タスク管理の上手い人にはこんな特徴が！目指せタスク名人！

タスク管理が上手い人にはどんな特徴があるのでしょうか？

タスク管理とは、仕事における作業を適切に管理することを指す言葉です。
日々、多くの業務が舞い込んでくるなか、スムーズに業務を進行するためにはタスク管理が欠かせません。

プロジェクトチームに所属していると、仕事が予定通りに進まず困ったという経験をした人も多いのではないでしょうか？
また近年、働き方改革の影響で増加傾向にある在宅ワーク（リモートワーク）でもタスク管理は欠かせないものとなっています。

タスク管理が上手い人の特徴や、上手くこなすためのコツ、手法などを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

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タスク管理が上手い人の特徴

適切なスケジューリングをしたはずなのに、納期ぎりぎりになってしまったり、抜け漏れが生じてしまったりと、タスク管理に失敗した経験があり、タスク管理に苦手意識を持ってしまっている人も多いかもしれません。

タスク管理が上手くいくと、どのタスクを優先的に行うべきかがすぐにわかり、生産性が向上するなどのメリットがあります。

どうすればタスク管理が上手くこなせるようになるのか、タスク管理が上手い人の特徴から、紐解いていきましょう。

タスク管理が上手い人の特徴は下記のとおりです。

優先度を理解している
タスクにかかる時間を把握している
タスクをリストアップしている
スケジュールに余裕を持たせている

詳しく解説します。

優先度を理解している

タスク管理が上手い人は、自分の仕事に対して優先順位をつけています。
多数存在するタスクのなかでも、それぞれ優先度は異なり、プロジェクトを成功させるためには優先度の高いタスクから実行することが求められます。

優先順位の評価軸として一般的に用いられるのが「重要度」と「緊急度」です。
重要度・緊急度の高いタスクを判断するためには、「重要度と緊急度のマトリクス」を理解しておくとよいでしょう。

「重要度と緊急度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
重要度と緊急度によってタスクを4領域に分類し、それぞれの領域のタスクに対するアプローチ方法を決めていきます。

緊急度☓重要度のマトリクスによるタスクの優先順位の付け方

タスクにかかる時間を把握している

タスクにかかる時間を把握しているのも、タスク管理が上手い人の特徴のひとつです。
スケジュールを立てるときは、まず工数を把握し、どれくらいの時間でタスクを消化することができるのか見積もったうえでスケジュールを立て、締め切りに間に合うように取り組むことが大切です。

今まで自身が行ってきたタスクの所要時間を書き出すなどしておき、タスクにかかる時間を明確にしておきましょう。

初めて行うタスクの場合は、以前の担当者に話を聞いたり、目標時間を設定したりするのも方法のひとつです。

タスクをリストアップしている

タスク管理が上手い人は、手順などの洗い出しを行い、タスクをリストアップしています。
ToDoリストなどを使い、その日にするべきことを確認・整理してから作業に取り掛かることで、頭の中が整理され、優先順位もつけやすくなります。

タスクが漠然としている状態では、時間の見積もりなどもしにくく、期日通りのタスク達成が不確実なものとなってしまうリスクがあります。

ToDoリストに記載する際は、そのタスクでするべきことをしっかり洗い出し、細分化して記載するようにしましょう。
担当者への連絡や、必要な資料の確保など、細かくリストアップすることで、効率よく業務をこなすことができ、生産性も向上します。

スケジュールに余裕を持たせている

すべてのタスクが予定通りに進むとは限らないため、スケジュールに余裕をもたせていることも、タスク管理が上手い人の特徴です。

プロジェクトを少しでも早く終わらせるためにタスクを詰め込み過ぎると、トラブルが発生したときに対応できません。
スケジューリングを行う際は、必ず余裕を持たせるようにします。
スケジュールに余裕を持たせることで、トラブルなどの不測の事態が生じた際には、タスクの見直しを行ったり、優先順位の低いタスクを後回しにしたりすることで対応できるでしょう。

また、工数を詰め込みすぎないことも大切です。
スケジューリングの際に、納期までに間に合わないかもしれないと感じたら、上司に相談し、ほかの人にタスクを割り振るなどの対応を行いましょう。

完了したタスクは削除している

完了したタスクをいつまでも、スケジュールなどに残しておくと、重複などのミスを招く恐れがあります。
タスク管理が上手い人は、タスクを整理することも上手です。

完了したタスクをそのままにするなど、整理を行わずにいると、優先度の高いタスクが埋もれやすくなるため、遅延やミスにつながるリスクが高まります。
タスクを整理することは、タスク管理の基本ともいえるものです。
手間に感じるかもしれませんが、常にタスクは整理された状態にしておきましょう。

タスク管理が上手くなるコツとは？

タスク管理が上手い人の特徴がわかりましたが、ではどのようにすればタスク管理が上手くなれるのでしょうか。
タスク管理が苦手な人でも、上手くこなせるようになるコツは以下の通りです。

タスクを具体化・細分化する
マルチタスクは避ける
関係者とコミュニケーションを取る
業務を開始する前にスケジュールをタスクに組み込む
業務を抱え込みすぎない

詳しく説明しますので、参考にしてみてください。

タスクを具体化・細分化する

タスクを設定する際、おおまかな内容では、作業時間の見積もりも曖昧になりがちです。
具体的な内容を細かく想定することで、スケジューリングがしやすくなります。
その際、そのタスクに必要な情報を記載したり、必要な資料を添付しておくと、円滑に作業を遂行することができます。

例えば、「会議の準備」などの大雑把なタスクではなく、「会場の確保」「資料作成」「メンバーへ日程の連絡」と細かく設定し、具体的に書き込むことで、やるべきことが明確になります。
なかには省けると感じるタスクが見つかるかもしれません。
無駄だと感じるタスクや、ほかの人がしたほうが効率が良いと感じるタスクが見つかったら、上司や同僚と相談し、社内で調整するようにしましょう。

マルチタスクは避ける

マルチタスク（同時進行で複数のタスクを処理すること）は効率が良いように見える反面、集中力が削られてしまい、非効率になってしまう恐れがあります。
タスクを切り替えながらの作業では、ミスや遅延を引き起こす可能性もあり、結局時間を無駄にしてしまうという事態に陥りがちです。

効率良くタスクをこなすためには、できるだけひとつずつタスクに取り組んで、完了したら次のタスクに移れるよう、適切なスケジュールを組むことをおすすめします。

マルチタスクはパフォーマンスが下がる？タスクの並行処理から、タスクを切り替える「タスクシフト」へ！

関係者とコミュニケーションを取る

基本的にプロジェクトは多くの人が関わるため、自分だけで完結することができないタスクがあります。
ビジネスチャットツールなどを用いて、上司や同僚とスムーズにコミュニケーションを取りながら進行していきましょう。
会話のように素早いやり取りができ、ファイルなどの共有もできるので、ビジネスチャットツールはおすすめです。

また、スケジューリングの際には、関係者への確認にかかる時間も想定しておくことが大切です。
例えば「決済」などはさまざまな関係者の許可が必要となり、保留が発生する可能性があるため、その保留時間も想定してスケジュールを組みましょう。

業務を開始する前にスケジュールをタスクに組み込む

プロジェクトが開始したら、業務に着手する前にタスクをスケジュールに組み込み、それが現実的であるかを確認しておきましょう。
タスクの作業時間の把握ができていれば、タスク完了までの時間を計算し見極めることができるはずです。
単発的なスケジュールではなく、プロジェクト全体で考えたスケジューリングを行うことで、遅延を防ぐことができます。

前述したとおり、不測の事態に備えて、余裕を持ったスケジューリングを心がけてください。

業務を抱え込みすぎない

業務を引き受けすぎないことも大切です。
自身の許容範囲を超えるタスクを抱えることになってしまうと、上手くタスク管理ができなくなり、結果として納期の遅れや、タスクの漏れなどを引き起こしてしまいます。

定期的にタスクを洗い出す意識を持ち、「仕事を抱えすぎていないか」「タスクの量は適切か」を確認しておくと良いでしょう。
もし、仕事の量が多いと感じたら、早い段階で上司に相談し、人にタスクを割り振る、無駄なタスクは省く、など工夫しましょう。

個人ではなかなか気が付きにくいことも多いので、PM（プロジェクトマネージャー）の立場の人は、チーム全体を見渡して、タスクの調整などのマネジメントを行うことも重要です。

タスク管理が上手い人が取り入れている手法

では、タスク管理が上手い人がよく取り入れているアイテムや手法を紹介します。
ツールなどをつかったデジタルなものから、ノートなどのアナログな方法までさまざまです。
代表的なアイテム・手法は以下の通りです。

ホワイトボード
ノート（バレットジャーナル）
カレンダー
タスク管理ツール・アプリ

詳しく解説します。
自分に合った方法を取り入れてみてください。

ホワイトボード

アナログな方法ではありますが、個人やチームで抱えるタスクやその進捗状況を、部署内のホワイトボードにまとめておき、誰でもすぐに把握できるようにしておくという手法もタスク管理には有効です。
PM（プロジェクトマネージャー）としても、チームメンバーのタスクやスケジュールが一目でわかり、全体を俯瞰的に見ることができるため、効果的にマネジメントを行えます。

ホワイトボードはすでに備品としてもっている企業も多く、新たにコストをかけずに、気軽に始めることができます。
また、デジタルに慣れていない人でもすぐに取り組むことができるというメリットがあります。

ただし、在宅ワーク（リモートワーク）などで、メンバーが離れたところで仕事をしている場合は使えない手法なので、注意が必要です。

ノート（バレットジャーナル）・付箋

個人のタスクの洗い出しや完了チェックに役に立つのがノートの活用です。
急な指示があった時に一旦メモ用紙などに書き込んだものも、その後、ノートにまとめてタスク化しておくと良いでしょう。

アメリカ生まれのノートを使った、自分の行動や思考を管理する手法「バレットジャーナル」も効果的です。
バレットジャーナルは、タスク管理術としても有効で、タスクの前に英語でバレットの意味である中点「・」を書いて、頭の中にあるタスクを箇条書きで洗い出します。

ノートの代わりに付箋に書き出す方法もあります。
その日に取り掛かるタスクを付箋に書き出し、自身のデスクやPCなどに貼ることでTODOリストのように使うことができます。
消化したタスクから剝がしていけばよいので、タスクの整理がしやすくなります。

カレンダー

タスクをスケジュールに紐づけるには、やはりカレンダーが便利です。
卓上カレンダーやスケジュール帳にタスクの締め切りなどを書き込むことで、業務の流れや緊急度を可視化できます。

また、カレンダーアプリを使用するのも便利です。
パソコンやスマホからすぐに確認でき、変更や追加があった時はすぐに書き込めるので、書き漏れ防止になります。複数のメンバーで共有できるため、コミュニケーションもスムーズになります。
リマインダーを設定できるアプリもあるので、上手く活用しましょう。

タスク管理ツール・アプリ

タスク管理ツール・アプリを導入すると、自分のタスクだけではなく、チーム全体のタスクや進捗状況などを確認できるためおすすめです。
タスク管理が苦手な人でもツール・アプリを使用することで、タスクが可視化され、上手く管理ができるようになります。
また、在宅ワーク（リモートワーク）など、離れた場所で仕事を行う際にも、メンバーの動きが明確になり、情報共有も容易になるため、非常に有効な手法です。

ガントチャートなどのスケジュール・プロジェクト管理機能や、チャットなどのコミュニケーション機能を兼ね備えたツール・アプリを使用することで、業務効率が格段に上がり、生産性の向上も見込めます。

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タスク管理が苦手な人でも、Jootoを使えば、すぐに「タスク管理が上手い人」になることができます！

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
まるで付箋を貼る感覚で使うことができます。
だれでもすぐに使えるようになるため、使用方法を覚えるための時間を取られることなく、すぐにタスク管理に集中でき、プロジェクトを遂行できます。

個人のタスク管理はもちろんのこと、チーム全体を管理するプロジェクト管理ツールとしても優秀で、メンバーそれぞれが、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されます。
ガントチャートにより、タスク・スケジュールを可視化することで、最新の進捗状況が常に確認でき、作業効率も上がって、コミュニケーションも取りやすくなります。
部署やプロジェクトを横断した管理も可能なので、複数のプロジェクトを抱えている場合でも、便利に使うことができます。

また、タスクごとにチャットができ、ファイルの共有もできるため、必要な情報がどこにいってしまったのかわからないという不都合はおこりません。

ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携ができるのも嬉しいポイントです。
併用して使用することで、より効率的に作業を進めることができます。

タスク管理に苦手意識を持っている人も、もっと便利にタスク管理を行いたい人も、ぜひJootoをご検討ください。

タスク管理が上手い人の特徴とは？上手くなるためのコツや手法を紹介します！