業務効率化ツールでテレワーク下の生産性向上を成功させる！ 導入ポイントは課題の洗い出し！

中小企業から大企業まで、日本の企業全体で対応が迫られる「働き方改革」。

国を挙げて、フレキシブルかつ多様な働き方を推奨するという、時代の流れに突入しています。
少子高齢化による働き手不足も鑑みると、働き方改革は目標というよりも、実現せざるを得ない状況と言えるのではないでしょうか。

加えて新型コロナウイルスの世界的大流行により、テレワークの導入が一気に進み、Web会議サービスであるZoomをはじめ、多種多様なツールが注目されるようになりました。
同時に、コロナ禍において業績に影響を受けた企業が、生産性向上をより強く意識するようになり、「業務効率化ツール」の導入を考える企業が増えています。

 

業務効率化ツールとは

「業務効率化ツール」とは、ビジネスにおける生産性向上を助けるITソリューションサービスの総称です。

具体的には、蓄積されたデータを分析し、業務改善に活かしたり、手作業で行う作業を自動化したり、コミュニケーションを取りやすくしたりするなど、テクノロジーの力で以って人間の業務を手助けするものです。

業務効率化ツールを正しく導入すれば、コスト削減やヒューマンエラーの軽減、生産性向上による業務時間の短縮などが期待できるでしょう。

 

業務効率化ツールの導入ポイント

まず大前提としてツールを選定する前に、自社の抱える業務上の課題の洗い出しが大切です。

社員の不満と要望をヒアリングし課題を明確にすることで、どのような業務効率化ツールが必要か、必然的に明らかになるでしょう。

自社の課題を解決できる「機能」を備える業務効率化ツールを導入する上で、その機能面だけに捕らわれず、操作性もしっかりと見ることがポイントです。

 

ツールの導入において、「使いやすさ」は非常に重要になってきます。
なぜなら操作性が難しいツールだと導入しても使いこなすことができず、最悪、業務効率の悪化を招くことも大いにあるからです。

マニュアルを必要とせず、使い方が一瞬で理解しやすいなど、ツール自体の使いやすさもしっかりと検討する必要があります。

 

業務効率化ツールの種類

Web会議ツール

PCやスマートフォン・タブレットなどのデバイスを使用し、場所・時間を問わずに、インターネット上で、顔を合わせてコミュニケーションができるツールを指します。

主に社内ミーティングや営業活動に使用されており、会社内で行なっていた会議や、遠隔地への商談において、出社や訪問することなく自宅で行なえるため、移動時間や交通費などのコストが全て削減されます。

専用アプリケーションのダウンロードか、ブラウザにて指定のURLを開くのみでWeb会議を開始することができるため、導入ハードルが低く、かつ生産性向上に直結しやすいツールと言えます。

RPAツール

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、事務作業など、単純なルーティンワークを自動化するツールです。

データ収集・入力などを人間に代わって自動実行することができることが最大の特徴で、Excelなどのデータ入力や帳簿や伝票作成、営業リストなど特定のデータ収集とリスト作成などに非常に役立ちます。
思考し学習するAIと違い、RPAは予めルールの決まった定型作業に利用することが可能です。

RPAは時間を問わず稼働することができるため、手動による作業よりも遥かに作業効率が高く、集中力低下や業務の慣れ等によるヒューマンエラーを起こすことがないため、人的ミスに付随するクレームの処理が軽減されるメリットもあります。

ワークフローシステム

ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、ある業務や活動における「一連の作業や手続き」を呼びますが、ワークフローシステムは一連の流れや手続きを、紙媒体ではなく電子化させるツールを指します。

紙媒体による運用の場合、申請ごとに稟議書などを印刷、各部署に承認をもらう必要があり、相当な時間がかかるデメリットがありますが、ワークフローシステムは、申請から承認・決済までの流れを自動化し、プロセスを可視化でつまり決済までの時間が短縮され、組織のフットワークがより素早くなるツールです。

このように紙媒体での運用と異なり、承認のために出社する必要がなくなるため、テレワークに適したツールと言えるでしょう。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、リアルタイムに、かつビジネスメールよりライトな感覚で、コミュニケーションが取れるツールのことです。

メールと違い、チャットは実際の会話のような感覚で使うことができる気軽さが特徴で、複数人でのコミュニケーションも容易に取ることができます。

またチャットツールにはプッシュ通知機能があるため、レスポンスの速度も向上し、
ファイルの共有などもスピーディに行えるので、社内外問わず、素早い業務連絡と情報共有を可能とします。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクト・タスク管理ツールは社員各々が抱えるタスクを、可視化・共有化することで、業務の効率化やタスクの抜け漏れを防ぐことができるツールのことです。

タスクとは基本的に、5W1Hの情報を設定し、そのタスクを期限内に完了できるか、個人あるいは、ＰＭ（プロジェクト責任者）が管理する必要があります。

コロナ禍のテレワークにおいて、自分以外のチームメンバーの持つタスク進捗が見えづらい状況の中、プロジェクト・タスク管理ツールを利用することで、タスクの抜け漏れを防止し、またメンバー各々のタスクが見える化されることで、ＰＭの負担を軽減されるだけでなく、プロジェクトの遅延防止や、問題の早期発見に役立てることができます。

プロジェクト・タスク管理ツールを導入することで、例えば、進捗確認のためのWeb会議の時間が削減されたり、ビジネスチャットツールなどを使わずとも、プロジェクト・タスク管理ツール内に儲けらえているコメント機能により、タスクにフォーカスしたコメントを残すことができ、業務の効率化が進みます。

またタスクごとに関連資料を添付できるファイル添付機能付きのツールを選ぶことで、オンラインストレージツールなどを介さずとも、チーム全体を通して情報整理を図ることができるでしょう。

 

業務効率化ツールとしてJootoが選ばれる理由

いかがでしたでしょうか。
業務効率化ツールについて、ご理解が進んだのならば幸いです。

最後に、弊社が提供しております業務効率化ツール「Jooto」をご紹介いたします。

Jootoは、シンプルかつ直感的な直感的な操作性が特長の、クラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。
チームでの作業に必要となる「進捗管理」「情報共有」「コミュニケーションツール」を兼ね備えることで、チーム内のタスクを整理し、可視化させ、複数のプロジェクトを一元管理することが可能となります。

メンバー各々の、またプロジェクト全体の、業務進捗やタスクを、カンバン方式とガントチャート方式で見える化し、突発的なタスクの発生や期日の変更にも、フレキシブルに対応し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

また「外部連携機能」も充実しており、主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack・Chatworkとの連携により、タスク内でコミュニケーションの活性化に役立ちます。

Jootoならプロジェクト内のタスクを可視化・共有化はもちろん、チームメンバーの負荷状況や、チーム全体の目標達成度を可視化・共有化でき、テレワークにおいても互いに協力し合う組織作りを目指すことができます。