タスク管理が上手い人にはどんな特徴があるのでしょうか？
タスク管理とは、仕事における作業を適切に管理することを指す言葉です。
日々、多くの業務が舞い込んでくるなか、スムーズに業務を進行するためにはタスク管理が不可欠です。
プロジェクトチームに所属していると、仕事が予定通りに進まず困ったという経験をした人も多いのではないでしょうか？
業務効率化のためにも、近年、働き方改革の影響で増加傾向にある在宅ワーク（テレワーク・リモートワーク）にも、タスク管理は欠かせないものとなっています。
タスク管理が上手い人の特徴や、上手くこなすためのコツ、手法などを紹介します。
タスク管理が苦手という方は、苦手意識を克服するためにも、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
タスク管理とは
タスク管理とは、仕事を進める際に必要な作業（タスク）を適切に管理することです。
英語の「task」は、仕事や作業の最小単位という意味で使われています。
プロジェクトはタスクの積み重ねでできています。
タスク管理は、目の前のタスクだけではなく、全体を俯瞰しておこなうことが重要です。
タスクの優先度や緊急度などを考慮しながらタスクをこなす順番や、担当者などを決めて、進捗などの管理をおこないます。
タスク管理が上手い人は、業務をスムーズに進めることができます。
また、余計な手間が生じないので、業務効率化にもつながります。
プロジェクト管理との違い
タスク管理とプロジェクト管理。
どちらもビジネスシーンでよく使われる言葉ですが、二つの違いとは何でしょうか。
タスク管理は、仕事やプロジェクトに必要な最小単位の作業（タスク）を管理することで、プロジェクト管理は、目標達成のためにプロジェクト全体のマネジメントをおこなうことです。
タスク管理は、個人単位のものも含みますが、プロジェクト管理では、リーダーがチーム全体のタスクの管理をおこないます。
プロジェクトは小さなタスクの集合体であり、タスク管理はプロジェクト管理の一部といえるのです。
また、プロジェクト管理ではタスク以外にも、QCDと呼ばれる「品質・コスト・納期」管理が重要になります。
プロジェクト管理では、管理しなければいけない項目が多岐にわたるため、特別なスキルが求められます。
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タスク管理が上手い人の特徴
適切なスケジューリングをしたはずなのに、納期ぎりぎりになってしまったり、抜け漏れが生じてしまったりと、タスク管理に失敗した経験から、タスク管理に苦手意識を持ってしまっている人も多いかもしれません。
タスク管理が上手くいくと、どのタスクを優先的におこなうべきかがすぐにわかり、業務効率化や生産性が向上するなどのメリットがあります。
どうすればタスク管理が上手くこなせるようになるのか、腕を磨くためにも、タスク管理が上手い人の特徴から紐解いていきましょう。
タスク管理が上手い人の特徴は下記のとおりです。
- 優先度を理解している
- タスクにかかる時間を把握している
- タスクをリストアップしている
- スケジュールに余裕を持たせている
詳しく解説します。
優先度を理解している
タスク管理が上手い人は、自分の仕事に対して優先順位をつけています。
多数存在するタスクのなかでも、それぞれ優先度は異なり、プロジェクトを成功させるためには優先度の高いタスクから実行することが求められます。
優先順位の評価軸として一般的に用いられるのが「重要度」と「緊急度」です。
重要度・緊急度の高いタスクを判断するためには、「重要度と緊急度のマトリクス」を理解しておくとよいでしょう。
「重要度と緊急度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
重要度と緊急度によってタスクを4領域に分類し、それぞれの領域のタスクに対するアプローチ方法を決めていきます。
タスクにかかる時間を把握している
タスクにかかる時間を把握しているのも、タスク管理が上手い人の特徴の一つです。
スケジュールを立てるときは、まず工数を把握し、どれくらいの時間でタスクを消化することができるのか見積もったうえでスケジュールを立て、締め切りに間に合うように取り組むことが大切です。
今まで自身がおこなってきたタスクの所要時間を書き出すなどしておき、タスクにかかる時間を明確にしておきましょう。
初めておこなうタスクの場合は、以前の担当者に話を聞いたり、目標時間を設定したりするのも方法の一つです。
タスクをリストアップしている
タスク管理が上手い人は、手順などの洗い出しをおこない、タスクをリストアップしています。
ToDoリストなどを使い、その日にするべきことを確認・整理してから作業に取り掛かることで、頭の中が整理され、優先順位もつけやすくなります。
タスクが漠然としている状態では、時間の見積もりなどもしにくく、期日通りのタスク達成が不確実なものとなってしまうリスクがあります。
ToDoリストに記載する際は、そのタスクでするべきことをしっかり洗い出し、細分化して記載するようにしましょう。
担当者への連絡や、必要な資料の確保など、細かくリストアップすることで、効率良く業務をこなすことができ、生産性を高めることができます。
スケジュールに余裕を持たせている
適切なタスク管理をおこなうためには、スケジュール管理も欠かせません。
すべてのタスクが予定通りに進むとは限らないため、スケジュールに余裕をもたせていることも、タスク管理が上手い人の特徴です。
プロジェクトを少しでも早く終わらせるためにタスクを詰め込み過ぎると、トラブルが発生したときに対応できません。
また、プロジェクトは予定通りに進むことはほとんどなく、重要性・緊急性の高いタスクが途中で追加されることもあります。
これらのことに対応するためにも、スケジューリングをおこなう際は、必ず余裕を持たせるようにしましょう。
スケジュールに余裕を持たせることで、トラブルなどの不測の事態が生じた際には、タスクの見直しをおこなったり、優先順位の低いタスクを後回しにしたりすることで慌てることなく対応できるでしょう。
また、工数を詰め込みすぎないことも大切です。
スケジューリングの際に、納期までに間に合わないかもしれないと感じたら、上司に相談し、ほかの人にタスクを割り振るなどの対応をおこないましょう。
完了したタスクは削除している
完了したタスクをいつまでも、スケジュールなどに残しておくと、重複などのミスを招く恐れがあります。
タスク管理が上手い人は、タスクを整理することも上手です。
完了したタスクをそのままにするなど、整理をおこなわずにいると、優先度の高いタスクが埋もれやすくなるため、遅延やミスにつながるリスクが高まります。
タスクを整理することは、タスク管理の基本ともいえるものです。
手間に感じるかもしれませんが、常にタスクは整理された状態にしておきましょう。
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タスク管理が上手くなるコツとは？
タスク管理が上手い人の特徴がわかりましたが、ではどのようにすればタスク管理が上手くなれるのでしょうか。
タスク管理が苦手な人でも、苦手意識を克服して、上手くこなせるようになるコツは以下の通りです。
- タスクを具体化・細分化する
- マルチタスクは避ける
- 関係者とコミュニケーションを取る
- 業務を開始する前にスケジュールをタスクに組み込む
- 業務を抱え込みすぎない
詳しく説明しますので、参考にしてみてください。
タスクを具体化・細分化する
タスクを設定する際、おおまかな内容では、作業時間の見積もりも曖昧になりがちです。
具体的な内容を細かく想定することで、スケジューリングがしやすくなります。
その際、そのタスクに必要な情報を記載したり、必要な資料を添付しておくと、円滑に作業を遂行することができます。
例えば、「会議の準備」などの大雑把なタスクではなく、「会場の確保」「資料作成」「メンバーへ日程の連絡」と細かく設定し、具体的に書き込むことで、やるべきことが明確になります。
なかには省けると感じるタスクが見つかるかもしれません。
無駄だと感じるタスクや、ほかの人がしたほうが効率が良いと感じるタスクが見つかったら、上司や同僚と相談し、社内で調整するようにしましょう。
マルチタスクは避ける
マルチタスク（同時進行で複数のタスクを処理すること）は効率がよいように見える反面、集中力が削られてしまい、非効率になってしまう恐れがあります。
人間の能力には限界があります。
もちろん、マルチタスクも難なくこなすことができる人もいますが、一般的に進行中の複数のタスクを切り替えながらの作業では、ミスや遅延を引き起こす可能性もあり、結局時間を無駄にしてしまうという事態に陥りがちです。
効率良くタスクをこなすためには、現状を正確に把握し、優先度の高いタスクから、できるだけ一つずつ取り組んで、完了したら次のタスクに移れるよう、適切なスケジュールを組むことをおすすめします。
関係者とコミュニケーションを取る
基本的にプロジェクトは多くの人が関わるため、自分だけで完結することができないタスクがあります。
ビジネスチャットツールや社内SNSなどを用いて、上司や同僚とスムーズにコミュニケーションを取りながら進行していきましょう。
会話のように素早いやり取りができ、ファイルなどの共有もできるので、ビジネスチャットツールはおすすめです。
また、スケジューリングの際には、関係者への確認にかかる時間も想定しておくことが大切です。
例えば「決裁」などはさまざまな関係者の許可が必要となり、保留が発生する可能性があるため、その保留時間も想定してスケジュールを組みましょう。
業務を開始する前にスケジュールをタスクに組み込む
プロジェクトが開始したら、業務に着手する前にタスクをスケジュールに組み込み、仕事量が現実的であるかを確認しておきましょう。
タスクの作業時間の把握ができていれば、タスク完了までの時間を計算し見極めることができるはずです。
単発的なスケジュールではなく、プロジェクト全体で考えたスケジューリングをおこなうことで、遅延を防ぐことができます。
前述したとおり、不測の事態に備えて、余裕を持ったスケジューリングを心がけてください。
余裕があれば、何かトラブルが生じたときにもすぐにリカバリーすることができます。
業務を抱え込みすぎない
業務を引き受けすぎないことも大切です。
自身の許容範囲を超えるタスクを抱えることになってしまうと、上手くタスク管理ができなくなり、結果として納期の遅れや、タスクの漏れなどを引き起こしてしまいます。
定期的にタスクを洗い出す意識を持ち、「仕事を抱えすぎていないか」「タスクの量は適切か」を確認しておくとよいでしょう。
もし仕事量が多いと感じたら、早い段階で上司に相談し、人にタスクを割り振る、無駄なタスクは省く、など工夫しましょう。
個人ではなかなか気が付きにくいことも多いので、PM（プロジェクトマネージャー）などの管理職の立場の人は、チーム全体を見渡して、タスクの調整などのマネジメントをおこなうことも重要です。
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タスク管理が上手い人が取り入れている手法
では、タスク管理が上手い人がよく取り入れているアイテムや手法を紹介します。
ツールなどを使ったデジタルなものから、ノートなどのアナログな方法までさまざまです。
代表的なアイテム・手法は以下の通りです。
- ホワイトボード
- ノート（バレットジャーナル）
- カレンダー
- Excel（エクセル）・Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール・アプリ
詳しく解説します。
自分に合った方法を取り入れてみてください。
ホワイトボード
アナログな方法ではありますが、個人やチームで抱えるタスクやその進捗などの状況を、部署内のホワイトボードにまとめておき、誰でもすぐに把握できるようにしておくという手法もタスク管理には有効です。
PM（プロジェクトマネージャー）としても、チームメンバーのタスクやスケジュールが一目でわかり、全体を俯瞰的に見ることができるため、効果的にマネジメントをおこなえます。
ホワイトボードを備える企業も多く、新たにコストをかけずに、気軽に始めることができます。
また、デジタルに慣れていない人でもすぐに取り組むことができるというメリットがあります。
ただし、在宅ワーク（テレワーク・リモートワーク）などで、メンバーが離れたところで仕事をしている場合は使えない手法なので、注意が必要です。
ノート（バレットジャーナル）・付箋
個人向けタスクの洗い出しや、完了チェックに役に立つのがノートの活用です。
急な指示があったときに一旦メモ用紙などに書き込んだものも、その後、ノートに書き出すことで、タスク化しておくとよいでしょう。
アメリカ生まれのノートを使った、自分の行動や思考を管理する手法「バレットジャーナル（Bullet Journal）」も効果的です。
バレットジャーナルは、タスク管理術としても有効で、タスクの前に英語でバレットの意味である中点「・」を書いて、頭の中にあるタスクを箇条書きで洗い出します。
さまざまなフォーマットがありますが、自分自身で使いやすいようにカスタマイズして作成できるので、さまざまな業種に対応可能です。
ノートの代わりに付箋に書き出す方法もあります。
その日に取り掛かるタスクを付箋に書き出し、自身のデスクやPCなどに貼ることでToDoリストのように使うことができます。
消化したタスクから剝がしていけばよいので、タスクの整理がしやすくなります。
誰にでもすぐに始められるタスク管理方法ですが、セキュリティ面では不安があります。他人に見られてしまう可能性があり、顧客情報などの機密情報をノートや付箋に書き込むことは控えましょう。
また情報共有が難しい点もデメリットの一つです。
日報などを使って、チーム内で共有する方法もありますが、リアルタイムでの情報は得られません。
並行してデジタルツールを活用するなどの工夫が必要になります。
カレンダー
タスクをスケジュールに紐づけるには、やはりカレンダーが便利です。
卓上カレンダーやスケジュール帳にタスクの締め切りなどを書き込むことで、業務の流れや緊急度を可視化できます。
また、カレンダーアプリを使用するのも便利です。
パソコンやスマホからすぐに確認でき、変更や追加があった時はすぐに書き込めるので、書き漏れ防止になります。複数のメンバーで共有できるため、コミュニケーションもスムーズになります。
リマインダーを設定できるアプリもあるので、上手く活用しましょう。
Excel（エクセル）・Googleスプレッドシート
タスク管理にExcel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを活用する方法もおすすめです。
Excel（エクセル）は使い慣れている社員が多く、研修などをおこなわなくても使えるため、すぐにタスク管理を始めることができます。
Googleスプレッドシートも、Excelと同じように使うことができます。
ガントチャートなどの工程表を作成することで、タスクの進捗管理をすることができます。
共有ファイルやGoogle Driveなどのオンラインストレージに保存することで、チーム全体で共有・管理することが可能です。
Googleにはスプレッドシート以外にも、Google ToDoや、メモアプリであるGoogle Keepなどといったタスク管理に役立つツールがあるので、チェックしてみてください。
タスク管理ツール・アプリ
タスク管理ツール・アプリを導入すると、自分のタスクだけではなく、チーム全体のタスクや進捗状況などを確認できるためおすすめです。
タスク管理が苦手な人でもツール・アプリを使用することで、タスクが可視化され、上手く管理ができるようになります。
また、在宅ワーク（リモートワーク）など、離れた場所で仕事をおこなう際にも、メンバーの動きが明確になり、情報共有も容易になるため、非常に有効な手法です。
タスク管理ツールには、オンプレミス型と、クラウド型があります。
オンプレミスとは、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、ユーザー担当者が管理できる施設の構内に設置して運用することです。
自社の管理下におけることから、安全性が高いのが特徴ですが、初期投資や維持費がかかることと、専門的な知識を持った従業員の確保が必要になります。
一方、クラウド型は、クラウド上にデータを保存します。
特に準備をしなくても、すぐにでも始められるのがメリットです。
無料で始められるプランがあるツールもあるので、はじめから有料プランにするには不安があるという場合は、トライアルとして無料のプランから始めてみるとよいでしょう。
ガントチャートなどのスケジュール管理・プロジェクト管理機能や、チャットなどのコミュニケーション機能も搭載されたツール・アプリを使用することで、業務効率が格段に上がり、生産性の向上も見込めます。
タスク・プロジェクト管理を
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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Jootoならすぐにタスク管理が上手い人になれる
タスク管理が苦手な人でも、Jootoを使えば、すぐに「タスク管理が上手い人」になることができます！
さまざまなタスク管理ツールがリリースされていますが、特に使いやすく汎用性が高いのはJootoでしょう。
Jootoを活用することで、タスク管理・プロジェクト管理をスムーズにおこない、効率化をおこなうことも可能です。
Jootoに搭載されている機能の概要と魅力をご紹介します。
シンプルなカンバン方式
Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
誰でもすぐに使いこなすことができるため、研修などをおこなう必要がありません。
プロジェクトボードにある任意のリストにタスクカードを登録し、そのタスクの進捗状況やステータスに合わせて、付箋を貼るようにタスクを移動させてタスク管理をおこないます。
タスクには、優先度や、保留中、指示待ちなどといったラベルを貼ることができるため、そのタスクの状況を一目で把握することが可能です。
リストやラベルは色分けできるので、視覚的にタスクのステータスを把握することもできます。
マルチデバイス対応！
Jootoはマルチデバイス対応で、PCだけではなく、スマホやタブレットでも使うことができます。
iPhone （iOS）用、Android用の専用アプリがあるので、App storeやGoogle Playからダウンロードして使ってください。
専用アプリを活用することで、外出先でもタスクの確認や変更をおこなうことができます。
ガントチャートが自動的に作成される
タスクカードに期間を入力していくだけで、自動的にガントチャートが作成されます。
カンバン方式だけではわかりづらいタスクの開始日や期限などを視覚的に確認することができ、プロジェクト全体を俯瞰することができます。
タスクカードを進捗状況などにあわせたリストへ移動させれば、自動的にガントチャートに反映されるので、リアルタイムの情報を見ることができます。
複数のプロジェクトを進行中の場合でも、プロジェクトを横断してガントチャートが作成できる点も魅力の一つです。
コミュニケーションツールとして
タスクごとにコメントを残せるので、チャットのように使用することも可能です。
チーム内のコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットツールを活用している企業も多いかと思いますが、ログが流れてしまい、必要な情報を探すためにチャットツールを遡ったり、改めて問い合わせたりといった無駄が生じていませんか？
Jootoなら、該当するタスクについてのみの会話ができるため、必要な情報がすぐに見つかります。
また、タスクには小タスク（サブタスク）を入力することもできます。
そのタスクをこなすために必要な過程を入力できるため、複数人でタスクをこなす場合も、いちいちリーダーが指示をださなくても、ワークフローがすぐにわかるため、コミュニケーションコストのカットが図れるのも魅力です。
データを一元管理
タスクにはファイルを添付することも可能です。
すべての情報をJootoで一元管理することで、だれでもすぐに必要な情報を探すことができます。
プランによっては大容量のファイルを添付することも可能です。
例えば、会議のタスクに議事録などのドキュメントや出席者一覧のファイルを添付することで、必要な人がすぐに会議の内容を知ることができます。
また、他部署でおこなわれた類似のプロジェクトなどがある場合、一から資料を作る必要がないこともあります。
しかし、特に他部署間ではデータの共有などがおこなわれていないことも多く、最初から資料を作り直すという無駄な作業が生じてしまうことが多々あります。
データを一元化することで、そのような無駄な時間がなくなり、業務を効率化させることができます。
Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携
外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
Chartwork・Slackについては、リマインダー機能で、タスクが追加されたときなどに通知（リマインド）を送付できますので、タスクの抜け漏れの防止に役立ちます。
Jootoにカレンダー機能も欲しい！という方には、Googleカレンダーとの連携が便利です。
Jootoで開始日と締め切り日の設定がされているタスクをGoogleカレンダーに反映させることができます。
さらに有料プランでは、チェックリストアイテムもGoogleカレンダーに反映されますので、よりスケジュール管理がしやすくなります。
すでにこれらのツールを活用して仕事をしているという方は、Jootoとの連携でより効率的にタスク管理をおこなうことができるようになりますのでおすすめです。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
大企業にはJootoの「タスクDXプラン」がおすすめ！
Jootoでは以下の４つのプランを提供しています。
- フリープラン
- スタンダードプラン
- エンタープライズプラン
- タスクDXプラン
大企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
従業員の数の多い大企業や、ステークホルダーの人数の多いマンモスプロジェクトにも対応可能です。
エンタープライズプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されます。
サポート体制が充実している点も嬉しいポイントです。
従来はお客様自身で遂行いただいていた、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。
これにより、担当者が煩雑な作業をおこなう必要がなく、スムーズに導入していただくことができます。
担当者の負担を軽減するほかにも、せっかくツールを導入しても現場に定着しないという事態を防ぐことにもつながります。
また、外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、顧客管理システムなどと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。
API連携によって、Jootoをさまざまなシステムや情報を一元管理できる、プロジェクト管理のプラットフォームとして活用することができます。
機能は制限されますが、フリープランで使用感を試すこともできますので、トライアルしてみてください。
API連携支援サービス
JootoをAPI連携させたいけれど、専門的な知識が必要になり、進めることが難しいと感じている担当者の方も多いかもしれません。
そこで、かねてより提供している伴走型支援のノウハウをもとに、専任担当が業務自動化に必要なコード一式の提供・連携構築、活用のための社内向け教育を実施する「API連携支援サービス」を提供していますので、ぜひご利用ください。
プランは以下の3つです。
- API導入支援 ライト
外部ツール（Jooto連携実績あり）との連携や簡単な自動化の支援
- API導入支援
外部ツール（Jooto連携実績なし）との連携や複雑な自動化の支援
- API運用保守支援
構築済みプログラムのメンテナンスなどのサポート
タスク管理にはぜひ、Jootoの導入をご検討ください。
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