他部署連携を強化するポイントとは？部署間で連携できない原因！

部署の多い企業では、他部署連携が重要になります。

一つの部署だけで仕事が完結する場合はよいのですが、他部署と連携を図りながら進めていかなければいけないミッションがある場合、他部署連携が上手くとれていないと、大きなミスにつながる可能性があります。

特に複数の部署が関わる横断的なプロジェクトでは、部署間の連携が取れていないことで、遅延などの不具合が生じてしまうことにもなりかねません。
また、他部署連携は、遅延などを防止する以外にも、多くのメリットがあります。
他部署連携を活性化させるための方法なども含めて、具体的に解説いたしますので、参考にしてください。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

他部署連携のメリット

あまり他部署連携に必要性を感じていないという人も多く、他部署とかかわることにマイナスのイメージを持っている人もいるかもしれません。
しかし、他部署連携によって組織全体の団結力を高めることには、さまざまなメリットがあります。

主なメリットは以下のとおりです。

生産性の向上
組織力の強化
従業員のモチベーションが上がる
イノベーションを生まれやすくなる

具体的に解説いたします。
他部署連携に対して消極的なイメージを持っている人は、ぜひ参考にしてください。

他部署連携のメリット1
生産性の向上

他部署との連携が強化されることで、業務を円滑に進めることができるようになります。
マニュアルなどのノウハウを共有できるほか、何かトラブルが起きた際にも、お互いにフォローすることが可能になります。
アイデアの交換や活発なコミュニケーションが促進されることで、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになり、生産性の向上が望めます。

他部署連携のメリット2
組織力の強化

他部署連携が不足している企業では、顧客から他部署の業務内容などを聞かれたとしても、相互理解が進んでいないため、スムーズに答えることができないのではないでしょうか。
しかし、他部署とはいえ、取引先などの外部から見れば同じ組織です。
業務内容などをある程度把握しておくことはとても大切です。

部署や部門の間での連携が進むことで一体感が生まれ、部署ごとの目標だけではなく、全社が一つの組織としてゴールに向かうという連帯感が生まれます。
他部署がどんな仕事をしていて、それが自分の部署にどのような影響があるのか、相互理解を進めることで、目標に向かって団結して取り組んでいるという意識が生まれ、組織力を強化することにつながります。

他部署連携のメリット3
従業員のモチベーションが上がる

他部署との連携が上手くいくことで、作業効率が上がり、従業員のモチベーションアップにもつながります。

しかし、他部署の人と接する機会がなければ、相互理解は進まず、他部署のことが理解できずに、不満が溜まりやすくなります。
例えば、提出書類がなかなか提出されなかったり、逆に催促されたりすると「こちらだって忙しいのに」と蟠りができてしまい、人間関係がギクシャクしてしまうことも起こり得ます。
職場の人間関係は、従業員の離職原因としてよくあがる理由の一つです。

他部署との連携を強化し、相互理解を深めることで、お互いの求めていることが理解できるようになると、良好な人間関係を築くことができるようになります。
また他部署の業務内容や、繁忙期などを理解しておくことで、相手の立場に立ったコミュニケーションを取ることができるようになり、社員同士の交流も広がっていくでしょう。

直属の上司や、同じ部署の同僚には相談しにくいようなことも話せるようになり、従業員のモチベーションアップにつながります。
モチベーションがあがることで、エンゲージメントを向上させ、離職率を下げ、人材を定着させることができます。

他部署連携のメリット4
イノベーションが生まれやすくなる

イノベーションを生むには、異なる感性や価値観、見識を持った人同士が意見をぶつけ合うことが必要になります。
同じメンバーでずっと同じ仕事をしている、という環境では、なかなか新しいアイデアは出てきません。

他部署と適切な連携が取れていると、多くの意見やアイデアが集まる環境が生まれ、イノベーションを生み出すきっかけになります。
他部署連携により、さまざまな専門分野の人材が意見を出し合うことで、イノベーションが生まれ、新たな価値を創造できるのです。

他部署連携が浸透しない原因

他部署連携が上手くいっておらず、コミュニケーション不足、セクショナリズム（sectionalism）が働いている様子。

他部署連携には大きなメリットがあることがわかりましたが、他部署連携を進めようとしても、なかなか上手くいかない企業が多いのではないでしょうか。

他部署連携が浸透していかない主な原因は以下のとおりです。

コミュニケーション不足
企業風土が邪魔をしている
他部署と連携する必要性を感じていない

詳しく解説します。

コミュニケーション不足

他部署と一緒に仕事をする場合、コミュニケーションの活性化は欠かせません。
自部署であれば、直接やりとりができますが、他部署となると、コミュニケーションの手段すら構築できていない場合もあります。

コミュニケーション不足が続くと、相手の抱えている背景はわからず、偏見を抱いてしまうことも。

社内報などで、自社にはどのような部署があってどのような仕事をしているのかや、自部署とはどのような繋がりがあるのかを紹介するなどの情報共有をおこない、部署間の風通しを良くするような取り組みが必要になります。

企業風土が邪魔をしている

今まで、他部署と連携をおこなってこなかった企業の場合、いきなり他部署と密に連携を図るように行動しろと言われても、システム的にも、感情的にも難しいかもしれません。

例えば、人事部などの情報は、社内であっても機密情報として扱われるため、情報漏洩を防ぐために、あえて他部署とは関わらないようにしている場合があるかもしれません。
また、部署やチームなどが縦割りで構成された組織の場合、横のつながりを良しとしない風土が根付いている場合もあります。

機密情報が漏洩しないように規則を設けることは大切ですが、それと他部署連携を強化することは別の問題です。
連携の重要性を理解し、必要に応じて職場環境や古い体制を改めていくなど、企業風土を醸成させることも必要になります。

他部署と連携する必要性を感じていない

今まで、他部署と連携をとって仕事をしてこなかった従業員は必要性を感じていない場合もあります。
他部署と連携しなくても、成果をあげてこられたのだから連携は必要ないと考えていたり、自分が連携しなくても、上司が連携を取れば足りていると考えていたりするかもしれません。

他部署との連携がなぜ必要なのか、どのようなメリットがあるのかなど、成功事例などを交えて説明する機会を積極的に設けるとよいでしょう。

また、自分の仕事の最終的な目標が何なのか、企業のビジョンを浸透させることも大切です。
ビジョンが社員に浸透することで、全社で一体感が生まれ他部署とも共通の意識をもって仕事に当たることができるようになります。

他部署連携を成功させるためには

他部署連携が進まない理由として、コミュニケーション不足や企業風土などが影響しているということがわかりました。
では他部署連携を成功させるためには、どのような取り組みを実施していけばよいのでしょうか。

他部署連携を成功させるためには以下の取り組みが必要になります。

セクショナリズムへの対策
円滑なコミュニケーション
情報共有を深める

詳しく説明いたします。

他部署連携を成功させる秘訣1
セクショナリズムへの対策

セクショナリズム（sectionalism）とは、各セクション（部署・部門）ごとの利益を優先してしまうことを指します。
縄張り意識から、他のセクションとの連携を拒んでしまう傾向のことで、組織が大きくなり、部署ごとの専門性が高くなっていくことで起こりがちです。
また、他部署のことをよく知らないと、従業員が偏見をもったり、ひどい場合は敵対してしまっていることもあります。

セクショナリズムは、他部署連携を阻む大きな課題であり、対策が必要です。
会社全体で仲間意識を持てるよう、コミュニケーションを密にしたり、部署間での異動をおこなうなどの方法があります。

社内SNSや社内チャットなどを活用して、部署・部門に関わらない意見交換をおこなったり、飲み会や社員旅行などを開催したりして顔見知りになることで、良い感情が生まれ、仲間意識が芽生えるきっかけになることもあります。

他部署連携を成功させる秘訣2
円滑なコミュニケーション

何より大切なのは相互理解です。
そのためには、円滑なコミュニケーションは欠かせません。
さまざまな意見を言い合える風通しのよい環境を作ることが大切です。

例えば「ピアボーナス制度（従業員同士で報酬を贈り合う制度）」や、社員同士で互いに称賛や感謝の気持ちを伝える「サンクスカード制度」などを導入することで、相互理解が深まることになり、他部署との関係性の改善や連携に成功している導入事例もあります。

また、会社のビジョン・理念を全社員に浸透させ、理解して仕事に取り組めるような環境づくりも大切です。
全社集会や社内報などを活用して、ビジョン・理念を従業員全員に伝えるようにしたり、経営陣などのトップと社員がコミュニケーションを取れるような対話の機会を設けることで、ビジョン・理念が浸透し、共通の目的を持つことで組織力を高めることができます。

他部署連携を成功させる秘訣3
情報共有を深める

他部署連携には情報共有は欠かせません。
それぞれの部署が持つノウハウやナレッジなどを共有することで、社員は他部署連携の必要性を実感できるようになり、積極的に他部署との連携に取り組めるようになります。
そして、情報共有をおこなうことで、お互いに不足している部分を補い合うことができるようになり、業務効率化にもつながります。
例えば一から資料をつくらなければならなかった場面でも、他部署で類似の資料作成をしていた場合、共有することで、時間を短縮でき、効率的に業務を進められます。

情報共有に欠かせないのが企業のDX化です。
デジタル技術を活用した業務改革をおこなうことで、全社での情報共有が容易になります。

また、DX化によって、オフィスの決まったデスクで働くのではなく、その日の気分や状況に合わせて自由に場所を選んで仕事をするフリーアドレスを導入することができるようになります。
フリーアドレスによって他部署の人とも肩を並べて仕事をする機会も増えるでしょう。
テレワーク（リモートワーク）にも役立ちます。

そして、JootoなどのITツールも情報共有に役立ちます。
情報を一元化することで、必要な情報をすぐに入手できるようになるほか、コミュニケーションコストをカットすることも可能です。

Jootoで他部署連携を円滑に

Jootoは、これ以上ないほどのシンプルな操作方法で、誰でも簡単に利用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本的な使い方はドラッグ&ドロップだけと、直感的・視覚的に使うことができます。

他部署連携を円滑にするには、情報の共有や相互理解が欠かせません。
Jootoでタスク管理をおこなうことで、誰が何をしているのか可視化され、他部署のプロジェクトボードを確認すれば、どのような作業がおこなわれているのかすぐに把握でき、他部署連携を活性化することにつながります。

タスクカードには資料を添付することができるため、類似のタスクをおこなう際に他部署の情報が役立つこともあるでしょう。
また、タスクカードごとにチャットができるので、そのタスクについてのみの会話が可能になり、必要な情報を共有することができます。

Jootoでは、個人がタスクカードに必要事項を入力していくだけで、ガントチャートが自動的に作成される点も嬉しいポイントです。
ガントチャートで今の進捗状況が可視化されるので、メンバーに確認しなくても誰がどのタスクに取りかかっているのか一目でわかります。
他部署と連携しつつプロジェクトを進めている場合も、わざわざ報告を受けなくても、ガントチャートを確認することで進捗が一目でわかります。

外部連携機能も充実していて、ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携させて使うこともできます。

大企業向け「タスクDXプラン」がおすすめ

「タスクDXプラン」は大企業向けのプランです。
利用人数に応じて料金が変わる他のプランとは異なり、ライセンスは無制限で定額で利用できます。
多くの部署を抱える大企業でも、全ての部署のメンバーをフォローすることが可能です。

従来より法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティがそのまま適用されるので、プロジェクトの内容が外部に漏れるといった心配もありません。

「タスクDXプラン」はサポート体制も充実しています。
従来はお客様自身で遂行いただいていた、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。

そして、外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」が実装されました。
API連携でJootoを外部サービスと連携し、タスクに関連する業務の自動化を実現することが可能です。

他部署連携にも役立つ、Jootoの導入をぜひご検討ください。