Googleカレンダーを利用した、スケジュール共有の仕方をご存じでしょうか。
日々多くのタスクをこなさなければならないビジネスパーソンにとって、スケジュール管理は欠かせないものです。
スケジュール管理ができていないと、納期の遅れやダブルブッキングなどのトラブルを招いてしまうことも。
また、チームで仕事をしている場合は、スケジュールの共有も不可欠です。
スケジュール管理をおこなう際、便利なのがツールの活用です。
Googleカレンダーは無料で使用でき、作業のしやすさなどの評価が高く、スケジュール管理、スケジュール共有のためにGoogleカレンダーを使っているという方も多いのではないでしょうか。
複数のデバイスをまたいで管理できるうえに、他ユーザーと予定を共有できるので、ビジネスはもちろんプライベートでも活躍するでしょう。
今回は、Googleカレンダーの基本的な使い方から、より便利に活用するために併せて使いたいツールをご紹介します。
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直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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目次
スケジュール共有が必要な理由
スケジュールの管理は、納期を守るためや、ダブルブッキングを防ぐために必要不可欠なものですが、スケジュールの共有もまた、欠かせないものです。
特に複数人のチームで仕事をする際、上司は部下のスケジュールを把握し、管理する必要があります。
テレワークが増えたことで、チームのメンバーがどこでどのような仕事をしているのか、わかりづらく、指示が出しづらいというケースも発生しています。
また、全ての部下から逐一スケジュールの報告を受け取るのは、不便なうえに手間も時間もかかり、非効率的です。
Googleカレンダーのようなツールを活用することで、メンバーのスケジュールを一目で確認できるようになり、円滑に業務を進めることが可能になります。
無駄な作業が生じず、有意義な時間を過ごすことができるようになるため、スケジュールは必ず共有することをおすすめします。
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Googleカレンダーとは
Google社が提供しているスケジュール管理サービス「Googleカレンダー」は高性能なカレンダーアプリの代表的存在です。
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。
カレンダーのほかにも、「Google Meet」（ビデオ会議）、「Gmail」(メール)、「Google Chat」（チャットツール）、スプレッドシート・ドキュメント・スライドなどとシームレスに連携できる「Google ドライブ」（オンラインストレージ）など、ビジネスの現場でよくつかわれるツールも、Googleアカウントがあれば使用可能なので、まだアカウントを持っていない人は取得しておくことをおすすめします。
Googleカレンダーは、パソコンからだけではなく、iPhoneやAndroidなどのスマホやタブレットでも使用できるため、外出先でもスケジュールを確認することができるところも魅力です。
また社内やチーム内で、スケジュール共有をおこなうことで、メンバー内でスケジュールが可視化され、会議などの予定を組みやすくなり、より円滑に業務運営をおこなうことが可能になります。
企業で導入する場合、セキュリティが強固なGoogle Workspace（旧G Suite）を導入するとよいでしょう。
モバイル端末でも利用可能！
iOSやAndroid OSのアプリケーションもリリースされているため、パソコンからだけでなくアプリ経由で、iPhoneやiPad、Androidなどのモバイル端末での利用もできます。
アプリが端末にない場合は、App storeやGoogle Playからインストールしましょう。
同一のGoogle アカウントでログインすれば自動的に同期されるため、パソコン・スマホ・タブレットなど、あらゆる端末を使い分けつつ、最新の情報を確認し編集できます。
移動中や外出先でも使用でき、急なスケジュール変更などにも対応が可能です。
Googleカレンダーを活用してチーム内でスケジュールを共有することで、外出の多い部署やテレワークなど離れた場所で仕事をしている場合でも、誰がいまどこにいてどのタスクにとりかかっているのか把握することが可能になり、効率的に指示を出すことができるようになります。
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Googleカレンダーの使い方 基本編
Googleカレンダーの基本的な使い方を解説します。
パソコンで使用する場合の解説となりますが、WebブラウザはGoogle Chromeがおすすめです。
Googleカレンダーのアカウント登録方法
はじめに、初心者向けにGoogleアカウントの登録の手順をご紹介します。
Googleアカウントがあることで、Googleカレンダーをはじめとして、「GoogleMeet」や「Gmail」「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」などが使用できるようになります。
step1.
アカウントをお持ちでない場合は、上の「Googleアカウントの作成」からアカウント作成のページを開き、姓名・生年月日・性別・任意のアドレスか独自のアドレスを作成します。
step2.
パスワードを入力後「次へ」をクリックします。
step3.
Googleアカウントの登録には基本的には電話番号の認証が必要ですので、入力後「次へ」をクリックします（すでに別のGoogleアカウントをお持ちの場合は、電話番号認証を行わずにアカウント作成できる場合もあります）。
step.4
GoogleからSMSが届きます。
メッセージに記載されている7桁の番号を、画面の指定位置に入力して次に進んでください。
step5.
携帯電話による認証が完了したら、アカウントに登録する情報を入力します。
電話番号と再設定用のメールアドレスを入力して「次へ」をクリックしてください。
なおここで入力する電話番号は、step2.で認証に使用した電話番号と異なっていても構いません。
step6.
電話番号の取得が必要な理由が説明されている画面が表示されます。
問題なければ「はい、追加します」を、追加したくない場合は「スキップ」をクリックしてください。
続いて、プライバシーポリシーと利用規約の説明の画面が表示されますので「同意する」をクリックします。
step7.
これで登録完了です。
カレンダーを利用する際は、画面右上アイコンをクリックして、表示されるアプリ一覧からカレンダーを選択することで、Googleカレンダーを使用できます。
Googleアカウントでは、セキュリティの設定やプライバシー設定などもおこなえるので、使用する前に、一度確認しておくとよいでしょう。
Googleカレンダーに予定を入れる
次にGoogleカレンダーに予定を入力するための手順を解説します。
step1.
上の画像がGoogleカレンダーの基本画面です。
通常では週表示ですが、画面右上の「週」と書かれたボックスをクリックすると、日・週・月・年・スケジュール・4日と表示をカスタムできるので、月単位、年単位で確認したい場合や、予定が多すぎて画面が見にくい場合に便利です。
予定を登録するには、カレンダー上の予定を入れたい時間帯にカーソルを合わせクリックします。
step2.
クリックした箇所を起点として、仮の予定が表示されます。
タイトルを入力して保存をクリックするだけで、予定の登録は完了です。
詳細な内容を書き加えたい場合は「その他のオプション」をクリックします。
step3.
予定の詳細入力画面です。
予定が終日続く場合は「終日」にチェックを入れる、毎日・毎週・毎月・毎年繰り返す予定であれば、「繰り返さない」ボタンをクリックして繰り返しの設定をするなど、柔軟に対応できます。
その他、場所やビデオ通話の有無・リマインダー・説明欄の入力・ファイルの添付などが可能です。
作成した予定にほかのメンバーを招待したい場合は「ゲストを追加」に相手の連絡先（メールアドレス）を入力します。
詳細の入力が終わったら「保存」をクリックしてください。
step4.
上のスクリーンショット画像のように予定が追加されていれば完了です。
登録した予定は簡単に編集・削除することができます。
入力したスケジュールは予定をクリックして鉛筆アイコンをクリックで編集、ゴミ箱アイコンをクリックで削除できます。
予定していたスケジュールがなくなった場合などは、忘れずに削除するようにしましょう。
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Googleカレンダーの使い方 スケジュール共有編
他者とスケジュール共有を可能にするのが、Googleカレンダーの特徴の一つです。
Googleカレンダーで社内のスケジュール管理をする企業も増えています。
社内の会議室の予約などにもカレンダーを活用することが可能です。
同僚や業務委託者、取引先などとスケジュール共有をおこなうことで、予定を調整する必要もなく、業務効率化に役立ちます。
Googleカレンダーでチーム内のスケジュール共有を行う
自分のカレンダーに他のメンバーを招待し、共有する手順を解説します。
カレンダーを共有しておけば、例えば打ち合わせの日時を決める際に、自分の空いている時間を相手にあらかじめ知らせておけるため「いつが空いていますか」「この日はだめですね」のようなやり取りを最小限に抑えられます。
まずホーム画面の左下にあるカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端に表示されているオーバーフローメニュー(画像赤枠部分)をクリックしてください。
step1.
Googleカレンダーを共有する場合、メインメニューにある「マイカレンダー」タブから共有したいカレンダーをクリック。
step2.
「設定と共有」をクリックします。
step3.
「マイカレンダーの設定」タブにある「特定のユーザーとの共有」をクリックして、「ユーザーを追加」をクリックしましょう。
追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、付与する権限を選択したら、「送信」をクリックします。
なお、ここで「アクセス権」の「一般公開して誰でも利用できるようにする」のチェックマークが外れているか、必ず確認してください。
一般公開とは不特定多数を意味していますので、特別な理由がない限りはチェックを外すことをおすすめします。
step4.
「共有設定を保存しました」と表示されたら、Googleカレンダーの共有が完了。
「メインメニュー」の「他のカレンダー」タブに共有したユーザーのカレンダーが表示されているので、クリックしてカレンダーに表示させましょう。
Googleカレンダーを共有したら、共有されたユーザーにメールが届きます。
共有されたユーザーは「このカレンダーを追加」をクリックしてカレンダーを共有しましょう。
Google Workspace（旧G Suite）であれば、相手にスケジュール共有の依頼をしなくても、簡単に相手のスケジュールを自分のカレンダーに反映することができます。
企業や学校のアカウントの場合、組織内の全てのユーザーと一気にスケジュール共有できる
Googleが提供しているグループウェアサービス「Google Workspace（旧G Suite）」を利用している場合は、グループ内のメンバー全員に予定を共有することが可能です。
この機能はグループアカウントのみの機能となります。
まず、ホーム画面の左下にあるカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端に表示されているオーバーフローメニュー(画像赤枠部分)をクリックして「共有と設定」の項目を開きます。
「設定」画面が表示されますので「アクセス権限」から「(ドメイン名または企業名などグループ名)で利用できるようにする」にチェックを入れます。
その後、ユーザーを招待する際にグループのアドレスを入力することでグループのメンバー全員が利用できるようになります。
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Googleカレンダーの使い方 スケジュール共有招待編
Googleカレンダーでは、他のユーザーを作成したスケジュール（タスク）へ招待することができます。
社内外のメンバーとGoogleMeetでオンライン会議をする場合などに役立つ機能です。
step1.
まず他ユーザーに招待したいスケジュールを作成します。
step2.
スケジュールを作成したら、編集をクリックします。
step3.
「ゲストを追加」欄に、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、ユーザーをスケジュールに招待します。
step4.
保存をクリックすると、「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と表示されるので「送信」をクリックしましょう。
これでスケジュールへの招待は完了です。
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知っておくと便利な機能３つ
Googleカレンダーを使ってスケジュール管理・共有をおこなう際、知っておくと便利な機能をご紹介します。
予定の編集権限を他メンバーに付与できる
特定の予定を共有したい際に便利な機能で、スケジュール作成の詳細入力画面より他メンバーを作成した予定に招待するためにメールアドレスを入力した後に設定可能です。
権限の種類は上のスクリーンショット画像にある4つのなかから選択可能ですが、基本的には「予定の時間枠のみを表示」または「閲覧権限」を使用することが多いでしょう。
「予定の時間枠のみを表示」を選択した場合、予定が入っている箇所は共有した相手には「予定あり」と表示され、予定の詳細は表示されません。
「閲覧権限」を選択した場合、共有相手は予定の詳細をすべて見ることはできますが、予定を変更することはできません。
ToDoリストと連携させて使える
Googleカレンダーに直接予定を登録する以外にも、Google ToDoリストに登録したタスクをカレンダーに反映させることもできます。
ToDoとGmaiは連携させて使うことができるため、受信したメールのタスクをGoogle ToDoへ登録し、そこからGoogleカレンダーに共有する方法もあります。
上手く活用することで、メールで受信したホテルやレストラン、フライトの予約などの予定をGoogleカレンダーに追加することができます。
Google ToDoとの連携は簡単で、ToDoで作成したタスクのリストは、左側のマイカレンダーに表示されます。
チェックボックスが付いており、表示・非表示を選ぶことができます。
リストは複数作成できるので、ビジネスとプライベートでリストを分ける他、プロジェクトごとにリストを分けることで、スケジュールを整理することが可能です。
もちろん、すべてのリストを表示させることも可能なので、ダブルブッキングやタスクの詰め込みすぎなどを防ぐこともできます。
Google ToDoにタスクを登録する方法やGmailとToDoの連携方法は、関連記事をご確認ください。
会議の招待状を送り、出欠確認もできる
会議やセミナーなどをおこなう際、出欠確認を取るのは意外と手間がかかります。
Googleカレンダーでは、会議などの予定を登録するときに「ゲストを追加」しておくことで、自動的に招待状が送付されます。
また、招待した人たち（ゲスト）の出欠確認もできます。
招待状はメールで届くため、届いたメールの中から、ワンクリックで、出欠の連絡をすることができ、手間がかかりません。
出欠の返事がない場合でも、招待したゲストの横にあるメールアイコンをクリックするだけで、すぐに問い合わせメールを送ることができます。
ゲストがGoogleユーザーであれば、招待された予定はゲストのGoogleカレンダーに自動的に表示されます。
「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックすればビデオ会議のためのGoogle Meetへの参加リンクが自動生成されるため、効率よく会議やセミナーの準備ができます。
スケジュールを一般公開することも可能
Googleカレンダーでは、あらかじめ予定の公開範囲が設定されており、デフォルトでは「カレンダーの詳細が閲覧できるユーザーはこの予定の詳細も閲覧できる」となっています。
この設定は予定の詳細画面で変更可能で、「デフォルト」「公開」「非公開」の3つから選択可能です。
「公開」は「カレンダーの詳細を閲覧できないユーザーでもこの予定のみ詳細の閲覧が可能」、「非公開」は「カレンダーの予定の編集権限を持つユーザーのみが詳細の閲覧が可能」です。
基本的には「デフォルト」または「非公開」を、状況に応じて使い分けてください。
また、Googleアカウントを持っているユーザー同士でスケジュールを共有するだけではなく、カレンダーを一般公開することも可能です。
Googleカレンダーの設定から、一般公開したいカレンダーを選択し、一般のアクセス権限の「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れます。
一般公開すると、誰でも対象のカレンダーを見たり検索できるようになります。
これにより、チーム外や社外にも予定を知らせることができます。
普段のスケジュール管理ではなかなか使うことがない機能ですが、セミナーやイベントの予定をWebサイト上で公開することで、一般に広く知らせることが可能になります。
複数のカレンダーを異なる相手と共有することもできるので、一般公開するカレンダーとしないカレンダーに分けておくこともできます。
公開設定は、間違えるとトラブルの元になりますので、注意が必要です。
位置情報を追加する
スケジュールの設定画面の「場所を追加」をクリックすることで、予定に位置情報を含むことができます。
Google マップに登録されている場所・店名などの候補から該当のものを選択します。
訪問先や会議・イベントなどの開催場所を登録しておくことができます。
予定にゲストを招待した場合でも、Google マップで各自で場所を確認できるため、事前に地図などを送る手間がかかりません。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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スケジュール共有をより便利にするタスク管理ツール「Jooto」
Googleカレンダーは個人のtodoや予定を管理したり、共有することには長けていますが、タスクに紐づくスケジュール管理や、チーム内での共有・コミュニケーションには専用のツールをつかったほうが便利でしょう。
弊社のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、個人のタスクのみならず、チームメンバーのタスクも簡単に確認できるため、プロジェクト全体のスケジュール管理やタスクの進捗管理、チームの情報共有まで包括的な機能が搭載されており、Googleカレンダーだけでは解決できない課題にも対処することができます。
タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」とは？
Jootoとは、直感的な操作感が特徴のタスク管理ツールです。
ブラウザ版・アプリ版が提供されているため、出勤時はスマートフォンでアプリを、勤務時間中はパソコンでWebブラウザ版を、というように場面や状況に応じて柔軟に使い分けできます。
タスクの管理形式は「かんばん方式」が採用されています。
「進行中」「完了」などステータスごとにタスクを並べ、ひと目でどのタスクがどのような状況なのかを把握できます。
ドラッグ＆ドロップで操作できる直感的でシンプルな操作感を実現しています。
タスク登録時は細かく書き込む必要がないため、急いでメモを残したいときにも使えます。
GoogleカレンダーとJootoの連携方法
Jootoは外部サービスとの連携機能も充実しています。
Googleカレンダーとの連携は無料プラン内でも連携可能です。
本格的に使用する前にまずはお試しで利用してみたいという方は「無料ではじめる」をクリックした後にメールアドレス等を入力するか、GoogleまたはFacebookのアカウントでJootoへ登録してみてください。
なお、タスクの情報がGoogleカレンダーに反映されるのは下記の条件下においてです。
- ご自身がタスクの担当者である（マイタスク）
- 開始日/締切日の両方が設定されている
- 任意のプロジェクトが任意のカレンダーと連携されている
- Googleカレンダーとの連携後に、担当者・開始日・締切日の設定をしたタスク
Googleカレンダーとの連携を設定する以前に担当者・開始日・締切日の設定がされていたタスクについては反映されません。
設定前のタスクを反映させたい場合は担当者・開始日・締切日のいずれかを再設定してください。
JootoとGoogleカレンダーを連携させる手順は以下のとおりです。
step1.
ホーム画面の左上にある組織名のアイコンをクリックし、表示されたメニューから「設定」をクリックします。
そしてスクロールして表示される外部サービス連携からGoogleカレンダーの「設定」をクリックします。
step2.
連携したいアカウントの情報を入力後、「連携」をクリックします。
step.3
Jootoとカレンダーを連携させたいGoogleアカウントを選択すると、連携を許可するか確認する画面が表示されますので「許可」をクリックしてください。
Jootoに登録されているプロジェクトごとに連携させるかを選択できます。
（チェックリストアイテムの連携は有料プランのみ可能です。）
step4.
連携を解除したい場合は、再度設定画面から「外部サービス接続」の「Googleカレンダー」横の「設定」をクリックし、表示された画面上の「Google連携を解除」をクリック、保存ボタンをクリックするだけで完了します。
タスク・プロジェクト管理を
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」でスケジュールを一元管理
自分のスケジュールや実施しなければいけないタスクについて把握しているつもりでも、なぜかタスクの完了期限を間違えてしまったり、自分のリソースをオーバーした仕事を安請け合いしてしまったり、という経験はないでしょうか。
GoogleカレンダーとJootoを連携させることで、スケジュールとタスクを一緒に管理すれば「いつまでになにをしなければいけないのか」をひと目で把握できるため、このようなトラブルを最小限に抑えることができます。
また、チーム内でお互いのスケジュールやタスクを把握しやすい状態にしておけばスケジュールやタスク漏れなどのミスを防げるので、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。
「Jooto」はタスク管理を個人だけでなくチーム単位でできることはもちろん、初めて使用する方でもすぐに使いこなせるわかりやすい操作感とシンプルな見た目がおすすめのタスク管理ツールです。
Googleカレンダーをより便利に使うために、タスク管理を補助してくれるツールとして「Jooto」を試してみてはいかがでしょうか。
Jootoの便利な機能
JootoにはタスクをGoogleカレンダーで共有できるほかにも便利な機能がたくさんあります。
ガントチャート機能もそのひとつです。
進捗状況を確認できるガントチャートは、GoogleスプレッドシートやExcelで作成することもできますが、手間も時間もかかります。
Jootoなら、タスクを入力していくだけでガントチャートが自動的に作成されます。
またタスクごとにチャットができたり、ファイルを添付できたりするのも嬉しいポイントです。
そのタスクに関する情報についてチャットやファイル添付が可能なので、情報の収集が容易です。
必要な情報を探してチャットツールを遡る、必要な資料を誰が持っているかわからなくていろんな人に問い合わせる、といった無駄な手間がかかりません。
大企業には「タスクDXプラン」がおすすめ！
大企業には「タスクDXプラン」がおすすめです！
従来のプランのように利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
大規模なプロジェクトで、多くのステークホルダーの管理をおこなわないといけない場合、定額ですべてのステークホルダーをカバーできるので、費用を抑えることができます。
従来より法人向けに提供をしているエンタープライズプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもエンタープライズプランの強固なセキュリティがそのまま適用されるため、機密情報を扱う場合でも、安心してご利用いただけます。
サポート体制も充実しており、Jooto導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走し、支援・代行する「導入支援プログラム」を実施します。
担当者の負担を減らせるほか、スムーズにJootoを定着させることが可能になります。
さらに、さまざまな外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」を活用することでタスクに関連する業務の自動化を実現することも可能になります。
ぜひJootoの導入をご検討ください。
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