段取りは、あらゆる場面でよく使われる言葉であり、業種を問わずビジネスの現場において重要です。特にプロジェクトを進める上では、タスクや各工程の進捗に大きく影響するため、プロジェクトマネージャーによる「段取り」が欠かせません。
また、多品種少量生産の進む製造業においても、段取りは重要です。
段取りの意味やメリット、段取り良く仕事をするためのコツなどを紹介しますので、参考にしてください。
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目次
段取りとは
「段取り」は普段からよく使う言葉ではありますが、「順序」「手順」「手はず」「（物事の）運び・道筋」などと言い換えができる用語です。
段取りの語源は、寺社などで坂道に石段を設けるとき、高さや勾配から段数を見積もることを「段を取る」といい、石段の仕上がりを評価するとき、出来が良いと「段取りが良い」、不出来だと「段取りが悪い」と表現したことだといわれています。
現在でも、建築業や製造業では事前に準備や計画をおこない、支障なく工事や工程が進められるよう、段取りを重要視しているといわれています。
他にも、芝居や歌舞伎などから生まれた楽屋用語という説もあり、話の区切りや一幕のことを「段」と呼び、展開や組み立て、筋のことを「段取り」と呼んでおり、やがて日常でも使われるようになったともいわれています。
このようにさまざまな場面で重要となる段取りですが、例えば建築業や製造業など成果物の作成を請け負っているプロジェクトでは、品質や納期に直結するため、段取りは欠かせません。
段取り八分
「段取り八分、仕事二分」という言葉があります。
仕事の準備・段取りの大切さを表す言葉で、事前に準備（段取り）をきちんとしておくことで、仕事の八割は完了したという意味の格言です。
仕事を進める際に、準備が大切だということは漠然とわかってはいても、何から始めてよいのかがわからないということはよくあります。
特に、まだ現場の状況がよくわかっていない新入社員は苦労するかもしれません。
段取りの知識をつけることができるような環境整備が必要です。
内段取り・外段取り
段取りには2種類の段取りがあるのをご存じでしょうか。
機械を使用する製造業などの現場では、製造する製品に合わせて、加工機や冶具・装置などの設置や設定する段取り、それらを変更する「段取り替え」の作業が発生します。
多品種少量生産によって、段取り替えが増えました。
- 内段取り
機械を停止させてから作業しなければならない段取り作業のことです。
- 外段取り
機械を動かしながらでもできる、ライン・工程外でおこなう段取り作業のことです。
内段取りは機械の稼働を止めなければならないため、内段取りのスケジュール管理を誤ると、遅延の原因にもなります。
できるだけ内段取りに取られる時間を少なくすることが大切です。
複数人により並行作業で時間短縮を図る、外段取りに回せる作業がないか検討するなどの工夫が必要になります。
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プロジェクトにおける段取りのメリット
プロジェクトにおいて段取り良く進めることには、大きなメリットがあります。
主なメリットは以下のとおりです。
- 業務効率化
- 生産性の向上
- 遅延防止
詳しく見ていきましょう。
段取りのメリット1
業務効率化
段取り良く仕事をおこなうことで、無駄な作業や時間が生じず、業務効率化につながります。
働き方改革が叫ばれる昨今、できるだけ就業時間内に作業を完了するためにも、業務効率化は欠かせません。
特に機械を使用するものづくりの現場などにおいて、業務効率化は機械に頼ることだと考えがちですが、段取りについては人が考えるものです。
どのような手順で進めれば段取り良く仕事をおこなえるのか検討し、必要に応じて組み直しなどの現場改善を繰り返すことで、業務効率化へつながっていきます。
段取りのメリット2
生産性の向上
段取り良く作業を進めていくことで、生産性を向上させることができます。
準備をしっかりおこない、何か問題があれば、適切な現場改善をおこなうことで、業務がスムーズに進み、最小限のリソースで最大限の効果を上げることが可能になるためです。
生産性の向上を目標として掲げている企業は多いと思いますが、具体的にどのようにすればよいのかわからないということはありませんか？
まずは、現状に問題がないかしっかりと見直しをおこないましょう。
そうすると、段取りが悪いのではないかという工程が見えてくることがあります。
問題の箇所を改善し、段取りを良くすることで、業務がスムーズに進み、生産性の向上につなげることが可能になるのです。
段取りのメリット3
遅延防止
段取り良く仕事をおこなうことで、納期の遅れや、作業漏れなどのトラブルを防止することもできます。
段取りが悪いと、工程の途中で資材が足りなくなったり、必要なところに人員が足りなくなったりといったトラブルが生じる可能性が上がります。
そうなると、必然的に、業務に遅れが生じることに。
最悪の場合、品質の低下や納期の遅れといったことが起こりかねません。
段取り良く仕事をおこなうことで、トラブルそのものを防止したり、何か問題が発生した場合でもすぐに対応できたりと、遅延防止につながります。
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段取り良く仕事を進めるためのコツ
一言で「段取り良く」といっても、どのようにすれば正しいのかわからないという人は多いのではないでしょうか。
特に、まだ業務に慣れていない場合「段取りの悪い人」だと周囲から思われてしまうかもしれません。
自身の評価を上げるためにも、どのようにすれば段取り良く仕事をおこなうことができるのか、どのようにすれば段取り力を鍛えられるかコツを紹介しますので、参考にしてください。
段取り良く仕事を進めるためのコツ1
準備を怠らない
段取り良く仕事をおこなうには、事前準備は欠かせません。
まずは、仕事を開始する前に、明確にゴール、品質基準、コストなどを決めておきます。
そしてゴールに向かって何をするべきかを考えます。
どのようなゴールを定めるかによって段取りも大きく変わるため、目的・ゴールがぶれることがないように注意しましょう。
段取り良く仕事を進めるためのコツ2
タスクとステークホルダーを洗い出す
目的を達成するために必要なタスクを洗い出し、一覧にしておきます。
また、ステークホルダーの洗い出しも重要です。
ステークホルダーとは、プロジェクトに関わるあらゆる利害関係者のことです。
作業をおこなうメンバーだけではなく、顧客や外注先なども含みます。
ステークホルダーの要求をしっかり把握しておかなければ、後々、修正などが生じることになり、段取りが悪くなってしまいます。
段取り良く仕事を進めるためのコツ3
優先順位を決める
仕事で優先順位を決めるのはとても重要です。
その際、自分のことだけではなく、周囲への気配りが大切になります。
多くの場合、仕事は一人でするものではありません。
期限や、重要度・緊急度のほか、相手（取引先やチームメンバー）の協力が必要になってくることもあるでしょう。
とりあえず、洗い出したタスクの優先度を決め、全体的なスケジュールを立てます。
その後、チームメンバーや取引先と話し合い、スケジュールを調整していきましょう。
早く終わるタスクからこなしていき、残っているタスクを減らしていくという方法もあります。
また、製造業においては、前述した通り、内段取りと外段取りがあります。
内段取りは機械を止める必要があるため、重要性・緊急性の高いタスクといえます。
このように、タスクの重要度・緊急度を考慮して優先順位を決めていくことで、段取り良く仕事を進めることができます。
段取り良く仕事を進めるためのコツ4
スケジュールにバッファをもたせる
スケジュールを組む際、バッファ（余裕）を持たせたスケジュール設定をおこないましょう。
プロジェクトはスケジュール通りにいかないことがよくあります。
何かトラブルが起こったときに、バッファがなければ、リカバリーをすることができません。
トラブルによってスケジュールが崩れてしまったとしても組み直せるように様々なトラブルを想定し、余裕を持たせたスケジューリングを心がけてください。
また、すべてがスケジュール通りにいくわけではないということも、頭に入れておかなければいけません。
工程の途中で、緊急性の高いタスクが発生することもあります。
このときも、バッファを持たせたスケジュールを立てることで、対応が可能になります。
段取り良く仕事を進めるためのコツ5
リスクマネジメント
段取り良くプロジェクトを進めていくためには、リスクマネジメントは欠かせません。
プロジェクトを進行していくにあたって、発生する可能性のあるリスクを洗い出し、対策を講じます。なんの対策もおこなっていなければ、リスクが発生した時点で、作業が停止してしまう可能性もあります。
あらかじめ、リスクに備えて準備をしておくことも段取りの一つなのです。
そのためには、日ごろから想像力や柔軟性を鍛えるようにしておくとよいでしょう。
すべてのリスクが想定内であれば、リスクを恐れることはなくなります。
段取り良く仕事を進めるためのコツ6
改善を繰り返す
最初から全てが段取り良く回るわけではありません。
何度も現場改善を繰り返すことで、最善の方法を見つけていきます。
現場改善のためには、PDCAサイクルが重要です。
PDCAの主な内容は以下のとおりです。
- 計画（Plan）
プロジェクトの計画を立案します。
このとき、目的を明確にし、その目的を達成するためにはどのようにするべきなのか綿密に計画を立てましょう。
- 実行（Do）
立案した計画を実行します。
計画通りに丁寧に仕事をおこないます。
- 確認（Check）
実行して見えてきた課題や問題点を確認し、成果を評価します。
実際に仕事をしていると、どうしても計画通りにいかないところがでてきます。
それらを放置することなく、しっかりと対応するようにしましょう。
- 改善（Act）
課題や問題点を改善します。
計画通りにいかなかった工程や、作業中に起こったトラブルに対して改善します。
上記を繰り返すことで、現場改善につながり、段取り良く仕事をすることができるようになります。
段取り良く仕事を進めるためのコツ7
ガントチャートなどの工程表を作成する
全体的なスケジュールや、進捗状況がすぐに把握できるようなガントチャートなどの工程表を作成するようにしましょう。
これによって、業務が可視化され、チーム全体で業務に取り組みやすくなるほか、進捗状況も一目でわかるので、遅延を防ぐこともでき、段取り良く業務をおこなうことができます。
ガントチャートは、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートで作ることもできますが、専門的な知識を身につける必要があり、作るのに時間がかかってしまいます。
準備に余計な時間がとられてしまうことほど段取りの悪いことはありません。
タスクを入力するだけで自動的にガントチャートが作成できる「Jooto」などのITツールの利用が便利です。
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段取り良く仕事を進めるにはJootoがおすすめ！
Jootoはタスクの状況が一目でわかるカンバン方式を採用しており、シンプルで使いやすいのが特徴です。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけと、使い方が簡単で、直感的に使えるため、誰でもすぐに使いこなすことが可能です。
段取り良く仕事をするには、情報共有や、リアルタイムでの進捗管理が大切になります。
Jootoなら、タスクカードを入力するだけで自動的にガントチャートが作成されます。
各工程の担当者が、現在の進捗状況をそれぞれ入力することでデータが一元化されるため、管理者にとっても確認の手間がなく、ガントチャートを見るだけでリアルタイムの進捗状況を確認できます。
各工程ごとにタスクを入力し、それぞれの進捗情報を確認できるほか、タスクごとにチャットやファイル添付ができることから、他部署の情報も確認できるため、連携を強化でき、段取り良く作業を進めることが可能です。
また、外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
すでにこれらのツールを利用して仕事をしているという方は、Jootoとの連携でより効率的に段取り良くタスク管理をおこなうことができるようになります。
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機密情報を扱うことの多い工場などでも安心して使用していただけます。
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これにより、担当者が煩雑な作業をおこなう必要がなく、スムーズに導入していただくことができます。
担当者の負担を軽減するほかにも、Jootoを導入したにもかかわらず、現場に定着してくれないという事態を防ぐことにもつながります。
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段取り八分仕事二分といわれるほど大切な段取りを上手くおこなうためにも、Jootoの導入をご検討ください。
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