携のうえに成り立っています。
こまめな情報共有と意思疎通によって仕事の生産性が高まると同時に、万が一トラブルや課題が発生した際も、迅速な対応が可能になります。
報連相は、チームプレーのレベルアップに欠かせない要素です。
報連相ができない人とは
報連相が大切であることは理解していても、思うようにできない人が多く存在します。
報連相ができない人の特徴は、以下のとおりです。
- 報連相の仕方や伝え方がわからない
- 報連相の必要性を理解できていない
- 失敗を必要以上におそれている
- 自分のことに精一杯で余裕がない
- 上司が苦手で話しかけられない
- 上司へ気をつかうあまり、タイミングを失っている
- 問題を一人で抱え込む傾向がある
それぞれの詳細を解説します。
報連相の仕方や伝え方がわからない
そもそも報連相の仕方や伝え方がわからないという人が多くいます。
報連相は、適切なタイミングと方法で実践しなければ意味を成しません。
報連相の仕方や伝え方がわからない人は、上司が尋ねるまで報告しなかったり、問題が発生してから報告したりするパターンが多く、物事の重要性を客観的に把握する能力が不足している傾向があります。
あるいは、プライドが高く自分自身の能力を過信していることが多い点が特徴です。
報連相の必要性を理解できていない
「報告しなくても問題ないだろう」と勝手に判断してしまう人もいます。
仕事は上司や同僚、他部署の関係者などさまざまな立場の人の協力によって成り立っています。
そのことをきちんと理解していれば報連相の重要性も理解できるはずですが、報連相できない人は自分に与えられた役割しか見えておらず、相手の立場で物事を考えられない場合が多くあります。
失敗を必要以上におそれている
失敗やミスに対して過度に恐怖感を抱いている人もいます。
たとえば、過去に上司にミスを報告した際に感情的に怒られた経験から心理的に委縮してしまうケースなどです。
社会人として仕事をしていくうえでは、業務上の失敗は誰にでもあることです。
大切なのは、チーム内でこまめにコミュニケーションをとり進捗を共有し、問題が発生した際に速やかに対処していくことです。
しかし、失敗を必要以上におそれている人は恐怖感から上司に話しかけられず、「自分だけで何とかしよう」という思考に陥ってしまいます。
自分のことに精一杯で余裕がない
報連相の重要性は理解していても、自分のことに精一杯で気持ちの余裕がなく、後回しにしてしまう人もいます。
特に入社したばかりで覚えることが多く忙しい新人に多いパターンです。
気持ちに余裕がないと、報連相を怠ることによって起きるリスクにまで目を向けられなくなってしまいます。
上司が苦手で話しかけられない
上司が苦手で話しかけられない部下もいます。
「こんなことを報告したら上司が怒るのではないか」、「自分のミスを追求されるのではないか」と考え、話しかけることに恐怖感を抱いている状態です。
部下が必要以上に上司をおそれているケースもありますが、上司側に問題がある場合も想定できます。
上司に話しかけることが恐くなってしまうと報連相が後手になり、スムーズな仕事の遂行が難しくなります。
上司と部下の関係性の改善が必要です。
上司へ気をつかうあまり、タイミングを失っている
上司に対して恐怖心までは抱いていないものの、性格的に気をつかうあまりタイミングを失っている人もいます。
たとえば、「上司は忙しいのにこんな小さなことを相談したら迷惑ではないか」などと考え、報連相を躊躇してしまいます。
部下から上司への適切な気づかいは必要ですが、業務上必要なことはタイミングを逃さずに伝えることも部下の重要な仕事です。
問題を一人で抱え込む傾向がある
「自力で問題を解決したい」という意識が強く、問題を一人で抱え込む傾向がある人がいます。
背景には、プライドの高さや周囲に迷惑を掛けることへの恐怖心、責任感の強さなどがあります。
一人で対処できる場合は問題ありませんが、大きなトラブルに発展するおそれがある案件は、対応が遅くなるとチーム全体に迷惑が掛かる可能性があります。
何でも一人で抱え込む傾向がある部下に対しては報告のルールを明確化したり、適宜上司や同僚がフォローしたりといった支援が必要です。
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報連相できる人になるための解決策
報連相ができない人の特徴について解説しましたが、報連相できる人になるためにはどのような意識が必要なのでしょうか。
解決策として、以下の5つを紹介します。
- 報連相の必要性を理解する
- 問題を先送りにしない
- 結論から簡潔に話すことを意識する
- 5W1Hで伝える習慣をつける
- 口頭での報連相にこだわらず、メールやチャットを活用する
それぞれの詳細を解説します。
報連相の必要性を理解する
まずは報連相に対する意識を変えるためにも、必要性を正確に理解することが大切です。
報連相によって仕事の進捗状況や必要な情報が共有されればその後の業務遂行が円滑になり、組織にも自分自身にもメリットがあります。
責任感やプライドが障壁となる場合もありますが、報連相を怠ることで自分だけでなくチームや組織全体に迷惑がかかる可能性があると認識する必要があります。
問題を先送りにしない
問題を先送りにせず、悪い情報ほど早く伝えることも大事なポイントです。
報連相が苦手な人のなかには、過去に報告をした結果、嫌な思いをした経験のある人もいるかもしれませんが、報連相が遅れるほど大きなトラブルへ発展するリスクが高くなります。
一人で抱え込むことは避け、できるだけ早く上司へ報告することが自分自身を守ることでもあります。
結論から簡潔に話すことを意識する
結論から簡潔に話すスキルを身につけることも、報連相ができる人になるために必要な要素です。
報告内容が相手へ正確に伝わらない理由として多いのが、結論を後回しにして物事の背景や理由ばかり説明しているケースです。
たとえば、商談の不成立を伝える際は「本日の商談は不成立でした」と事実を述べた後に理由や経緯を簡潔に話すことで、相手は話の流れを理解しやすくなります。
また、理由や経緯を説明する際はすべてを話そうとするのではなく、要点を整理して話すことが大切です。
特に、忙しい上司に話を聞いてもらうためには、「相手が知りたいこと」や「知っておかなければ困ること」に絞って話す必要があります。
要点を整理することで大切な情報を漏れなく伝えることができ、短時間の説明で伝わるため時間も有効活用できます。
5W1Hで伝える習慣をつける
結論から話すことや、要点を整理して簡潔に伝えるようにしても報連相が難しいと感じる場合は、次のステップとして「5W1H」の話し方を意識してみましょう。
伝え方のスキルとして5W1Hの重要性を知っていても、実践の場で主語が抜けていてわかりにくい伝え方をしているケースが多くあります。
5W1Hに沿って情報を漏れなく洗い出してから話をすることで、落ち着いてわかりやすく伝えられるようになるでしょう。
慣れないうちは5W1Hを箇条書きにしてみることがおすすめです。
口頭での報連相にこだわらず、メールやチャットを活用する
「報連相は口頭でおこなわなければならない」というルールはありません。
緊急を要する場合や一言で伝わる内容の場合は口頭の方が適切ですが、日常的な進捗の報告などは、メールやチャットなどの手段を活用するのもよい方法です。
複雑な内容を伝えなければならないときは、口頭よりも文章の方が伝わる場合もあります。また、文章であれば後から読み返して大切なポイントをチェックすることもできます。
口頭での報連相にこだわらず、他の手段と上手く使い分けるようにしましょう。
部下が報連相できるようになるために上司がすべきこと
部下が報連相できるようになるためには、上司の理解と協力が不可欠です。上司がすべきことは、以下の4つです。
- 部下の話を最後まで聞く
- 報告や相談を受けた際は、適切な指示を出す
- 頭ごなしに怒ることや叱ることは避ける
- 部下と積極的に関わる
それぞれの詳細を解説します。
部下の話を最後まで聞く
部下の話を遮って上司が話をしてしまうと、部下にとっては威圧的に感じられるものです。話を遮られることが日常的になると、部下の報連相に対する意欲も削がれてしまいます。
部下の意見が間違っていると感じたり、話が冗長に感じられたりしても、まずは最後まで話を聞いてから自分の意見を述べるようにしましょう。
報告や相談を受けた際は、適切な指示を出す
部下は上司からの指示を期待して報告や連絡をする場合があります。
上司から具体的な指示が何も得られないと、報連相の意義を見失ってしまうため、注意が必要です。
特に、社会人歴の浅い新人の場合は何も指示がないと「指示待ち状態」となってしまい、次のステップに進めなくなってしまいます。
部下の状況や能力に応じて、適切なタイミングで適切な指示を出すことが上司の役割でもあります。
頭ごなしに怒ることや叱ることは避ける
部下からミスや失敗の報告があった際はつい感情的になってしまうかもしれませんが、怒ることや叱ることは部下を委縮させ、よい結果を生みません。
部下の気持ちを尊重したマネジメントが大切です。
悪い報告であっても、まずは一旦受け止めてから一緒に解決策を考える姿勢が求められます。
部下と積極的に関わる
上司の顔色が気になって報連相できない部下は多くいます。
上司が職場で毎日忙しい雰囲気だと話しかけるタイミングをつかめず、機会を逃してしまいます。
忙しいなかでも部下の話に耳を傾けることは上司の大切な仕事です。
そのため、ときには自分から部下に仕事の進捗について尋ねるなど、積極的に関わる姿勢が大切です。
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職場の報連相を活性化させる方法
報連相に対する苦手意識を克服するためには、職場全体に報連相の重要性を浸透させ、活性化させる取り組みも有効です。
職場の報連相を活性化させるおすすめの方法は、以下の3つです。
- 報連相を目的としたミーティングの場を設ける
- 報連相のルールを作る
- 管理ツールを導入する
それぞれの詳細を解説します。
報連相を目的としたミーティングの場を設ける
定期的に報連相を目的としたミーティングの場を設けることは効果的な手段です。
たとえば、チームのメンバーで毎朝10分間だけミーティングする習慣をつければ、自然と報連相が活性化され、職場のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
ミーティングは、負担にならない頻度と時間で実施するのがポイントです。
報連相のルールを作る
社内に報連相のマニュアルが存在しなくても、タイミングや頻度をルール化することはできます。
たとえば、報告や連絡のタイミングがつかめない新人については「10分間自分で考えても結論がでない場合は、上司や先輩に相談する」などと時間で区切ることは効果的な方法です。
他にも、「タスクの完了報告は口頭ではなくチャットツールで都度おこなう」、「毎週水曜の10時までに仕事の進捗状況の報告をチームのメンバーにメールでおこなう」など、具体的なルールを定めれば、報連相が苦手な人でもスムーズに取り組めるようになります。
管理ツールを導入する
報連相の機能がある管理ツールの導入も有効な方法です。
上司が不在がちなうえに、チャットツールのような円滑な報連相を支援するツールが導入されていない場合、部下は報連相をしたくてもタイミングを逃してしまいます。
先述のとおり報連相は口頭にこだわる必要はなく、必要なタイミングでスムーズにおこなうことが大切です。
管理ツールを導入することで情報共有が円滑になり、結果として業務効率化や生産性向上へつながります。
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タスクごとに質問や報告などをメンバー同士でコメントし合える機能があるため、タスクに関する報連相がスムーズになり、情報の取りこぼしがなくなります。
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