カンバン方式で業務を見える化できる！メリットやツールをご紹介

カンバン方式をご存じですか？
生産の現場で働いたことのある方や生産管理をおこなったことがある方には馴染みのある管理方法かもしれません。

アナログな方法だと思われがちなかんばん方式ですが、デジタル化することで、タスク管理やプロジェクト管理に活用することができるのです。
カンバン方式をどのようにタスク管理に活用できるのか、詳しく解説いたします。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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カンバン方式とは

カンバン方式を最初に発明したのは、誰もが知る大手自動車メーカーであるトヨタ自動車です。
製品に「カンバン」と呼ばれる製品カード（指示書）を付け、そこに現物の詳細な情報を記載する方法で、トヨタ生産方式の代名詞ともいえる「ジャストインタイム」でおこなわれる工程間の流れを制御するのに、カンバン方式が役立ちました。

ジャストインタイムが生まれる前、アメリカの自動車産業ではあらかじめ立てた計画に従った生産方法で、プッシュ型（押出型）ともいわれるMRPを用いた生産方式が主流でした。
しかし、MRPはシステムが高額であることや、在庫を多く抱えなくてはいけないことから、トヨタ自動車ではできないと判断しました。

そして生まれたのがジャストインタイムです。
「ジャスト・イン・タイム」とは前工程から後工程へ品物を供給する通常の生産方式ではなく、後工程が「必要なもの」を「必要なとき」に前工程へ取りに行く方式で、JIT、TPS、リーン生産方式とも呼ばれ、欠品や作りすぎを防ぐなど、製造現場のムダを徹底的になくすのに役立ちました。
また、「異常が発生したら機械がただちに停止して、不良品を造らない」という考え方（トヨタではニンベンの付いた「自働化」と呼ばれています）もトヨタ生産方式の柱の一つです。
スーパーマーケットで店員が陳列棚を見てまわり、足りない分を補充しているところを見てジャストインタイム生産方式が生まれたとされています。
現在では「電子かんばん」をつかってデータを送る方式に進化しています。

カンバン方式はシンプルでわかりやすく、コンピューターや複雑な理論が必要ないアナログな方法ですが、その効果は絶大です。
製造業のかんばん方式は、安い料金で実装できるシンプルな仕組みでありながら、過剰在庫を持つ必要がなくなり、サプライチェーン・マネジメント（SCM）ができてしまうところが、最大の魅力といえるのです。

タスク・プロジェクト管理にもカンバン方式

製造業の生産現場で使われてきたかんばん方式ですが、タスク管理やプロジェクト管理に応用することができます。
抱えているタスクをかんばん化して、進捗に応じてそのかんばんを移動させる方法です。

プロジェクトをマネジメントする際、常に顔と顔を合わせて指示を出せるわけではありません。
また、逐一報告を受けてタスクの進捗を確認するのにも限界があります。
しかし、かんばんをデータ化することで、離れた場所で働く人とも共有することができ、業務効率化を図ることができるのです。

また、プロジェクト管理の目的であるQCD（品質・コスト・納期）の最適化にも、かんばん方式が役立ちます。
タスクの担当者や進捗状況が把握できないでいると、計画と実績にズレが生じ、納期に遅れが出てしまうことがあります。
そうなると、コストのオーバーや品質の低下を招いてしまいます。
かんばん方式を活用して、業務を平準化したり、進捗状況を確認したりすることで、業務が円滑に進み、結果としてコストの削減につながることもあります。

かんばんをデータ化するには、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールの活用が便利です。

業務の見える化が重要な理由

働き方改革が叫ばれる今日、残業や休日出勤をしての仕事はできる限り避ける働き方が求められています。
必然的に業務の効率化、生産性のアップが求められますが、そのためには業務を見える化することが有効です。
そして、業務の見える化に役立つのが、かんばん方式です。

この記事では、業務の見える化が重要な理由を整理し、かんばん方式での業務の見える化について紹介していきます。

業務の見える化で得られるメリットは以下の通りです。

業務の3M「ムリ・ムダ・ムラ」をなくせる
適正な人事評価がおこないやすくなる
進捗管理に役立つ
トラブルが起きたときにすぐに対応できる

詳しく解説します。

業務の3M ムリ・ムダ・ムラをなくせる

「3M」という言葉をご存知でしょうか？
これは、ムリ・ムダ・ムラを総称するもので、業務効率化を進めるうえで有効なフレームワークです。

ムリ：業務量が多くなり、処理能力を超えて過剰な負荷がかかっている状態
ムダ：業務の重複などにより必要ない業務がおこなわれていたり、処理能力以下の業務に従事している状態
ムラ：人によって業務量や業務のおこない方にばらつきがあり、ムリやムダが発生している状態

業務の見える化をすることはまさに、この3Mの解消に繋がります。

業務の手順書やフロー図を作成するなどして、業務フローを見える化し、メンバーに共有する仕組みを作ることで、現場での業務手順のばらつき、つまり「ムラ」を解消することができます。

かんばん方式のタスク管理ツール「Jooto」を用いれば、今誰が何をしているのかを可視化することができ、「ムリ」や「ムダ」を早期に検知し、把握できるようになります。

適正な人事評価がおこないやすくなる

業務の見える化は適正な人事評価にも繋がります。
担当者ごとにおこなったタスクを見える化し、記録しておくことで、印象やコミュニケーション力といった曖昧な基準でなく、事実に基づいた公平な人事評価がおこないやすくなります。

チームでプロジェクトをおこなっていると、誰か一人に業務が偏ってしまうことはよくあります。
業務を見える化することで、業務量が可視化され、一人が抱えるタスクの量がわかり、適正な人事評価が可能になるほか、業務量を調整することで平準化し、誰か一人の負荷率が上がってしまうという状況も防ぐことができます。

適切な人事評価や、業務量の偏りをなくすことは、メンバーのモチベーションのアップにつながり、結果として生産性の向上も期待できます。

進捗管理に役立つ

プロジェクトは常に状況は変動しているため、リアルタイムの進捗状況を知ることが大切です。
かんばん方式と併用で、ガントチャートなど、業務の進捗が一目でわかるような表を活用するとよいでしょう。

ガントチャートは、生産管理・工程管理などに用いられる表の一種で、プロジェクトマネジメントには欠かせない手法です。
縦軸にはWBSを元にしたタスクや担当者を、横軸には日時や進捗率を記します。
ガントチャートを利用することで、プロジェクトの全タスクとその期限を可視化することができ、進捗状況が一目で把握できます。
また、ガントチャートは、かんばん方式だけではわかりづらい、タスク同士の関係性を理解するときにも利用することが可能です。

ガントチャートはExcelなどを使って作ることもできますが、Jootoでは、タスクカードを入力していくだけで、自動的にガントチャートが作成されるため、手間がありません。

ガントチャートとは？WBSとの違いや作成方法などをくわしく解説！【2023年最新版】

トラブルが起きたときにすぐに対応できる

プロジェクトにトラブルは付き物です。
最初の計画通りには行かず、遅れが生じてしまったり、部品の調達が上手くいかなかったりといったトラブルが発生したときにも、業務が可視化されていればすぐに気が付くことができ、被害を最小限に抑えることができます。

かんばん方式のタスク管理とは

誰がどんな仕事をおこなっているのかや、現在の進捗を見える化するためには、かんばん方式でのタスク管理が有効です。

かんばん方式のタスク・プロジェクト管理で業務を見える化する方法を解説します。
付箋などを使ってアナログな方法でおこなうこともできますが、ここでは、タスク・プロジェクト管理ツールである「Jooto」を活用する方法をご紹介します。

かんばん方式のタスク管理では、まずリストと呼ばれる縦の軸を用意します。リストはいろいろな分類ができます。
たとえば「ToDo」「Doing」「Done」のような進捗状況にしてもいいですし、作業工程や担当者名にしてもよいでしょう。

リストの作成

まずは、リストと呼ばれる縦の軸を用意します。
リストには任意の名前をつけて、タスクの分類ができます。
たとえば「ToDo（やること）」「Doing（やっていること）」「Done（やり終えたこと）」のような進捗状況にしてもよいですし、作業工程や担当者名にしてもよいでしょう。
かんばんに見立てたタスクを、リストに配置し、進捗に応じて移動させることでタスクの状況を見える化するのが、かんばん方式のタスク管理・業務管理の基本です。

今回は進捗状況のリストを作成しています。

タスクの洗い出しと細分化

まずは、タスクの洗い出しと細分化をおこないます。
個人でタスク管理をおこなう場合は、抱えるタスクを全て洗い出します。
プロジェクト管理の場合は、立ち上げから終結まですべてのタスクを洗い出し、抜けや漏れがないかメンバーにも確認しましょう。

タスクの洗い出しが終わったら、次はタスクを細分化します。
何から手を付けたらよいのかハッキリわかるところまでタスクを分割することで、タスクにかかる所要時間も見積もりやすくなり、チーム内で分業することも可能になります。

Jootoでは細分化したタスクをタスクカードに入力します。
納期や担当者がわかっている場合はそれらも入力し、タスクを各リストごとに仕分けしましょう。
入力したタスクカードが、かんばんになります。

タスクカードのラベル設定

Jootoではそれぞれのタスクにラベルを設定できます。
ラベルで優先度を指定すれば、どのタスクから取り掛かるべきなのかが明確になります。
そのほかにも、「指示待ち」や「保留中」「書類添付」といったラベルがあり、新規ラベルを追加して使うこともできます。
一つひとつのタスクに複数のラベルを設定することも可能です。

進捗に応じてタスクを移動

まずはToDoや未着手などのリストにすべてのタスクカードを置き、進捗に応じて、タスクカードを該当するリストへ移動させます。
そうすることで、現在そのタスクがどのような状況にあるのかすぐにわかります。
優先順位のラベルが付いていれば、どのタスクから手を付ければよいのかも一目瞭然です。

完了しているタスクの数が視覚的に確認できることで、プロジェクトが確実に進行していることを実感でき、メンバーのモチベーションアップにも有益です。

かんばん方式のタスク管理のメリット

かんばん方式でタスクを管理する一番のメリットはチームやプロジェクトの状態がすぐにわかるという視認性の高さです。
誰がどんなタスクをどれくらい抱えているか、タスクがどのくらい終わっているかという状態がぱっと見でわかります。
これにより、前述したムリ・ムラ・ムダをいち早く検知して、業務の偏りや重複があればすぐに見直しを図れます。

例えば、以下のような状況にすぐに気付いて対処できるようになります。

担当者A、Bがそれぞれ同じタスクを進行しようとしてしまっている
担当者Cに割り振られているタスクが明らかに多く負荷が高い状態になっている

上記の状態のままで進行してしまっては、ムダが発生し、納期に間に合わないということにもなりかねません。
プロジェクトマネージャーがすぐに状況に気が付き、対処することで、ムダをなくし人員を最大に活用することが可能になるのです。

かんばん方式のタスク管理の注意点

万能に思えるかんばん方式のタスク管理方法ですが、注意点（デメリット）も存在します。
それらを事前に把握し、対処方法を理解しておくことで、かんばん方式のメリットを最大限に引き出すことが可能になります。

かんばん方式のタスク管理の注意点（デメリット）は以下のとおりです。

タスクの状況はある時点を切り取ったものである
タスクの負荷がわかりにくい
タスクの関係性がわかりにくい

詳細な内容と解決方法を解説しますので、かんばん方式のタスク管理を始める前に確認してください。

タスクの状況はある時点を切り取ったものである

タスクが示されるかんばんは、あくまである時点を切り取ったものなので、その前後にどのような仕事があるのかは見え辛くなってしまいます。

例えば、現在タスクを複数抱えており一時的に忙しく見える人が、明日になってみると忙しくないかもしれないということもありえます。

前後にどのような仕事があるのかといったことや、ある期間の業務量を見るためには、ガントチャートやカレンダーで時間軸を含めて確認するとよいでしょう。

タスクの負荷がわかりにくい

カンバン方式ではタスクが全部同じ大きさに見えてしまうため、工数や負荷が伝わりづらいという点があります。

ある担当者のタスクが一つしかなくて暇そうに見えていても、それが実は負荷のかかる巨大なタスクというケースもあります。

タスクにラベルを付けるなどの工夫でタスクの大きさがわかるようにしたり、小さいタスクに分解してタスクを登録したりすると、上記のような誤解を防ぐ必要があるといえるでしょう。
なるべくタスクの粒を揃えるように細分化すれば、タスクの分配がしやすくなります。

タスクの関係性がわかりにくい

カンバン方式では、タスクは個別で表示されるため、タスク同士の関係が見えにくくなるという欠点があります。
作業には守らなければいけない順番や、順序関係があり、それを守らずに進行すると、前の作業に戻ってやり直さなくてはいけなくなったり、他のメンバーを待たせるようなことになったりといったムダが発生してしまいます。
そうなると、納期に遅れが生じてしまうことも。

大タスク、小タスクというように分けたり、あるタスクが終了しないと次のタスクに進めないなどの場合は、ラベル付けなどの工夫が必要になります。
そのためにも、かんばん方式でのタスク管理にはJootoのようなタスク・プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです！

カンバン方式のタスク管理ツールJotooで業務を可視化

Jootoはかんばん方式を採用した視覚的、直感的にわかりやすいタスク管理ツールで、業務の見える化をすぐに実現することができます。
Jootoは簡単な設定のみですぐに運用を開始でき、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。

Jootoは大規模なプロジェクト管理から、個人でのタスク管理まで幅広く使うことができます。
メンバーが個別に、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されます。
進捗に応じたリストへタスクカード（カンバン）を移動させることで、ガントチャートにリアルタイムで反映されます。
今まさにメンバーが抱えているタスクの進捗状況が、一目でわかるようになっており、かんばん方式だけでは難しい、進捗や情報の共有も容易にできます。

また、タスクごとにチャットができたり、資料を添付することができるのも嬉しいポイントです。
外部連携機能も充実しており、SlackやChartwork、Googleカレンダーとの連携も可能です。

チームや業務の急拡大で、メンバーの業務が見えなくなってきたというようなお悩みをお持ちの方はJootoを用いた業務の見える化を是非お試しください。

大企業向け「タスクDXプラン」を活用しよう

かんばん方式のJooto「タスクDXプラン」ならコミュニケーションコストを削減できる

「タスクDXプラン」は大企業向けのプランです。
ライセンスは無制限で、何名で使用しても定額で利用することができます。
大企業でおこなわれるような、大きいプロジェクトの場合でも、メンバー全体の人員をフォローすることが可能になります。

従来より法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されます。

タスクに資料などのファイルを添付できるため、すべての情報をJootoにストックすることができ、情報を一元化できます。
個人がJootoへアクセスすることで必要な情報をすぐに取り出せるため、コミュニケーションコストのカットに役立ちます。

大企業でカンバン方式を活用したタスク・プロジェクト管理を実施する際には、Jootoの導入をご検討ください。