業務の見える化にカンバン方式のタスク管理ツールがおすすめ

業務の見える化が重要な理由

働き方改革が叫ばれる今日、残業や休日出勤しての仕事はできる限り避ける働き方が求められています。必然的に業務の効率化、生産性のアップが求められますが、そのためには業務を見える化することが有効です。
この記事では、業務の見える化が重要な理由を整理し、かんばん方式での業務の見える化について紹介していきます。
 

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業務の見える化が重要な理由

業務の3M ムリ・ムダ・ムラをなくせる

「3M」という言葉をご存知でしょうか？これは、ムリ・ムダ・ムラを総称するもので、効率化を進めるうえで有効なフレームワークです。

• ムリ：業務量が多くなり、処理能力を超えて負荷がかかっている状態
• ムダ：業務の重複などにより必要ない業務が行われていたり、処理能力以下の業務に従事している状態
• ムラ：人によって業務量や業務の行い方にばらつきがあり、ムリやムダが発生している状態

業務の見える化をすることはまさに、この3Mの解消に繋がります。
業務の手順書やフロー図を作成するなどして、業務フローを見える化し、共有することで、人による業務手順のばらつき、つまり「ムラ」を解消することができます。
また、タスク管理ツールなどを用いて、今誰が何をしているのかを見える化することで、「ムリ」や「ムダ」を早期に検知できるようになります。

適正な人事評価が行いやすくなる

また、業務の見える化は適正な人事評価にも繋がります。担当者ごとに行ったタスクを見える化し、記録しておくことで、印象やコミュニケーション力といった曖昧な基準でなく、事実に基づいた公平な人事評価が行いやすくなります。

 

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かんばん方式での業務の見える化

かんばん方式のタスク・業務管理とは

誰がどんな仕事を行っているのかを見える化するためには、かんばん方式でのタスク管理が有効です。

かんばん方式のタスク管理では、まずリストと呼ばれる縦の軸を用意します。リストはいろいろな分類ができます。たとえば「ToDo」「Doing」「Done」のような進捗状況にしてもいいですし、作業工程や担当者名にしてもよいでしょう。

かんばんに見立てたタスクを、リストに配置し、進捗に応じて移動させることでタスクの状況を見える化するのが、かんばん方式のタスク管理・業務管理の基本です。

かんばん方式のタスク管理のメリット

かんばん方式でタスクを管理する一番のメリットはチームやプロジェクトの状態がすぐに分かるという視認性の高さです。誰がどんなタスクをどれくらい抱えているか、タスクがどのくらい終わっているかという状態がぱっと見で分かります。これにより、前述したムリ・ムラ・ムダをいち早く検知して、業務の偏りや重複があればすぐに見直しを図れます。

例えば、以下のような状況にすぐに気付いて対処できるようになります。

• 担当者A、Bがそれぞれ同じタスクを進行しようとしてしまっている
• 担当者Cに割り振られているタスクが明らかに多く負荷が高い状態になっている

 

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かんばん方式のタスク管理の注意点

タスクの状況はある時点を切り取ったものである

タスクが示されるかんばんは、あくまである時点を切り取ったものなので、その前後にどのような仕事があるのかは見え辛くなってしまいます。

例えば、タスクを複数抱えており一時的に忙しく見える人が、明日になってみると忙しくないかもしれないということもありえます。

前後にどのような仕事があるのかと言ったことや、ある期間の業務量を見るためには、ガントチャートやカレンダーで時間軸を含めて確認するとよいでしょう。

タスクの負荷がわかりにくい

かんばん方式ではタスクが全部同じ大きさに見えてしまうため、工数や負荷が伝わりづらいという点があります。

ある担当者のタスクが一つしかなくて暇そうに見えていても、それが実は負荷のかかる巨大なタスクというケースもあります。

タスクにラベルを付けるなどの工夫でタスクの大きさがわかるようにしたり、小さいタスクに分解してタスクを登録することで、上記のような誤解を防ぐ必要があると言えるでしょう。

 

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