ビジネスチャットツールSlackでタスク管理をする方法とは？

Slackはタスク管理ツールとして活用できることをご存じですか？

世界150カ国以上で利用されているチャットツール「Slack（スラック）」。
導入実績も多く、日本でもさまざまな企業がSlack（スラック）をコミュニケーションツールとして利用しています。

Slackは工夫次第で、タスク管理を行うことも可能になります。
多くの人が利用しているツールでタスク管理を行うことができれば、新たに導入して使い方を覚えなくてはいけないという手間が省けます。

ではどのように使用すれば、Slackでスムーズなタスク管理ができるのでしょうか。
Slackの基本的な使い方も含めて紹介いたします。

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Slackとは？

Slackは、2013年8月にアメリカでリリースされた、社内外を問わずリアルタイムにメッセージのやり取りやファイル共有ができる、ビジネスチャットツールです。

便利なだけではなく、セキュリティ面も安全で、パートナー組織と安心してやり取りやコラボレーションができます。
チームへのメールフィッシングやスパム攻撃の回避にも役立ちます。

また、Slackは現在2,400以上の他社サービス（ツール・アプリなど）と連携できる仕様となっています。
自社が導入しているサービスと連携することが可能かどうか、Slackのホームページなどで確認してみましょう。

Slackでは、「ワークスペース」と呼ばれる空間に複数のチャンネルを作成し、チャンネルごとにコミュニケーションをとります。

ワークスペースのオーナーがメンバーを招待したり、連携するツール・アプリを設定できるなどの権限を持っています。
企業単位でワークスペースを構築し、部署やチームごとにチャンネルを作成するのが一般的な使い方です。

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイルの共有はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用できるため、エンジニアを中心に利用され、徐々に領域を拡大しています。
カスタマイズ幅も広く、自由度の高い仕様も人気の理由のようです。

Slackを導入したら最初にやっておくべきこと

ワークスペースのオーナーから招待を受けたら、まずはプロフィールの編集を行いましょう。

環境設定から「通知」の設定も行っておくと良いでしょう。

モバイル端末と同期して使うことも可能です。
スマホから送受信をすることがある場合は、設定しておきましょう。

稀に初期設定が海外時間にされているときがあるため、「タイムゾーン」が日本に設定されているかも確認します。
外部アプリと連携させる場合は、この時に設定しておくと良いでしょう。

Slackでチャットを活用しよう

プロフィール設定ができたら、チャット画面に移動してみましょう。
ここでは、チャットの種類、メッセージを送る相手の設定方法、メッセージ以外に送信できるファイルの種類、送信したメッセージのアレンジ方法をご紹介します。

チャットの種類

Slackのチャットは、以下の2種類に分けられます。に分けられます。

チャンネル
ダイレクトメッセージ

チャット画面の左側に、自分が参加しているチャンネルとダイレクトメッセージをやり取りできるユーザー名が表示されています。

「チャンネル」の場合、非公開設定にされていなければ基本的にはワークスペースに参加している全ユーザーがチャット内容を閲覧できます。（非公開設定になっている場合、チャンネル名の横にカギマークがつきます。）

「ダイレクトメッセージ」の場合、基本的には参加しているユーザー同士しかチャット内容を閲覧できません。

メッセージ送信先（メンション）の設定

では、チャットでメッセージを送ってみましょう。
チャットを送信する時は、メンションを送信したい相手を設定することができます。

チャットの入力欄に「＠」と入力すると、チャンネルに参加しているユーザー名が表示されます。
その中からメッセージに気づいてほしい相手を選ぶことで、メンションを使用することができます。
メンションとは、特定の相手に通知がいくようにすることです。

「＠ユーザー名」付きで送信すれば、対象ユーザーに通知がいきます。
（それ以外のユーザーは、通知設定を変更していなければチャンネル名にマークがつく程度で、基本的には通知されません。）

また、「＠」を入力すると、ユーザー名以外に「channel」「everyone」「here」という選択肢が出てきます。これらは以下のような意味になります。

＠channel・・・該当チャンネルの参加者全員に通知される
＠everyone・・・チャンネルだけでなく、ワークスペースに参加している全員に通知される
＠here・・・該当チャンネルの中のオンラインになっている参加者にのみに通知される

送信できるファイルの種類は？

Slackでは、テキストだけでなく様々な種類のファイルを送信できます。
メッセージ送信画面の左にある「＋」をクリックし、「自分のコンピュータ」を選択するとローカルに保存されているデータを、Googleドライブと連携している場合はGoogleドライブ上のデータを共有できます。
画像・動画・音声はほとんどの形式に対応しており、データ置き場としても利用できます。

「＋」メニューの中から「コードまたはテキストのスニペット」を選択すると、コードを入力できる画面が開きます。

右上の「プレーンテキスト」と書かれている箇所をクリックすると、CSSやRuby、JavaScriptなど様々な言語の選択肢が表示されます。
共有したいコードの種類を選び、枠内にコードを入力して「スニペットを作成する」をクリックすれば、チャンネル内でスムーズにコードを共有できます。

Slackにアップされたファイルを検索する方法

Slack上でやり取りしたファイルが後から必要になった時、メッセージを遡って探すのは面倒です。
画面右上にある「･･･」をクリックして、「マイファイル」または「すべてのファイル」をクリックすると、Slack上のファイルを簡単に検索できます。

このように、ファイルタイプと送信元ユーザーを指定できるので、スムーズに探し出せるはずです。
ファイル名に関しても社内でルール化しておくと、検索時に該当のファイルを見つけやすくなります。

Slackでタスク管理をするメリットとは？

このようにビジネスチャットツールSlackは、業務におけるコミュニケーションの活性化を図るチャット機能がメインですが、ほかにもさまざまな業務効率化に貢献する機能が備わっていますので、ぜひ活用しましょう。

ビジネスの現場において、タスクの指示はチャットを介して行われることも多いため、Slack上でタスク管理を行うことができれば大変便利です。

業務の効率化

Slack において業務の効率化の鍵となるのは、あらゆる仕事をトピックごとに整理できるチャンネルというスペースです。
メンバー、メッセージ、ファイルをすべてSlackにまとめ、一元化することで、仕事のスピードが劇的に上がります。

チャネルは社内外問わず作成することができますので、プロジェクトごとに作っておくとコミュニケーション効率が上がります。

絵文字を使って素早く反応すれば、連絡事項が伝わっているという意思表示になるため、働く時間や場所が違う相手とでも、生産的に連携することが可能です。

過去の情報の共有

Slackでは過去のやり取りを残せるので、遡って確認することができ、効率よく作業を進めることができます。
例えば、プロジェクトに新しいメンバーが加入してきた際にも、チャンネルに追加すれば、過去の作業内容やそれに関するやり取りなどを簡単に確認できます。

また、情報の共有は属人化を防ぐためにも有効です。
情報が蓄積されていくため、ノウハウやナレッジの共有にも一役買います。
何かの事情で、チームを抜けなければいけないメンバーがいたとしても、Slackが引継ぎ資料としての役割を果たしてくれます。

Slackでのタスク管理で失敗してしまう理由

Slackでタスク管理が上手くいかず、asanaやTrelloの導入を考えている女性

情報共有やコミュニケーションの活性化において非常に便利なSlackですが、Slackだけでタスク管理を行うとなると、上手くいかず失敗してしまうというケースがあります。

何故、Slackでのタスク管理が上手くいかないのか、詳しく見ていきましょう。

情報が流れてしまう

Slackはビジネスチャットツールであるため、必要なタスクなどの情報をさかのぼらなくては見えなくなり、見失ってしまうことがあります。
そのため別のツールを使ったり、自分宛てにダイレクトメッセージを送ったりするなどして管理をする必要がでてきてしまいます。

リマインド機能を使えば、必要なメッセージをリマインドとして指定時間に通知することもできます。

管理が面倒になってしまう

チャット機能がメインであるSlackでは、カンバンボードやガントチャートなどタスクを管理できる専用機能がないため、メッセージフィールド上でタスクを管理するのが主な管理方法でしょう。

メッセージフィールドにタスクの入力
進捗の度に更新し最新情報を入力
終わったタスクは完了と入力

など、入力作業そのものに手間がかかってしまいます。
Slackを個人やチームで運用する際にタスク自体の設定・管理が面倒になってしまうというストレスが発生しがちです。

防止するためには、Slackを使いやすくするための外部ツールを活用することをおすすめいたします。

タスクがまとめられず、期限通知もない

Slackはには、各メンバーのタスクをまとめる機能がありません。
グループでチャットのやり取りをしていると、通常のチャット（会話）とタスクの指示などが混在してしまいます。
メンバーの人数が多いと、タスクの指示に気が付かないということも起こり得ます。

また、期限についての通知もないため、抜けや漏れを防ぐためには、個人でリマインダー設定をするなどの管理をする必要がでてきます。

タスクの進捗が分かりにくい

現在、誰がどのようなタスクを抱えているかを一括で確認することが難しいため、俯瞰してみることができません。
タスクの進捗管理をするためには、ExcelやGoogleスプレッドシートを使うか、他のツールと連携させてガントチャートを作成するなどの工夫が必要になります。

Slackでタスク管理を成功させる方法とは！？

前項でSlackでのタスク管理がうまくいかない理由についてご説明いたしましたが、もちろんポイントを押さえることで成功させることも可能です。

以下の方法をご紹介いたします。

ポスト機能
ブックマーク機能
ピン留め機能
タスク（TODO）専用チャンネルの作成
リマインダー
bot、ツール・アプリの利用

詳しく見ていきましょう。

ポスト機能

Slackには、「ポスト」と呼ばれる、Slack上で直接書式付きドキュメントを作成し、共同編集や共有ができる機能があります。

メッセージフィールドの横にある +（プラスアイコン）をクリックし、ポストを作成するを選択することで、使用できます。
共同編集が可能なので、議事録の作成などにも活用できますが、チェックボックスを使うことで、タスク管理として応用することも可能です。

スマートフォンでは使うことができないため、注意が必要です。

ブックマーク機能

タスク指示のメッセージは、会話が進むごとに埋もれてしまいがちで、いつの間にか忘れてしまうということも。
タスクを割り当てる連絡が送られてきたら、すぐにメッセージをブックマークしておきましょう。

そうすることで「ブックマーク」に重要なメッセージを集約できるため、タスク管理として使うことができます。
完了したタスクはブックマークを外しておけば、溜まりすぎて見にくくなるということもありません。
毎日、ブックマークを確認する癖を付けておくことで作業の漏れの防止に役立ちます。

ピン留め機能

メッセージをピン留めをしておける機能もあります。
ピン留めをしておくと、後からピン留めしたメッセージだけ絞り込みができるので、タスク管理として利用できます。

メッセージにカーソルを合わせると、メニューからピンを留めることができます。
画面上部のピンマークをクリックすることで、ピン留めしたメッセージのみを確認することができます。

タスク（TODO）専用チャンネルの作成

チーム全体でタスク管理を行うのに有効なのが、TODOリスト専用のチャンネルを作ることです。

そのチャンネルではタスクに関するやりとりのみ行います。
チャンネルを分けることで、チャンネルを変えてやりとりをしなければならない煩わしさはありますが、他のメッセージと混ざり、タスクが埋もれてしまうということはありません。

スムーズに運用するためにはTODOの完了方法などをルール化しておく必要があります。

リマインド機能

メッセージにリマインド機能を設定することができます。
期限が必要なメッセージやタスクの指示を受けた時に、リマインダー設定をしておくと良いでしょう。

メッセージを直接選択して設定できるほか、ショートカットメニューや/remind（スラッシュコマンド）を使う方法もあります。
細かく設定できるので、タスクの抜けがないよう、指示があったらすぐにその都度設定しておくひつようがあります。

タスクの一元管理はできないため、タスク専用チャンネルなど他の機能と併用して活用すると良いでしょう。

bot、ツールの利用

botは作業を自動化するための仕組みやアプリケーションのことです。
可能であれば、自社でタスク管理用のbotを作成して管理する手法が挙げられますが、専門的な知識が必要で、手間がかかるのが難点です。

そこでお勧めしたいのが、既存のタスク管理ツールとSlackを連携させることです。
タスクの作成や完了の通知をSlackで受け取ることができれば、業務効率化に役立ちます。

Slackでスムーズにタスク管理したいなら「Jooto」がオススメ

Slackのメイン機能はチャットなので、タスク管理を行うのにSlackだけで完結させるのはむずかしく、工夫が必要となります。
Slackとの連携が可能なJootoを利用することで、Slackでのタスク管理がスムーズに行えるようになります。

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のスケジュール・タスク管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。

カンバン方式だけでは分かりにくい締め切りなどのスケジュールは、ガントチャートで可視化されるため、タスクの進捗情報などが一目でわかりますし、プロジェクトを横断して表示されるので、PM（プロジェクトマネージャー）はチーム全体を俯瞰して見ることができます。

タスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されるのも嬉しいポイント。

JootoとSlackを連携すると、Jootoでタスクを更新した際にSlackに自動で通知されます。
Slackではチャットに埋もれてしまったタスクもすぐに見つけることが可能になります。

ぜひSlackとJootoを連携させて使ってみてください。

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