生産性を高める重要な施策として、業務効率化に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか？
近年「働き方改革」などの影響もあり、国を挙げて、フレキシブルかつ多様な働き方を推奨するという、時代の流れに突入しています。
少子高齢化による働き手不足を鑑みても、業務効率化は避けて通れない課題といえます。
加えて、新型コロナウイルスの世界的大流行により、テレワーク（リモートワーク）の導入が一気に進みました。
コロナ禍において業績に影響を受けた企業が、業務効率化をより強く意識するようになってきています。
業務効率化をどのように進めていけばよいのか、便利なITツールの情報なども含めて、詳しく解説いたします。
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目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、仕事を進める上でのプロセスから無駄を省き、非効率な業務を改善することです。
例えば不要な工程などによって、人的リソースや設備が活用できていなかったり、従業員や機械設備へ能力以上の負荷がかかってしまっていたりする状態のときに、それらを解決するためにリソースを増やす、無駄な工程を省略するなどの措置を行います。
どこに不具合が生じているのか、明確に分かっていれば、すぐに業務の効率化に取り組むことができますが、多くの場合はどこから実施すればよいのか分からない状態です。
適切に業務効率化を進めるためには、以下のことが重要です。
- 業務のプロセス全体と課題の可視化、洗い出し
- 関連する他の業務も合わせて効率化を進める
部分的な視点だけではなく、業務全体を俯瞰して見て、業務効率化を進めていきましょう。
生産性向上との違い
「業務効率化」と似た意味として使われる言葉として「生産性向上」があります。
これらの言葉は、手段と成果、どちらに重きを置くのかで使い分けられます。
業務効率化は成果を出すための手段（インプット）をいかに効率化するか、を重視するのに対し、生産性向上は成果（アウトプット）を最大化することを重視します。
どちらも最終的な目標は、企業としての利益を向上させることです。
業務効率化のメリット
業務効率化は、企業にとっても従業員にとってもメリットがあります。
具体的には、下記のようなメリットがあります。
- コストの削減
- 利益のアップ
- 従業員のモチベーションアップ
詳しく見ていきましょう。
コストの削減
業務効率化によって無駄を省くことで、さまざまなコストをカットすることができます。
例えば、不要な作業を排除することで、時間的なコストの削減に繋がり、残業時間などの人件費を削減できます。
作業工程や工数を見直して、節約できるリソースは節約し、コスト削減を実現しましょう。
利益のアップ
時間や経費といったコストを削減し生産性が向上する結果、利益率が増大します。
また余裕が生まれることで、従業員のアウトプットの質が上昇することも期待できます。
今までは、人的なリソースなどの問題から取り組めなかった業務へ着手することも可能になり、新たな取り組みにチャレンジできる余裕も生まれ、ビジネスチャンスに繋がります。
従業員のモチベーションアップ
業務効率化の実現によって無駄を省くことで、従業員の残業時間を減らすことができれば、労働時間の短縮により、従業員の余暇が増え、満足度が上がるかもしれません。
効率よく作業ができる、働きやすい環境整備を実現することで従業員のモチベーション向上の効果も期待できます。
また、少子高齢化などの影響により労働人口の減少が深刻な問題となっている昨今、業務効率化は、離職を防ぎ、社員定着率の向上にも一役買ってくれるでしょう。
さらに、働き方改革によって注目されている従業員の「ワークライフバランス」の実現にも繋がります。
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業務効率化のデメリット
メリットの多い業務効率化ですが、下記のようなデメリットも存在します。
- ITツールの導入やDX（デジタルトランスフォーメーション）などの初期投資が必要になる
- 手順を変えることで、新しい工程を覚える手間がかかる
予算面については、業務効率化で得られる利益を試算し、それに見合った予算を組んで、業務効率化を行うと良いでしょう。
自社にとって、必要な施策を見極めることが大切です。
従業員へは、マニュアルやフローチャートを準備する、説明会を行うなど事前準備をしっかりするなどの対策を行いましょう。
新しい工程や、やり方を覚えるサポートを行うことで、デメリットを解消することができます。
業務効率化に取り組む前に組織の体制を整備・強化しておくことが大切です。
業務効率化のプロセス
業務効率化が企業にとっても従業員にとっても、非常にメリットの大きい施策だとご理解いただけたと思いますが、どのように業務効率化を進めていけば良いのでしょうか。
業務効率化を成功させるためのステップをご紹介いたします。
現状の業務内容と課題の見える化
業務効率化をスムーズに進めるためにはまず、現状を把握することが大切です。
業務の洗い出しを行い、業務の全体像を明らかにしましょう。
全体像を把握することで、どこを改善すれば業務全体が効率化できるのかを正しく判断することができるようになります。
具体的には下記の通りです。
- 従業員の数、部署、担当者
- 業務（タスク）発生の頻度、繁忙期と閑散期
- 業務工程のフロー、必要なツール、スキルなど
- 各工程に要する時間
上記のポイントを押さえて洗い出すことで、業務の全体像をしっかりと把握することができるはずです。
業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します。
同じ業務なのに、担当者によって品質や時間にばらつきが出てきていないか、成果に影響のない工程に時間がかかっていないかなどを見ていきます。
効率化の優先順位の決定
現状の業務の洗い出しが終わり、課題や無駄が見えてきたら、どの課題から優先して効率化していくか、業務効率化の順番を決めましょう。
課題がみつかったとき、早急に解決してしまいたくなりますが、多くの業務効率化を並行して進めると現場が混乱したり、どの効率化も中途半端になってしまったりします。
業務効率化で失敗しないためにも、工程や関係する従業員が少ないシンプルな業務や、効率化の効果が出やすい業務から順番に着手すると良いでしょう。
マニュアル化やフロー化がしやすい業務も、効率化に向いています。
また、重複している業務などは、省くだけで業務のスピードアップができるのでお勧めです。
効率化を行う順番を決めておくことで、スムーズにスケジュールを決定することができます。
業務効率化のためのスケジュールを立て、実施する
効率化の優先順位が決まったら、業務効率化の方法を検討しスケジュールを立てます。
このとき、繁忙期などはできるだけ避けるようにします。
新しいシステムややり方を導入する場合は、従業員が混乱しないよう、研修などを行い、事前にマニュアルやフローを周知するようにしましょう。
効果の検証とフィードバック
業務改善を実施した後に必ず効果検証を行いましょう。
最適な業務効率化の手法やツールを導入しても、予期していたとおりの効果が出るかどうかは、一定期間運用してみないとわかりません。
どの程度の効果が出ているのか確認し、継続して改善していくことで、業務効率化を成功させることができます。
そして、一度業務効率化を行ったら終わりではなく、改善に向けてのPDCAを回すことが不可欠です。
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業務効率化をスムーズに進めるための手法
業務効率化をスムーズに進め、生産性を高めるためには、いくつかの有効な手法があります。
どのような手法なのか、具体的にご紹介いたします。
無駄な業務の削減
普段の業務の洗い出しを行うことで、必要がないと感じる作業がでてくることがあります。
こうした無駄な業務を排除すると、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。
新しい工程を導入するより、簡単に実践でき、効果も大きいため、優先順位の高い手法と言えます。
具体的には
- 定例化していた会議の廃止、もしくはオンライン化
- 活用されていない資料は作らない、簡略化する
などです。
今までしていた業務をなくすのは勇気のいることかもしれませんし、現場からの反対もあるかもしれませんが、段階的に減らしていくという方法もあります。
期間を決めてトライアルという形で実施してみて、結果を分析することで、効果の測定ができ、理解も得られるでしょう。
マニュアル・フローチャートの作成、ナレッジの共有
誰でも同じプロセスで業務を遂行すれば、同等の成果が得られるように業務のマニュアルやフローチャートを作成しておくと、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献し、属人化を防ぐこともできます。
すでに既存のマニュアル・フローがある場合でも、定期的に見直しを行い、最適な状態を保つようにしましょう。
また、ナレッジの共有も業務効率化に有効です。
ナレッジとは、「知識」や「情報」といった意味を持つ言葉で、業務に役立つさまざまな知識のことを指します。
ナレッジやノウハウの蓄積は、業務効率化のみならず、担当者の退職や異動などで業務のスピードが落ちることも防ぎます。
個人がやっている業務フローなども共有し、継承していくことで、業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立てましょう。
テレワーク（リモートワーク）の推進
政府による「働き方改革」の推進により、テレワーク（リモートワーク）を導入する企業が増えましたが、導入のための初期投資や、生産性が低下するのではないかという懸念から導入をためらっている企業も多いのではないでしょうか。
テレワーク（リモートワーク）を推進することで、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用が行えます。
自宅でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して雇用できることから、離職を防ぎ、人材のリソース確保にも役立ちます。
アウトソーシングの活用
アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の従業員でなくても処理できる定型的な業務を、外部の企業などに発注することです。
今までは自社で行っていたものを、他社に依頼することで効率化を実現させる方法です。
コア業務に人員を回せるようになるなど、社内の人的リソースの有効活用を図る目的として、近年、需要が高まっています。
注意したいのは、かえってコストがかかってしまう事例があることや、顧客対応などの重要な業務をアウトソーシングにしたことで、ミスが発生し、クレームにつながることがあり得るということです。
アウトソーシングの導入は、自社に見合っているのか、利益につながるものなのか、しっかりと検証してから導入するようにしましょう。
ITツールの導入
業務効率化を実現するための方法としてITツールの導入は、非常に効果的です。
効率化させたい業務にあったITツールを導入すれば、問題点をスピーディーに解決でき、業務効率化をより早く実現できます。
現状の課題を解決できるツールであるかどうかという点や、組織でも使いやすい、見やすいものなのかという点に注目し、どの作業をどのツールで効率化する必要があるのかを検討して自社にマッチしているツールを選んで導入してみましょう。
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業務効率化ツールの種類
業務効率化を実現するために、役立つツールが多くリリースされています。
無料で利用できるものから、月額使用料がかかるものまで、さまざまです。
業務効率化に役立つツールをご紹介しますので、何のためにツールを利用するのか目的を明確にし、目的に合ったツールを導入するようにしましょう。
Web会議ツール
PCやスマートフォン・タブレットなどのデバイスを使用し、場所・時間を問わずに、オンラインで、顔を合わせてコミュニケーションを取ることができるツールを指します。
主に社内ミーティングや営業活動に使用されており、会社内で行なっていた会議や、遠隔地への商談において、出社や訪問することなく自宅で行なえるため、移動時間や交通費などのコストが全て削減されます。
専用アプリケーションのダウンロードか、ブラウザにて指定のURLを開くのみでWeb会議を開始することができるため、導入ハードルが低く、かつ生産性向上に直結しやすいツールと言えます。
RPAツール
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、事務作業など、単純なルーティンワークをロボットによって自動化することでさまざまな業務の効率化を図れるツールです。
データ収集・入力などを人間に代わって自動実行することができることが最大の特徴で、Excelなどのデータ入力や帳簿や伝票作成、営業リストなど特定のデータ収集とリスト作成などに非常に役立ちます。
思考し学習するAIと違い、RPAは予めルールの決まった定型作業に利用することが可能です。
RPAは時間を問わず稼働することができ、手動による作業よりも遥かに作業効率が高く、集中力低下や業務の慣れ等によるヒューマンエラーを起こすことがないため、人的ミスに付随するクレームの処理が軽減されるメリットもあります。
ワークフローシステム
ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、ある業務や活動における「一連の作業や手続き」を指しますが、ワークフローシステムは一連の流れや手続きを、紙媒体ではなく電子化させるツールを指します。
紙媒体による運用の場合、申請ごとに稟議書などを印刷、各部署に承認をもらう必要があり、相当な時間がかかるデメリットがありますが、ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの流れを自動化し、プロセスを可視化します。
つまり決裁までの時間が短縮され、組織のフットワークがより軽くなるツールです。
このように紙媒体での運用と異なり、承認のために出社する必要がなくなるのでテレワークに適したツールと言えるでしょう。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、リアルタイムに、かつビジネスメールよりライトな感覚で、コミュニケーションが取れるツールのことです。
メールと違い、チャットは実際の会話のような感覚で使うことができる気軽さが特徴で、複数人でのコミュニケーションも容易に取ることができます。
チャットツールにはプッシュ通知機能があるため、レスポンスの速度も向上し、ファイルの共有などもスピーディーに行えるので、社内外問わず、素早い業務連絡と情報共有を可能とします。
プロジェクト・タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールは社員各々が抱えるタスクを、可視化・共有化することで、業務の効率化やタスクの抜け漏れを防ぐことができるツールのことです。
タスクとは基本的に、5W1Hの情報を設定し、そのタスクを期限内に完了できるか、個人あるいは、PMが管理する必要があります。
コロナ禍のテレワーク（リモートワーク）において、自分以外のチームメンバーの持つタスク進捗が見えづらい状況の中、プロジェクト・タスク管理ツールを利用することで、タスクの抜け漏れを防止します。
またメンバー各々のタスクが見える化されることで、PMの負担が軽減されるだけでなく、プロジェクトの遅延防止や、問題の早期発見に役立てることができます。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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業務効率化ツールとしてJootoが選ばれる理由
最後に、弊社が提供しております業務効率化ツール「Jooto」をご紹介いたします。
Jootoは、シンプルかつ直感的な操作性が特長の、クラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。
チームでの作業に必要となる「進捗管理」「情報共有」「コミュニケーションツール」を兼ね備えることで、チーム内のタスクを整理し、可視化させ、複数のプロジェクトを一元管理することが可能となります。
メンバー各々の、またプロジェクト全体の、業務進捗やタスクを、カンバン方式とガントチャート方式で見える化し、突発的なタスクの発生や期日の変更にも、フレキシブルに対応することで、タスクの抜け漏れを防ぎます。
タスクの管理や見直しは、業務の効率化には不可欠です。
タスクごとにファイルの共有も可能なので、必要な情報がどこにあるのか探し回るといった、時間の無駄が生じません。
また「外部連携機能」も充実しており、主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack・Chatworkとの連携によりコミュニケーションの活性化に役立ちます。
Jootoならプロジェクト内のタスクを可視化・共有化はもちろん、チームメンバーの負荷状況や、チーム全体の目標達成度も可視化・共有化でき、テレワーク（リモートワーク）においても互いに協力し合う組織作りを目指すことができます。
ぜひJootoの導入をご検討ください。
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