タスク管理とは、具体的に何をすれば上手くいくのでしょうか。
労働人口の減少や働き方改革の推進に伴い、従業員の負荷を減らすためにも、業務効率化は重要な課題となっています。
効率化を進めるうえで、欠かせないのがタスク管理です。
しかし、一言に「タスク管理」といっても様々な方法があり、必要性・重要性は感じているけれど、どのように管理すればよいのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
タスク管理は全ての業務の基盤であるといっても過言ではありませんが、日々業務に追われていると、タスク管理がおろそかになってしまうことがあります。
タスク管理のやり方や、注意点などをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
タスク・プロジェクト管理を
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目次
タスク管理とは
英語の「task」は、仕事や作業の最小単位という意味で使われています。
仕事やプロジェクトは、小さなタスクの積み重ねです。
タスク管理とは、仕事を進める際に必要なタスク（作業・仕事）を適切に管理することです。
必要なタスクや工数を洗い出し、重要度や緊急度などから優先順位をつけて適切な手順でおこなわれるように管理します。
タスクを管理することで、進捗管理にもつながり、ビジネス（プロジェクト）をスムーズに進めることができます。
タスクが、抜ける、漏れる、といったトラブルや納期の遅れなどを防げるのも大きなメリットです。
タスクには「個人タスク」と「チームタスク」があります。
個人タスク
個人タスクは、個人単位でこなすタスクのことです。
始業の際に、期限や進捗などを考慮して、今日のやるべきことをリストアップしてから仕事をはじめるという人も多いのではないでしょうか。
個人タスクはToDoリストなどを作成し、完了したToDoは削除していくなどすれば、漏れや抜け、重複を防ぐことができます。
チームタスク
チームタスクは組織やプロジェクト全体で抱えるタスクのことを指します。
例えばプロジェクトの場合、チームタスクの管理はプロジェクト管理の一環としておこなわれます。
プロジェクト全体のスケジュールや進捗などを主にPM（プロジェクトマネージャー）が主導して管理をおこなうことが多いです。
誰にどのタスクを割り当てるのかを決定し、管理します。
複数人でタスク管理をおこなう場合、メンバー内での情報共有がカギになります。
上司は部下が抱えているタスクを可視化し、把握する工夫が必要です。
また、タスク同士の関係性への理解も重要です。
あるタスクが完了しなければ次のタスクへ進むことができない場合、情報共有がうまくいかず先に進めてしまうと、手戻りが発生してしまうことがあります。
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タスク管理をおこなうために
適切なタスク管理をおこなって、プロジェクトを完遂させるために効果があるといわれている方法は以下の通りです。
- タスクのリストアップと細分化
- 優先順位の決定
- スケジュールの決定
- ガントチャートで進捗確認
詳しく解説します。
タスクのリストアップと細分化
仕事やプロジェクトに着手する前にタスクの洗い出しをおこないます。
まずは、プロジェクト開始から完了までの過程でやるべきことを書き出すなどして、すべてリストアップします。
書き出すことで、頭の中にあったものが可視化され、足りないタスクや、余分なタスクが見えてきます。
書き出しをおこなう際、タスクはできるだけ細分化するようにしましょう。
大きなタスクは、なにから取りかかればよいのかわからず、集中力も切れがちです。
一目で、何をすればよいのかわかる小さな単位にまで分解することが大切です。
タスクが小さいほど作業時間や工数も見積もりやすくなります。
優先順位の決定
限られた時間の中で、効率的に業務を遂行し、生産性を上げていくためには、優先順位の決定は欠かせません。
どのタスクを優先し、どのタスクを後回しにするのか、順番を明確にしておきましょう。
このとき、「緊急度と重要度のマトリクス」というタスクの優先順位を付けるためのフレームワークを活用するとよいでしょう。
また、3分以内など、短時間でこなせるタスクから完了していくようにすると、スムーズにタスクが消化され、チームのモチベーションのアップにつながります。
スケジュール決定
リストアップしたタスクと、その優先順位をもとに、円滑に業務が進行できるよう、スケジュールを組みます。
タスクをチーム内のメンバーへ割り振る際、偏りがないように注意しましょう。
誰か一人に負荷がかかってしまうと、そこから遅延などへ発展してしまう恐れがあります。
スケジュールを決める際、クリティカルパスを設定するとよいでしょう。
プロジェクト完了のために実行しなければならないクリティカルなタスクを示す手法で、プロジェクト全体にかかる作業日数や必要工数が明確になり、トラブルや急なスケジュール変更にも柔軟に対応することができます。
また、プロジェクトにおいて、スケジュールは予定通りに進まないことがほとんどです。
トラブルがおきても遅れなどがおこらないよう、余裕（バッファ）をもたせた無理のないスケジュールを組みましょう。
ガントチャートで進捗確認
進捗管理を適切におこなうために、ガントチャート（Gantt Chart）は欠かせません。
ガントチャートがあれば、進捗状況を可視化することができ、一目で誰がそのタスクに取りかかっているのか把握することが可能です。
ガントチャートとは、棒グラフを用いたチャートで、縦軸にはタスクや担当者を、横軸は時間軸を表します。
詳細なガントチャートは、タスク同士の関係性を理解する時にも有効的に利用することができます。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを用いて作られることが多いです。
Excel（エクセル）で作ったガントチャートは、チーム内の共有フォルダに置くことで、チーム内で共有が可能になりますし、Googleスプレッドシートであれば、アクセスできるユーザーを指定することで、チームで管理することができます。
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タスク管理の方法
タスク管理にはさまざまな方法があります。
代表的なものをご紹介しますので、自社にあった方法を検討してください。
ノート・付箋を使ったタスク管理
手書きのノートや付箋でタスク管理をおこなう方法は、アナログではありますが、古くから多くの現場でおこなわれてきた手段で、紙（ノート）とペンがあれば今すぐにでも始められる手軽さがあります。また、手書きのほうが記憶に残りやすく、タスクの漏れなどのミスが減るのもメリットの一つです。
近年話題のバレットジャーナルは自分で必要な項目をカスタマイズして利用することができるので、さまざまな業種に応用することができます。
また、付箋は、自由に貼ったり剥がしたりできるのが魅力です。
ノートは、一度書いてしまうと書き換えるのが難しい場合がありますが、付箋であれば自由に移動させることができます。
付箋を使ったタスク管理では、ToDo（やること）、Doing（やっていること）、Done（やり終えたこと）というステータス（状況）をノートやホワイトボードなどにつくり、現在のステータス（状況）に合わせて付箋を振り分けることで、進捗状況が一目でわかります。
手軽に始められるノートや付箋のタスク管理ですが、複数人でシェアすることが難しく、個人タスクの管理には向いていますが、チームなど複数人でのタスク管理には、向いていません。
日報などで管理することもできはしますが、リアルタイムの情報共有は難しくなります。
また、書き込みが多くなると見にくくなってしまうのもデメリットのひとつです。
スペースに余裕をもたせたり、完了したタスクは二重線で消すなどの工夫が必要になります。
デジタルツールを使ったタスク管理
タスク管理ツールをご紹介します。
働き方改革が叫ばれる昨今、増加したテレワークへの対応や、残業時間を削減するためにも、業務効率化は欠かせないものです。
タスク管理ツールは効率的にタスク管理をおこなうことができるシステムで、パソコンやスマホなどがあれば、どこにいてもアクセスできるので、テレワーク（リモートワーク）にも役立てることができます。
さらに、デジタルツールを活用することで、ツール内でコミュニケーションや情報共有、進捗確認が可能になり、業務効率化にもつながります。
ワークフローを共有することで、業務の属人化を防ぐこともできます。
価格や機能もさまざまなので、自社に合ったものを選択するとよいでしょう。
デジタルツールには、オンプレミス型と、クラウド型があります。
オンプレミスとは、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、ユーザー担当者が管理できる施設の構内に設置して運用することです。
自社の管理下におけることから、安全性が高いのが特徴ですが、初期投資や維持費がかかることと、専門的な知識を持った従業員の確保が必要になります。
一方、クラウド型は、クラウド上にデータを保存します。
サービスとしてのソフトウェアを指す言葉である「Saas（Software as a Service）」と呼ばれることもあります。
料金プランもさまざまで、すぐにでも始められるのがメリットです。
ここでは、主にクラウド型のサービスをご紹介します。
詳しい管理方法については、関連記事をご確認ください。
- Gmail
Google社が提供しているメールサービス「Gmail」でもタスク管理をおこなうことができます。
Gmailでタスク管理をおこなうメリットは、送受信したメールをそのまま、タスクとして管理できることです。
メールをチェックするときにそのままタスクとして登録してしまえば、上司からの指示や会議などのスケジュールを忘れるといったミスを防ぐことができます。
Gmail単体ではなく、Google ToDoと併用して管理します。
- Google ToDoリスト
Googleアカウントさえ持っていれば、無料で使うことができるToDoリストです。
GmailやGoogleカレンダーと連携して使うことができるので、スケジュール管理にも役立ちます。
非常にシンプルで使いやすいのが特徴ですが、タスクの共有や割り当ての機能がありません。
タスクの開始日時を設定することはできますが、期日を指定することができず、リマインド機能もないため、チーム全体でのタスク管理には向いておらず、個人タスクの管理に限定されます。
- Google Keep
Google Keepは、Google社が提供しているメモアプリです。
画像添付や手書き機能、アーカイブ機能などが使え、さまざまな目的に活用することができる汎用性の高いツールです。
図形を書いたり、モバイルデバイスでは、手書きのメモを書くことができる機能も搭載されています。
リマインド機能や、共有機能もあり、タスク管理ツールとしても優秀です。
すでに、メモアプリとして活用している場合は、さらに業務の効率化を図れるので、おすすめです。
- Excel（エクセル）/Google スプレッドシート
Excel（エクセル）もGoogleスプレッドシートも、どちらも同じように使える表計算ソフトです。
ガントチャートなどをつくれますが、作り方が複雑で、いちから作るのは、時間も手間もかかってしまいます。
テンプレートなどを活用するとよいでしょう。
ガントチャート以外にもロードマップや役割表など、プロジェクト完遂までに必要なさまざまな資料作成に役立ちます。
共有ファイルやオンラインストレージに保存することで、チーム全体で管理することが可能です。
- Microsoft Teams/Microsoft Planner
Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供しているグループウェアです。
Teamsは連携機能が充実しており、特に、Microsoft365（旧Office365）のツールとはシームレスな連携が可能で、Microsoft Plannerと連携させることで、タスク管理に活用することができます。
- OneNote
OneNoteとは、Microsoft社が提供しているデジタルノートアプリです。
普段からOneNoteを活用している人は、そのままタスク管理にも活用できます。
書き込んだメモとタスクを直接結びつけて一括で管理できるところが魅力です。
- Outlook
Outlookは、Microsoft社が開発したメールソフトです。
古くからあるメールソフトなので、ビジネスやプライベートで活用する場合も多いかもしれません。
実は、メール機能だけでなく、スケジュール・連絡先管理・タスク管理機能など、便利な機能が備わっています。
すでにOutlookを使って仕事をしている場合、新たにツールを導入することなく、すぐにタスク管理を始めることができます。
上記のツールにはそれぞれのツールにメリット・デメリットがありますが、一番おすすめしたいのは、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。
誰でも簡単に使えるので、研修などをおこなう必要性がなく、個人タスク、チームタスク、両方の管理に活用できます。
自動的にガントチャートがつくれたり、チーム内でファイル共有が可能だったりと、多くのメリットがあります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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タスク管理にはJootoが最適！
Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力で、どんな人でもストレスなく使用できます。
まるで付箋を貼る感覚で使うことができるので、ノートや付箋でおこなうタスク管理のほうがしっくりくる、という人でも違和感なく使えるようになります。
ボード上にタスクカードを入力していくだけで、ガントチャートが自動的に作成される機能も搭載されています。
タスクの状況を入力すれば、ガントチャートにも反映されるため、情報は常に最新です。
リアルタイムの進捗状況を把握することができます。
タスクやチェックリストアイテムに開始日または締切日の時間を設定している場合、リマインダー設定をおこなうことで事前通知が届くように設定することもできるので、期日をすぎてしまうことを防ぎます。
コミュニケーションツールとしての一面も持っており、タスクごとにコメントを記載できるので、チャットとしても使えます。
そのタスクごとに会話ができるので、ビジネスチャットツールの遡りなどといった無駄な時間が生じません。
ファイルの共有もできるため、会議のタスクに議事録などのファイルを添付しておけば、いちいち送付しなくても、タスクへアクセスすることで、必要な人が自ら情報を所得できます。
情報の共有はチームワークを向上させ、生産性の向上にもつながります。
また、外部連携機能が充実しているのも嬉しいポイントの一つです。
ChatworkやSlack、Googleカレンダーとは簡単に連携することが可能なので、すでに仕事でこれらのツールを活用している場合は、さらに便利に使うことができます。
無料で使用できるプランもあるので、ぜひ一度トライアルしてみてください。
大企業には「タスクDXプラン」がおすすめ！
大企業向けの「タスクDXプラン」は定額でライセンスは無制限です。
ユーザー数の多い大企業や大規模なプロジェクトにも対応することが可能です。
セキュリティも万全で、従来のビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されます。
サポート体制が充実しているのも「タスクDXプラン」の特徴の一つです。
ツール導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走して支援、代行します。
これにより、担当者の負担を軽減するほか、ツールを導入したにも関わらず現場に定着しないという事態を防ぐことにもつながります。
「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、いちから機能を構築しなくても、タスクに関連する業務の自動化を実現することも可能になります。
例えば、問い合わせに返信するというタスクを自動化することも可能です。
API連携で、自社にあった柔軟な管理ができるのが魅力です。
タスク管理にはぜひ、Jootoの導入をご検討ください。
© 2024 Jooto
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