OneNoteでタスク管理！生産性を向上させる手順を紹介します！

OneNoteを活用したタスク管理のやり方をご存じですか？

仕事のノートアプリとしてOneNoteを活用しているという方は多いのではないでしょうか。
複数のツールを使用するより、いつも使っているOneNoteを使ってタスク管理ができたら便利ですよね。

OneNoteを活用した実用的なタスク管理の方法や使い方と、タスク管理を行うのに便利なツール「Jooto」について紹介しますので、参考にしてください

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

OneNoteとは

Onenoteとは、Microsoft社が提供しているデジタルノートアプリです。
「Microsoft Office」に含まれるアプリの一つですが、ExcelやWord、PowerPointなどの製品とは異なり、完全に無料でインストールすることが可能です（Windows10には標準でインストールされています）。

Onenoteの魅力は自由度の高さです。
自由度が高く、使いやすいため、メモアプリとしても人気があります。

キーボードで文字を入力できドキュメントを作成できるほか、マウスやデジタルペンを使って手書きのメモを残すこともでき、ファイルの添付や画像などを貼り付けることも可能です。
手書きでノートに書き込むアナログな方法よりも効率よく作業を進めることができます。

また、OneNoteは複数のデバイスで同じノートブックを開くことができます。
Microsoft アカウントは必要になりますが、作成したノートブックをOneDriveへ保存することで、チーム内で情報を共有、ノートを同期することも可能です。

参考：Onenote｜ Microsoft

Onenoteを使ったタスク管理とは

タスク管理とは、仕事における作業（タスク）を適切に管理することです。
最小単位の仕事や作業（タスク）を管理することで、業務で発生するすべての工程・工数を把握することができます。
そして、把握したタスクの進捗状況を管理していくことで、品質や納期をまもることができ、プロジェクトを成功へ導くことができます。

普段からメモアプリ、ノートアプリとしてOneNoteを活用している場合、そこにタスクを紐づけることができれば、一目見ただけで関連性がわかるので便利に使うことができます

OneNoteを使った主なタスク管理の方法は以下の二つです。

OneNoteとOutlookでタスク管理を行う方法
OneNoteのチェックボックスを使う方法

次項より順番に説明していきます。

OnenoteとOutlookでタスク管理を行う方法

まずは、Outlookのタスク管理とOneNoteを紐づけて管理する方法をご紹介します。
Outlook（Microsoft Outlook）とは、Microsoft社が開発したメールソフトです。
メールとタスクを紐づけたり、タスクの依頼をメールで行えたりと、Outlookを使ってタスク管理を行うメリットは多数あります。
そこにOneNoteをプラスすることで、さらに便利に使うことができます。

Outlookのタスク管理と紐づけることで、Onenoteに記載したメモや添付した資料とタスクを関連させることができ、必要な情報をすぐに取り出すことが可能になります。

Onenoteにタスクを書き込む

まずはOnenoteにタスクを書き込みましょう。
Onenoteには、ノートブック、セクション、ページという概念があります。
ノートブックは文字通り、一冊のノートと考えましょう。
セクションはインデックスで仕切られたブロック・カテゴリー・章のようなもので、ページは用紙1枚と考えます。
アナログのノートと違うところは、1ページに際限なく書き込めるという点です。

初めて使う方は、まずは無理にブックやセクションを分けようとはせず、ページに必要なことを書き込んでいくと良いでしょう。
使っているうちに、ブックやセクションをどのように分類すれば使いやすくなるかが見えてきます。

上の画像では「Jooto活用」というノートブックの「新しいセクション１」に「jootoでタスク管理」というページを作りました。
そこに「Jootoを使ったタスク管理の勉強会」というタスクを書き込んでいます。
ページにテキストを入力すると、ボックスのなかにテキストが表示されます。
このボックスを活用したカンバン方式のテンプレートなども配布されていますので、興味のある方は検索してみてください。

ここでは一つのタスクだけしか書き込んでいませんが、タスク管理を行う際は、抱えているタスクを思いつくかぎりどんどん書き込んでみてください。
後々分かりやすいように、ページを分けて書き込んでもOKです。

そして書き込んだタスクを右クリックし「Outlook　タスク」をクリックします。

そうすると、タスクを実行する日時を選ぶことができるので、選んでクリックしてください。

そしてページに、タスクの資料を書き込んだり、画像を挿入したりしておきます。
タスクの実行のために必要な情報をすべてこのページ内に集約しておくと、情報が一元化されます。
チーム内で共有すれば「あのファイルはどこにある？」といった質問や、「過去の会議の議事録が見たいのでもう一度送って」などのやりとりを行う必要がなくなり、無駄を省けるため、生産性の向上へつながります。

Outlookでタスクを確認してみましょう

書き込んだタスクがOutlookではどのようになっているのか、確認してみましょう。

Outlookを起動したら、画面左下のタスクマークへカーソルを合わせると、入力したタスクの一覧が表示されます。

先ほど入力したタスクの文字列をクリックすると詳しいタスクの情報が表示されます。

そしてさらにタスクをクリックすることで、細かい設定をすることができます。
完了したタスクは、進捗状況を完了にしておくか、削除しておきましょう。
アラームなどを設定することで、タスクをいつ開始すればよいのかなどのリマインドを受け取れるので、重要なタスクを忘れてしまったり、遅れてしまったりといったことを防止できます。

Outlookでタスク管理を行うための詳しい方法は、リンク先の関連記事を参考にしてください。

Outlookを使ったタスク管理とは？便利な方法をご紹介します

Onenoteのチェックボックスを使う方法

OneNoteとOutlookをつかったタスク管理の方法は、細かいところまで設定でき、大変便利ではありますが、Outlookが必須となります。
普段、メールソフトとしてOutlookを使用していない人の場合には、メリットがあまりありません。

Outlookを使わずにタスク管理を行いたい場合は、チェックボックスを活用しましょう。
細かな設定まではできませんが、直感的にタスクを管理することができます。
ToDoリストとして活用したい場合にも便利です。

チェックボックスは、上部のホームタブの「タスク　ノートシール」ボタンをクリックすることで利用できます。

ノートシールをチェックして、抱えているタスクをどんどん書き込んでいきましょう。
テキストの前にチェックボックスが表示されているのが分かります。

作成したタスクリストには、階層をつけることも可能です。

下げたいタスクにカーソルを合わせて右クリックし、上の図のインデントを増やすアイコンを選択してクリックすることで階層を作れます。

階層を設定することで、大タスク小タスクがわかりやすくなり、視覚的に管理することが可能になります。

タスクのリストは、自分が使いやすいよう、カスタマイズして使いましょう。
はじめにテキストを入力してから、チェック表を作るときは、入力したテキストを選択してショートカット『Ctrl + 1』で、一気にチェックボックスを挿入することもできます。

ページにタスクに関連するメモを書き込んだり、画像挿入、ファイル添付などを行うことで、ファイルやツール、アプリなどを移動することなく、タスクと情報を一緒に管理することができます。

Onenoteを使ったタスク管理のメリット

Onenoteでタスク管理をするメリットは、書き込んだメモとタスクを直接結びつけることができるという点です。
OneNoteを使いこなすことができれば、様々な情報を蓄積しておくことができるので、それらをタスクと紐づけることで、情報を整理でき、一元管理することが可能になります。

Onenoteを使ったタスク管理で困ること

Onenoteはノートアプリであり、情報をストックしておくのが本来の役割です。
そのため、本格的にタスク管理を行うとなると、困るところもいくつか出てきてしまいます。

OneNoteでタスク管理を行う際、考えられる主なデメリットは下記のとおりです。

Outlookが必要になる
ガントチャートなどが作りにくい

詳しく見ていきましょう。

Outlookが必要になる

前項で紹介したように、チェックリストを作ってかんたんなToDoリストを作ることは可能ですが、メモと紐づけて本格的なタスク管理を行うとなると、Outlookは必須になってしまいます。

いつも仕事でOutlookを頻繁に使っているという場合はOneNoteと連携させる意義はありますが、企業によっては普段のコミュニケーションにはビジネスチャットを使うというケースも増えています。
ビジネスチャットツールではOneNoteと連携させることができないため、結果として手間が増えてしまうことになります。

ガントチャートなどが作りにくい

Onenoteでも、ページに表を挿入することはできますが、本格的にガントチャートなどを作るとなると、Onenoteだけでは難しくなります。
結局、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使用することになってしまい、そうなると、複数のファイルの間を移動しなくてはいけなくなり、管理がしにくくなります。

OneNoteでのタスク管理のデメリットを解決するにはJootoを！

タスク管理はプロジェクト管理には欠かせないものですが、その方法は多岐にわたります。
個人でタスク管理を行うだけならば、OneNoteで事足りることもあるかもしれませんが、本格的に行う場合は難しいというのが現状です。

Outlookが必要になる、ガントチャートが作りにくい、といったデメリットを解消するためには、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」という選択肢が第一に挙げられます。

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
シンプルで使いやすいのが特徴で、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
カンバン方式を採用しており、誰でも簡単に操作ができるため、普段あまりデジタルツールを使わないという人でもすぐに使えるようになり、使い方を指導するコストがかかりません。

Jootoでは、個人がそれぞれ、タスクカードに必要事項を入力していくだけで、ガントチャートが自動的に作成されます。
タスクカードにはファイルを添付することもでき、コメントを残すことでチャットのように使用することもできます。
Onenoteでは、ノートをユーザー同士で共有・同期できますが、Jootoでは、タスクカードにアクセスすれば、すぐにそのタスクを修正したり、関わる情報のすべてを確認することが可能になります。

外部連携機能も充実しておりChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携ができるのも嬉しいポイントです。

大企業には「タスクDX」プランがおすすめ

従業員の数の多い大企業におすすめしたいのが「タスクDX」というプランです。
従来より法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供され、ライセンスは無制限。
定額で利用できるため、社内全体の従業員をフォローすることが可能となります。
また、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されます。

ビジネスチャットツールなどの導入で、コミュニケーションが活発になった結果、必要な情報を持っている相手への質問や請求が多くなり、コミュニケーションコストがかかってしまっている状態になっている企業が多いのが現状です。
Jootoでは、情報をストックすることで、情報を一元化。
コミュニケーションに無駄が生じず、生産性の向上へつなげることができます。
「タスクDX」プランはチームメンバーなどステークホルダーの多い場合にも多くのメンバーで情報を共有できるので、大変便利に使用できます。

そして「タスクDXプラン」は、サポート体制が充実しているところもポイントです。
キックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただけます。

ぜひ、Jooto及び、タスクDXプランの導入をご検討ください。