デジタルツールの進化に伴い、ビジネスシーンのコミュニケーションスタイルやタスク管理方法は大きく変わりつつあります。
利便性が向上する一方で、チーム内のタスク管理や情報共有、コミュニケーションの方法に課題や悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
特にタスク管理はすべてのビジネスパーソンに必須のスキルであり、チームで仕事をする場合は、メンバーに適切にタスクを割り当て、管理していく必要があります。
当記事では、Google chatの概要や機能、他のアプリとの違いや便利な活用方法などを解説します。
プロジェクトのタスク管理を効率化する管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
Google Chatとは
Google chatは、Google Workspaceのアプリの1つで、以前提供されていた「Google ハングアウト」の後継サービスとして誕生しました。
Google ハングアウトは、「Google Meet」と「Google Chat」の2つのサービスに分離され、このうちチャット機能に特化したサービスがGoogle chatです。
Google Meetはビデオ会議ツール、Google chatはチャットツールとして活用されています。
Google chatは、メンバー間で日常的なメッセージのやり取りをしたり、テキストで残しておきたい内容を送受信したりする用途に適しています。
Gmailよりも気軽にメッセージのやり取りができる点が魅力と言えるでしょう。
PC版はブラウザとアプリ、スマートフォン版はアプリが提供されており、離れた場所にいるメンバー同士でも簡単にコミュニケーションが図れます。
過去にやり取りしたチャット内容を検索できる機能が装備されているため、遡って経緯を確認したい場合にも便利です。
差出人や会話の内容、日付、リンクの有無などの条件でフィルタをかけて検索できます。
Google は、Google chatやTODOリスト、Gmail、Google Meet、Googleドキュメントなどの連携を強化し、ツール間をシームレスに切り替えられるインターフェースの開発に力を入れています。
Google chat経由でGoogleドライブ上のファイルを共有したり、TODOリストやGmail、カレンダーなど、Googleが提供する他のサービスと連携させて便利に活用したりすることが可能です。
Google Chatのスペースとは

Google chatのスペースとは、Google chatの機能の1つです。
チャットツールとしての活用の他、チーム内でドキュメントやファイルを共有および編集したり、スケジュール管理を行ったりと、プロジェクトやチーム単位でのコミュニケーションが行えます。
スペースを活用する主なメリットは、以下のとおりです。
- 参加メンバーがすべてのチャット履歴や資料を閲覧できるため、情報共有がスムーズ
- ファイルやタスクなどをタブで管理できるため、過去の履歴を簡単に検索できる
- メンバーにタスクを割り当てることで、タスク管理ツールとして活用できる
- インラインスレッドを活用して、特定のトピックに絞って会話ができる
- Gmailの画面から、シームレスにスペースのメンバーに対してメッセージを送れる
スペースの使い方
スペースは直感的に操作できるため、簡単に使いこなすことができます。
基本的な以下の4つの使い方を解説します。
- スペースを作る
- メッセージを送る
- ファイルを共有する
- メンバーを追加する
スペースを作る
1. Google Chat を起動し、画面左側の「▼スペース」から「参加するスペースを検索」をクリックし、「スペースを作成」をクリックする。

2. スペース名を入力し、「作成」をクリックする。

メッセージを送る
1. メンバー全員にメッセージを送る場合は、スペースを開くと下部に表示されるメッセージ入力フォームにメッセージを入力し、右下の送信ボタンをクリックする。

2. 特定のメンバーのみにメッセージを送りたい場合は、メッセージ入力フォームに「@」を入力し、メッセージを送りたいメンバーを選択してから送信する。

ファイルを共有する
スペース下部にある「ファイルを共有」をクリックするとアイテム選択画面が表示されるので、共有したいファイルを選択し、送信ボタンをクリックする。

メンバーを追加する
1. スペースを開き、スペース名の横の「▼」をクリックし、「メンバーを管理」を選ぶ。

2. 「メンバーを管理」をクリックするとメンバーの検索画面が出てくるので、ユーザーを選択するか、メールアドレスを入力する。
新しく招待されたメンバーには、メールで通知が届く。

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スペースを活用してタスクを割り当てる方法
Google chatでは、スペースに参加するメンバーがタスクを作成して管理したり、メンバーにタスクを割り当てたりすることができます。
この機能を利用することにより、プロジェクトやチーム単位でのタスク管理が可能になります。
Google chatでタスクを割り当てる具体的な方法を解説します。
1. Google chatにログインし、タスクの割り当てを行うスペースを開き、画面上部の「チャット・共有中・TODOリスト」のタブのなかから、「TODOリスト」を選択する。

2. 「タスクを追加」をクリックする。

3. タスクの詳細な情報(タイトル・日付)を設定し「割り当てる」から割り当て先を選択する。

タスクに日付と時刻を設定すると、設定した時刻に通知が届きますが、入力は省略可能です。
誰かがタスクに変更を加えたり削除したりすると、変更内容がすべてのメンバーに適用され通知が表示されるため、別途連絡する必要がありません。
割り当てられたタスクはGoogle ToDoリストの「個人用タスクリスト」からいつでも確認可能です。
Googleカレンダーと連携させてタスクを管理することもできます。
他のタスク管理アプリとGoogle Chatの使い分けについて
Google Workspaceには、Google Chat以外にもGoogle ToDoリストやGoogle Keepなど、タスク管理に活用できるアプリが存在します。
Google Chatとの違いや使い分けの方法を解説します。
Google ToDoリストとの違い
Google ToDoリストは、個人単位でタスク管理する場合に適したアプリで、タスクやサブタスクを作成したり、日付の設定やリマインド機能を活用したりと、タスク管理に必要な基本的な機能を有しています。
シンプルな操作性が特徴で、アプリを活用したタスク管理に慣れていない人でも使いこなすことが可能です。
Google chatとの違いは、Google ToDoリストは個人向けのタスク管理アプリであり、単体では他のユーザーとタスクを共有できない点です。
グループ単位でタスク管理したい場合には、Google chatの使用が適しています。
なお、Google ToDoリストとGoogle Chatを連携させることにより、ToDoリスト単体では不可能なタスクの共有機能が使えるようになり、スペース内のメンバー同士でタスクを共有しながら作業を進めることが可能です。
Google Keepとの違い
Google Keepは多機能なメモアプリで、テキスト入力だけでなく音声入力や手書き入力にも対応しており、図やイラストを使ってメモを残せます。
リマインダー機能が装備されており、設定した日時に通知を受け取れるため、タスクをメモしてタスク管理ツールとして活用可能です。
さらに、Google Keepで作成したメモは複数人で共有したり編集したりできるため、グループ単位でのタスク管理にも活用できます。
Google chatとの大きな違いは、チャット機能の有無です。
プロジェクトの遂行時などにメンバー同士で頻繁にメッセージのやり取りが必要な場合は、Google chatの活用がおすすめです。
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Google Chatの便利な活用方法

Google Chatの機能を活用することで、タスク管理をさらに効率化できます。
おすすめの活用方法は、以下の3つです。
- メッセージをタスク化する
- インラインスレッドを活用する
- Googleカレンダーと連携してスケジュールを設定する
それぞれについて詳しく解説します。
メッセージをタスク化する
Google chatでは、チャットのやり取りのなかで自分が処理すべきタスクが発生した場合、メッセージをタスク化できます。
この機能を活用すれば、タスクの抜け漏れを防止できるでしょう。
具体的な操作方法は、以下のとおりです。
1. タスク化したい内容が含まれるメッセージをマウスオーバーし、「その他の操作」をクリックする。

2. 「スペースのタスクを作成」を選択する。

3. タスクのタイトルや日付、割り当て先を設定して「追加 」をクリックする。

インラインスレッドを活用する
Google chatにはインラインスレッド機能があり、チャットスペース内の個別メッセージに対してスレッド形式で返信できます。
インラインスレッドでメッセージのやり取りをすれば、メッセージの投稿の多いスペース内でも会話の管理が容易になります。
なお、インラインスレッドに新規の投稿があった場合、スレッドの参加者以外には通知されない仕組みになっています。
不要な通知に目を通す必要がなくなるため、より効率的に作業が進められるでしょう。

インラインスレッドの操作方法は簡単で、投稿されたメッセージをマウスオーバーし、表示される「スレッドで返信」のアイコンをクリックすると、スレッドパネルが出現します。
Googleカレンダーと連携してスケジュールを設定する
スペースのメンバーを会議に招集したい場合は、Googleカレンダーからではなく、スペースから直接招待してスケジュールを設定できます。
具体的な方法は、以下のとおりです。
1. スペースのメッセージ枠にある「+」から「カレンダーの招待状」をクリックする

2.画面にカレンダーが表示されたら、予定を入力する。
スペースのメンバー以外のゲストを招待したい場合は、「ゲストを追加」から招待したいゲストのメールアドレスを入力する。
設定が完了したら、「保存して共有」をクリックする。

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効率的なタスク管理のポイント

Google Chatを活用したタスク管理の方法について説明しました。
ここでは、タスク管理をさらに効率的に行うためのポイントを3つご紹介します。
- タスクを漏れなく洗い出し、整理する
- 優先順位を決めて取り組む
- 管理ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
タスクを漏れなく洗い出し、整理する
まずはすべてのタスクを漏れなく洗い出すことが大切です。
タスクを洗い出す際は、タスクの粒度に留意し、できるだけ具体的に洗い出していきます。
タスクの粒度が大き過ぎると、具体的なアクションが不明確になり、所要時間の見積りが難しくなります。
タスクはできる限り細分化し、行動できるレベルにまで落とし込むことがポイントです。
優先順位を決めて取り組む
タスクを漏れなく洗い出せたら、取り組みの優先順位を決めます。
優先順位を決める理由は、限られた時間のなかで効率よくタスクをこなすためです。
優先順位は、重要度と緊急度でマトリクスを作成し、重要かつ緊急度が高いタスクから順にこなしていきましょう。
管理ツールを導入する
Google Chatを活用することで、プロジェクトやグループ単位でのタスク管理が可能になります。
しかし、特にプロジェクト管理にGoogle Chatを活用する場合、十分な機能が備わっているとは言えません。
例えば、プロジェクト全体のタスクや進捗を可視化できるガントチャート作成の機能は、標準プランでは提供されていません。
より効率的にタスク管理したい場合は、管理ツールの導入が有効です。
管理ツールにはさまざまな種類がありますが、プロジェクトやグループでのタスク管理に活用する場合は、以下のような機能が装備されたものを選ぶと良いでしょう。
- ガントチャートが自動的に作成でき、プロジェクト全体の進捗状況を把握できる
- タスクのステータスが一目で把握でき、ステータスに変更を加えるとリアルタイムで更新される
- PC・スマートフォン・タブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスできる
- メンバー同士の報告や連絡などのコミュニケーションをサポートする機能がある
上記に加えて、誰でも簡単に使いこなせる操作性も重要なポイントです。
Jootoを活用してプロジェクトのタスク管理を効率化しよう

Jootoはシンプルな操作性が特徴のクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。
さまざまなデバイスからアクセスできるため、リモートワーク中や出張先でも情報共有が可能です。
難しい操作は不要で、基本的にはドラッグ&ドロップだけでタスク管理できるため、誰でも簡単に使いこなせます。
タスクごとに開始日や締切日、担当者、ステータスを入力すると、ガントチャートを自動的に作成できます。
ガントチャートによってプロジェクト全体が見える化されるため、効率的なプロジェクトマネジメントが実現するでしょう。
タスクのステータスやプロジェクトのスケジュールに変更が生じた際はリアルタイムにJooto上に反映されるため、情報共有の漏れが原因となるミスを大幅に減らせます。
さらに、コメント機能を活用すれば、チャットツールのようにメンバー同士がコミュニケーションをとることも可能です。
プロジェクトのタスク管理を効率化したい場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
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