タスク管理とは？具体的な方法、ポイント、ツールを紹介

ビジネスをする上でタスク管理という言葉を耳にすることは多いと思います。しかし、「タスク管理をしよう」「タスク管理が重要」などと言われても漠然としていて、何をしたらいいのかわからない方も少なくないでしょう。この記事では、タスク管理とはなにか？具体的な方法やポイント、役に立つツールを解説していきます。

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タスク管理とは具体的に何をすることなのか？

まずは、タスク管理とは具体的には何をすることなのかを説明します。タスク管理には、チームメンバーなど自分以外の人のタスクを管理する場合と自分自身のタスクを管理する場合がありますが、ここではいずれのケースにもあてはまる基本事項である「タスクを分解する」「タスクの優先度を決める」「タスクの量を決める」という3点について説明します。

タスクを分解して「管理」できるようにする

タスク管理とは、文字通り「タスク」を「管理」することなのですが、タスクを管理できるようにするためには、まずタスクを分解し、どのようなタスクがあるかを把握することが必要です。

例えば、マーケティング部門に勤めている人が上司から「来週、競合調査のプレゼンがあるから、資料を作っておいてくれ」と頼まれたとします。この場合、

「競合の洗い出し」
「競合を調査」
「プレゼン資料の作成」

と、大きく3つのタスクに分解できます。タスクを細かく分解することで、アクションが具体化されるとともに、所要時間、関係者、必要なインプット、必要なアウトプット等が明確になります。これにより、対応できるタスクの量や対応するタスクの順序を正しく判断するための素地を整えることができます。

これはチームメンバーのタスクを管理する場合も同じです。ある程度細かくタスクを分解して把握しないと、メンバーの抱えるタスクが適正量かどうか、正しい順序で行われているかどうかは判断できません。ただし、あまり細かく把握しようとすると管理者とメンバー両者の負担になりかねないので、注意が必要です。適切な粒度でのタスク管理は管理者の腕の見せ所とも言えます。

タスクの順序を決める

タスクの「管理」とは主にタスクの順序、つまり優先度を決めることだとも言えます。タスクの優先度を決める上での判断軸としてよく用いられるのは「緊急度」と「重要度」です。締切が近づいた「緊急度」が高いタスクは自ずと優先されがちですが、「緊急度」の高いタスクだけではなく、本当に目標の達成や成果につながる「重要度」の高いタスクにとりくめるよう優先度を決めていく必要があります。

また、チームやプロジェクトメンバーのタスク管理においては、あるタスクが終わらないと、他のメンバーが次の取りかかれないという「タスクの依存関係」が発生します。チームやプロジェクトメンバーのタスクの順序を決める際には「タスクの依存関係」も意識しながら、チームやプロジェクトでの全体最適を目指しましょう。

タスクの量を決める

また、タスク管理とはタスクの量が適正量におさまるようにコントロールすることでもあります。自分自身のタスク管理であれば、常に自分が抱えているタスクの所要時間を意識して、自分の抱えるタスクが予定通りに完了できる量なのかを判断しなくてはいけません。

チームメンバー、プロジェクトメンバーのタスク管理であれば、チーム内のメンバーのタスク量に偏りがないか、スケジュールに無理がないかを見極めることが必要です。タスクを細分化して把握することに加えて、チームメンバー・プロジェクトメンバーと定期的な対話を繰り返して、各メンバーのタスクの適正量を判断しましょう。

タスク管理のポイント

次にタスク管理をするために大事なポイントである「可視化」と「仕組み化」について説明します。

タスクの全体像を可視化する

タスクを分解し、優先度、量を調整するためには、タスクの可視化が有効です。付箋やクラウドのタスク管理ツールなどを使って、タスクの全体像を視覚的に捉えられようにすることで、タスクを抱えすぎていないかどうか、おかしな優先度でタスクを処理していないかといったことを見つけやすくなります。これはタスクの量が増えてきた際や、チーム・プロジェクトでの大量のタスクを管理する場合には特に有効です。
可視化の手法は付箋やクラウドサービスなど様々ですが、後ほど説明します。

タスク管理を継続するための仕組み化

タスク管理をする際に、もう一つ重要なことがあります。それは、「継続」することです。何事も継続することは簡単ではありません。精神論ではなく、継続するために習慣化する仕組みづくりをすることがポイントになります。せっかくタスク管理表を作っても、3日後には見なくなった、というのはよくある話です。そうならない為にも、タスク管理を習慣化する仕組みづくりを考えるようにしましょう。

例えば、毎朝自分にリマインドのメールを送るようにすることや、アプリでタスクの期限が近づいたらアラームで知らせることなどはタスク管理を習慣化するために効果的です。チームでのタスク管理であれば、1日1回、あるいは毎週1回定例会議を行う際に、タスク管理表を振り返る時間を作るなども有効です。

タスク管理ためのツール

最後にタスクの可視化や、タスク管理の仕組み化のための有効なツールとその良し悪しについて説明します。

付箋

付箋は貼ったり剥がしたりすることで、誰でも簡単に更新できる上に、一覧性も高いので、個人やチームのタスク管理によく用いられます。

ただし、当然ではありますが、付箋を遠隔でチェックしたり、貼り付けたりすることはできないので、以下に挙げるようなツールと比較すると、アクセスのしやすさや更新のリアルタイム性が劣ります。

エクセルのタスク管理表

エクセルやGoogleスプレッドシートを使ってタスク管理表を作ることも可能です。タスク管理表のエクセルでの作成方法はこちらの記事をご覧ください。

Excelでのタスク管理の方法・管理表の作り方

エクセルは多くの人が使ったことがあるツールであるため、学習コストが低いのと、柔軟なカスタマイズができるという点は魅力です。

一方でエクセルやGoogleスプレッドシートはタスク管理に特化したツールではないので、タスク管理という視点で見たときに操作性や機能の面での過不足は否めません。

クラウドサービス・アプリ

最近では、タスク管理ためのクラウドサービスやアプリが多数存在します。エクセルやGoogleスプレッドシートで作ったタスク管理表とは異なり、タスク管理に特化した操作画面や機能が備わっています。例えば、ドラッグアンドドロップでタスクの分類をしたり、タスクの期限を設定して期限が近づいたら担当者に通知を配信する機能などはタスク管理ツールならではの機能です。

Jootoを使えば効率的にタスク管理が可能

Jootoを利用すればタスク管理を効率よく行うことができます。Jootoでは、タスクをカードとして書き出し、締め切りや担当者、優先度をつけることができます。書き出したタスクはリストに置いていきますが、このリストは「ToDoリスト」や「実行中」「完了」というように時系列を記入したり、「田中」「高橋」と個人名にして担当者にしたりすることで、誰がいつまでに何をやるべきかが可視化できます。

さらにJootoはボードタイプのかんばん方式だけでなくガントチャートとして表示することもできるので、チームでタスク管理をするのに便利なツールです。これからタスク管理をしようとしている人、チームのタスク管理に悩む人は是非、Jootoをチェックしてください。