段取りが悪い人の特徴と習慣とは？段取り改善の5つのステップ！

段取りが悪いことで、上司から注意を受けたり、逆に部下の段取りが悪いことで、トラブルに発展してしまったという経験はありませんか。
「段取り八分、仕事二分」という言葉もあるほど、段取りは仕事を円滑に進めるうえで欠かせないものです。

では、どのようにすれば段取り良く仕事をこなすことができるのでしょうか。
段取りが悪い人の特徴から紐解いていきますので、段取りが苦手な人や、自分の段取りが悪いと感じて落ち込むことが多いという人は参考にしてください。

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段取りが悪いとどうなる？

辞書によると段取りとは「物事をおこなう順序や手順。また、その準備」のことを指す言葉です。
語源の由来は諸説ありますが、芝居の「段」が話の一区切りや一幕を指すことから、芝居の筋や校正を組み立てることを「段取り」と言ったことから、一般に広がっていったという説があります。
また、寺社などの石段を設けるとき、高さや勾配から段数を見積もることを「段を取る」と言ったことが語源だとする説も有名です。

「段取り八分、仕事二分」という言葉があるように、仕事をスムーズに進めていくためには、段取りは欠かせないものです。

段取りが悪いことで、生じる主な不具合は以下のとおりです。

うっかりミスが増える
周囲との軋轢が生まれる

これらの不具合が生じると、生産性の低下などにつながってしまいます。

うっかりミスが増える

段取りが悪いと、準備不足からうっかりミスが増えがちです。
ミスによって、せっかくの商談が失敗に終わってしまうケースも考えられます。
また、やり直しの作業が多くなり当初のスケジュール通りに作業が進まなくなることも。
失敗が続けば、納期に間に合わないということもありえます。

そうなると、本来の能力を発揮することができず、上司や同僚のみならず、取引先からの評価も下がってしまいます。

周囲と軋轢が生まれる

段取りが悪いことで、人間関係にも影響がでることがあります。

仕事は、ほとんどの場合、多くの人と連携して進める必要があります。
誰か一人の段取りの悪さから、スムーズに業務を進行できなくなると、周囲の人たちとの間に軋轢が生まれてしまいます。

遅延などのミスが続けば、上司や同僚からの信頼を失うことにもなりかねません。
社内だけではなく、顧客からも信頼されなくなり、仕事を任せてもらえなくなってしまうかもしれません。

自身にそんなつもりはなくても、相手の足を引っ張ってしまい、悪意を持たれてしまうこともありえます。
周囲の人との良好な人間関係を築き、何かあったら頼ることができるような協力関係を結びながら仕事を進めるためにも、段取りは不可欠なのです。

段取りが悪い人の特徴や習慣

段取りが悪い人の特徴や性格を紹介します。
自身に当てはまるところがないかチェックしてみてください。

段取りが悪い人の特徴・習慣1
自分の能力を把握できていない

自分は段取りが悪い、と感じている人は、まず自分の能力がどの程度のものなのかしっかりと把握しましょう。
とりあえずやってみる、頑張る、というだけではうまくいかないことも多くあります。

例えば、あるタスクについて、どれくらい時間をかければこなすことができるのかがわかっていないと、仕事を引き受けすぎてキャパシティーオーバーになってしまったり、逆に時間があまってしまったりということが起こりがちです。
無理をすれば焦る気持ちが生まれ、失敗につながります。
自分自身で作業時間を測定したり、周囲の人からの正しい評価を聞いたりして、自分の能力を把握しましょう。

段取りが悪い人の特徴・習慣2
優先順位を決めるのが苦手

タスクの優先順位を決めることも段取りを良くするには大切です。

段取りが悪い人は、優先順位を決めるのが苦手な傾向にあり、感覚で何から着手するのかを決めてしまい、周囲の求める優先順位とは異なる順位をつけてしまうことがあります。
目の前の仕事にのみ注意がいきがちで、スケジュールや自身の役割などを俯瞰して見ることができていないことが多いようです。
とにかく目の前にあるものからこなすのではなく、視野を広げることも大事です。

優先順位は、感覚ではなく、タスクの緊急度や重要度などで総合的に判断し決定します。
段取りの良い人は、取りかかる前に「緊急度と重要度のマトリクス」などを活用して、適切な優先順位を決定しています。

時間管理のマトリックス（緊急度と重要度のマトリクス）によるタスクの優先順位の付け方

段取りが悪い人の特徴・習慣3
すべてを自分でやろうとしてしまう

何もかも自分一人で抱え込んでしまう一面のある人は、予定通り仕事が進まなくなり、周囲からは「段取りの悪い人」という評価をされてしまいがちです。
責任感が強かったり、人に頼むのが苦手だったりする性格の人は、仕事を抱え込みがちなので、注意が必要です。
スケジュール全体を見て、必要であれば、誰かに協力を頼むという要領の良さも大事なことです。

普段から、上司や部下、チームメンバーなどとコミュニケーションを取るようにして、自分が困っているときに相手が協力してくれるような関係性を作っておくとよいでしょう。
また、管理をおこなう立場の人は、誰か一人に業務が偏ってしまっていないか、進捗に遅れがないか、目を光らせておくことも大切です。

段取りが悪い人の特徴・習慣4
無駄なことに時間を費やしてしまう

段取りが悪いタイプの人は、周囲から見れば無駄だと思われるようなことに、時間を費やしてしまう傾向があります。
例えば、作っている資料に少しでもミスがあったらイチからやり直しをしたり、出来栄えばかりを気にしてそこに時間を費やしてしまったりしてしまいがちです。

気持ちの切り替えが苦手な性格の人は、頭では先に進まなければいけないとわかっていても、いつまでも一つの仕事にこだわってしまい、後に待ち構えている仕事に取りかかることができないというパターンもあります。

一生懸命仕事に取り組むという姿勢は大事ですが、目の前の物事だけではなく、仕事の全体像を見て、進めていかなければ、時間配分が上手くいきません。

段取り改善のための5つのステップ

段取りがうまい人になるためのステップを紹介します。
段取りを立てるのが得意な人が意識していることや、日々実践している仕事術を紹介しますので、苦手な人は参考にしてください。

自分の能力を理解する

まずは自分の能力やキャパシティを理解しましょう。
おすすめなのが、日々の業務やタスクにかかる時間を測定しておくことです。
だいたいどれくらいの時間がかかるのかわかっていれば、逆算して無理のないスケジュールを組むことができます。

人から仕事を振られたときにも、本当にできるのかどうか判断することができるようになります。
また、苦手な作業や得意な分野も理解することで、自身の強みや、鍛えるべきポイントがわかるようにもなります。

ゴール・目的を明確にする

自分がやっている仕事のゴールや目的が何なのか、明確にしておきましょう。
仕事におけるゴールとはどのレベルまでやるのかという範囲の基準も含まれます。
どこまでやればよいのかを明確にしておくことで、無駄な作業が生じず、効率よく仕事を進めていくことができます。

そして定めたゴールに向かって仕事の手順を決定していきます。

全体像の把握とタスクを細分化

段取り良く仕事をこなすためには、目の前のタスクにばかりとらわれすぎず、全体を俯瞰して見ることも大切です。

事前に、タスクやプロジェクトの全体像を見て、こなさなければならない工程がどれくらいあるのか、洗い出しをおこない、大きなタスクは、何から取り掛かればよいかわかるくらいにまで細分化します。
タスクを細かい粒にすることで、作業時間を計算しやすくなり、段取り良く仕事をこなすことが可能になります。

また、全てのタスクを把握することで、時間をかける必要のないタスクや、そもそもやらなくともよいタスクが見えてきます。
無駄な作業を省くことで、仕事が早い人、段取りのうまい人になることができます。

PDCAサイクルを意識する

PDCAは業務改善のためのフレームワークで、段取りがうまい人がよく取り入れている仕事術の一つです。
P（Plan：計画）D（Do：実行）C（Check：確認）A（Action：修正）の略で、1週間や1カ月など期間を区切って、PDCAサイクルを回して業務を振り返ることで、段取りを見直すことができます。

誰でもはじめからいきなり段取り良く仕事をすることは難しいです。
PDCAサイクルを回すことで、今まで見えてこなかった改善点を知ることができ、適宜見直しと改善を繰り返すことを習慣にすれば、段取り良く仕事をこなせるようになります。

先を見通したタスク管理・スケジュール管理

段取り良く仕事をするためには、目の前のタスク、目標を達成するまでに必要なタスク管理・スケジュール管理をおこなうことが大切です。
特に、プロジェクトを進行していく場合は、ToDoリストやタイムスケジュール表などを作成して無駄なくタスクをこなせるように、計画・管理をおこないましょう。
全体的な納期や、タスク同士のつながりなども理解する必要があります。

また、プロジェクトを段取り良く進めていくためには、進捗管理も大切です。
ガントチャートなどの工程表を作成することで、進捗が一目でわかり、管理がしやすくなります。

特に大きいプロジェクトになると、関わる人数や工数が多くなり、管理が難しくなります。
そうなると、管理者の負担が大きくなり、仕事が回らない（段取りが悪い）という状況に陥ってしまうこともあり得ます。

そこで、オススメしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。

正しいプロジェクト管理でリスクを回避！プロジェクトにおけるスケジュール管理とは？

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段取り良く仕事をこなすには、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」の活用がおすすめです。
Jootoはタスクの状況が一目でわかるカンバン方式を採用しており、シンプルで使いやすいのが特徴です。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけと、直感的に使えるため、誰でも簡単に使い始めることができます。

タスクカードにタスクを入力していくだけで、進捗管理に便利なガントチャートが自動で作成され、画面を見るだけで現在の進捗状況を把握できます。
優先度なども設定できるので、何から取り掛かればよいのか一目でわかり、段取り良く仕事を進めることができます。

タスクごとにコメントを残すことができ、チャットのように使ったり、ファイルの添付ができたりする点も魅力の一つです。
すべての情報をJootoで一元管理することで、だれでもすぐに必要な情報を探すことができます。

ビジネスチャットツールを活用している企業も多いかと思いますが、指示や資料などを送った場合、受け取った側が、チャットを遡って必要な情報を探さなくてはいけないという手間が発生してしまうことがあります。
また、新たに資料を作成する際にも、Jootoで共有されていれば、類似の計画書や企画書などを参考にして、時間をかけることなく資料を作成できるなど、段取り良く仕事を進めることができ、作業効率や生産性の向上につなげることができます。
プランによっては大容量のファイルを添付することも可能です。

外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
すでにこれらのツールを活用して仕事をしているという方は、Jootoとの連携でより効率的に段取り良くタスク管理をおこなうことができるようになりますのでおすすめです。

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従業員の数が多い大企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
利用人数に応じて料金が変わる他のプランとは異なり、ライセンスは無制限で定額で利用できます。
従業員の数が多い組織や、大規模なプロジェクトで関わる人数が多い場合でも、全体をフォローすることが可能となります。

ビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されます。

サポート体制が充実している点も嬉しいポイントです。
従来はお客様自身で遂行いただいていた、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。
これにより、担当者が煩雑な作業をおこなう必要がなく、スムーズに導入していただくことができます。
担当者の負担を軽減するほかにも、せっかくツールを導入しても現場に定着しないという事態を防ぐことにもつながります。

さらに、「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携し、タスクに関連する業務の自動化を実現することも可能です。

段取りの悪さを改善して、段取り良く仕事をこなすためにも、Jootoの導入をご検討ください。