Excel（エクセル）でチェックリストを作る方法をくわしく解説！

仕事をする中で、チェックリストを作成したり使用したりしたことのある人は多いのではないでしょうか。
日ごろのタスク管理はもちろん、プロジェクトの進行管理においても活用されているのが、チェックリストです。

チェックリストを活用することによってやるべきことが明確になり、業務の抜け漏れを防ぐことができます。
結果として業務の効率化や生産性アップが期待できる便利なツールです。

Microsoft社の表計算ソフトExcel（エクセル）にはチェックリストを作る機能が塔載されており、簡単な設定で手軽にチェックリストを作成できます。
テンプレートも豊富にあるため、用途に応じて使い分けることが可能です。

当記事では、Excelでチェックリストを作る方法や便利な使い方を解説します。
より効果的なチェックリストの運用方法として管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。

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Excel（エクセル）のチェックリストとは

Excelのチェックリストとは、タスクやプロジェクト管理、アンケート、チェックシート、ToDoリストなど幅広い用途で活用され、チェックボックスにチェックマークを入れる形式のものです。

Excelにはチェックリストに使用できるテンプレートが塔載されていますが、自分でカスタマイズして用途に合った最適なチェックリストを作成することもできます。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成する手順

チェックリストを作るためには「開発タブ」が必要ですが、初期設定ではワークシートに開発タブがないため、準備としてリボンに開発タブを表示させる必要があります。

Excel（エクセル）でチェックリストを作るための事前準備
開発タブの設置

開発タブを設置するため、以下の手順で操作していきます。

ファイルをクリックする
オプション→リボンのユーザー設定をクリックする
開発にチェックマークを入れ、OKを押す
リボンに開発タブが設置される

開発タブの設置1
まず、ファイルをクリックします。

開発タブの設置2
次にオプションから「リボンのユーザー設定」をクリックします。

開発タブの設置3
下図のように「開発」にチェックマークを入れ、OKを押します。

開発タブの設置4
すると、リボンに「開発タブ」が設置されます。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するステップ

リボンへ開発タブが設置できたら、リストを作っていきます。
リスト作成は、以下の手順で操作します。

開発→挿入をクリックする
チェックボックスが表示される
テキストの編集

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するステップ1
開発→挿入をクリックする

挿入ボタンをクリックすると、ドロップダウンメニューが生成され、「フォームコントロール」と「ActiveXコントロール」メニューが表示されます。
「フォームコントロール」のなかからチェックボックスのアイコンを選択します。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するステップ2
チェックボックスが表示される

チェックボックスのアイコンを押すと、マウスのカーソルが矢印から「+」(選択範囲モード)に変わります。
チェックボックスを挿入したい位置に「+」を合わせてマウスをドラッグします。マウスから手を離すと、チェックボックスが生成されます。

なお、チェックボックスをセルの枠に合わせたい場合は、チェックボックスをアクティブにした状態で「図形の書式」タブから「配置」→「枠線に合わせる」を選択すれば自動的にセルの枠内に設置されます。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するステップ3
テキストの編集

テキストを変更するには、チェックボックスを右クリックし、アクティブにします。
テキストが編集できるようになったら、任意の文字列を入力します。

左クリックやダブルクリックではテキストの編集はできません。
右クリックでアクティブな状態にしてから文字列を入力します。

Excel（エクセル）のチェックリスト作成で知っておくと便利な方法

チェックリストの作成にあたって知っておくと便利な3つの方法を解説します。

複製方法
削除方法
サイズを変える方法

それぞれ解説します。

複製方法

複製は、チェックボックスが存在するセルをコピー＆ペーストすることで簡単にできます。
一度の操作で複数のチェックボックスを複製したい場合は、オートフィル機能を使うと便利です。

チェックボックスが挿入されているセルの右下の黒四角(■)にマウスのカーソルを合わせて矢印を「+」(選択モード)にした状態で、マウスをドラッグする方法です。
黒四角(■)にはフィルハンドルという名称があり、フィルハンドルをクリックした状態でカーソルをドラッグすれば一度の操作で複数のデータが複製できます。

削除方法

「Ctrlキー」を押したままチェックボックスをクリックし、その状態のまま「deleteキー」を押せば削除できます。
チェックボックスが存在するセルにマウスのカーソルを合わせて「deleteキー」を押したり、右クリックした状態で「deleteキー」を押したりしても削除できないため、注意が必要です。

一度に複数のチェックボックスを削除したい場合は「Ctrlキー」を押しながら削除したいチェックボックスを選択することで、同時に複数個の削除が可能です。

サイズを変える方法

チェックボックスは図形のように簡単にサイズ調整できません。
サイズ調整するにはフォームコントロールではなくActiveXコントロールを使用する必要があります。

開発タブから挿入を選択し、ドロップダウンメニューを生成させたらActiveXコントロールのチェックボックスをクリックします。
設置されたチェックボックスを右クリックしてコントロールの書式設定からダイアログボックスを表示させます。

プロパティを開き、「セルに合わせて移動やサイズを変更する(S)」にチェックしてOKを押します。
この設定をおこなうことにより、行列の幅を変更することでサイズを調整できます。

チェックリストの集計方法

チェックリストの集計は以下の手順で操作します。

値を「オン」にする
COUNTIFを使って集計する

チェックリストの集計方法1
値を「オン」にする

チェックボックスを右クリックし、コントロールの書式設定を選び、ダイアログボックスを表示させます。
コントロールタブ内の値を「オン」にします。

Excel（エクセル）でチェックリストの集計をする図1（チェックボックスを右クリックし、ダイアログボックスを表示させる）

「リンクするセル」部分に任意のセル番地を入力します。
下記のように、チェックボックスにチェックマークを入れたときは「TRUE」、チェックマークがないと「FALSE」と表示されます。

チェックリストの集計方法2
COUNTIFを使って集計する

COUNTIF は、検索条件にあった値を選択範囲の中からピックアップし、セルの数を集計できる関数です。
計算式を入力する際は、「関数の挿入」をクリックし、関数の分類から「統計」を選ぶとCOUNTIF が見つかりやすくなります。

チェックボックスにチェックマークが入っている数をカウントしたいため、「TRUE」を数える数式を入力します。

Excel（エクセル）でチェックリストの集計をする図3（COUNTIF関数を使用）

選択した範囲内に「TRUE」は2個あるため、カウント結果が「2」と表示されます。

Excel（エクセル）でチェックリストの集計をする図4（COUNTIF関数を使用2）

チェック結果と背景色を連動させる方法

チェックボックスにチェックマークを入れたら「赤」、チェックマークがない場合は「青」など、自動で色付けして塗りつぶすと一目でタスクの進捗状況を把握でき、チーム内の情報共有に役立ちます。

「チェックリストの集計方法」で解説したTRUEとFALSEの値を利用し、TRUEなら「赤」、FALSEなら「青」といった具合に条件付き書式を設定することで、チェック結果と塗りつぶす色を連動することが可能です。

条件付き書式→新しいルールを選択する
書式設定を入力する
背景色を選択する

上記の手順で操作します。

1. 条件付き書式→新しいルールを選択する

ダイアログボックスが表示されたら、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

2.書式設定を入力する

「次の書式を満たす場合に値を書式設定」の欄に「=(塗りつぶすセルの番号)=TRUE」と入力します。

3.背景色を選択する

書式タブから塗りつぶす背景色を選択し、OKを押します。

正しく設定できると、下記のようにチェックマークを入れたセルと背景色が連動して変化します。

同様に、文字のフォントなども書式タブから設定できます。

なお、マクロを使用してチェックボックスの設定をまとめておこなう方法もありますが、上級者向けのため、一つずつ確認しながら設定することをおすすめします。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するメリット

エクセルでチェックリストを作成するメリットは、以下の3つです。

導入のハードルが低い
自由にアレンジできる
テンプレートを活用すれば、簡単に作成できる

それぞれについて詳しく解説します。

導入のハードルが低い

エクセルは通常の業務で活用されているため、導入にあたって追加のコストがかかりません。
エクセルを使い慣れた社員も多いため、現場の抵抗感も少ない傾向があります。
社員への教育コストもかからないため、導入のハードルは低いといえるでしょう。

自由にアレンジできる

自由なアレンジができる点も、エクセルのメリットです。
エクセルは、本来の計算機能をはじめ、さまざまな機能が搭載されているため、業務の目的やフローに合わせてチェックリストを自由にアレンジできます。

ITに苦手意識がある社員にとっては難しい側面があるかもしれませんが、デスクワークに慣れている社員であれば、問題なく使いこなせるでしょう。

テンプレートを活用すれば、簡単に作成できる

Microsoft社が提供するホームページをはじめ、インターネット上にはさまざまなチェックリストのテンプレートが存在します。
用途に合ったテンプレートが見つかれば、簡単にチェックリストが完成します。
無料でダウンロードできるサイトもあるため、コストがかからない点も魅力です。

Excel（エクセル）でチェックリストを作成するデメリット

エクセルでチェックリストを作成するデメリットは、以下の3つです。

更新が滞るリスクがある
一定のIT知識が必要
リアルタイムに情報共有できない

それぞれについて詳しく解説します。

更新が滞るリスクがある

プロジェクトの遂行にあたってチームのメンバーでエクセルのチェックリストファイルを共有する場合、タスクが完了するたびにチェックリストを更新し、メンバーに共有する必要があります。手間がかかることがネックになり、更新が滞るリスクがあります。

業務の進捗状況とチェックリストに乖離が生じると、プロジェクトの進行ミスなど大きな問題に発展するおそれがあり、注意が必要です。

一定のIT知識が必要

チェックリストへのチェック作業自体は誰でも簡単にできますが、項目を変更したい場合やより効率的にチェックリストを作成したい場合は一定のIT知識が求められます。
変更が必要なときに対応できる社員が職場にいない場合、チェックリストの運用自体が難しくなる可能性があります。

また、関数やマクロが組み込まれたシートを他の社員が誤って更新してしまうリスクがあるため、何らかの対策を講じる必要があります。

リアルタイムに情報共有できない

チェックリストに更新や情報の追加があった場合、リアルタイムに情報共有できないデメリットがあります。
チームのメンバーに情報共有するにはメールやチャットなどのツールを使用する必要があり、タイムラグが発生します。

すべてのメンバーが最新版のチェックリストを把握済みかどうかの確認が難しく、業務が滞る要因になってしまう場合もあります。

Jootoを活用してチェックリストの効率的な運用を目指そう

エクセルでチェックリストを作成・運用する際のデメリットは、管理ツールを導入することで解消します。
エクセルよりも手軽に作成でき、リアルタイムに更新状況を把握できるため、情報共有がスムーズになります

タスク・プロジェクト管理ツールJootoは、付箋を貼るような感覚で視覚的にタスク管理できる点が特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。
チェックリスト作成機能が装備されており、誰でも簡単にチェックリストを作成できます。
Jootoなら必要なときにすぐにチェックリストへアクセスでき、リアルタイムに更新状況が把握できるため、確認漏れや情報共有の漏れを防ぐことが可能です。

作成したチェックリストは保存して必要なときに再度使うことができます。
同じ内容のチェックリストを頻繁に使用する場合や、一定のサイクルで必要な場合に大変便利です。

保存されたチェックリストはプロジェクトごとに管理・保存でき、プロジェクト内の他のメンバーも使用できます。
エクセルのチェックリストの作成や運用に課題を抱えている場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。

【2024年最新】Excel（エクセル）でチェックリストを作る方法をくわしく解説！