今や、スケジュール管理、スケジュール共有にGoogleカレンダーを使っている方はかなり多いのではないでしょうか。
複数のデバイスをまたいで管理できるうえに、他ユーザーと予定を共有できるので、ビジネスはもちろんプライベートでも活躍するでしょう。
今回は、Googleカレンダーの基本的な使い方から、より便利に活用するために合わせて使いたいツールをご紹介します。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
目次
Googleカレンダーとは
Googleが提供しているスケジュール管理サービス「Googleカレンダー」。
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できる「Google Meet」（ビデオ会議）、「Gmail」(メール)、「Google Chat」（チャットツール）、スプレッドシート・ドキュメント・スライドなどとシームレスに連携できる「Googleドライブ」（オンラインストレージ）などと同様、高性能なカレンダーアプリの代表的存在です。
PCのみならず、iPhoneやAndroidなどのスマホやタブレットから使用できるため、外出先でもスケジュールを確認することができます。
また社内やチーム内で、スケジュール共有を行うことで、メンバー内でスケジュールが可視化され、会議などの予定を組みやすくなり、より円滑に業務運営を行うことが可能になります。
企業で導入する場合、セキュリティが強固なGoogle Workspace（旧G Suite）を導入すると良いでしょう。
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Googleカレンダーの使い方 基本編
Googleカレンダーのアカウント登録方法
はじめに、初心者向けにGoogleカレンダーのアカウント登録方法をご紹介します。
step1.
Googleカレンダーを利用するにはGoogleアカウントが必要です。
アカウントをお持ちでない場合は、上の「Googleアカウントの作成」からアカウント作成のページを開き、姓名・ユーザー名・パスワードを入力後「次へ」をクリックします。
step2.
Googleアカウントの登録には基本的には電話番号が認証が必要ですので、入力後「次へ」をクリックします(すでに別のGoogleアカウントをお持ちの場合は、電話番号認証を行わずにアカウント作成できる場合もあります)。
step3.
GoogleからSMSが届きます。
メッセージに記載されている7桁の番号を、画面の指定位置に入力して次に進んでください。
step.4
携帯電話による認証が完了したら、アカウントに登録する情報を入力します。
電話番号・生年月日・性別を入力して「次へ」をクリックしてください。
なおここで入力する電話番号は、step2.で認証に使用した電話番号と異なっていても構いません。
step5.
電話番号の取得が必要な理由が説明されている画面が表示されます。
問題なければ「はい、追加します」を、追加したくない場合は「スキップ」をクリックしてください。
続いて、プライバシーポリシーと利用規約の説明の画面が表示されますので「同意する」をクリックします。
step6.
これで登録完了です。
カレンダーを利用する際は、画面右上アイコンをクリックして、表示されるアプリ一覧からカレンダーを選択してください。
Googleカレンダーに予定を入れる
step1.
カレンダーの基本画面です。
デフォルトでは週表示ですが、画面右上の「週」と書かれたボックスをクリックすると、月・年表示に変更も可能です。
予定を入れる場合は、カレンダー上の予定を入れたい時間帯をクリックします。
step2.
クリックした箇所を起点として、仮の予定が表示されます。
タイトルを入力して保存をクリックするだけで、予定の登録は完了です。
詳細を書き加えたい場合は「その他のオプション」をクリックします。
step3.
予定の詳細入力画面です。
予定が終日続く場合は「終日」にチェックを入れる、毎週・毎月・毎年繰り返す予定であれば、「繰り返さない」ボタンをクリックして繰り返しの設定をするなど、柔軟に対応できます。
その他、場所やビデオ通話の有無・リマインダー・説明欄の入力・ファイルの添付などが可能です。
作成した予定にほかのメンバーを招待したい場合は「ゲストを追加」に相手のメールアドレスを入力します。
詳細の入力が終わったら「保存」をクリックしてください。
step4.
上画像のように予定が追加されていれば完了です。
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Googleカレンダーの使い方 スケジュール共有編
他者とスケジュール共有を可能にするのが、Googleカレンダーの特徴の一つ。
Googleカレンダーで社内のスケジュール管理をする企業も増えています。
同僚や業務委託者、取引先などとスケジュール共有を行うことで、予定を調整する必要もなく、業務効率化に役立ちます。
Googleカレンダーでチーム内のスケジュール共有を行う
自分のカレンダーに他のメンバーを招待し、共有する方法です。
カレンダーを共有しておけば、例えば打ち合わせの日時を決める際に、自分の空いている時間を相手にあらかじめ知らせておけるため「いつが空いていますか」「この日はだめですね」のようなやり取りを最小限に抑えられます。
まずホーム画面の左下にあるカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端に表示されているオーバーフローメニュー(画像赤枠部分)をクリックしてください。
step1.
Googleカレンダーを共有する場合、メインメニューにある「マイカレンダー」タブから共有したいカレンダーをクリック。
step2.
「設定と共有」をクリックします。
step3.
「マイカレンダーの設定」タブにある「特定のユーザーとの共有」をクリックして、「ユーザーを追加」をクリックしましょう。
追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、付与する権限を選択したら、「送信」をクリックします。
なお、ここで「アクセス権」の「一般公開して誰でも利用できるようにする」のチェックマークが外れているか、必ず確認してください。
一般公開とは不特定多数を意味していますので、特別な理由がない限りはチェックを外すことをおすすめします。
step4.
「共有設定を保存しました」と表示されたら、Googleカレンダーの共有が完了。
「メインメニュー」の「他のカレンダー」タブに共有したユーザーのカレンダーが表示されているので、クリックしてカレンダーに表示させましょう。
Googleカレンダーを共有したら、共有されたユーザーにメールが届きます。
共有されたユーザーは「このカレンダーを追加」をクリックしてカレンダーを共有しましょう。
Google Workspace（旧G Suite）であれば、相手にスケジュール共有の依頼をしなくても、簡単に相手のスケジュールを自分のカレンダーに反映することができます。
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Googleカレンダーの使い方 スケジュール共有招待編
Googleカレンダーでは、他のユーザーをスケジュールに招待することができます。
社内外のメンバーとGoogleMeetでオンライン会議をする場合など役立つ機能でしょう。
step1.
まず他ユーザーに招待したいスケジュールを作成します。
step2.
スケジュールを作成したら、編集をクリックします。
step3.
「ゲストを追加」欄に、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、ユーザーをスケジュールに招待します。
step4.
保存をクリックすると、「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と表示されます。
これでスケジュールへの招待は完了です。
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知っておくと便利な機能３つ
予定の編集権限を他メンバーに付与できる
特定の予定を共有したい際に便利な機能で、スケジュール作成の詳細入力画面より他メンバーを作成した予定に招待するためにメールアドレスを入力した後、設定可能です。
権限の種類は上画像の4つから選択可能ですが、基本的には「予定の時間枠のみを表示」または「閲覧権限」がおすすめです。
「予定の時間枠のみを表示」を選択した場合、予定が入っている箇所は共有した相手には「予定あり」と表示され、予定の詳細は表示されません。
「閲覧権限」を選択した場合、共有相手は予定の詳細をすべて見ることはできますが、予定を変更することはできません。
予定の公開範囲を設定できる
Googleカレンダーでは、あらかじめ予定の公開範囲が設定されており、デフォルトでは「カレンダーの詳細が閲覧できるユーザーはこの予定の詳細も閲覧できる」となっています。
この設定は予定の詳細画面で変更可能で、「デフォルト」「公開」「非公開」の3つから選択可能です。
「公開」は「カレンダーの詳細を閲覧できないユーザーでもこの予定のみ詳細の閲覧が可能」、「非公開」は「カレンダーの予定の編集権限を持つユーザーのみが詳細の閲覧が可能」です。
基本的には「デフォルト」または「非公開」を、状況に応じて使い分けてください。
企業や学校のアカウントの場合、組織内の全てのユーザーと一気にスケジュール共有できる
Googleが提供しているグループウェアサービス「G Suite」を利用している場合は、グループ内のメンバー全員に予定を共有することが可能です。
この機能はグループアカウントのみの機能となります。
まず、ホーム画面の左下にあるカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端に表示されているオーバーフローメニュー(画像赤枠部分)をクリックして「共有と設定」の項目を開きます。
「設定」画面が表示されますので「アクセス権限」から「(ドメイン名または企業名などグループ名)で利用できるようにする」にチェックを入れます。
その後、ユーザーを招待する際にグループのアドレスを入力することでグループのメンバー全員が利用できるようになります。
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スケジュール共有をより便利にするタスク管理ツール「Jooto」
Googleカレンダーは個人のtodoや予定を管理したり共有することには長けていますが、タスクに紐づくスケジュール管理や、チーム内での共有・コミュニケーションには専用のツールを使ったほうが便利でしょう。
弊社のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、個人のタスクのみならず、チームメンバーのタスクも簡単に確認できるため、プロジェクト全体のスケジュール管理やタスクの進捗管理、チームの情報共有まで包括的な機能が搭載されています。
タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」とは？
Jootoとは、直感的な操作感が特徴のタスク管理ツールです。
ブラウザ版・アプリ版が提供されているため、出勤時はスマートフォンでアプリを、勤務時間中はパソコンでブラウザを、というように場面や状況に応じて柔軟に使い分けできます。
タスクの管理形式は「かんばん方式」が採用されています。「進行中」「完了」などステータスごとにタスクを並べ、ひと目でどのタスクがどのような状況なのかを把握できます。
ドラッグ＆ドロップで操作できる直感的でシンプルな操作感を実現しています。タスク登録時は細かく書き込む必要がないため、急いでメモを残したいときにも使えます。
GoogleカレンダーとJootoの連携方法
Jootoは外部サービスとの連携機能も充実しています。
もちろんGoogleカレンダーも対応しており、無料プラン内で連携可能です。
まずはお試しで利用してみたいという方は「無料ではじめる」をクリックした後にメールアドレス等を入力するか、GoogleまたはFacebookのアカウントで登録してみてください。
step1.
ホーム画面右上のアイコンをクリックし、表示されたメニューから「設定」をクリックします。
step2.
画面を下にスクロールし「外部サービス接続」の「Googleカレンダー」横の「設定」をクリックします。
step3.
連携したいアカウントの情報を入力後、「連携」をクリックします。
step4.
Jootoとカレンダーを連携させたいGoogleアカウントを選択すると、連携を許可するか確認する画面が表示されますので「許可」をクリックしてください。
これで連携完了です。
step5.
連携を解除したい場合は、再度設定画面から「外部サービス接続」の「Googleカレンダー」横の「設定」をクリックし、表示された画面上の「Google連携を解除」をクリック、保存ボタンをクリックするだけで完了します。
タスク・プロジェクト管理を
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タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」でスケジュールを一元管理
自分のスケジュールや実施しなければいけないタスクについて把握しているつもりでも、なぜかタスクの完了期限を間違えてしまったり、自分のリソースをオーバーした仕事を安請け合いしてしまったり、という経験はないでしょうか。
スケジュールとタスクを一緒に管理すれば「いつまでになにをしなければいけないのか」をひと目で把握できるため、このようなトラブルを最小限に抑えることができます。
チーム内でお互いのスケジュールやタスクを把握しやすい状態にしておけばスケジュールやタスク漏れなどのミスを防げるため、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。
「Jooto」は、タスク管理を個人だけでなくチーム単位でできることはもちろん、初めて使用する方でもすぐに使いこなせる分かりやすい操作感とシンプルな見た目がおすすめのタスク管理ツールです。
Googleカレンダーをより便利に使うために、タスク管理を補助してくれるツールとして「Jooto」を試してみてはいかがでしょうか。
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