案件管理にカンバン方式のツールがおすすめな理由

案件管理とは

案件とは、「現在関わっている事柄」という意味ですが、ビジネス上では顧客や商談のことを表すことが多いです。仕事では同時に複数の案件に関わることも少なくなく、どのように案件を管理するか、ということが抜け漏れを防ぎ、効率よく仕事をこなしていくためには重要になってきます。うまく案件管理ができれば仕事の精度を上げて、売り上げを上げることも見込めます。

最近ではSFA（営業支援システム）というツールも多く登場していますが、いきなり業務に取り入れるには少しハードルが高いのではないでしょうか。

この記事では、案件管理の最初のステップとして「カンバン方式」で案件を管理するツールについて解説していきます。

 

案件管理にカンバン方式のツールをおすすめする理由

なぜ、案件管理には「カンバン方式」のツールが良いのでしょうか？その理由を説明していきましょう。

 

一覧性・視認性の高さ

カンバン方式で案件を管理する一番のメリットは「見やすさ」です。案件を一覧で表示するので、パッと見て案件の数と概要を把握することができます。

カンバン方式では、横の軸に種別、縦軸に案件をカード形式で並べます。横軸の種別を「未着手」「進行中」「完了」など、進捗の状況にすれば、それぞれの案件がどのくらいあるのかが分かり、納期までのどの案件をやるべきか、目標達成までにどのくらいの案件が必要か、といったことがすぐに分かるのが特長です。

また、案件に担当者の名前やアイコンが表示できるツールであれば、メンバー間で仕事の偏りがないか、どこがボトルネックになっているのか、ということがすぐに把握できます。

 

受け渡しミスの防止

もう一つのメリットは、案件の進捗状態が明確にすることで、担当者間の受け渡しのミスを防ぐことができるということです。

営業というと、以前は見込み客に対して飛び込み営業や電話営業が主流でしたが、近年は、インターネットの普及によりメールやオウンドメディアを利用したインサイドセールスという営業手法が一般的になっています。そのため営業のプロセスごとに担当者を分けることも少なくなく、プロセス間の受け渡しのタイミングで、うっかり案件（クライアント）の引き渡しを失念してしまうこともあります。

カンバン方式で案件を管理することで、案件の取りこぼしを防止する効果も期待できます。

 

カンバンツールでの案件管理のポイント

カンバン方式のメリットは理解いただけたでしょうか。次は、実際にカンバンツールで案件を管理するポイントについて説明していきます。

 

ボードの分類を適切に設定する

カンバン方式では、1枚のボードにタスクを並べて表示しますが、ボードを分ける単位が重要になります。あまり細かい単位で分けると全体を把握しづらくなり、進捗が分かりづらくなってしまいます。ボードの単位はプロジェクトにより最適なものがありますので、実際に運用しながら最適な単位を見つけていくのがよいでしょう。

 

情報を集約する

案件を管理するときは、できるだけ情報を1箇所に集約しましょう。案件の更新や追加があった時に、対象となる箇所がどこにあるのかが分からなければ本末転倒です。1つのカードに案件を記入したならば、その案件に関する情報は同じカードに追記していくようにすると良いでしょう。

カンバンツールは、カードに画像やテキストファイルを添付できるものもあります。チェックリストやコメント機能があれば積極的に活用し、情報を集中させるようにするとより効果的に仕事を進めることができます。

 

定期的にチェックする仕組みを作る

案件管理を円滑に進めるために、ボードを定期的にチェックする習慣を作りましょう。定期的にチェックすることで案件の更新漏れを防ぎ、進捗を定点観測することができます。

毎日の、あるいは週1回のミーティング時などでボードを確認する時間を取れば、チームメンバー全員で状況を確認することができ、納期に遅れることなく仕事をこなすためには何が必要か？何を優先させるべきか、という共通認識を持つことができます。

カンバン方式のツールであればすぐに案件の状況が把握できるので、チーム内で共有するには最適です。

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