新入社員はもちろん、ビジネスパーソンが仕事を円滑に遂行するために欠かせないのが「報連相（ほうれんそう）」です。
どのような業界の社会人でも、一度は社員研修などで報連相の重要性や方法について教わった経験があるのではないでしょうか。
社会人歴の長い人でも、明確な定義がわからないままなんとなく報告や連絡をしているケースが多くあります。
報連相は、相手への伝え方次第で効果に差が生じるため、「報告」「連絡」「相談」それぞれの違いをしっかり理解しておこなう必要があります。
当記事では、報連相が重要な理由や効果的な報連相のポイント、社内で定着させる方法などを解説します。
上司側の注意点や管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
報連相とは
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語で、社会人にとって不可欠なスキルです。
それぞれの言葉の定義と混同されがちな「報告と連絡の違い」を解説します。
報告
報告とは、仕事を頼まれた部下などが依頼主である上司や先輩に対して仕事の進捗状況や結果を知らせることです。
上司は部下からの報告を受けてチーム内の業務の割り振りや進め方を決定したり見直したりするため、部下は適切なタイミングで報告する必要があります。
連絡
連絡とは、仕事を遂行するために必要な知識や情報を関係者へ知らせることです。
連絡する相手は上司や先輩に限らず、同僚や後輩、他部署の関係者や社外の取引先企業なども含まれます。
事実と私見を区別して知らせることがポイントです。
相談
相談とは、業務中に何らかのトラブルが生じたり、自分では解決できない問題に直面したりした際に、上司や先輩と話し合ったり解決策についてアドバイスをもらったりすることです。
普段からしっかり報告や連絡をおこない意思疎通をはかっておくことが、相談しやすい環境づくりにつながります。
報告と連絡の違い
報告と連絡は区別しづらいかもしれませんが、報告を怠ったり後回しにしたりするとチームのメンバーや会社に不都合や不利益を与える可能性があります。
これに対し連絡は、自分の気づきや知識、共有したい事柄を自発的に社内外へ知らせる行為であり、怠ることが何らかの不利益に直結することは少ない点が特徴です。
たとえば仕事の進捗の遅れを上司へ報告しなかった場合、取引先との信頼関係を失い、会社が不利益を被ることがあります。
ビジネスを成功に導くためにも、報告は重要なアクションであるといえます。
報連相で共有する内容
報連相で情報共有する内容は、主に以下の3つです。
- 事実
- 変更事項
- 問題点や課題
それぞれについて解説します。
事実
仕事は単独で完結するものは少なく、関係者の協力のもとに成り立っています。
関係者が現状を正しく把握するためには、進捗や結果についての事実を共有することが大切です。
これはとくに「報告」において重視されるポイントで、事実の共有のために報告書や議事録などを作成する場合もあります。
変更事項
業務を進行する過程で、スケジュールやルールに変更が生じることがあります。
変更事項を速やかにチームのメンバーに連絡することによって認識のズレを防ぎ、効率的な業務の推進が可能になります。
特に、突発的な対応事項やトラブルが発生した際は、いかに迅速に正確な情報を共有できるかが早期解決に向けてのポイントとなります。
問題点や課題
問題点や課題が発生した際は、迅速な対応が必要です。
一人で解決しようとせず、上司や先輩へ報告・相談し、指示を仰ぎながら解決策を模索します。
後回しにせず早い段階で報告や相談をすることで、業務に支障が起きる前に問題解決への道筋を立てられます。
報連相が重要な理由
報連相は企業の新入社員研修でも覚えるべきこととして必ず取り上げられるテーマであり、すべての社会人に必須のスキルといえます。
ビジネスシーンで報連相が重視される理由は、以下のとおりです。
- 仕事の生産性向上につながるため
- 職場の人間関係を構築するため
- いち早く問題解決するため
それぞれについて解説します。
仕事の生産性向上につながるため
報連相は業務効率化や生産性向上に効果を発揮します。
こまめな報連相によってチーム内で仕事の進捗状況が共有されていれば、各々が次にとるべきアクションが明確になり、必要な体制を整えたり他のメンバーのサポートに入ったりといった行動がとりやすくなります。
結果として、チーム全体の業務改善へつながり、生産性が向上します。
職場の人間関係を構築するため
報連相は職場の人間関係の構築にも役立ちます。
日頃から報連相を徹底することで心理的な距離が近づき、互いの信頼関係を深められます。
特に相談をこまめにすることで誤解が生じることを回避でき、心理的な絆を深めていけるでしょう。
人間関係が良好な組織は結果として生産性が向上し、高い成果を上げられます。
いち早く問題解決するため
報連相は、ミスやトラブルが発生した際の問題解決にも効果を発揮します。
たとえば、スケジュール通りに仕事が進捗していない場合でも、早めに報告することで他のメンバーに協力を仰いだり、納期の調整をしたりといった対処法がとれるようになります。
突発的なトラブルが発生してしまった場合も、後回しにせずすぐに報告することで被害を最小限に抑えることができるでしょう。
なお、現状は大きいトラブルに発展していなくても、後々問題が起きると感じた場合は速やかに周囲へ報告、相談してアドバイスを受けることがトラブルを未然に防ぐことにつながります。
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報連相を怠った場合のデメリット
報連相を怠った場合に想定されるデメリットには、以下の3つがあります。
- 業務の遅延やミスにつながる
- 問題が生じた背景を把握できなくなる
- チームワークの低下
それぞれについて解説します。
業務の遅延やミスにつながる
報連相の時間が惜しいなどの理由で報連相を怠ると、現状を正しく把握することが難しく、遅延やミスの発生につながる場合があります。
万が一業務に遅れが発生した場合でも、チーム内でこまめに情報が共有されていればメンバー同士がフォローし合うことができます。
しかし、普段から報連相ができていないと担当者一人が問題を抱え込むことになり、結果として大きなトラブルに発展するリスクが高くなります。
問題が生じた背景を把握できなくなる
報連相ができていないと、問題が大きくなるまで周囲が気づかないケースが多く、発覚した時点ではその経緯や原因を把握することが困難になってしまいます。
問題が生じた背景を正確に把握できなければ、問題解決に至る道筋を立てるまでに時間がかかり、事態をさらに悪化させることにもなりかねません。
チームワークの低下
こまめな報連相は、チームワークの基本ともいえます。
報連相がおこなわれない組織ではメンバー同士の意思疎通をはかることが難しく、人間関係の悪化につながるおそれがあります。
小さな事柄でも気兼ねなく報連相できる環境づくりが大切です。
効果的な報連相のポイント
報連相を効果的におこなうためには、伝え方にポイントがあります。
- 相手の状況や都合に配慮する
- できる限りタイムリーにおこなう
- 結論から述べる
- 事実と私見を切り分ける
相手の状況や都合に配慮する
報連相の際は、相手の状況や立場、都合を確認することが大切です。
たとえば部下から上司へ報告する際は、「進捗状況の報告があるのですが、いまお時間宜しいですか？」と上司が話を聞ける状態かどうか尋ねるとスムーズです。
同僚やチームのメンバーへの連絡事項など急ぎの要件でない場合は、メールや社内のコミュニケーションツールを利用するなど、口頭によるコミュニケーションと他の手段を使い分けるとよいでしょう。
ただし、緊急性の高い事柄は、できる限り早く伝える必要があるため、メモを残すなどして臨機応変に対応しましょう。
できる限りタイムリーにおこなう
報連相はできる限りタイムリーにおこなうことも大切です。早めに情報が上司の耳に入れば、納期に間に合うように人員や仕事量を調整できるためです。
特に、ミスやトラブルが発生した際は迅速な対応が求められます。
初期対応が遅れると大きいトラブルに発展するおそれがあるため、すぐに伝えるようにしましょう。
結論から述べる
報連相は結論から簡潔に述べるのが基本です。
相手の時間を無駄にしないためにもまずは結論を伝え、その後に理由や経緯を説明します。
自分自身のなかで要点を把握できていないと、本当に伝えるべき情報を漏らしてしまったり、誤った認識を相手へ与えてしまったりするおそれがあります。
特に、多くの業務を抱え忙しい上司へ報告する際は、あらかじめ要点をまとめ、メモを持参するなどして簡潔に伝える準備をしておくとよいでしょう。
事実と私見を切り分ける
報連相の場面では客観的な事実のみを簡潔に伝えることが求められるため、基本的に主観的な意見や感情、言い訳を交える必要はありません。
ミスをした場合はどうしても言い訳を述べたくなるかもしれませんが、個人的な意見や感情、憶測を述べる際は「私見ですが」と前置きし、事実と私見をしっかり区別することが大切です。
5W1Hを意識して伝える
正確な情報を漏れなく伝えるためには、5W1Hを意識した伝え方がポイントになります。
曖昧な言葉や感情、憶測を織り交ぜて伝えてしまうと本質が伝わりづらく、誤解につながるおそれがあるため注意が必要です。
「たぶん」「おそらく」「ほぼ」など、人によって捉え方が異なる言葉を使用することは避け、「5W1H」または「5W2H」を意識して伝えるようにしましょう。
報連相を受ける上司の注意点
効果的な報連相のポイントについて解説しましたが、報連相を受ける側の上司にも、心得があります。
上司の心得を表すビジネス用語に「おひたし」があります。
「おひたし」は、以下の言葉の頭文字をとった言葉です。
報連相と掛け合わせて「ほうれんそうのおひたし」と呼ぶこともあります。
- 怒らない
- 否定しない
- 助ける
- 指示する
それぞれについて詳しく解説します。
怒らない
報連相の内容がミスやトラブルの報告など好ましくない内容であっても、感情的になって部下を怒ることは控えましょう。
上司が感情に任せて部下を叱ると、部下は上司を恐れるあまり報連相しにくくなってしまいます。
事態を悪化させないためにも、ミスやトラブルの要因を一緒に考え早期解決に向けて一緒に取り組んでいく前向きな姿勢が大切です。
否定しない
部下の主張が間違っていると感じても、まずは否定せずに一旦受け止めることが大切です。上司の意見やフィードバックを述べるのは、部下の話が終わってからにしましょう。
一旦話をすべて聞くことで、部下は上司に対して「自分のことを尊重してくれている」という安心感を抱くことができます。
部下の話を訂正する際もポジティブな思考を心掛け、頭ごなしに否定しないことが大切です。
助ける
上司に助けやアドバイスを求めて報連相するケースもあります。
部下の状況を見極め、必要に応じてサポートするようにしましょう。
特に新入社員の場合は、助けが必要かどうかも自分自身で判断できない場合があります。
上司自ら積極的に部下の様子を気にかけ、必要な時に適切なサポートができるようにしましょう。
指示する
報連相を受けた後は、部下に対して適切な指示やフィードバックをしましょう。
上司が何らかの指示をしなければ部下は「指示待ち状態」となり、無駄な時間を過ごすことになってしまいます。
部下の状況や能力にあった指示やフィードバックをすることがポイントです。
つい多くの指示を出したくなるかもしれませんが、部下の自主性や成長の機会を損なわない範囲で指示することが部下のモチベーションアップにつながります。
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報連相を社内で定着させる方法
報連相を社内で定着させるための効果的な方法は、以下のとおりです。
- 報連相の質にこだわらない
- ルールを定める
- ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
報連相の質にこだわらない
適切なタイミングで報連相できない理由として多いのが、報連相の質にこだわるあまり、タイミングを逃してしまうことです。
「どんなに小さなことでも構わないので、こまめに報連相して欲しい」と上司から部下へ伝えておくことが大切です。
最初は報連相の質にこだわらず、報連相を当たり前の習慣として定着させることを目指しましょう。
量をこなせば自然に質は高まっていくため、まずは話しやすい環境をつくることが大切です。
ルールを定める
報連相に関する具体的なルールを定めるのも効果的な手法です。
たとえば、以下のようなルールを定めると、誰でも円滑に報連相できるようになるでしょう。
- タスクが一つ完了したら、チームのメンバーに対して口頭またはチャットツールを使って報告する
- 毎週金曜日に上司に対して業務の進捗状況と課題、来週の予定をメールで報告する
- 相談したいことがある場合は、上司または先輩にフォーマットを利用してメールで依頼し、相談時間を設けてもらう
ルールは一度作ったら終わりではなく、運用状況に応じて適宜見直しをはかることが大切です。
ツールを導入する
報連相は口頭で実施するほか、メールや社内のコミュニケーションツールを通しておこなうことが可能ですが、報連相機能がついた管理ツールの導入もおすすめです。
管理ツールを利用すれば、メールのように定型文や結びの言葉などが不要なため、効率的にやりとりできます。
また、テキストで証拠が残るため、口頭での報告にありがちな「言った、言わない」のトラブルも回避できます。
管理ツールを導入する際は、以下の点を重視して選ぶことがポイントです。
- 自社が必要としている機能を満たしているか
- 時間や場所を問わずに使用できるか
- デジタルに苦手意識がある人でも使いこなせるか
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報連相を促進する目的で管理ツールを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。
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基本的な操作はドラッグ&ドロップだけのため、デジタルに苦手意識がある人でも簡単に使いこなせます。
Jootoならタスクごとにコメントを残せる機能があるため、チャットツールのように使用して手軽に報連相可能です。
誰がどのタスクを担当しているのか一目で把握できるため、進捗の遅れにもいち早く気づけます。
また、Jootoは外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができます。
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