テレワーク（リモートワーク）でオフィスやワークスペースはどう変わるのでしょうか？
テレワークが普及するにつれ、これまで「オフィス」として認識されてきた本拠地オフィスのほかにも、自宅やシェアオフィス、サテライトオフィス、移動中の交通機関の中など、就業可能なワークスペースが増えています。
いまやあらゆる場所が、テレワークのオフィスやワークスペースになる可能性のある時代に突入しているといえるでしょう。
この記事ではテレワーク下のオフィス事情をご紹介するとともに、バラバラに存在する就業場所からひとつのビジネス目標に向かうことができるのかも見ていきます。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
目次
テレワーク（リモートワーク）下のオフィス事情
「テレワーク（Telework）」とは「Tele = 離れた所」と「Work = 働く」をあわせた造語で、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、就業場所や勤務時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。（「リモートワーク」と言われることもありますが、「テレワーク」と同義のため、ここでは「テレワーク」で統一して進めていきます。）
働き方改革によって徐々に普及していたテレワークは、2020年の新型コロナ感染症対策で急速に導入が進みました。内閣府の調査によると、2021年10月時点の全国のテレワーク実施率は、32.2％となっています。
テレワーク下では本拠地オフィス以外の拠点がワークスペース＝テレワークオフィスとして活用されています。
ではテレワーク下のワークスペースにはどのような場所があるのでしょうか。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
テレワーク下のワークスペース〜どこで働く？～
テレワーク下では、本拠地オフィス以外の主な就業場所に次のようなものがあります。
- 自宅（在宅ワーク）
- サテライトオフィス
- シェアオフィス
- コワーキングスペース
- 移動中の交通機関の中、カフェスペース
- リゾートなどのバケーション先（ワーケーション）
各ワークスペースの特徴とデメリットをみていきましょう。
自宅（在宅ワーク）
自宅にパソコンやインターネット環境が整っていれば、在宅でのテレワークが可能です。
移動時間がゼロなので、通勤ストレスから開放されます。
・メリット
たとえば仕事の前後に子どもの送迎がしやすくなったり、休憩中に家事をしたりできるため、時間を有効に使えるでしょう。
・デメリット
働きやすい環境を整える必要があることや、仕事とプライベートの区別を付けにくいという課題もあります。
サテライトオフィス（Satellite office）
サテライトオフィスとは、本拠地オフィスから離れた場所に、企業や団体が設けるオフィスです。
インターネット環境やオフィス機器など、仕事に必要な環境が整えられています。
・メリット
本拠地オフィスと同じような施設・設備で、仕事に特化したスペースなので集中して働けます。
・デメリット
あらかじめ利用者登録が必要で、急な利用が難しい場合もあるでしょう。
シェアオフィス（Share office）
シェアオフィスとは、複数の企業やフリーランスなどの個人で、空間をシェアして使うオフィスの事です。
フリーアドレス制の席を利用する形態や、個室やブースなどを借りられる形態もあり、基本的なオフィス設備は整っています。
・メリット
月極や時間単位など、契約期間が選べます。コピー機などのOA機器も揃っているので、本拠地オフィスに近い働き方ができます。
・デメリット
複数の企業や人が利用するため、フリーアドレス制の席で仕事をする場合、情報セキュリティのリスクがあります。
コワーキングスペース（Coworking space）
コワーキングスペースはシェアオフィス同様、複数の企業や個人でシェアして使うオフィスです。
ただしコワーキングスペースは「コワーキング（協同）」という言葉が意味する通り、共に働くことに重きが置かれています。
そのため個室はなく、フリーアドレス制の席を利用する形態をとっています。
シェアオフィスというカテゴリーの一形態と捉えられることもあります。
・メリット
シェアオフィス同様、契約期間が選べ、インターネット環境やOＡ機器が使えます。
また他の利用者とのコミュニケーションが取りやすいといえるでしょう。
・デメリット
フリーアドレス制なので座席の確保が確実ではありません。
情報セキュリティのリスクがあります。
また人によっては作業に集中できない可能性もあります。
移動中の交通機関の中、カフェスペース
テレワーク下では、クライアント先への移動で使う交通機関の中や、次の商談やアポイントまでの空き時間に入ったカフェもワークスペースとして利用可能です。
フリーWi-Fiが利用できる電車やカフェであれば、パソコンを開いて仕事ができます。
・メリット
これまではただの移動時間や待ち時間だったのが、仕事を進めることができるようになり、業務効率が向上します。
・デメリット
パソコン端末の置き忘れや、情報漏洩といったセキュリティ面では、特に気を遣う必要があります。
リゾートなどのバケーション先（ワーケーション）
ワーケーション（Workcation）とは、旅行先やリゾートなどで休暇を楽しみつつ、テレワーク等を活用して働くスタイルのことです。
・メリット
オフィスとは遠く離れた環境でリフレッシュしながら働くことができ、ストレスの軽減や業務効率の向上が期待できます。
・デメリット
人によってはオン・オフの切り替えが難しく、仕事に集中できないこともあります。またセキュリティリスクも存在します。
以上のように、テレワークの普及により、様々な場所がワークスペースとして活用できるようになりました。
テレワーカーにとって、自分に適したワークスペースを見つけることが重要になってくるでしょう。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
テレワークでオフィス利用できるワークスペースを探すには
テレワーク下では働く場所に自宅を選ぶ人が多いようですが、様々な事情で在宅ワークが難しい場合もあります。
ワークスペースを自宅以外にする際、オフィス利用できる施設をどのように探せば良いのでしょうか。
自宅以外のワークスペースは、移動中の交通機関などを除き、サテライトオフィスやシェアオフィス（コワーキングスペース）になることが多いでしょう。
テレワークの普及につれ、スペースシェアリング事業も増えています。
自分に合うワークスペースは、インターネットを使って専用ポータルサイトなどで探すのが、比較検討もできておすすめです。
自治体によっては、無料で利用できるワークスペースを整備しているところもあるので、一度お近くの自治体のホームページなどを調べてみると良いでしょう。
ここではシェアオフィスなどのワークスペースを検索できるポータルサイトを５つご紹介しますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。
一般社団法人 テレワーク協会
OFFICE PASS（日経のシェアオフィスサービス）
いいオフィス
ビズコンフォート
TOKYOテレワーク・モデルオフィス（東京都の運営。都内在住または在勤、企業等で働く従業員が無料で利用可能。）
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
テレワーク下に自分に合ったワークスペースをオフィスにする
テレワーク下で、本拠地以外の、自分に合った場所をワークスペースにするメリットとデメリットはどのようなものでしょうか。
ここではメリットとデメリットをそれぞれ確認した上で、デメリットへの対策もみていきます。
自分に合ったワークスペースで働くメリット
主なメリットは次の５つです。
- 生産性向上
- コスト削減
- ワークライフバランス改善
- 人材確保
- BCP対策
順番に説明していきます。
生産性向上
自宅や、遠方でないシェアオフィスなどで働けることで、通勤などの移動時間の削減、満員電車での通勤ストレスの解消ができます。
長時間労働から開放され、従業員の心身の健康が改善されることで、仕事の生産性向上が見込めます。
コスト削減
通勤や移動が少なくなることで、交通費の削減ができます。
また本拠地オフィスに常駐する従業員を減らすことで、オフィスの省スペース化が叶い、賃料や備品代などオフィスコスト全体の節約になります。
ワークライフバランス改善
たとえば育児や介護など、ライフステージの変化があっても、テレワークによって自宅や近場のワークスペースで働くことができます。
無理のない働き方で、仕事と私生活のバランスが改善されるでしょう。
人材確保
テレワークによって、働く場所を自由に選べるということで、居住地を限定せずに求人を募ることができます。
そのため多数の応募者の中から、優秀で多様な人材を確保することが可能です。
また既存従業員の離職を防ぐことにもつながります。
BCP対策
ワークスペースが分散することはBCP対策（事業継続性を向上させるための対策）にもなります。
平時から本拠地オフィス以外でテレワークを実施していると、新型コロナウィルス感染症のようなパンデミックや、自然災害などで出社できないような非常時でも、事業の継続・企業としての生き残りが可能になります。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
自分に合ったワークスペースで働くデメリット
働く場所を自由に選べることにはデメリットもあります。
主なデメリットとその対策を説明しましょう。
主なデメリットは次の4つです。
- 情報セキュリティリスクの増大
- スケジュール管理が困難
- タスク・プロジェクト管理が困難
- コミュニケーション不足
詳しくみていきましょう。
情報セキュリティのリスク増大
テレワーク下で、本拠地オフィス以外で働く場合、パソコン端末の紛失や機密情報の漏洩など、情報セキュリティのリスクが高まります。
情報セキュリティに関する社員教育を徹底し、VPNやウィルス対策ソフトを導入するなど、テレワーカーの意識・セキュリティ環境の整備の両面から対策をしましょう。
スケジュール管理が困難
テレワーカーがバラバラな拠点で働いていると、メンバーのスケジュールの空き状況などの把握や管理が難しく、チームでの仕事に支障が出る場合があります。
カレンダーアプリやスケジュール管理ツールを導入することで、自分やメンバーのスケジュールの把握・管理ができます。お互いの余裕度、切迫度などもわかるので、仕事が進めやすくなるでしょう。
タスク・プロジェクト管理が困難
全員が本拠地オフィス勤務であれば、メンバーのタスクの進捗状況や、チームで達成するプロジェクトの問題点などをすぐに確認できますが、テレワーク下ではそれが困難になります。
そのため誰かに負担が集中してしまったり、いつの間にかタスクやプロジェクトの締め切りが過ぎてしまったりすることもあるでしょう。
そのような場合は、プロジェクト・タスク管理ツールの活用をおすすめします。
ワークスペースがバラバラでも、メンバーの抱えるタスクの進捗や、プロジェクトの状況をスムーズに管理できます。
コミュニケーション不足
これまで対面でのミーティングやヒアリングで気軽にとれていたコミュニケーションも、ワークスペースが別になることで難しくなります。
コミュニケーション不足によって認識のズレや、チームワークの低下などが起こりがちです。
ビジネスチャットツール・Web会議ツールを活用し、メンバー間のコミュニケーションを絶やさないようにしましょう。
認識の共有やチームワークの向上は、プロジェクト達成の上でも欠かせません。
タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
まずは無料で体験してみる
テレワーク下の課題解決にはITツールが必要
テレワークにはメリットとデメリットがあります。
ただしデメリットはITツールの活用で解決できることが多いのも事実です。
たとえばスケジュール管理の問題は、カレンダーアプリやスケジュール管理ツールの導入が解決してくれます。
プロジェクトやタスク管理についても、プロジェクト・タスク管理ツールを活用することで、個々のタスクや、チーム全体で達成すべきプロジェクトの状況を把握・管理することができるのです。
コミュニケーション不足はビジネスチャットツールなどを利用して、こまめにやり取りすることで解消されます。
テレワーク下において、メンバーが別々のワークスペースでそれぞれ仕事をしていても、ITツールを活用することで、テレワークのデメリットはかなり取り除けます。
そしてバラバラのワークスペースから、メンバー全員で、ひとつのビジネス目標を効率的に完遂することが可能になります。
ITツールは、それぞれの問題を解決するのはもちろん、うまく活用することでテレワーク導入以前よりも全体的な業務改善となる場合もあるでしょう。
テレワーク下では、ITツールが問題解決の力になることがおわかりいただけたと思います。
ただし各問題に個別に対応したITツールの導入はかえって業務を煩雑にしてしまうので、導入時には注意が必要です。
テレワーク下の課題を解決するJooto
Jootoならこうしたテレワーク下の課題を一元管理することが可能です。
カンバン方式でメンバーのスケジュールやタスクを一覧でき、ガントチャートでプロジェクトの進捗状況が把握できます。
Slack・chatworkとの連携ができるため、気軽にやり取りができ、メンバー間のコミュニケーション不足も解消できるでしょう。
付箋を貼ったりはがしたりするような、ドラッグ＆ドロップでの使用など、操作性にも優れており、ITリテラシーが高くなくても直感的に使用できます。
そのため企業やチームへの定着も早いでしょう。
もちろん使い方のフォローや、業態に合った活用方法のレクチャーなど、導入後も企業のテレワークを全力でバックアップします。
まずはお気軽にご相談ください。
© 2023 タスク・プロジェクト管理ツールJooto (ジョートー). All Rights Reserved.
Comments are closed.