Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携でタスク管理と共有を！

日々のさまざまな業務やプライベートにおいて、利用するビジネスパーソンも多い「Google ToDoリスト」。
「Google ToDo リスト」は、シンプルな操作でタスク管理ができるGoogle提供サービスですが、より効率的なタスク管理を行うためには、どのような活用方法が良いのでしょうか。

実は、「Google ToDo リスト」は「Googleカレンダー」と連携することで、それぞれ単体で利用するよりも有効的なタスク管理ができるのです。

そこでこの記事では、「Google ToDoリスト」と「Googleカレンダー」との連携により、「Googleカレンダー」上で行なえる、To Doリスト管理やタスクの共有の方法を解説します。

タスク・プロジェクト管理を
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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Google ToDo リストとは

「 Google ToDo リスト（旧Google Tasks）」は、2018年からGoogleが提供しているタスク管理サービスです。
Google Workspace（旧 G Suite）や、Googleアカウントを持っている方なら、無料で利用することができます。

またAndroid OS・ iOSアプリもリリースされているため、PCからだけでなくアプリ経由で、スマートフォンやタブレットからも利用できます。

当然、同一のGoogle アカウントでログインすることで、自動的に同期され、あらゆる端末で最新の情報を確認し編集できるのです。

Google ToDo リストの基本的な機能と使い方

・ToDoリストの作成

機能はシンプルで、タスクのタイトル、詳細、開始時間を登録すると、それがラジオボタン付きのToDoリストになります。
また複数のリストを作ってタスクを分類したり、それぞれのタスクに紐づくサブタスクを作ることで、ToDoを整理することも可能です。

ラジオボタンを押すことは「タスク完了」を表し、タスクは完了リストに移ります。
これにより行うべきタスク内で、現在何が残っているか進捗を確認することができます。

・通知、繰り返しの設定

タスクに日時設定を行うことで、指定時刻に通知が来るようになり、タスクをうっかり忘れるなどというミスを防ぐことができます。

また、毎日・毎週ごとなど、定期的に行われるタスクは、繰り返し設定を行うことが可能です。
これらの通知は、リマインダーとして使用することができるでしょう。

・Gmailと連携してメールをタスクに追加

Gmailよりメールをドラッグ&ドロップし、メール自体をそのままタスクに追加できます。

メールの返信そのものをタスクにする場合や、タスクに紐づけてメールの内容を保存する場合など、非常に便利な機能です。

Googleカレンダーとは

「Google カレンダー」は、スケジュール管理をクラウド上で行えるサービスです。
他のGoogle Workspace機能と同様に、Google アカウントにログインすることで、OSを問わず利用することが可能です。

Googleカレンダーの基本的な機能と使い方

・予定を登録・変更・削除

「Googleカレンダー」を開き、予定を登録したい日にち・時間帯をクリックし、予定の基本情報（タイトル・日時・終日/繰り返し）を記入するだけで、カレンダー上にスケジュールが記入されます。

場所・説明・添付ファイルなど、さらに詳細を記載することも可能です。
登録した予定は月単位のみならず、年単位、週単位でも確認ができます。

また予定を削除する場合も、ごみ箱のアイコンをクリックするだけで、Googleカレンダーから予定が削除されます。

・繰り返しの設定

Google ToDo リスト同様、毎日・毎週ごとなど、定期的な予定を登録する場合は、予定の繰り返し設定を行うことが可能です。
特定の日だけ日時が変更になった場合でも、変更したい日時にドラッグ＆ドロップすることで変更できます。

・他のGoogleサービスとの連携

Googleカレンダーは、Googleの他サービスとの連携も簡単に行えます。
例えばオンライン会議のスケジュールを設定する際、Google MeetのURLをボタンを1つタップするだけで発行できるのです。

また、Googleカレンダーを社内やチームで共有することで、メンバー間で簡単に予定が把握できます。
そのためチャットツールなどで、メンバーの予定をわざわざ確認する手間が省けます。

Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携でできること

タスク管理に特化した「Google ToDoリスト」、スケジュール管理に特化した「Googleカレンダー」。
両者はそれぞれ単独で使用するよりも連携させることで利便性が高まり、より効果的なタスク管理が可能となります。

具体的には、Googleカレンダー上でタスクを作成し、管理することができるのです。
スケジュール管理をしながら、同時にToDoリストを目に入れることが出来るので、業務の見通しが立ちやすく、またタスクの抜け漏れを防ぎます。

Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携方法と使い方

ブラウザ版のGoogle ToDoリストはもともとGoogleカレンダーの右側に埋め込まれており、Googleカレンダーを開きながらGoogle ToDoリストを開くことができます。

さらに、Googleカレンダーの左側「マイカレンダー」の欄に表示される「ToDoリスト」にチェックボックスを入れて連携すると、ToDoリストで日付を設定したタスクがGoogleカレンダーにも表示されます。

開始時間が設定されているものはその時間に、設定されていないものは終日の予定として、日付の上部に表示されます。

この連携を行うことで、Googleカレンダー上でToDoリストも管理できるようになり、仕事の見通しが立てやすくなります。

Google ToDoリストの注意点

「Google ToDoリスト」と「Googleカレンダー」の連携は業務効率化に役立ちますが、一方で、「Google ToDoリスト」はそのシンプルさゆえに、タスク管理ツールとしてかゆいところに手が届かない部分がいくつかあります。

例えば、以下のような点は注意が必要です。

・タスクの共有・タスクの割り当て

「Google ToDoリスト」は、タスクの共有機能がないため、メンバー間での進捗を確認したり、担当者として他人を割り当てることができません。
つまり「Google ToDoリスト」は個人向けであり、チームでのタスク管理には不向きと言えます。

・タスクの期限

タスク管理において、タスクの期限は最も重要な管理すべき要素の一つです。
しかしGoogle ToDo リストでは、タスクの開始日時を設定することはできますが、終了日時を指定することができません。

つまり「どのタスクを、いつまでに完了するか」を、可視化することができないのです。
これはタスク管理においては、致命的と言えるでしょう。

そのためタスクの遅延が、プロジェクト全体の進捗に影響が出るような業務において、Google ToDo リストを利用する際には、注意が必要です。

・タスクの状態

リストを作成することで、大まかなタスクの分類はできますが、Google ToDo リストにおいて、１つのタスクを複数のリストに追加することができないというデメリットもあります。
つまり「重要」かつ「未着手」のような複雑な状態のタスクを、分類することができないのです。

このようにGoogle ToDo リストは、チームのタスク管理に欠かせない「期限の管理」「担当者の割り当て」「タスクの分類」「共有」の機能がないため、やはり個人利用向けのツールと言えるでしょう。

そのためチームメンバーの共有や、タスクの効率的な管理を行うならば、Googleカレンダーでのタスク管理・共有を便利にする「Jooto」がオススメです。

Googleカレンダーでのタスク管理・タスク共有を便利にする「Jooto」連携

無料で使えるタスク管理ツール「Jooto」とは？

Jootoは「かんばん方式」でタスクを管理できるツールです。

どのタスクを、誰が担当し、どんなステータスにあるのかが一目でわかる視認性と、ドラッグ&ドロップ中心の直感的な操作方法が特徴となっています。
複数人でタスクを共有することができるので、チームでの業務管理、情報共有にも活用いただけます。

基本機能は、1チームあたり4名まで無料でご利用可能で、以下で解説するGoogleカレンダーとの連携も無料で利用可能です。
（チェックリストのGoogleカレンダー連携は有料機能となります）

Jootoを用いるメリット

Jootoにはタスク管理、プロジェクト管理のための便利な機能が複数揃っており、例えば以下のようなことも可能です。

・タスクに複数人の担当者を設定して、担当者それぞれのGoogleカレンダー上にタスクを表示する。

・タスクの開始日、終了日をどちらも設定して、Googleカレンダー上に一定期間に渡ってタスクを表示し続ける。

・タスクに対して4つまでラベル付けることができるためタスクの複雑なステータスも管理できるようになる。
例えば、「優先度：高」だが「保留中」「指示待ち」であるといった状況も表現する。

・開始日または締切日が近づいた時に担当者にリマインドメールを送る。

Googleカレンダーと「Jooto」との連携方法

JootoとGoogleカレンダーの連携は、以下のステップで完了します。

1.まず、Jootoに登録します。（無料登録はこちらから）
ログイン後、管理画面左上にある組織名のアイコンをクリックし、[ 設定 ] をクリックします。

2.外部サービス連携よりGoogleカレンダーの[設定]を選択します。

3.　[Googleでログイン]をクリックします。

4.連携したいGoogleアカウントを選択します。

5.連携したいプロジェクトを選択し、[保存]をクリックします。

Jootoの登録内容が自動的にGoogleカレンダーに反映されるように

では、タスク登録した際にどのような動作になるのか確認してみましょう。

まず、Googleカレンダーと連携したプロジェクト内でタスクを登録します。

開始日、終了日、担当者を設定します。
すると、自分が担当者に設定されている場合、Googleカレンダーにタスクが反映されます。
（開始日、終了日、担当者を全て設定しないとカレンダーには反映されません）

開始日と終了日を設定していて、時間を設定していない場合は、終日の予定としてカレンダーの上部に表示されますが、開始時間、終了時間を設定していれば、指定をした日時に反映されます。

GoogleToDoリストに代わるタスク管理ツールとGoogleカレンダーとの連携方法７

カレンダーで予定をクリックすると、Jootoで登録したタスクの詳細や、Jootoへのリンクも表示されるので、詳細の確認も簡単に行うことができます。

チームでの利用時には複数人の担当者を設定し、全員のGoogleカレンダーに反映させることも可能です。（その場合は、各担当者が自身のGoogleカレンダーと連携設定を行う必要があります）

タスク・スケジュール管理を支えるJooto

いかがだったでしょうか？

Jootoは「プロジェクト内におけるタスクの進捗状況を共有する」を目的とした、最適なタスク・プロジェクト管理ツールです。
ドラック＆ドロップの直感的な操作性ながら、タスクの担当者、タスクの期限、ラベルを用いてタスクの緊急度を可視化することができ、クラウド上でいつでも、だれでも、どこからでもプロジェクトを俯瞰的に把握することが可能です。

つまり「Google ToDoリスト」では難しい、「タスクの共有・タスクの割り当て・タスクの期限・タスクの状態」をJootoなら管理することができるのです。
また進捗把握を効率化できるガントチャート機能も実装しており、クラウド上でプロジェクトをリアルタイムで見える化いたします。

今回紹介したGoogle ToDoリストとGoogleカレンダーの連携はシンプルながらも強力な連携ですが、さらに、きめ細かいタスク・スケジュール管理を行いたいという場合はJootoとの連携もぜひお試しください。

Google ToDoリストでタスク管理・タスク共有を効率化する方法