日々のさまざまな業務やプライベートにおいて、利用するビジネスパーソンも多い「Google ToDoリスト」。
「Google ToDo リスト」は、シンプルな操作でタスク管理ができるGoogle提供サービスですが、より効率的なタスク管理を行うためには、どのような活用方法が良いのでしょうか。
実は、「Google ToDo リスト」は「Googleカレンダー」と連携することで、それぞれ単体で利用するよりも有効なタスク管理ができるのです。
そこでこの記事では、「Google ToDoリスト」と「Googleカレンダー」との連携により、「Googleカレンダー」上で行なえる、To Doリスト管理やタスクの共有の方法を解説します。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
目次
Google ToDo リストとは
「 Google ToDo リスト（旧Google Tasks）」は、2018年からGoogleが提供しているタスク管理サービスです。
Google Workspace（旧 G Suite）や、Googleアカウントを持っている方なら、無料で利用することができます。
またAndroid OS・ iOSのアプリケーションもリリースされているため、パソコンからだけでなくアプリ経由で、iPhoneやAndroidなどのスマホ・タブレットからも利用できます。
当然、同一のGoogle アカウントでログインすることで、自動的に同期され、あらゆる端末で最新の情報を確認し編集できるため、移動中や外出先でも使用でき、業務を効率化させることができます。
パソコンでブラウザ版のToDoリストを使うときは、GmailなどのGoogleツールを開いた際、右側のサイドパネルに表示される「ToDoリスト」アイコンをクリックすると起動させることができます。
Googleアカウントとは
Googleアカウントは誰でも無料で作成することができます。
Googleアカウントを持っているだけで、Microsoft社のExcelのように使用できるスプレッドシートGoogleドキュメント、Gmail、YouTubeなど、さまざまなGoogleツールを自分専用で使用することができ、アカウントにログインすれば、他のデバイスからもアクセス可能です。
Googleアカウントさえあれば、無料で利用できるツールも多く、ToDoリストもその一つです。
また、Googleアカウントは複数個作成できるので、ビジネス用とプライベート用といったように使い分けることも可能です。
モバイルデバイスでも使用できる
モバイルアプリは、Google Play（Android）・App Store（iPhone・iPad）といった各ストアから無料でインストールできます。
モバイルデバイス（スマホやタブレットなど）で操作すれば、外出先でもタスクを確認したり追加したりすることができるので大変便利です。
モバイルアプリの場合は、Google ToDoリストのアプリを起動し、画面の左下にあるハンバーガーボタン（横線が三本のボタン）をタップしてリストの追加を選択します。
右下の「＋」ボタンを押すことで、タスクを追加できるので、タイトルや詳細、日時などを入力しましょう。
Google Keepとの違い
Google ToDoリストとよく比較されるのが、Google Keepです。
Google Keepはメモアプリです。
ToDoリストと同様に、Googleアカウントがあれば無料で使用できます。
ToDoが個人のタスク管理に特化したツールであるのに対し、Keepはメモを複数人で共有したり、編集したりすることができます。
その他にも画像の添付や手書き機能、アーカイブ機能などがあり、デバイスによっては音声入力や録音も可能です。
メモを取ったり、複数人のチームで資料や収集した情報を共有したいときにはGoogle Keepを使うとよいでしょう。
タスク・プロジェクト管理を
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Google ToDo リストの基本的な機能
Google ToDoリスト（旧Google Tasks）の基本的な機能について説明いたします。
普段ToDoを活用しているという方でも、把握できていない機能や便利な使い方があるかもしれないので参考にしてください。
ToDoリストの作成
ToDoのリストを作成しタスクを全て入力することで、やるべきことが明確になり、抱えているタスクが多い場合でも効率よくこなせるようになります。
ToDoリストの機能はシンプルで、タスクのタイトル、詳細、開始時間を登録すると、それがラジオボタン付きのToDoリストになります。
また複数のリストを作ってタスクを分類したり、それぞれのタスクに紐づくサブタスクを作ることで、ToDoを整理することも可能です。
プロジェクトごとやルーチンワークなどでリストを分類すると、見やすくなります。
タスクを入力する際は、できるだけ細分化しましょう。
粒の大きなタスクでは、何から取り掛かればいいのかわかりにくく、ToDoリストの効果を十分に得られません。
何から取りかかればよいのか明確にわかるサイズにまでタスクを細分化することをおすすめします。
ラジオボタンを押すことはタスクが完了済みであることを表し、そのタスクは完了リストに移動し、リストからは非表示になります。
これにより、タスクの重複を防ぎ、現在どのタスクが残っているか進捗を確認することができます。
タスクの並べ替え
ドラッグ＆ドロップでタスクの並べ替えをおこなえます。
時系列や優先順位に応じて並べると、視覚的に判断しやすくなります。
状況に応じていつでも順番を並べ替えることができるので、臨機応変に対応できます。
また、タスクを入力する際にも、後から並べ替えなどの編集をおこなえるので、事前に紙などに書き出す作業は必要なく、思いつくままに入力していくことが可能です。
通知、繰り返しの設定
タスクには日時設定をおこなうことができます。
スマホなどのモバイルバージョンのアプリでは、指定した時刻にタスクを知らせる通知が来るようになり、タスクをうっかり忘れ、期日に間に合わないなどというミスを防ぐことができます。
また、毎日・毎週ごとなど、定期的におこなわれるタスクは、繰り返し設定をおこなうことが可能です。
これらの通知は、リマインダーとして使用することができるでしょう。
Gmailと連携してメールをタスクに追加
ToDoリストの最も便利な機能の一つは、GmailやGoogleカレンダーとの連携が可能だという点です。
ToDoリストはGmailやGoogleカレンダーと連携させることで、さらに使いやすくなります。
メールの返信忘れを防いだり、タスクをカレンダーで管理することで、スケジュールの把握や共有に役立てることができます。
Gmailと連携させるには、メールをドラッグ&ドロップすれば、メール自体をそのまま直接タスクに追加できます。
また、メールの上部にある「タスクに追加」アイコンをクリックすることで、「ToDoリスト」へタスクとして追加することができます。
受信メール・送信メールどちらもタスクに追加できるので、メールの返信そのものをタスクにする場合や、タスクに紐づけてメールの内容を保存する場合など、非常に便利な機能です。
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GoogleToDoの使い方
Google ToDoリスト（旧Google Tasks）の詳しい使い方について解説します。
ToDoリストに入力するべきタスクをあらかじめ書き出すなどして用意しておくとスムーズですが、後から修正できるので、思うままに入力していってもかまいません。
ToDoリストを表示させる
まずは、ToDoリストを表示させましょう。
Googleツールの右側のパネルの「ToDoリスト」アイコンをクリックしてください。
すると、ToDoリストが表示されます。
リストは複数作成できます。
マイタスクの右側にある▼をクリックして、新しいリストを作成できます。
抱えているタスクをすべて一つのリストに入れてしまうと、人によっては膨大な情報の量となり、見落としてしまう可能性もでてくるので、見やすいようにジャンル分けをおこなうとよいでしょう。
タスクをToDoリストに追加する
タスクを追加をクリックすると、タスクを入力することができます。
詳細や、日時など、わかっている情報はなるべく入力しておくとよいでしょう。
日時の横にある繰り返しのマークをクリックすることで、任意の間隔で繰り返しの設定をすることができます。
詳細にはリンクを張ることも可能です。
タスクに関する資料などのURLがある場合は入力しておきましょう。
サブタスクの追加
サブタスクとは、大きなタスクに関連する小さなタスクのことです。
親子関係にあるサブタスクを追加することで、タスク同士の関係がわかりやすくなります。
タスクの右のメニューをクリックすることで、ボックスが開き、移動や削除などをおこなえるほか、サブタスクを追加することもできます。
タスクの完了
完了したタスクは、必ず完了処理をしておきましょう。
残しておくと、タスクが重複してしまうことがあります。
リストは常に更新し、最新の情報にしておくことが大切です。
タスクのタイトル左の〇印にチェックを入れることでタスクを完了済みにすることができます。
完了したタスクをもとのリストへ戻したいときは、ToDoリストの下部にある「▶完了」をクリックすることで、完了したタスクの一覧が表示されますので、チェックを外すことで、タスクをもとに戻すことができます。
また、完了した直後ならば、ショートカット「Ctrl+Z」で元に戻すことも可能です。
Gmailと連携してメールをタスクに追加
仕事の依頼やスケジュールをGmailで受け取った際、メールをタスクとしてToDoリストに登録してしまうとスムーズです。
また、確認して返信をしなければいけない場合も、ToDoリストに追加しておくことで、返信忘れを防止することができます。
前述した通り、メールをドラッグ＆ドロップしたり、メールの上部にある「タスクに追加」アイコンをクリックすることで直接ToDoリストへ追加可能です。
詳しい連携方法は関連記事をご覧ください。
また、Googleカレンダーと連携させて使うことで、スケジュール管理に役立てることができます。
詳しい連携方法は次項にて説明いたします。
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Googleカレンダーとは
「Google カレンダー」は、スケジュール管理をクラウド上でおこなえるサービスです。
他のGoogle Workspace機能と同様に、Google アカウントにログインすることで、OS・デバイスを問わず利用することが可能です。
仕事をはじめる前に、「今日するべきことは何か」をGoogleカレンダーを活用して確認する習慣をつけておくと、タスクの漏れを防ぐことができます。
Googleカレンダーの基本的な機能と使い方
・予定を登録・変更・削除
「Googleカレンダー」を開き、予定を登録したい日にち・時間帯をクリックし、予定の基本情報（タイトル・日時・終日/繰り返し）を記入するだけで、カレンダー上にスケジュールが記入されます。
場所・説明・添付ファイルなど、さらに詳細を記載することも可能です。
登録した予定は月単位のみならず、年単位、週単位でも確認ができます。
また予定を削除する場合も、ごみ箱のアイコンをクリックするだけで、Googleカレンダーから予定が削除されます。
・繰り返しの設定
Google ToDo リスト同様、毎日・毎週ごとなど、定期的な予定を登録する場合は、予定の繰り返し設定を行うことが可能です。
特定の日だけ日時が変更になった場合でも、変更したい日時にドラッグ＆ドロップすることで変更できます。
・他のGoogleサービスとの連携
Googleカレンダーは、Googleの他サービスとの連携も簡単に行えます。
例えばオンライン会議のスケジュールを設定する際、Google MeetのURLをボタンを1つタップするだけで発行できるのです。
また、Googleカレンダーを社内やチームで共有することで、メンバー間で簡単に予定が把握できます。
そのためチャットツールなどで、メンバーの予定をわざわざ確認する手間が省けます。
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Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携でできること
タスク管理に特化した「Google ToDoリスト」、スケジュール管理に特化した「Googleカレンダー」。
両者はそれぞれ単独で使用するよりも連携させることで利便性が高まり、より効果的なタスク管理が可能となります。
具体的には、Googleカレンダー上でタスクを作成し、管理することができるのです。
スケジュール管理をしながら、同時にToDoリストを目に入れることが出来るので、業務の見通しが立ちやすく、またタスクの抜け漏れを防ぎます。
Google ToDoリストとGoogleカレンダーの連携方法と使い方
ブラウザ版のGoogle ToDoリストはGoogleカレンダーの右側に埋め込まれており、Googleカレンダーを開きながらGoogle ToDoリストを開くことができます（表示されていない場合は、右側パネルの「ToDoリスト」アイコンをクリックしてください）。
Googleカレンダーの左側「マイカレンダー」の欄に表示される「ToDoリスト」にチェックボックスを入れて連携すると、ToDoリストで日付を設定したタスクがGoogleカレンダーにも表示されます。
開始時間が設定されているものはその時間に、設定されていないものは終日の予定として、日付の上部に表示されます。
このように二つを連動させることで、Googleカレンダー上でToDoリストも管理できるようになり、仕事の見通しが立てやすくなります。
Google ToDoリストの注意点
「Google ToDoリスト」と「Googleカレンダー」の連携は業務効率化に役立ちますが、一方で、 「Google ToDoリスト」はそのシンプルさゆえに、タスク管理ツールとしてかゆいところに手が届かない部分がいくつかあります。
例えば、以下のような点は注意が必要です。
・タスクの共有・タスクの割り当て
「Google ToDoリスト」は、タスクの共有機能がないため、メンバー間での進捗を確認したり、担当者として他人を割り当てることができません。
つまり「Google ToDoリスト」は個人向けであり、チームでのタスク管理には不向きと言えます。
・タスクの期限
タスク管理において、タスクの期限は最も重要な管理すべき要素の一つです。
しかしGoogle ToDo リストでは、タスクの開始日時を設定することはできますが、終了日時を指定することができません。
つまり「どのタスクを、いつまでに完了するか」を、可視化することができないのです。
これはタスク管理においては、致命的と言えるでしょう。
そのためタスクの遅延が、プロジェクト全体の進捗に影響が出るような業務において、Google ToDo リストを利用する際には、注意が必要です。
・タスクの状態
リストを作成することで、大まかなタスクの分類はできますが、Google ToDo リストにおいて、一つのタスクを複数のリストに追加することができないというデメリットもあります。
つまり「重要」かつ「未着手」のような複雑な状態のタスクを、分類することができないのです。
このようにGoogle ToDo リストは、チームのタスク管理に欠かせない「期限の管理」「担当者の割り当て」「タスクの分類」「共有」の機能がないため、やはり個人利用向けのツールといえるでしょう。
そのためチームメンバーの共有や、タスクの効率的な管理をおこなうならば、Googleカレンダーでのタスク管理・共有を便利にする「Jooto」がオススメです。
タスク・プロジェクト管理を
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Googleカレンダーでのタスク管理・タスク共有を便利にする「Jooto」連携
Google ToDoを活用する際には、Googleカレンダーとの連携が便利だということはわかりました。
しかし、個人でのタスクの管理に使うことはできてもチームでうまく活用するのは難しく、複数人で協力してプロジェクトを進めていく場合には、別のタスク管理の方法を探さなくてはいけなくなります。
そこでおすすめしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。
「Jooto」にはプロジェクトを成功に導くための嬉しい機能がたくさん備わっています。
タスク管理ツール「Jooto」とは？
Jootoは「かんばん方式」でタスクを管理できるツールです。
どのタスクを、誰が担当し、どんなステータスにあるのかが一目でわかる視認性と、ドラッグ&ドロップ中心の直感的な操作方法が特徴となっています。
複数人でタスクを共有することができるので、チームでの業務管理、情報共有にも活用いただけます。
無料プランのご用意もあるので、以下で解説するGoogleカレンダーとの連携も利用可能です。
（チェックリストのGoogleカレンダー連携は有料機能となります）
Jootoを用いるメリット
Jootoにはタスク管理、プロジェクト管理のための便利な機能が複数揃っており、例えば以下のようなことも可能です。
- タスクに複数人の担当者を設定して、担当者それぞれのGoogleカレンダー上にタスクを表示する。
- タスクの開始日、終了日をどちらも設定して、Googleカレンダー上に一定期間に渡ってタスクを表示し続ける。
- タスクに対して4つまでラベル付けることができるためタスクの複雑なステータスも管理できるようになる。
例えば、「優先度：高」だが「保留中」「指示待ち」であるといった状況も表現する。
- 開始日または締切日が近づいた時に担当者にリマインドメールを送る。
タスク・プロジェクト管理を
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Googleカレンダーと「Jooto」との連携方法
JootoとGoogleカレンダーの連携は、以下のステップで完了します。
1.まず、Jootoに登録します。（無料登録はこちらから）
ログイン後、管理画面左上にある組織名のアイコンをクリックし、[ 設定 ] をクリックします。
2.外部サービス連携よりGoogleカレンダーの[設定]を選択します。
3. [Googleでログイン]をクリックします。
4.連携したいGoogleアカウントを選択します。
5.連携したいプロジェクトを選択し、[保存]をクリックします。
以上で、GoogleカレンダーとJootoの連携が完了です。
Jootoの登録内容が自動的にGoogleカレンダーに反映されるように
では、タスク登録した際にどのような動作になるのか確認してみましょう。
まず、Googleカレンダーと連携したプロジェクト内でタスクを登録します。
編集画面で、開始日、終了日、担当者を設定します。
すると、自分が担当者に設定されている場合、Googleカレンダーにタスクが反映されます。
（開始日、終了日、担当者を全て設定しないとカレンダーには反映されません）
開始日と終了日を設定していて、時間を設定していない場合は、終日の予定としてカレンダーの上部に表示されますが、開始時間、終了時間を設定していれば、指定をした日時に反映されます。
カレンダーで予定をクリックすると、Jootoで登録したタスクの詳細や、Jootoへのリンクも表示されるので、詳細の確認も簡単におこなうことができます。
チームでの利用時には複数人の担当者を設定し、全員のGoogleカレンダーに反映させることも可能です。（その場合は、各担当者が自身のGoogleカレンダーと連携設定をおこなう必要があります）
タスク・プロジェクト管理を
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タスク・スケジュール管理を支えるJooto
いかがだったでしょうか？
Jootoは「プロジェクト内におけるタスクの進捗状況を共有する」を目的とした、最適なタスク・プロジェクト管理ツールです。
ドラック＆ドロップの直感的な操作性ながら、タスクの担当者、タスクの期限、ラベルを用いてタスクの緊急度を可視化することができ、クラウド上でいつでも、だれでも、どこからでもプロジェクトを俯瞰的に把握することが可能です。
つまり「Google ToDoリスト」では難しい、「タスクの共有・タスクの割り当て・タスクの期限・タスクの状態」をJootoなら管理することができるのです。
また進捗把握を効率化できるガントチャート機能も実装しており、クラウド上でプロジェクトをリアルタイムで見える化いたします。
今回紹介したGoogle ToDoリストとGoogleカレンダーの連携はシンプルながらも強力な連携ですが、さらに、きめ細かいタスク・スケジュール管理をおこないたいという場合はJootoとの連携もぜひお試しください。
また、Jootoには、Googleカレンダーとの連携以外にもさまざまな機能があります。
進捗管理に欠かせないガントチャートを、タスクカードを入力するだけで作成できます。
最新の進捗状況が可視化されるので、リアルタイムでプロジェクトを管理することが可能です。
タスクカードごとにチャットができ、ファイルを添付することも可能です。
そのタスクを実行するのに必要な情報をすぐに見つけることができるため、チャットツールのさかのぼりなどといった無駄がなくなります。
さらに、2023年6月から新しく実装された「完了機能」も魅力です。
各タスクの進捗状況を「完了」「未完了」「保留」「中止」の４つのステータスで明確にし、未完了のタスクや、期限を超過しているタスクの確認が容易になりました。
大企業向け「タスクDXプラン」がおすすめ！
大企業向けの「タスクDXプラン」なら、利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限で定額で利用できます。
これによって、大企業でも従業員全体をカバーすることが可能になります。
従来より法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されるので、プロジェクトの内容が外部に漏れるといった心配もなく安全です。
また、外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」も実装されました。
API連携でJootoを外部サービスと連携し、タスクに関連する業務の自動化を実現することが可能です。
サポート体制も充実しており、Jooto導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走し、支援・代行する「導入支援プログラム」を実施します。
これにより、担当者の負担を減らせるほか、スムーズにJootoを定着させることが可能になります。
ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。
© 2024 Jooto
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