BPRとBPO、RPAの違いや関係性とは？導入に適した業務も紹介！

少子高齢化による慢性的な人手不足や働き方改革の推進など、ビジネスをめぐる環境は大きく変化し、課題も複雑化しています。

激しい環境変化に対応しながら企業が成長し続けるためには、企業活動の抜本的な見直しを図ることや、さらなる業務効率化と生産性向上が必要不可欠です。
そこで注目を集めているのが、BPRやBPO、RPAなどの手法を活用した業務改革や業務効率化です。

これらの用語を耳にしたことはあるものの、明確な違いがわからない人も多いのではないでしょうか。
経営戦略や理念の実行を担う経営者や管理職はもちろんのこと、業務改革を推進する部署の担当者など、多くのビジネスパーソンにとって必須の知識です。

本記事では、BPR、BPO、RPAの定義やメリット、これら3つの手法の関係性などをわかりやすく整理して解説します。
業務効率化をサポートする管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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BPR（Business Process Re-engineering）の定義とメリット

BPRは、ビジネス・プロセス・リエンジニアリング（Business Process Re-engineering）の略語で、既存の業務や仕組み、意思決定プロセスにおける課題を抜本的に見直し、最適化することを意味します。
日本語で「業務改革」と呼ばれることもあります。

BPRは90年代のアメリカで提案された概念で、マサチューセッツ工科大学の教授マイケル・ハマーと経営コンサルタントのジェイムス・チャンピーの共著「リエンジニアリング革命（Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution）」によって広く知られるようになりました。

BPRの概念が生まれた背景には、業務の分業化が進んだ分業型組織への反省があります。
業務の分業化によって効率化が進む一方で、従業員が自分の業務のみに注力するようになり、全体最適化の視点が失われていく課題が生まれました。
このような状況を解決するアプローチとして生まれたのがBPRです。

BPRの最大のメリットは、取り組みを通してビジネスプロセス全体が可視化されるため、重複している業務や不要な業務を見極めることができ、業務効率化や生産性向上へつながる点です。
また、ビジネスプロセスの見直しと再構築によって最適化を図ることができ、コスト削減にも効果を発揮します。

さらに、形骸化したルールや非効率な作業が整理され業務を円滑に遂行できるようになることで、従業員のエンゲージメント向上や顧客満足度向上にもつながっていきます。

BPRと業務改善の違い

既存の業務や仕組みを見直す点でBPRと業務改善は似ていますが、ゼロベースで業務全体を根本的に見直すか否かという点において明確な違いがあります。
業務改善とは、自社の業務の一部を現在の組織体制のなかで部分的に改善することをいいます。
たとえば、従業員情報の管理を効率化するために、人事管理システムを導入するといったケースが該当します。

一方のBPRは、既存の組織体制にこだわらない抜本的な見直しのことをいいます。
たとえば、時間外労働削減のために全社的な組織体制と業務フローの見直しをおこなうことなどがあげられます。

業務単位の改善ではなく業務全体を抜本的に見直し再構築することで、業務改善では難しいコスト削減や生産性向上が期待できます。

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BPRとDXの違い

DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略語です。
改革という観点でBPRとDXは似ていますが、改革する対象が異なります。
DXはビッグデータやAIなどのITの力でビジネスモデルや組織そのものを改革します。

一方のBPRが改革するのは、業務プロセスです。
つまり、BPRが改革するのはプロセスであるのに対し、DXはビジネスモデルそのものを改革していきます。

BPRとDXは完全に切り離しておこなわれるのではなく、DX推進の一環として、BPRが実施されるケースが多くあります。

BPO（Business Process Outsourcing）の定義とメリット

BPOは、ビジネス・プロセス・アウトソーシング（Business Process Outsourcing）の略語で、業務のプロセスの一部を企画・設計から実施まで包括的に外注することをいいます。

BPOの最大のメリットは、限られた経営資源である人的リソースをコア業務へ集中させられることです。
人手不足が続くなかで企業が競争力を維持していくためには、定型業務と非定型業務を切り分け、非定型業務にリソースを集中させる選択が不可欠です。

また、委託先のBPO業者は特定分野における専門的な知識やスキル、ノウハウを有しています。そのため、業務を包括的に外部委託することで業務品質の向上が期待できるでしょう。
さらに、固定費としてかかっていた人件費を変動費へ変えられるため、より柔軟な経営体制を築くことが可能になります。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOと似た概念の用語にアウトソーシングがあります。
広義では、BPOはアウトソーシングの一形態です。

アウトソーシングは、業務プロセスの一部分を切り離して業務委託する形式であるのに対し、BPOは業務プロセスを包括的に委託します。
たとえばマーケティング業務をアウトソーシングする場合、メルマガの作成と配信、SNSの運用、効果測定などを包括的に委託するのがBPOです。

一方のアウトソーシングは、メルマガの作成と配信業務のみなど、業務プロセスの一部のみを委託します。

また、アウトソーシングの場合は業務のプロセスや詳細についての決定権や指示は依頼元の企業にありますが、BPOは業務プロセス全体を委託するため、委託先の自由度が高い点も違いの1つです。
BPOでは総務や経理の機能すべてを業務委託するといったケースもあります。

このように定義上はBPOとアウトソーシングの違いはありますが、実際のビジネスの現場ではそこまで明確な使い分けがされていないこともあります。

RPA（Robotic Process Automation）の定義とメリット

RPAはロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略語で、ロボットによって業務を自動化するシステムのことです。

RPAが得意とするのは、業務フローや作業手順がわかりやすい定型業務です。
たとえば、「新規の顧客情報をシステムに入力する」、「従業員の勤怠情報を集計する」などの作業手順やルールを一度登録すれば、以後はロボットが自動的に業務を代行してくれます。
人手不足解消や働き方改革の推進、人件費の削減などを目的として導入する企業が増えています。

RPAのメリットは、業務効率化が実現できることです。
RPAは設定したルールに沿ってミスなく速く正確に業務を遂行します。
また、平日だけでなく24時間365日稼働できるため、これまで稼働できなかった夜間や休日の時間帯にも作業を進めることができ、生産性アップも見込めます。

RPAが定型業務を担うことで、人件費や教育に要するコストの削減も実現可能です。
RPAによって単純なルーチン業務から従業員が解放されれば、商品の企画・開発や戦略の立案など、より付加価値の高いコア業務へ人的リソースを振り分けられます。

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BPR・BPO・RPAの関係

BPR、BPO、RPAの定義とメリットについて解説しましたが、それぞれの関係性についてさらに詳しく解説します。

BPOもRPAも業務改善の1つの手段であり、BPRは、BPOやRPAを含めた業務改善や業務改革の動きを総称したものと捉えることが可能です。

BPOやRPAの導入にあたってBPRがおこなわれることもあれば、BPRに取り組む過程でBPOやRPAに適した業務が明確になり、BPOやRPAが実現することもあるでしょう。
「どれを最初に取り組むべきなのか」という明確な決まりはなく、それぞれが互いに実施のきっかけとなる可能性があります。

一方で、BPRは業務プロセス全体を抜本的に見直す取り組みのため遠大な計画となる場合が多く、達成までには長い時間を要します。
そのため、BPRを推進する過程でBPOやRPAを実現していくことにより遠大なBPRの計画を現実的なものとし、継続していくことが可能となります。

BPOに適した業務

BPOに適した業務とは、営業や研究開発などのコア業務ではなく、総務や経理などの定型業務の比率が高いバックオフィス業務です。
また、業務量が多く従業員の負荷が高い業務や、繁閑差の激しい業務もBPOに向いています。
導入にあたっては自社の状況や課題を分析し、BPOに適した業務を見極めるプロセスが大切です。

具体的には以下のような業務がBPOに適しています。

総務
経理
コールセンター
情報システム

それぞれの詳しい内容を解説します。

総務

総務部門の仕事の多くはBPOに適しており、総務部門のすべての業務を包括的に委託するケースもあります。
庶務、人事・労務管理、ファシリティマネジメント、問い合わせ対応などの業務を委託できます。

経理

総務と同様に経理もBPOに適した業務であり、経理業務のすべてを委託することも可能です。
伝票入力、支払い業務、請求書発行、決算など、経理部門が担うほとんどの業務を委託できます。

コールセンター

各種の問い合わせ対応、受注から発送までの定型作業、営業電話、マーケティング調査など、電話応対だけでなく幅広い業務を委託できます。
通常、コールセンターのオペレーター人材を育成するには時間とコストがかかりますが、BPOを活用することで、コールセンター業務に精通した外部人材を効果的に活用でき、質の高い顧客対応が実現します。

情報システム

サーバーやネットワークの管理・運用、社用のパソコンやスマホの管理など、情報システム部門が担う定型業務もBPOに適しています。
IT技術をもった人材は、IT需要の高まりにより人手不足が続いており、採用に課題を抱えている企業が多い状況です。
BPOを活用すればIT分野における専門性の高い人材を効率的に活用できます。

RPAに適した業務

RPAはさまざまな業務を自動化できますが、特に以下のような業務がRPAに適しています。

フローが定型化された業務
大量のデータを扱う業務
複数のアプリケーションをまたぐ業務
データの収集と分析

それぞれの詳しい内容を解説します。

フローが定型化された業務

業務フローが明確で、人の判断が不要な定型作業はRPAによる自動化に適しています。
具体的には、以下のような業務です。

請求書の発行
経費精算
伝票処理
決算資料の作成

定型業務は手作業でおこなうとケアレスミスが発生しますが、RPAを活用すれば正確に処理できます。
反対に、イレギュラー対応が多い業務や処理に人の判断が必要な業務の遂行はRPAには不向きです。

大量のデータを扱う業務

RPAは大量のデータを扱う業務の自動化を得意としています。
扱うデータの量が増えるほど、手作業ではミスが発生しやすくなり、従事する人のストレスも増大します。
RPAを活用すればミスなく速やかに作業を完了させられます。

具体的には、以下のような業務です。

顧客情報のデータ登録
データの抽出や仕分け

業務時間外や休日でも継続して処理できる点もRPAのメリットです。

複数のアプリケーションをまたぐ業務

RPAは、複数のアプリケーションをまたぐ自動化も可能です。

具体的には、以下のような業務です。

Excelファイルのデータを一括に取りまとめてシステムへ登録する
異なるシステムからデータを収集して報告書を作成する
受信したメッセージから必要事項を抽出し、Excelへ転記する

ビジネスシーンでは1つのアプリケーションで業務が完結することは少なく、複数のアプリケーションを同時に使用して進めることが一般的です。
複数のアプリケーションにまたがる業務を自動化できれば、大幅な作業効率のアップが期待できます。

データの収集と分析

RPAを活用すれば、データの収集や分析の自動化も可能です。

具体的には、以下のようなデータを収集・分析できます。

商品の価格やスペックに関する情報
最新のトレンド情報
自社や競合他社に関連するニュース

収集したデータを活用しやすいように属性別に分類したり、営業に役立つ数値データのみ抽出したりといった加工も簡単にできます。

BPO・RPAを導入する際の注意点

BPOやRPAには多くのメリットがあり、幅広い業務に活用できることを解説しましたが、導入にあたっては注意点も存在します。

BPOは業務プロセス全体を一括して委託するため、業務に関するノウハウが社内に蓄積されにくいデメリットがあります。
委託先業者とパートナーとして連携し、積極的に情報をシェアするなどの対策が必要です。

RPAに関してはITシステムである以上、システム障害やバグの発生による業務のストップ、情報漏洩などのリスクは避けられません。
最悪の場合、重要なデータが失われる可能性もあります。
充分な容量のサーバーを用意し、セキュリティ対策を万全に施す必要があるでしょう。

また、働き方改革の一環としてBPOやRPAを導入した場合であっても、業務の外注や自動化によって業務内容や部署の変更を余儀なくされる従業員が発生する点には注意が必要です。
長年バックオフィス業務に従事してきた従業員のなかには、環境変化に対応できず不満を抱く人もでてくるでしょう。
人的リソースは貴重な経営資源のため、導入にあたっては充分な説明をおこない、モチベーション低下につながらないよう配慮が必要です。