案件管理にカンバン方式のツールがおすすめな理由

営業活動をおこなううえで、適切な案件管理は欠かせません。
顧客情報や営業の進捗を記録して管理することで、営業活動をスムーズにおこなえるようになり、目標の達成や利益の向上に役立てることができます。

案件管理の基礎知識や方法、カンバン方式のタスク管理ツール「Jooto」を使った案件管理の詳しいやり方についてなどをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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案件管理とは

案件とは、「現在関わっている事柄」という意味ですが、ビジネス上では顧客や商談のことを表すことが多いです。

案件管理とは、営業活動の進捗状況や顧客情報を可視化し、案件ごとに情報管理をすることです。
仕事では同時に複数の案件に関わることも少なくありません。
適切な案件管理をおこなうことでヌケ・モレを防ぎ、効率良く仕事をこなしていくことができます。
適切に案件管理ができれば仕事の精度や受注の確度を上げて、生産性や売上額を向上させることも見込めます。

最近ではSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などのツールも多く登場していますが、いきなり業務に取り入れるには少しハードルが高いといえるかもしれません。
この記事では、案件管理の最初のステップとして「カンバン方式」で案件を管理するツールについて解説していきます。

案件管理の目的

営業目標をスムーズに達成できるようにすることが、案件管理の目的の一つです。
営業目標を達成するには、案件に関する多くの情報が必要になります。
適切な案件管理をおこなうことで、必要な情報を必要なときに得られるようになり、営業目標を達成するのに役立てることができます。

また、顧客に対して適切な提案をおこない、成約へ導くことも大きな目的です。
案件ごとに、今どのフェーズにいるのかという進捗状況や、成約に至った経緯を可視化・記録することで、今後の営業活動に活かすこともできます。

案件管理が必要な理由

案件管理がどういったもので、目的は何なのかがわかりました。
では、なぜ今、案件管理の必要性が叫ばれているのでしょうか。

案件管理が必要とされる主な理由は以下のとおりです。

属人化を防ぐ
業務効率化
受注確度の向上
精度の高い売上予測が可能になる
ナレッジ・ノウハウの共有

詳しく見ていきましょう。

属人化を防ぐ

案件管理によって、属人化を防ぐことができます。

属人化してしまっている案件があると、担当者の退職や人事異動で影響を受けたり、担当者が休暇をとりにくいなどの不具合が生じてしまいます。
また、組織として、個人のスキルに依存してしまうということにもなりかねません。
案件管理によって、取引先のデータや商談内容などを共有することで、たとえ担当者が不在でも、適切な顧客対応をおこなえます。

業務効率化

案件管理によって、業務効率化を図ることも可能です。
顧客の情報や商談の進捗状況などを可視化することで、必要な情報をすぐに見つけることができ、時間の短縮になります。
特に大きい組織では、何か知りたいことがあっても誰に聞けばよいのかわからなくて、無駄なやり取りが生じてしまうことがあります。
案件管理で情報が一元管理されることで、無駄なやり取りが必要なくなり効率化につながります。

営業活動をおこなううえで、適切な情報共有は、組織全体の業務を効率化し、生産性の向上にも役立てることができます。

受注確度の向上

受注確度の向上にも、案件管理は欠かせないものです。

過去の商談データなどから顧客のニーズや社内事情を把握しやすくなり、案件に対してどのようなアプローチをすれば有効なのかを判断することができます。
その結果、受注確度が上がると考えられます。

精度の高い売上予測が可能になる

それぞれの担当者が抱える案件の詳細な進捗状況や予想受注金額を把握し、共有することで、売上予測の精度が上がります。
根拠のある売り上げ目標を立てることができるほか、戦略の立案や業務改善にも役立ちます。

精度の高い売上予測があれば、予実管理の精度を高めることにもなり、経営陣の意思決定の際にも役立つでしょう。

ナレッジ・ノウハウの共有

案件管理によって、情報を一元化することで、担当者それぞれが持っているノウハウやナレッジを共有・蓄積することができます。
今後、関連する案件が発生した際、どのようにアプローチをかければ上手くいくのか、参考にすることができます。

成約率や受注金額の高い社員がどのように営業活動をおこなっているのかなどのワークフローを共有することも、自社の利益につながります。

マネージャーは優秀な担当者からヒアリングし、その内容をマニュアル化することで、チーム全体のパフォーマンスを高めることができます。

案件管理の項目

Jootoはじめ、mazrica、kintone、gridy、zoho、suiteなど案件を一元管理できるツールのUI

しっかりと項目を定義しておくことで、複数人で管理する場合でも、データにばらつきができることを防止できます。

主な管理項目は以下のとおりです。
自社の製品やサービスによって項目を追加してください。

顧客管理と担当者
進捗管理
受注予定日（受注見込み日）
売上予金額
失注した場合の理由

詳しい内容を見ていきましょう。

案件管理の項目1
顧客管理と担当者

案件管理において、顧客管理は欠かせない項目です。
顧客の名前や所在地、窓口となっている人物のほか、商談内容なども記載し、取引情報の管理をおこないます。

また、担当者が誰かわかるように、明確にしておくことも重要です。
担当者が明確になることで、責任の所在が明らかになり、見込み客を放置してしまうことを防ぐ効果があるほか、トラブルが発生したときの対応に役立ちます。

案件管理の項目2
進捗管理

案件が現在どのフェーズにあるのかリアルタイムの進捗状況を記録・共有し、管理することで、抜けや漏れを防止できます。
マネージャーが案件ごとの進捗を確認して適切な指示を出せるほか、進捗に遅れが発生していないかを担当者自身で気が付くことができるので、失注の回避につながります。

案件管理の項目3
受注予定日（受注見込み日）

受注予定日（受注見込み日）も大切な管理項目です。
過去のデータを分析し、受注予定日を算出しましょう。
そしてその予想した日に受注できるように、スケジュールを組みます。

予定日をあらかじめ設定することで、目標が明確になるほか、適切なタイミングでアプローチができるようになります。

案件管理の項目4
売上予定金額

案件ごとの売上予定金額の項目も重要です。
もし、予定金額と実際の売上額に差異が生じた場合は、その原因をさぐり、次に生かすことができます。

案件管理の項目5
失注した場合の理由

営業活動をしていれば、残念ながら成約に至らず、失注してしまうこともあるでしょう。
案件管理では成約した場合だけではなく、失注した場合の理由についても情報を記録して全体で共有できます。

案件管理の方法

案件管理にはさまざまな項目が必要であることがわかりました。
では、どのように案件管理をおこなっていけば、効率よく管理できるのでしょうか。
案件管理の方法をご紹介しますので、参考にしてください。

SFA（営業支援システム）

SFAは英語の「Sales Force Automation」の略語で、日本語では「営業支援ツール」「営業支援システム」などと訳されます。
企業の営業活動の情報全般をデータ化し管理できるツールです。
資料や日報、商談メモなどを記録、共有することができ、レポート機能を使えばデータ分析もおこなえます。
業務効率化や営業活動の可視化に役立つツールです。

Excel（エクセル）

Excel（エクセル）は普段から使用している企業も多く、新たに導入する必要がなく、すぐに案件管理に活用することができ、データをグラフ化するなど、自社にとって使いやすいようにカスタマイズして使えるのがメリットです。
いちからファイルを作成するのは大変なので、テンプレートなどを活用するとよいでしょう。

関数やマクロを活用すれば、複雑なデータ分析も可能となります。
グループウェアであるMicrosoft365の他のツールと連携させて使用することも可能です。

データの共有もできますが、複数人で共同編集をおこなうと、データが消えてしまったなどのトラブルになることがあるので注意が必要です。

さまざまな情報と紐づけての管理となると、データが複雑になり、見にくくなってしまう可能性があります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Excel（エクセル）と同じように使うことができ、Googleアカウントがあれば無料で使用でき、共有も簡単です。
グループウェア（Google Workspace）の一部として、Googleの他のツール（Googleドキュメントなど）と一緒に使うこともできます。
Excel（エクセル）同様、共同編集には向きません。

Jooto

管理項目が増えるほど、マネージャーの負担は増加します。
各担当者の案件すべてに注意を払い、適切な指示を出すという仕事をマネージャー一人に任せるのは困難でしょう。
そこでスムーズな案件管理をサポートするのがタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です。

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式の管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
誰でも使い慣れるまでに時間がかからず、多くの人が関わるような案件管理に向いています。
汎用性が高く、営業管理ツールや顧客管理ツールとしても活用できます。

Jootoを活用することで、今まで無駄が生じていた業務をスムーズに進めることができるようになり、業務改善に役立ちます。

さらにJootoは複数の案件（プロジェクト）を一つのダッシュボードで管理できるので、部署をまたいだ管理ができるほか、他部署を巻き込んだマーケティングにも活用できます。

案件管理にカンバン方式「Jooto」をすすめる理由

mazrica、kintone、gridy、zoho、suiteなどと同じく、案件を一元管理できるJooto

なぜ、案件管理にはカンバン方式のJootoがおすすめなのでしょうか？
主な理由は以下のとおりです。

SFA・CRMよりも気軽に始められる
一覧性・視認性の高さ
引き継ぎミスの防止
モバイルデバイスにも対応

これらの理由について、詳しく説明します。

SFA・CRMよりも気軽に始められる

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報システム）はメリットの多いツールではありますが、導入のハードルが高いのが難点です。
案件管理は今すぐにも始めなければならない重要なものですが、SFA・CRMの導入に手間どり、導入そのものが目的になってしまって、結局使いこなせないということもありえます。

Jootoは登録するだけで始められ、基本操作はドラッグ＆ドロップでおこなえ、誰でも簡単に使えるようになることから、導入後、定着しやすいのが特徴です。

一覧性・視認性の高さ

カンバン方式で案件を管理する一番のメリットは「見やすさ」でしょう。
案件を一覧で表示するので、視覚的に案件の数と概要を把握することができます。

カンバンに担当者の名前や進捗状況が表示されるツールであれば、メンバー間で仕事の偏りがないか、どこがボトルネックになっているのか、ということがすぐに把握できます。

引き継ぎミスの防止

重要なメリットの一つに、案件の進捗状況を明確にすることで、担当者間の引き継ぎのミスを防ぐことができるということがあげられます。

営業というと、以前は見込み客に対して、会社へ訪問する飛び込み営業や電話営業が主流でしたが、近年は、インターネットの普及によりメールやオウンドメディアを利用したインサイドセールスという営業手法が一般的になっています。

インサイドセールスでは、顧客がどのフェーズまで進んでいるのか、営業のプロセスごとに担当者を分けるケースも少なくなく、複数人で一つの案件を担当しなくてはいけません。
しかし、複数人での作業では、プロセス間の移行のタイミングで、うっかり案件（お客様）の引き継ぎを失念してしまうこともあります。
カンバン方式で案件を管理することで、案件の取りこぼしを防止する効果も期待できます。

また、タスクごとにチャットができ、ファイル添付もできるため、そのタスクについての情報をすぐに得ることができ、引き継ぎの際も情報の取りこぼしがありません。
データは残るので、ナレッジの蓄積にも役立ちます。

モバイルデバイスにも対応

Jootoはマルチデバイスに対応しています。
モバイル端末でも使用できるため、外出の多い営業職でも、出先ですぐに情報を確認したり、入力したりということが可能です。
例えば、営業先で頂いた名刺の情報をすぐにJootoに入力することで、チーム全体で顧客情報を共有することができます。

カンバンツールJootoでの案件管理のポイント

カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」のメリットは理解いただけたでしょうか。
次は、実際にJootoで案件を管理するポイントについて説明していきます。

ボード上のリストの分類を適切に設定する

Jootoのカンバン方式では、各ボードにリストを並べ、そのなかにタスクを表示しますが、リストを分ける単位が重要になります。
あまり細かい単位で分けると全体を把握しづらくなり、進捗がわかりづらくなってしまいます。
リストの単位は、進捗状況ごとや、顧客ごと、担当者ごとなど、プロジェクトによって最適なものは違いますので、実際に運用しながら最適な単位を見つけていくのがよいでしょう。

情報を一元管理する

案件を管理するときは、できるだけ情報を1箇所に集約しましょう。
案件の更新や追加があったときに、対象となる箇所がどこにあるのかがわからなければ本末転倒です。
一つのカードに案件を記入したならば、その案件に関する情報は同じカードに追記していくようにするとよいでしょう。

Jootoは、タスクカードに画像やテキストファイルを添付できます。
どんな情報をタスクカードへ入力するのか、あらかじめルールを決めておくとよいでしょう。
チェックリストやコメント機能を積極的に活用し、情報を集約させるようにするとより効果的に仕事を進めることができます。

定期的にチェックする仕組みを作る

案件管理を円滑に進めるために、ボードを定期的にチェックする習慣を作りましょう。
定期的にチェックすることで案件の更新漏れを防ぎ、進捗を定点観測することができます。

毎日の、あるいは週1回のミーティング時などでボードを確認する時間を取れば、チームメンバー全員で状況を確認することができ、納期に遅れることなく仕事をこなすためには何が必要か？何を優先させるべきか？、という共通認識を持つことができます。

カンバン方式のツールであればすぐに案件の状況が把握できるので、チーム内で共有するには最適です。

大企業向け「タスクDXプラン」もおすすめ

Jootoでは以下の４つのプランを提供しています。

フリープラン
スタンダードプラン
エンタープライズプラン
タスクDXプラン

大企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
従業員の数の多い大企業にも対応可能です。
部署をまたいだ管理も可能なため、営業活動と基幹業務の連携を図ることもできます。

法人向けに提供をしているエンタープライズプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもエンタープライズプランの強固なセキュリティが適用されるため、顧客情報などの機密情報を扱う、案件管理でも安心です。

また、サポート体制が充実している点も嬉しいポイントです。
導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。
これにより、担当者の負担を軽減するほかにも、せっかくツールを導入しても現場に定着しないで終わるといった事態を防ぐことにもつながります。

外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。

案件管理とは？必要な理由や営業活動を円滑に進めるための方法を解説