テレワーク環境を整備して、業務効率や生産性を向上させよう！

テレワーク環境の整備は進んでいますか？
コロナ禍でテレワーク（リモートワーク）が増えています。
テレワーク（リモートワーク）とは、ICTを利用してオフィス以外の場所（在宅など）で仕事をするという柔軟な働き方で、新型コロナウイルスの感染拡大の影響や働き方改革の推進などもあり、テレワークでの作業が主流となっている企業もあるのではないでしょうか。

しかし自宅はオフィスと違い、DX環境の不備を含め、働くための環境が整備されていないことが多いのが現状です。
テレワーク環境が整備されていないために、従業員が業務に集中できず、生産性の低下などの弊害が生じる可能性があります。
そんなデメリットを解消するためにも、従業員が在宅での長時間勤務を快適に実施できるよう、しっかりとテレワーク環境を整備していきましょう。

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テレワーク（リモートワーク）には環境の整備が欠かせない

在宅などで作業を行うテレワーク（リモートワーク）で、オフィス勤務と同じように仕事をするのは難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。
自宅でテレワーク環境の整備ができていないと以下のような弊害が生じることがあります。

集中できない
ストレスがたまる
生産性がさがる
管理できない

メリットが多いと言われるテレワーク（リモートワーク）ですが、環境が整備されていないと、上記のようなデメリットが生じてしまいます。

ひとつひとつ、詳しく解説していきます。

集中できない

自宅に集中して仕事に打ち込める場所がないという方も少なくありません。
ワークスペースが確保できず、リビングなどで仕事をしている場合、家族の声や周囲の雑音が気になることがあります。
また、ビジネス用のデスクやチェアがなく、自宅にある机や椅子を使用している場合、長時間の作業で首や腰を傷めてしまうことも。

このように環境や設備が整っていないことで、業務に集中することが難しくなってしまいます。
集中できないので、ミスが増えたり、作業が進まなかったりといったことが考えられます。

ストレスがたまる

オフィス勤務のときには、何かわからないことがあればすぐに同僚や上司に確認ができたり、ちょっとした雑談でリフレッシュできたりします。
何かトラブルがおきたときも、すぐに周りに相談できるので安心して仕事に取り組むことができました。

しかし、テレワーク（リモートワーク）では一人で作業することが主となるため、同僚や上司とのコミュニケーションが難しくなります。

分からないことや不満を誰にも言えずに一人で抱え込んでしまうと、ストレスがたまり、健康状態に影響してしまうことも。
トラブルなどの際も、状況をうまく伝えることが難しく、解決まで時間がかかってしまう可能性もあります。

また、小さなディスプレイでの作業や、スペックの低い自宅端末の利用など、テレワーク環境が整っていない部屋では、思うように作業が進まず、ストレスをため込んでしまうかもしれません。

ストレスがたまると、作業効率が下がるだけではなく、離職へ繋がる可能性もあります。
人材の流出を防ぐためにも、従業員がストレスをためることがないよう、適切な対策が必要です。

生産性がさがる

厚生労働省の「テレワーク総合ポータルサイト」ではテレワーク（リモートワーク）では生産性は上がる傾向にあるとしていますが、それはテレワーク環境がしっかり整備されている場合のことです。
上記のように、集中できなかったり、ストレスがたまったりすれば、当然、生産性も落ちてしまいます。

テレワーク環境さえ整備できれば解決できる問題なので、積極的に環境整備を行いましょう。

参考：厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」

管理ができない

オフィスにいるときは、周囲にいつも人がいるので、頻繁に会話をすることができ、業務の確認や指示を出すことができました。
しかし、遠隔で働くテレワーク（リモートワーク）では、社員と直接話す機会が減り、スムーズにコミュニケーションを取ることが難しくなります。

また、部下の勤務実態が掴みにくくなり、いつどんな仕事をしているのかが分からず、企業は不安を感じるかもしれません。
勤怠の管理や、タスク管理、スケジュール管理をしっかりと行うための対策が必要です。

テレワーク（リモートワーク）環境整備のために必要なアイテム

テレワーク（リモートワーク）はパソコンさえあれば、大丈夫というわけではありません。
オフィスと全く同じ環境は難しいかもしれませんが、オフィス環境に近づけることで、テレワーク（リモートワーク）における弊害を最小限に減らすことができるのです。

テレワーク環境を整備するには、以下のアイテムが欠かせません。

パソコン、ディスプレイ（モニター）
インターネット（Wi-Fi）環境・DX環境
マイク、カメラなどの周辺機器
デスク、チェア

詳しくご説明いたします。

パソコン・ディスプレイ（モニター）

インターネットなどのICTを利用して行うのがテレワーク（リモートワーク）ですから、パソコンやディスプレイ（モニター）はテレワーク環境整備の基本と言えます。
オフィスにいるのと遜色なく仕事がはかどるよう、環境を整えましょう。

パソコンのスペックは業務内容に応じたものを用意しましょう。
自宅にあるものを使うのか会社から支給するのか、ヒアリングが必要です。

自宅で顧客情報などを扱うとなると、セキュリティも気になるところ。
情報の漏洩のないよう、セキュリティソフトの導入などを行うほか、自宅外で作業をしない、家族にも使用させないなど、テレワークのルールを決めておくことが、在宅で安全に仕事をするためには欠かせません。

業種にもよりますが、小さなディスプレイ（モニター）では作業がしづらいという方もいるかもしれません。
大きなディスプレイ（モニター）を導入することで、スムーズに業務が遂行できるようになります。
デュアルディスプレイ（モニター）にすると複数のページを一度に見られるので、狭いデスクでも資料を広げることがなくなり快適です。
資料が読みやすくなるよう、解像度が高いディスプレイ（モニター）がお勧めです。

インターネット（Wi-Fi）環境・DX環境

テレワーク（リモートワーク）では、一日に多くのデータを送受信したり、ITツールを使ったやりとりを行ったりするため、光回線などの固定回線やモバイルルーターを導入するなどして、インターネット環境を整える必要があります。

またデータの保存先としてクラウドを利用するなど、DX環境を整備する必要もあります。

マイク、カメラなどの周辺機器

WEBミーティングなどを行う機会が増えるため、カメラやマイクといった周辺機器の準備も必要です。
パソコンに内蔵されているカメラやマイクでも使用できますが、周囲の雑音を拾いにくくするためには、ヘッドホンとマイクが一体化したヘッドセットがあると便利です。
音質もぐっと良くなり、相手の声が聞き取りやすくなります。

他にも照明があると、カメラ映りが明るくなり、作業する際も手元を照らしてくれるので、便利です。

ノートパソコンで作業する場合は、ノートパソコンスタンドがあると、視線が上がり、首や腰を傷めることがなくなります。
キーボードも打ちやすくなるので、おすすめです。

ノートパソコンユーザーのなかには、マウスを使わないという方もいますが、作業効率が上がるので、マウスはあった方が良いでしょう。
自分の手になじむものを選んでみてください。
長時間勤務でも疲れにくくなりますよ。

デスク・チェア

自宅にある机や椅子でテレワークを行っている方も多いかもしれませんが、デスクが狭いと思うように作業が進みません。
パソコンやディスプレイ（モニター）、照明などの周辺機器を置くとなると、ある程度の大きさがあるビジネスデスクが使いやすいでしょう。
キャビネット一体型のものや、棚が付いたタイプだと、仕事に関わるものをしまっておけるので、部屋が散らかりません。

長時間座ることが多くなるので、チェア選びも大切。
近年話題のゲーミングチェアは、長時間でも疲れにくく、身体への負担も軽くなるためおすすめです。

テレワーク（リモートワーク）環境を整備するための助成金

いきなり、テレワークの環境を整備するのには、機材の整備のほか、人材教育なども必要となる場合があり、費用も時間もかかり、初期投資がどうしても必要になってしまいます。
費用捻出が難しいという企業向けに、テレワーク環境を整備するために活用できる助成金があるのでご紹介いたします。

人材確保等支援助成金（テレワークコース）

厚生労働省が行っている人材確保等支援助成金（テレワークコース）は、良質なテレワークを制度として導入・実施することにより、労働者の人材確保や雇用管理改善等の観点から効果をあげた中小企業事業主が助成対象となります。

参考：人材確保等支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省

IT導入補助金2022

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者等の方が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入するための経費の一部が補助されます。
業務効率化、売上アップをサポートしてくれる補助金です。

参考：IT導入補助金2022

ものづくり補助金

正式名称は「ものづくり・商業・サービス補助金」です。

中小企業・小規模事業者等が今後複数年にわたり相次いで直面する制度変更（働き方改革や被用者保険の適用拡大、賃上げ、インボイス導入等）などに対応するため、革新的サービス開発・試作品開発・生産プロセスの改善を行うための設備投資等を支援する補助金です。

申請方法は、インターネットを利用した「電子申請」となります。
アカウント登録が必要となりますので、ご注意ください。

参考：ものづくり補助金総合サイト

これらのほかにも、各都道府県で助成を行っている場合もあるので、ぜひ確認してみてください。

テレワーク（リモートワーク）環境整備に役立つITツールとは？

テレワーク環境を整備するためには、各種ITツールの導入も欠かせません。
コミュニケーション不足や、管理不足による業務の遅れなどを防止するために便利なツールをご紹介します。

ビジネスチャットツール

ChatworkやSlackなどが有名です。
チームでスレッドを作り、すぐに会話ができるため、コミュニケーションが円滑になります。
頻繁なやり取りが可能になるので、現在の状況が把握しやすく、トラブルの際にもすぐに対応することが可能になります。

また、簡単なファイルを送付することもできるため、情報の共有にも役立ちます。

web会議ツール

ZOOMなどのWEB会議ツールを使えば、自宅からでも、オフィスにいるときと変わらないミーティングを行うことができます。
文字だけでは伝わりにくかったことも、資料を提示しながら説明できるので、齟齬が生まれにくくなります。

社内だけではなく、クライアントとの打ち合わせや面接などでも使えるツールです。

タスク・スケジュール管理ツール

チームでプロジェクトを進める場合、テレワークだとどうしても、全体の進捗状況が見えにくく、誰がどの仕事をしているのか分からない、スケジュール管理ができない、ということが起こりがちです。
ビジネスチャットツールなどを使って密に連携していても、すべてのタスクをチャットで報告していては、情報が膨大になり、見にくくなってしまいます。
結果として、指示漏れや作業の重複、締め切り遅れなどが起こる可能性があります。

タスクやスケジュールが一目でわかるようなツールを導入して、作業の進捗状況や分担、スケジュールなどを管理する必要があります。

Jootoでテレワーク環境を整備！

テレワーク（リモートワーク）を開始したばかりのころは環境が整っていないことも多いかもしれません。
いつ開けるかわからないコロナ禍。
テレワーク環境を整備することで、作業効率UPを狙いましょう。

Jootoは、すぐにでも導入できるタスク・スケジュール管理ツールです。
操作は基本的にドラッグ＆ドロップで行います。
簡単で、シンプルなカンバン方式なので、プロジェクトの進捗状況が一目で分かり、業務全体を見える化することで、重複や遅れを防ぎます。
複数のプロジェクトを抱えているときでもガントチャートで、スケジュール全体が見えるので、計画を立てやすく便利です。

それぞれのタスクごとにチャットをしたり、ファイルを送ったりできるため、欲しい情報が迷子にならず、誰が見ても分かりやすく、初めての人でもすぐに使えるようになります。

また、チャットワークやGoogleカレンダーと連携ができるので、すでに使っているITツールをさらに便利に使うことができます。

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一度使えば、その便利さに手放せなくなるはずです！